Структура и ОГЛАВЛЕНИЕ кадровой документации
Весь комплекс кадровых документов можно систематизировать по различным признакам.
По целевой принадлежности выделяют две группы кадровых документов:
• документы по учету личного состава работников (приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др.), включенные в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;
• документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание).
По типичным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:
• документация по приему на работу (заявление о приеме на работу, служебный контракт о назначении на должность, приказ о приеме на работу, протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу);
• документация по переводу на другую работу (заявление о переводе на другую работу, представление о переводе на другую работу, приказ о переводе на другую работу);
• документация по увольнению с работы (заявление об увольнении, приказ об увольнении, протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении);
• документация по оформлению отпусков (график отпусков, заявление о предоставлении отпуска, приказ о предоставлении отпуска);
• документация по оформлению поощрений (представление о поощрении; приказ о поощрении; протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении);
• документация по оформлению дисциплинарных взысканий (докладная записка о нарушении трудовой дисциплины, объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины, приказ о наложении дисциплинарного взыскания, протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания).
По видам используемых в кадровом делопроизводстве документов всю кадровую документацию можно разделить на три группы:
• организационно-кадровые документы (структура и штатная численность персонала, штатное расписание, положение о кадровой службе, правила внутреннего распорядка, положение о персонале);
• организационно-распорядительные документы (изменения штатного расписания, распоряжение, график отпусков, должностная инструкция/служебный контракт);
• документы по трудоустройству, учету и работе с кадрами (трудовой договор/служебный контракт, документы кадрового планирования, приказы по личному составу, приказы по кадровым вопросам, трудовая книжка, личная карточка работника, личное дело, лицевой счет по заработной плате, справки персоналу организаций по линии кадровых служб).
По порядку принятия кадровые документы делят на группы:
• требующие согласования с первичным профсоюзным органом (по условиям коллективного договора);
• требующие учета мнения первичного профсоюзного органа (график отпусков);
• требующие учета мнения представительного органа работников (локальный акт по оплате труда);
• требующие согласования с должностными лицами в соответствии с внутренними регламентами.
Организационно-кадровые документы
В соответствии с уставом организации, предприятия, учреждения (положением об организации) предусматривается составление такого документа, как структура и штатная численность. Его назначение – закрепление состава структурных подразделений (отделов) организации и штатной численности каждого из них и всей организации в целом. Например:
|
Код подразделения |
Наименование подразделения |
Штатная численность |
|
01 |
Руководство |
3 |
|
02 |
Канцелярия |
3 |
|
03 |
Отдел кадров |
2 |
|
04 |
Бухгалтерия |
5 |
|
Всего |
13 |
|
Текст документа составляется в форме таблицы, графы которой соответствуют графам штатного расписания. В них указываются коды структурных подразделений, их наименования, штатная численность каждого из них и организации в целом.
Проект структуры и штатной численности по поручению руководителя организации готовится отделом кадров, визируется главным бухгалтером, заместителями руководителя организации, подписывается заместителем руководителя по персоналу и утверждается руководителем организации с проставлением печати.
Обычно этот документ утверждается на год. Если в течение этого времени в него вносятся изменения, они оформляются приказом руководителя.
• Штатное расписание – стратегически важный локальный документ, предназначенный для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее учредительным документом (уставом или положением).
Штатное расписание включает перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. На основе штатного расписания кадровая служба планирует потребность в персонале, ведет подбор сотрудников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров.
Отсутствие штатного расписания в организации является нарушением законодательства о труде и об охране труда. КоАП за это предусмотрены санкции в виде административного штрафа, который налагается на должностных лиц (в том числе индивидуальных предпринимателей).
Необходимость наличия штатного расписания в каждой организации обусловлена тем, что штатное расписание дает четкое представление об организационной структуре предприятия, содержит сведения о количестве работников, фонде оплаты труда, размере заработной платы сотрудников в зависимости от занимаемой должности, что позволяет определять степень необходимости в приеме на работу дополнительных сотрудников или в сокращении их количества, служит базой для управления персоналом, в том числе путем регулирования ставок заработной платы. Кроме того, наличие штатного расписания может быть подтверждением обоснованности применения налоговых льгот.
Обязанность по составлению штатного расписания ложится, как правило, на сотрудников кадрового и планово-экономического подразделения организации, а в небольших организациях – на сотрудников бухгалтерии.
Так как штатное расписание является не только организационным, но и первичным учетным документом, его форма унифицирована (форма № Т-3) и входит в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, утвержденный постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее – Постановление об утверждении унифицированных форм по учету труда и его оплаты). Указанная форма штатного расписания обязательна к применению предприятиями, учреждениями и организациями независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности.
Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы организации и главным бухгалтером. Работодатель утверждает штатное расписание приказом или распоряжением руководителя организации, решает вопросы его изменения, дополнения, сроков действия и даты введения. В грифе утверждения указываются общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы.
Изменения в штатное расписание вносятся приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица (рис. 4.1).
Рис. 4.1. Процедура изменения штатного расписания
Унифицированная форма № Т-3 "Штатное расписание"
• Положение о кадровой службе – один из важнейших локальных нормативных актов организации длительного действия, регламентирующих статус и место кадровой службы в системе управления, все стороны и направления ее деятельности: работу с персоналом, порядок построения и функционирования системы кадрового менеджмента, статус кадровой службы в иерархической структуре организации, цели и задачи, функции и взаимодействия службы персонала, права и ответственность ее сотрудников.
Положение о кадровой службе имеет установленную структуру текста, включающего девять разделов.
I. Общие положения.
II. Структура.
III. Цели и задачи.
IV. Функции.
V. Права.
VI. Руководство.
VII. Ответственность.
VIII. Взаимоотношения (служебные связи).
IX. Организация работы.
Положение о кадровой службе действует до замены его новым, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации. Его обязательными реквизитами являются:
• герб/эмблема организации, учреждения, предприятия;
• код формы документа;
• наименование организации/предприятия;
• наименование вида документа;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• место составления документа;
• гриф утверждения документа;
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• подпись;
• визы согласования документа.
Правила внутреннего трудового распорядка и Положение о персонале. Правила внутреннего трудового распорядка и Положение о персонале – важнейшие документы, определяющие режим работы организации, порядок профессионально-трудовых отношений, закрепленных в локальных нормативных актах организации, предприятия, учреждения.
• Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.
Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют:
• порядок приема и увольнения работников;
• основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора;
• режим рабочего времени (начато и окончание рабочего дня и установленных перерывов, учет и нормирование рабочего времени);
• меры поощрения за труд, применяемые к работникам;
• иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.
Важно запомнить!
В соответствии со ст. 189 ТК РФ правила внутреннего трудового распорядка являются обязательными для всех организаций.
Заключая трудовой договор, работник берет на себя обязательство соблюдать принятые в организации правила внутреннего трудового распорядка, а работодатель вправе требовать от него соблюдения этих правил.
До подписания трудового договора при приеме на работу работник обязан в соответствии со ст. 68 ТК РФ ознакомиться с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, подтвердив ознакомление личной подписью.
Типовые правила внутреннего трудового распорядка являются основанием для разработки отраслевых правил, отражающих специфические условия труда предприятий и учреждений в каждой отдельной отрасли (режим работы, дополнительные меры по охране труда и технике безопасности и т.п.).
Правила внутреннего трудового распорядка отдельного предприятия могут быть существенно расширены. Они более конкретно отражают особенности производственных условий на данном предприятии.
Правила внутреннего трудового распорядка составляются на бланке организации, обсуждаются на собрании трудового коллектива и согласовываются с ним, визируются юристом и утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников.
Вид документа "Положение о персонале" заимствован из зарубежной практики регулирования трудовых отношений. Его появление в российском кадровом делопроизводстве совпадает с формированием института частной собственности в современной России и появлением первых коммерческих предприятий. А вот наполнение его новым ОГЛАВЛЕНИЕм происходит с учетом российской специфики взаимоотношений работодателя и работника.
В отечественной практике Положение о персонале включает в себя все основные правила внутреннего трудового распорядка, основанные на трудовом законодательстве. Поэтому в настоящее время в организациях основным локальным документом, регулирующим трудовые отношения, может быть как Положение о персонале, так и Правила внутреннего распорядка, а иногда – оба документа одновременно. В последнем случае юрист и менеджер по персоналу должны обеспечить непротиворечивость одного документа другому и исключение дублирования одних и тех же положений в обоих документах. При таком подходе Положение о персонале представляет собой сложный программный документ о взаимоотношениях персонала предприятия и его администрации, определяющий основные принципы корпоративной культуры организации, а Правила внутреннего трудового распорядка рассматриваются лишь как правовая база регулирования трудовых отношений.