Структура и оформление делового письма

Как уже отмечалось, деловые письма бывают одноаспектные и многоаспектные. В первом случае один аспект составляет ОГЛАВЛЕНИЕ всего письма. Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Однако для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем.

Структура делового письма

Стандартное деловое письмо имеет сложную структуру. Основными ее элементами являются следующие.

1. Обращение. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста весьма значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. При печатании обращение выравнивается по центру. Оно располагается в "шапке" письма и содержит должность и ФИО адресата. Если письмо официальное, стандартным считается обращение "Уважаемый", которое пишут с большой буквы и по центру листа. В России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой – просто по имени. Если партнер лично известен, то можно обратиться: "Уважаемый Иван Петрович", если незнаком – "Уважаемый господин Иванов". При этом в обращении к человеку слово "господин" сокращать до "г-н" нельзя.

2. Преамбула составляет первый абзац письма, в котором излагается его цель и причина его написания. В преамбуле должна быть выражена суть письма. Например: "Я пишу Вам с целью выразить свое неудовольствие качеством строительных блоков, которые Ваша компания поставляет нам, и рассчитываю на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причиненных нам убытков".

3. Основной текст. В нем излагается сложившаяся ситуация, выражаются личные мысли и чувства по данному поводу и озвучивается просьба о конкретных действиях либо предлагается вариант разрешения вопроса. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что, например, в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать; что производимая продукция или выполняемые услуги являются лучшими; что просьбу необходимо выполнить и т.д. Основной текст письма по размеру занимает 2–3 абзаца. Например: "На протяжении последнего месяца, начиная с 3 августа текущего года, 15–18% от каждой партии ваших строительных блоков составляет брак. Данные факты были надлежащим образом оформлены специалистами нашей компании. Копии документов прилагаются к данному письму. Убытки нашей компании в связи с получением бракованных блоков составляют порядка 5 млн руб. Мы сотрудничаем с ООО “Строитель” на протяжении уже 5 лет, и до сих пор у нас не было причин для нареканий. В данной ситуации мы настаиваем на полном возмещении наших убытков. При необходимости мы готовы провести совместную экспертизу забракованных блоков".

4. Заключение представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов и т.д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. Заключительные фразы зависят от темы письма и степени знакомства с адресатом. Заключение необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма. Например: "Уверен, что Вы разберетесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдет в привычное русло".

5. Подпись. Деловое письмо завершается подписью (указывается должность и ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма "С уважением". Кроме этого возможны варианты типа: "Искренне Ваш", "С благодарностью за сотрудничество" и т.п. При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Должностные лица подписывают документы в пределах своей компетенции. Так, письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать ее расшифровке. Недопустим вариант, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем.

6. Постскриптум (P.S.) – это приписка в конце письма после подписи. Она довольно редко используется в деловой переписке и служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма. Например: "P.S. Информирую Вас о том, что процент брака в партии блоков, поступившей 4 часа назад, возрос до 20%!".

7. Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма. Но часть документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Под словом "Приложение" ничего не пишут, номера помещаются друг под другом. Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы, прямо от поля, всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие.

Оформление делового письма

Помимо структуры, важной составляющей делового письма является его правильное оформление. Максимальный объем делового письма (в зависимости от шапки бланка) составляет – 2–2,5 листа. Причем оно пишется строго по одному вопросу или группе родственных, связанных между собой. Но нельзя объединять разнородные вопросы. Если нужно обратиться в одну организацию по нескольким вопросам, например: поставка, финансирование, кадровые вопросы и т.д., то в этом случае необходимо отправить несколько писем.

При оформлении делового письма следует иметь в виду, что судьба просьбы или предложения во многом зависит не только от того, что написано в письме, но и от того, как оно написано. Ведь уже при первом взгляде на текст у получателя письма складывается определенное представление об авторе и о том, насколько серьезно следует отнестись к деловому письму. Все письма, конечно, разные по своему содержанию, но основные правила написания деловых писем едины для всех. Остановимся на них подробнее.

1. Деловое письмо оформляют на специальном фирменном бланке компании, в верхней части которого должна содержаться информация:

• название организации;

• почтовый адрес;

• телефон, факс, e-mail и web-сайт.

Эта информация необходима для того, чтобы адресат после прочтения смог бы быстро найти контакты для ответа или связаться с отправителем.

2. Поля делового письма – отступ слева 3 см необходим, чтобы письмо можно было подшить в скоросшиватель, отступ справа – 1,5 см. Если составляется текст на компьютере, то используется стандартная форма страницы редактора Microsoft Word.

3. Размер шрифта должен быть одинаковым во всем тексте делового письма. Как правило, применяют стандартный шрифт Times New Roman с 12 размером (кеглем). Но если известно, что у адресата плохое зрение, надо проявить заботу и увеличить размер шрифта.

4. Если объем письма превышает две страницы, то необходимо в нижних правых углах листов произвести нумерацию.

5. Регистрационный номер и дата ставятся в левом верхнем углу письма. Это делается для того, чтобы можно было отследить дальнейшее продвижение письма, а при необходимости быстро найти запись в журнале исходящей документации.

Получатель регистрирует письмо, присваивая ему входящий номер и обозначая дату получения. Если письмо доставлено курьером, то дата и входящий номер фиксируется также и на копии письма. Это позволяет юридически грамотно зафиксировать факт получения письма. И еще одно замечание: необходимо писать аккуратно и на языке, понятном адресату. И тогда он во всяком случае не будет иметь против отправителя письма никаких предубеждений.