Стадия предпроектной подготовки организационного проектирования системы управления качеством

Предпроектная подготовка оргпроектирования системы УК среди всех других стадий создания подобных систем имеет наибольшую значимость. От нее зависит результативность функционирования всей системы. Как показывает опыт, основными на данной стадии являются этапы, связанные с проведением предпроектного анализа действующей на предприятии системы УК и разработкой ТЗ на создание проекта систем. Перед подготовкой и изданием приказа о разработке оргпроекта системы УК целесообразно провести предварительные работы, обосновывающие необходимость создания такой системы. Это нужно осуществлять в тех случаях, когда со стороны постоянных потребителей нет жестких требований к наличию на предприятии системы или при принятии решения о совершенствовании действующей системы УК.

Малое трудоемкое и простое обоснование можно провести на основе экспресс-опроса. К опросу желательно привлечь всех менеджеров высшего звена и ряд менеджеров среднего и низового звеньев, в том числе производственных. Вопросы экспресс-обоснования целесообразно представить в табличном виде, где можно было бы дать однозначный ответ "да" или "нет". Участникам опроса необходимо понимать, что потребитель — это не только тот, кто потребляет конечную продукцию за пределами предприятия, но и работники всей технологической цепочки (другого цеха, отдела и т.п.). Методически опрос можно проводить как в письменной, так и в устной форме. Пользуясь результатами, полученными после опроса, и рекомендациями, можно выяснить, следует ли на данном предприятии создавать (совершенствовать) систему УК. Объективность таких рекомендаций может быть достигнута только при максимально искренних и правильных отношениях (с учетом реальных данных о состоянии дел в области качества).

ОГЛАВЛЕНИЕ последующих работ может включать следующие этапы.

1. Подготовка и подписание директором приказа, служащего правовой основой создания проекта системы УК на предприятии.

2. Координация работ через специально создаваемую комплексную рабочую группу, состоящую из заместителей директора, главных и ведущих специалистов предприятия, а также специально созданного штатного рабочего исполнительного органа. Такое подразделение должно подчиняться руководителю, осуществляющему общее руководство всеми работами в этой области.

3. Повышение квалификации, обучение и подготовка кадров. В учебных планах и программах обязательно следует предусмотреть изучение стандартов и других НМД и НТД, их применение на предприятиях передовых отраслей при производстве конкурентоспособной продукции. Знания, умения и навыки в этой области должны приобретаться всеми работниками предприятия. Следует убедить сотрудников в том, что качество является приоритетным перед другими результатами деятельности предприятия.

4. Проведение отбора конкретных видов продукции, для которых будут создаваться системы УК. Этот этап предпроектной стадии требует проведения маркетинговых исследований, изучения требований потребителей и возможностей предприятия. По результатам проведения предпроектного анализа избранную номенклатуру продукции следует уточнить. Окончательный перечень продукции целесообразно согласовать с основными потребителями-заказчиками, с которыми будут заключаться контракты. Далее, в зависимости от требований основных потребителей-заказчиков, специфики производства, следует осуществить для каждого вида продукции выбор необходимой модели СМК, отвечающей положениям современных воззрений и в наибольшей мере удовлетворяющей потребителя-заказчика. Результаты выбора моделей следует оформить с потребителями-заказчиками контрактами или соглашениями, в которых нужно также уточнить требования к системам. Каждая сторона должна четко и однозначно представлять взаимоприемлемые требования к системе определенного вида продукции.

5. Определение содержания программы предпроектного анализа действующей на предприятии системы с использованием системного подхода. Программа должна включать вопросы анализа политики в области качества каждого вида избранной продукции, а также соответствия ей фактических результатов деятельности предприятия в этой области.

Необходимо отметить, что в период начального перехода предприятия к использованию стандартов на системы УК ключевым направлением всей программы должны стать вопросы сравнительного анализа действующих положений системы УК с требованиями стандартов и других НМД. При этом в программе должны быть предусмотрены вопросы анализа сравнительного соответствия элементов функционирующей на предприятии системы УК требованиям потребителей и регламентирующих документов. Целью анализа должны стать не только определение негативных расхождений, но и поиск конкретных путей по их ликвидации и улучшению действующей системы. Помимо этого в программу анализа следует включать вопросы сравнения качественных сторон элементов: производственной подсистемы качества (продукции, экономических результатов в области качества, производственных функций, производственной структуры и др.); сравнения элементов управляющей подсистемы УК (элементов входа, специальных функций, оргструктуры, методов управления и др.).

Наряду с указанным в программе необходимо также отразить вопросы анализа сложившегося передового опыта по созданию аналогичных систем УК, адаптируя его для использования на стадии проектирования и внедрения. Вся программа анализа составляется специалистами по управлению качеством, рассматривается комплексной рабочей группой и утверждается руководителем работ по созданию системы.

6. Формирование и затем подбор полного комплекта НТД, НМД и другой специальной документации и авторитетной отечественной и зарубежной литературы по вопросам анализа и разработки технического задания на создание системы УК. Эту работу следует осуществлять работникам, исполняющим предпроектные этапы создания систем, привлекать специальные подразделения и службы информации.

7. Подготовка плана-графика работ по созданию систем УК. Его разработку следует начинать с определения перечня работ, а затем осуществлять их привязку к срокам и исполнителям. План-график утверждается директором предприятия.

8. Анализ действующей на предприятии системы УК. Цели анализа достигаются выполнением той программы, которая намечена. Для сокращения затрат на сбор данных, необходимых при анализе, и получения достоверных выводов и предложений можно использовать измененный (относительно традиционного) порядок. Сущность такого изменения заключается в предварительном определении на основе прогноза гипотезы результатов анализа, т.е. до его проведения. В этом случае последовательность работ данного этапа будет носить циклический характер и включать: определение гипотезы результатов анализа, определение необходимых показателей и данных для анализа, сбор данных, анализ данных, формулирование результатов анализа данных и сравнение их с гипотезой, принятие решения и корректировку гипотезы о начале повторного цикла анализа или определение предложений по изменению анализируемой системы.

При проведении анализа целесообразно установить наиболее значимые недостатки, которые заслуживают первоочередного внимания. Их значимость может определяться различными показателями (количеством возникновения ошибок, дефектов, проблем, потерями и т.п.). Однако наиболее применяемым для определения важности причин недостатков показателем можно признать интегрированный показатель значимости (в процентах). С использованием этого показателя цели анализа достаточно эффективно достигаются с помощью известной типовой диаграммы Парето.

Очень важно для выработки предложений в процессе анализа устанавливать причины и следствия недостатков в действующей системе УК, используя матрицы, формы, номограммы и т.п. Например, при выполнении сравнительного анализа положений действующей системы УК с требованиями НТД (стандартов ИСО и другими требованиями прогрессивных методических документов), являющегося центральным в начальный период создания системы, можно эффективно применять матрицы соответствия. Они позволяют отразить одновременно информацию о наличии или отсутствии в действующей системе УК как элементов, предусмотренных НТД, так и оценку соответствия имеющихся элементов требованиям стандартов и дополнений к ним со стороны потребителей-заказчиков. Сравнительный анализ необходимо осуществлять для каждого рассматриваемого вида продукции в отдельности и отражать все функции системы общего УК и специальные функции управления.

По результатам анализа составляются отчет или аналитическая справка, в которых указываются результаты сопоставления различных элементов, оценка эффективности действующей системы по достижению ее целей, возможности использования для создания системы УК в соответствии с современными требованиями, предложения по совершенствованию действующей системы и превращению ее в требуемую потребителями и органами по сертификации систему УК.

9. Разработка технического задания на проектирование системы УК. ТЗ устанавливает требования к разрабатываемым системам и порядку их создания. В нем желательно предусмотреть следующие разделы:

- основание и цели для разработки проекта систем;

- результаты предпроектного анализа действующей на предприятии системы УК. Отчет или аналитическая справка об анализе выносится в приложение к ТЗ;

- общие требования к построению системы УК (принципы, правила построения и требования с учетом дополнений со стороны потребителя и принятых регламентирующих документов);

- сроки разработки проекта систем;

- требования (задания) к объектам проектирования систем. Требования-задания целесообразно группировать обобщенно, сначала для построения проекта системы общего руководства качеством и совершенствования элементов производственной системы, а затем — для построения проектов систем УК для однородных видов продукции. Некоторые требования, в случае их общности для нескольких видов продукции, могут излагаться совмещенно. К каждому заданию целесообразно давать предложения и рекомендации по их выполнению;

- источники финансирования;

- состав, ОГЛАВЛЕНИЕ и организация работ по внедрению проекта (этапы и состав работ, мероприятия, сроки их выполнения, исполнители, формы их завершения);

- технико-экономическое обоснование проекта (ТЭО) (определяется величина экономического эффекта по условиям использования каждого вида продукции за установленный расчетный промежуток времени на основе стоимостных оценок позитивных результатов и затрат на разработку и внедрение проекта). В ряде случаев следует разрабатывать бизнес-план обоснования создания системы;

- порядок приемки системы УК (включает информацию о порядке приемопередаточных работ, предъявления потребителям, сертификационным органам и т.п.);

- нормативно-технические и методические источники проектирования (НТД и НМД и другая документация, справочные и литературные источники, проекты-аналоги подобных систем, типовые проекты и т.п.);

- перспектива продолжения работ (излагаются направления улучшения системы УК);

- приложения (перечень подразделений и должностных лиц, согласовывающих основные документы систем, отчет или аналитическая справка об анализе, обоснования проведения тех или иных работ и др.).