Создание новой базы данных

Чтобы создать новую БД, находясь в главном окне MS Access, выполните следующие действия.

1. Выберите команду Новая база данных...

2. Введите имя новой БД в поле "Имя файла", указав путь сохранения БД.

3. Нажмите кнопку Создать.

MS Access открывает окно для создания базы данных.

Создание таблицы в режиме конструктора

Существует несколько инструментов для создания таблиц в Access (режим таблицы, конструктор, Мастер таблиц, импорт таблиц). Более полезно изучить технологию построения таблиц в режиме конструктора, так как этот инструмент предоставляет ряд дополнительных возможностей для их настройки.

Создание таблицы в MS Access осуществляется в окне базы данных.

На вкладке Создание в группе Таблицы следует щелкнуть кнопку Конструктор таблиц (рис. 10.13).

Рис. 10.13. Кнопка Конструктор таблиц

Приложение MS Access вставляет новую таблицу в базу данных и открывает ее в режиме конструктора (рис. 10.14).

В верхней части окна таблицы в режиме конструктора расположены столбцы, предназначенные для ввода имени,

Рис. 10.14. Таблица в режиме конструктора

типа данных и краткого описания нолей. В нижней части окна таблицы в режиме конструктора отображаются свойства текущего поля.

В столбце Имя поля печатаются имена полей таблицы. Имя поля может содержать до 64 символов, включая пробелы, за исключением точки, восклицательного знака и квадратных скобок.

В столбце Тип данных определяется тип данных этого поля.

В столбце Описание печатаются комментарии, описывающие данное поле.

Типы данных

MS Access поддерживает девять типов данных (табл. 10.1).

Таблица 10.1

Типы данных

Тип данных	Использование	Размер
Текстовый	Алфавитно-цифровые знаки. Используется для текста или текста и чисел, не применяемых в расчетах (например, кода товара)	До 255 знаков
Поле MEMO	Алфавитно-цифровые знаки (более 255 знаков) или форматированный текст. Используется для текста длиннее 255 знаков или форматированного текста. Типичные примеры использования поля типа "Поле MEMO" – примечания, длинные описания и абзацы с полужирным шрифтом или курсивом	До 1 Гбайт знаков или 2 Гбайт памяти (2 байта на знак), из которых в элементе управления можно отобразить 65 535 знаков
Числовой	Числовые значения (целые или дробные). Используется для хранения числовых данных, используемых в вычислениях, за исключением денежных значений (для денежных значений используется тип данных "Денежный")	1, 2, 4 и 8 байт или 16 байт (если используется для кода репликации)
Дата/ время	Даты и время. Используется для хранения значений даты и времени (каждое сохраняемое значение содержит одновременно и компонент даты, и компонент времени)	8 байт
Денежный	Данные о денежных суммах	8 байт
Счетчик	Уникальное длинное целое, генерируется Access при создании каждой новой записи. Используется для создания уникальных значений, например для первичного ключа. В поле с типом данных "Счетчик" числа могут последовательно увеличиваться на указанное приращение или выбираться случайно	4 байта
Логический	Логические данные. Используется для полей, которые могут содержать одно из двух значений, например "Да" и "Нет" или True и False	1 бит (8 бит = 1 байт)
Поле объекта OLE	OLE-объекты или другие двоичные данные. Используется для хранения ОЕЕ-объектов других приложений Microsoft Windows	До 1 Гбайт
Гиперссылка	Адрес ссылки (путь) на документ или файл	До 1 Гбайт знаков или 2 Гбайт памяти (2 байта на знак), из которых в элементе управления можно отобразить 65 535 знаков

Для каждого ноля таблицы выбирается тип данных в соответствии с назначением и использованием поля.

Для символьных данных следует выбирать Текстовый тип. Поле Мемо используется в случаях, когда размер текста превышает 255 символов или в тексте встречаются такие символы форматирования, как табуляция или возврат каретки.

Тип данных Дата/время используется для хранения календарных дат или значений времени и позволяет выполнять вычисления в единицах измерения времени: минутах, секундах, часах, днях, месяцах и годах.

Тип данных Счетчик специально предназначен для автоматической генерации значений первичного ключа. Таблица не может содержать более одного поля с таким типом данных.

Логический тип данных используется для хранения значений Истина и Ложь. Он особенно полезен, когда нужны флажки, отмечающие оплаченные счета, выполненные заказы и т.п.

Поле объекта OLE позволяет хранить такие данные, как рисунки, диаграммы или звуковые фрагменты, которые могут иметь динамические связи с другими приложениями Windows.

Тип данных Гиперссылка предназначен для хранения простых или сложных ссылок на внешний файл или документ.