Современные информационные технологии в коммуникации

Информационные технологии позволяют обрабатывать, хранить и распространять информацию главным образом в цифровой форме с помощью электроники. Объединение процесса передачи информации с компьютерными технологиями изменило представление о средствах коммуникации как о средствах связи.

Информационные технологии классифицируются по четырем главным функциям: производство, распределение, способы представления и хранения информации (табл. 8.2).

Взаимное влияние коммуникационных технологий позволяет сформировать следующие явления:

1) конвергенцию — возможность одновременной передачи информации, включающей текст, аудио- и видеоматериал, цифровые массивы и графики, и представления их в цифровой форме, что привело к всплеску развития средств мультимедиа;

2) компрессию (сжатие) — сжатие информации, которое приводит к значительному увеличению скорости обмена информацией, появлению возможности одновременной передачи больших массивов информации по одному каналу;

3) эффекты гипертекста и интерактивное™, позволяющие легко сортировать, обрабатывать, изменять информацию;

4) значительное снижение стоимости коммуникации, "преодолевающей пространство и время", вследствие совершенствования компьютеров и телекоммуникационных технологий;

Таблица 8.2. Виды информационных технологий

Виды	Описание	Примеры
Производственные технологии	- средства сбора и обработки информации; - расширяют возможности получения информации и позволяют ставить и решать новые задачи, ускоряют и упрощают решение старых	- компьютеры, - электронная фотография, - оптические сканеры, - дистанционные сенсорные технологии
Дистрибутивные технологии	- связаны с передачей информации в электронном виде; информация становятся доступной в любой точке земного шара, ее передача осуществляется с высокой скоростью, облегчается поиск и сбор необходимых данных	- воздушные и наземные телекоммуникационные системы (теле- и радиовещание, оптические кабели, телефонные сети, сети для передачи цифровой информации), — спутниковая связь, — электрические сети
Технологам представления информации	— представление информации в разных форматах: видео, аудио, текст, цифровые данные или их сочетание	— мультимедийные средства, — сенсорные экраны, — видеотелефоны, — интерактивное телевидение
Технологии храпения информации	— храпение информации	— носители памяти (жесткие диски, дискеты, СD-диски, накопители)

5) более широкий доступ к источникам информации, с одной стороны, при возможности контролировать информационные потоки и участвовать в процессе коммуникации — с другой;

6) необходимость специальных навыков и знаний для освоения новых средств коммуникации.

Повышение степени сложности коммуникационных процессов, глобализация, увеличение объема и темпа инноваций, повышение роли переговоров во внутри- и межорганизационных отношениях, увеличение доли услуг в общем объеме производства приводят к возникновению и распространению новых форм организации. Среди современных организаций все чаще появляются небольшие организации с гибкой структурой и децентрализованными функциями, сферой деятельности которых являются услуги или информация или автоматизированное производство, опирающееся на компьютерные технологии.

Развитие технологий сказывается на системе властных полномочий и управления. Современные компьютерные технологии коммуникации "оттягивают" на себя значительный объем деятельности по управлению информационными потоками и координации работы персонала, иногда даже, как в случае больших сложных организаций, рационализируя эти процессы. Они дают возможность:

а) быстрой и относительно недорогой обработки, хранения и восстановления информации;

б) своевременного получения конкретной информации из внешних источников, использования внешних экспертов;

в) быстрого преобразования информации под конкретную задачу (например, создание прогностических и финансовых моделей);

г) компактного хранения и оперативного использования оценок экспертов, создания на их основе управленческих моделей;

д) контроля и управления информационными потоками и контактами внутри организации.

Развитие электронных средств коммуникации и соединение их с компьютерными технологиями вытесняет физический контакт как средство горизонтальной координации, заменяя его управлением электронными потоками. Новые средства связи позволяют привлекать экспертов и осуществлять обмен мнениями между людьми, зачастую невозможный вне электронной коммуникации. Компьютерные технологии ведут к расширению горизонтальных связей за счет увеличения числа людей, участвующих в выработке решений.

В то же время использование новых технологий приводит к сокращению среднего управленческого звена и административно-технических работников и, как следствие, к сокращению уровней вертикального контроля. Электронная почта становится прекрасным средством согласования и быстрой рассылки документов всем заинтересованным лицам. Управленцы прибегают к обобщенному опыту экспертов, представленному в виде экспертных систем, или опираются на информационные управленческие системы. Возможность для верхнего управленческого звена получать своевременную и достоверную информацию, отражающую состояние дел во всех сферах организационной активности, помогает менеджерам принимать более взвешенные решения.

Одновременно электронные системы коммуникации (например, электронные доски объявлений) способствуют более широкой, по сравнению с традиционными организациями, осведомленности работников среднего и низшего управленческого звена об общем состоянии дел в организации. Это позволяет им более оперативно реагировать на изменения, решая тактические вопросы, принимая во внимание общую стратегию организации. Подобная децентрализация способствует "специализации" зон ответственности. На смену традиционной иерархии властных полномочий приходит иерархия компетентности. Власть и ресурсы все больше концентрируются в экспертных центрах, а не па формальных иерархических уровнях.

Новые методы коммуникации, а также развитие гибких производственных технологий позволяют использовать возможности рынка, предлагая варианты интеграции внешних компонентов для получения внутреннего продукта. Такой процесс интериоризации организацией возможностей рынка получил название "электронного рынка".

Информация стала полноценным товаром на рынке экономически развитых стран. Появились организации, ключевая активность которых состоит в предоставлении информационных каналов связи (например, провайдеры Интернета) и обработке информации (создание баз данных).

Все большее число организаций не ограничивают свою деятельность производством, они развивают оперативную систему поставок и услуг. Новые возможности коммуникации служат прекрасной основой для создания так называемого производства без склада, получившего развитие в последнее десятилетие на Востоке и Западе. Принцип этого подхода состоит в снижении, а порой и полном отказе от накопления полуфабрикатов на разных этапах производственного цикла. В Японии новая тенденция получила название kanban, в Америке — just-in-time ("по мере необходимости"). Идея заключается в устранении традиционных для производства складов и поставке необходимых комплектующих непосредственно на рабочую площадку в определенное ходом производственного процесса время. Обмен информацией по электронным сетям позволяет координировать работу центрального товарного склада и небольших местных складских помещений и магазинов. Очевидные выгоды (уменьшение складских запасов и складских площадей) система может принести только при согласованном функционировании всех подрядных организаций. Тенденция "производства без склада" позволяет осуществить переход от массового производства к индивидуальным изделиям с учетом мнения потребителя на базе стандартных модулей, блоков.

Усиление интенсивности, скорости и эффективности информационного обмена приводит к усилению горизонтальной координации, создавая возможность объединения представителей разных подразделений при работе над проектом. Такие временные коллективы людей получили название проектных групп.

На смену традиционному подходу последовательного и поэтапного создания и продвижения продукта приходит новый, позволяющий осуществлять работу над проектом параллельно на всех этапах — от разработки до поставки с учетом непрерывной координации и взаимодействия. Таким образом, стираются границы привычных функциональных подразделений, размывается иерархия, а организация становится похожей на многомерную матрицу, узлами которой могут выступать как отдельные специалисты, так и команды, работающие в различных частях мира.

Использование в процессе коммуникации новых информационных технологий приводит к появлению глобальных сетевых организаций. Их основные характеристики включают:

1) синергетический эффект как результат объединения возможностей отдельных элементов организации;

2) отход от рутинных средств коммуникации;

3) выстраивание горизонтальных связей, замену односторонней зависимости взаимозависимостью;

4) гибкость и адаптивность.

Примером подобной организационной формы служат многонациональные корпорации, в работе которых большие расстояния, разные временные зоны преодолеваются посредством электронных технологий коммуникации, а разнообразие культур смягчается такими технологиями, как е-переводчики, мультимедийные сети и коммуникативные средства.

Развитие коммуникации, использующей современные средства обмена информацией, способствовало появлению виртуальных организаций, получивших распространение в сфере услуг (информационные службы, рассылка и доставка товаров, образование). Их сотрудники не связаны с конкретным рабочим местом и объединены электронными средствами коммуникации. В таких организациях возрастает роль электронного взаимодействия в качестве базового средства обмена информацией. При этом размывается традиционное представление о структуре, так как виртуальная организация — это прежде всего информационные и технологические потоки. Размываются внешние границы компаний за счет множественности связей и внешних взаимодействий компаний между собой. Распространение и развитие компьютерной техники создает принципиально новые многофункциональные рабочие места. Выходящая на первый план функция координации способствует формированию новых стандартов и связей и может реализовываться в необходимой мере только при наличии развитых информационных и коммуникационных технологий.

Организации, предоставляющие информацию или услуги, встают перед проблемой нахождения критерия оценки качества своей деятельности. В последнее время укрепилась тенденция использовать оценки потребителя в качестве критериев "лучших в отрасли образцов". В качестве таких оценок могут выступать, например, степень удовлетворенности потребителя, доступность предмета потребления, удобство и т.д. Для получения таких оценок используются современные информационно-коммуникационные технологии, в том числе интернет-опросы, опросы через колл-центры, социологические обследования, исследование предпочтений фокусных групп.

Развитие коммуникационных технологий, позволяющих территориально разделенным организациям обмениваться информацией в реальном времени, способствует распространению таких форм совместной организации, как стратегические партнерства, коалиции, совместные предприятия, франчайзеры, исследовательские консорциумы и сети. Среди них партнерство поставщик — потребитель, связанное через общую базу данных и одинаковый протокол обмена информацией, стратегические союзы крупных банков и авиалиний, предлагающие для владельцев кредитных карточек конкретных банков систему учета миль, проведенных в полете, с последующим вознаграждением. Подобные союзы существуют между банками, предприятиями торговли, страховыми компаниями, бюро путешествий и др. В результате формируется разветвленная сеть, в которой одна организация может служить по отношению к другой и поставщиком, и конкурентом, и клиентом, и консультантом. Возрастает степень взаимозависимости и, как следствие, возрастает степень взаимного доверия в партнерских отношениях.

Информационные технологии, обслуживающие процесс коммуникации, широко применяются и в государственном управлении. При этом целью является создание предпосылок для повышения качества и доступности предоставляемых услуг населению и организациям, повышения результативности, качества и прозрачности работы государственного аппарата. В настоящее время в органах государственной власти Российской Федерации формируется современная базовая информационно-коммуникационная инфраструктура, создаются локальные и территориально распределенные ведомственные компьютерные сети. Во многих органах государственной власти сотрудникам обеспечен доступ к сети Интернет, реализуются масштабные программы и проекты по созданию государственных информационных систем, обеспечивающих автоматизацию процедур сбора, обработки и хранения сведений, необходимых для выполнения этими органами возложенных на них функций.

Многие органы государственной власти создали интернет-сайты, на которых размещена нормативно-правовая, справочная и новостная информация, связанная с их деятельностью.

С 2002 г. осуществляется Федеральная целевая программа "Электронная Россия", предусматривающая обеспечение открытости в деятельности органов государственной власти и общедоступности государственных информационных ресурсов. Данная программа содействует совершенствованию деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления на основе использования ИКТ. Она направлена на улучшение взаимодействия органов государственной власти и органов местного самоуправления с хозяйствующими субъектами, на развитие системы электронной торговли.

Логическим продолжением данной федеральной программы стало открытие портала государственных и муниципальных услуг в конце 2009 г. В большей степени данный портал пока направлен на информационное обеспечение граждан России и организаций сведениями об условиях предоставления государственными и муниципальными органами услуг. Портал постоянно дорабатывается, корректируются недочеты, осуществляется поиск путей повышения эффективности его работы.

Выводы

1. Коммуникация представляет собой процесс взаимодействия общественных субъектов (социальных групп, общностей или личностей), в ходе которого происходит обмен информацией, опытом, способностями и результатами деятельности посредством общей системы символов.

2. Коммуникация реализует управленческую, информативную, эмотивную, фатическую, контрольную функции. При этом исходной является управленческая функция, так как в ее рамках реализуется побудительный характер коммуникации.

3. Во взаимодействиях внутри социально-экономических систем выделяют вертикальную коммуникацию, представляющую собой обмен информацией между соподчиненными (иерархическими) уровнями структуры управления системой, и горизонтальную коммуникацию между паритетными элементами системы.

4. К основным формам коммуникации относятся дискуссии, беседы, совещания, заседания, переговоры, брифинги, пресс-конференции, презентации, прием по личным вопросам, телефонные разговоры, деловая переписка и др.

5. Развитие информационных технологий позволило качественно изменить процесс обработки, хранения и распространения информации, главным образом в цифровой форме с помощью электроники.