Составление заголовков дел

Заголовок дела является важнейшим элементом номенклатуры. Основные требования к его составлению — четко и в обобщенной форме отражать основное ОГЛАВЛЕНИЕ и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок: "разные документы", "общая переписка" и т.д.

Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);

— автор документа (название организации, структурного подразделения);

— корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);

— вопрос или краткое ОГЛАВЛЕНИЕ документов дела;

— название местности (территории), с которой связано ОГЛАВЛЕНИЕ документов дела;

— даты (период), к которым относятся документы дела;

— указание на копийность дела.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.

Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например:

— "Журнал учета выдачи дипломов";

— "Протоколы собраний акционеров предприятия";

— "Сводки по контролю исполнения документов".

При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например:

- "Отзывы и заключения на научные работы, присланные в...";

— "Протоколы и стенограммы заседаний ученого совета..."

Если документы разных названий (более двух-трех) относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формулировании заголовка дела используется термин "документы".

В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:

- "Документы, подготовленные по заданию органов государственного управления (справки, обзоры, аннотации, информации и др.)";

— "Документы, представляемые в судебные органы и полицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характеристики)".

Термин "документы" может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются с использованием термина "дело". Например: "Личные дела учебно-вспомогательного и административно-управленческого персонала".

Термин "переписка" используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями. Например: "Переписка с, заказчиками о сроках поставки продукции".

Для документов, создаваемых в организации, автор документа — название организации (структурного подразделения) — указывается кратко или приводится его общее видовое название.

Например: "Протоколы заседания совета директоров".

При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления. Например:

— "Переписка с Росархивом о...";

- "Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве".

Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются. Например: "Переписка по научно-организационным вопросам".

Если документы относятся к корреспонденции одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название. Например: "Переписка с производственным объединением "Алмаз" (г. Брянск) о выполнении договора по поставкам продукции".

Если ОГЛАВЛЕНИЕ дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название. Например: "Переписка с организациями Объединения архивов Смоленска о проведении научно-практической конференции".

В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится ОГЛАВЛЕНИЕ документа. Например: "Приказы по основной деятельности за 2013 г.".

В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указываются не только год, но и месяц, квартал.

Например: "Бизнес-планы филиалов на 2014 г."; "Сводный баланс доходов и расходов за 2013 г.".

Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр). Например: "Отчеты предприятий по поставкам госзаказа (формы 1-ПС)".

В заголовках дела при необходимости дается указание на копийность документов. Например: "Приказы ректора по комплектованию и изменению личного состава студентов. Копии".

Если дело состоит из нескольких частей или томов, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.