Составление номенклатуры дел

Для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, закрепления индексов дел и установления сроков их хранения создается номенклатура дел, которая служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

• Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об организации и се структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. Названиями ее разделов являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой федерального органа исполнительной власти.

Графы номенклатур дел оформляются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, состоящие из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 04-12, где 04 – обозначение службы кадров, 12 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей), в обобщенной форме отражающие основное ОГЛАВЛЕНИЕ и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "переписка по кадрам" и т.д.), вводных слов и сложных оборотов, сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

Элементы заголовка дела располагаются в следующей последовательности:

1) название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

2) название организации – адресата или корреспондента документа, от которого он получен;

3) краткое ОГЛАВЛЕНИЕ документов дела;

4) название местности (территории), с которой связано ОГЛАВЛЕНИЕ документов дела;

5) даты (период), к которым относятся документы дела;

6) указание на то, что документы являются копиями.

Заголовок дела должен отвечать следующим требованиям:

• если дело содержит переписку, в его заголовке указывается, с кем и по какому вопросу она ведется;

• если дело содержит переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например: "Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например: "Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

• если ОГЛАВЛЕНИЕ дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название;

• если ОГЛАВЛЕНИЕ дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, в заголовке указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие ОГЛАВЛЕНИЕ заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку, помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В процессе формирования и оформления дел заголовки дел могут уточняться.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, по типовой или примерной номенклатуре дел или по согласованию с Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) Федерального архивного агентства.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и др.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Номенклатура дел структурного подразделения составляется секретарем подразделения или сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом и службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ. Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет ее в службу ДОУ федерального органа исполнительной власти.

Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива организации, подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) федерального органа исполнительной власти, с экспертной проверочной комиссией (ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (нс позднее конца текущего года) руководителем федерального органа исполнительной власти. В конце каждого года сводная номенклатура дел уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

С федеральным архивом номенклатура дел согласовывается не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре федерального органа исполнительной власти.

Форма номенклатуры дел структурного подразделения федерального органа исполнительной власти

После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения федерального органа исполнительной власти получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

• Номенклатура дел службы кадров представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве кадровой службы, с указанием сроков их хранения.

Составление номенклатуры дел осуществляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности кадровой службы, в соответствии с требованиями устава или положения об организации, положением о службе кадров, штатным расписанием организации, типовым и примерным перечнями документов с указанием сроков хранения, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Ответственность за составление номенклатуры дел службы кадров возлагается на ее руководителя, а в небольших организациях – на специально назначенного работника по кадрам. Проект номенклатуры дел согласовывается с архивом организации, подписывается руководителем службы кадров и направляется в службу делопроизводства, которая его рассматривает, корректирует и включает в сводную номенклатуру дел организации.