Сообщения электронной почты
Одной из форм обмена информацией являются сообщения электронной почты. Электронная почта (E-mail) является компьютерным аналогом обычной почты, в котором в качестве объектов пересылки вместо обычных почтовых отправлений (писем, открыток, пакетов и т.п.) выступают любые по содержанию и форме представления данные (текстовые сообщения и документы, графические изображения, аудио- и видеозаписи и т.п.), а в качестве среды передачи вместо средств почтовой пересылки (различных видов транспорта) используются каналы информационно-вычислительных сетей.
Основными компонентами систем электронной почты являются узлы информационно-вычислительных сетей, которые обслуживают определенное множество пользователей. Эти узлы выполняют роль почтовых отделений и более крупных организаций почтовой службы (например, почтамтов). В рамках этих узлов для каждого пользователя выделяется раздел памяти, выполняющий функции почтового ящика.
Пользователь электронной почты имеет уникальный адрес (аналог почтового адреса), который имеет следующий вид:
где имя_пользователя – произвольное имя, обозначающее пользователя (персону или организацию), а имя домена обозначает узел электронной почты. Эти имена разделяются служебным символом "@". Например, адрес Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script указывает на индивидуального пользователя с именем ivanov, зарегистрированного в почтовой службе (узле системы электронной почты) mail.ru. Другой адрес Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script принадлежит кафедре документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления, зарегистрированный в почтовой службе imis.ru.
Пользователь электронной почты имеет доступ к своему почтовому ящику (точнее, его аналогу в памяти службы электронной почты), может выполнять различные действия над его содержимым (полученными сообщениями): читать, перемещать из одной области (папки) почтового ящика в другую, удалять, копировать, посылать ответные сообщения. Естественно, пользователь может формировать и посылать свои собственные сообщения.
Для обеспечения юридической значимости передаваемых по каналам электронной почты сообщений и документов используется электронная цифровая подпись. Использование электронной цифровой подписи регулируется Федеральным законом "Об электронной подписи".
Само сообщение электронной почты состоит из текста сообщения и реквизитов. В состав реквизитов входят:
– адрес получателя (КОМУ: или ТО:) в формате электронной почты;
– адреса, по которым отсылаются копии сообщения (КОПИИ: или СС:) в формате электронной почты;
– заголовок сообщения (ТЕМА: или SUBJECT:), который в лаконичной форме определяет ОГЛАВЛЕНИЕ сообщения.
Служебный заголовок сообщения электронной почты помимо перечисленных реквизитов, заполняемых его автором, содержит несколько полей, которые автоматически добавляются системой (отметка о прохождении через компьютер; дата и время отправления электронного сообщения; имя отправителя и обратный электронный адрес и др.).
Сообщение электронной почты помимо собственно текста сообщения может иметь так называемые вложения – прикрепленные файлы с произвольным ОГЛАВЛЕНИЕм (тексты в различных форматах хранения, исполняемые коды, графическую информацию, аудио- и видеозаписи и др.).
При подготовке сообщения электронной почты следует придерживаться определенных правил и рекомендаций.
Адресация
1. Следует посылать сообщения только тем адресатам, которым это действительно необходимо.
2. Реквизит КОМУ (ТО) используется для указания тех адресатов, для которых сообщение связано с выполнением тех или иных действий, а реквизит КОПИИ (СС) – для указания адресатов, для которых сообщение посылается в целях информирования.
Заголовок сообщения
1. Заголовок сообщения должен точно передавать его ОГЛАВЛЕНИЕ.
2. При необходимости в заголовке сообщения необходимо указывать степень его важности и срочности.
3. В заголовке должно быть указано, необходимо ли выполнение каких-то действий, или сообщение направлено только для информирования адресата.
Текст сообщения
1. В начале текста сообщения должно быть соответствующее обращение к адресату.
2. При обращении к адресату впервые автору необходимо идентифицировать себя в начале текста сообщения, а в конце наряду с подписью указывать контактную информацию.
3. Общий объем текста сообщения не должен быть большим с тем, чтобы при его чтении не возникало затруднений, связанных с восприятием многостраничных документов.
4. Не следует рассматривать в одном сообщении более одного вопроса или проблемы.
5. При посылке ответа на полученное сообщение желательно его текст включать в отправляемое сообщение для сохранения контекста обсуждаемой темы.
Вложения или прикрепленные файлы
1. Следует добавлять к сообщению только действительно необходимые файлы.
2. В тексте сообщения необходимо обязательно дать краткое описание всех прикрепленных файлов.
3. При значительном объеме прикрепленных файлов желательно направлять сообщение в такое время, когда у адресата наименьшая интенсивность использования каналов связи.
4. Значительные по объему прикрепленные файлы рекомендуется компрессировать с помощью широко распространенных программ архивирования, а в тексте сообщения указывать имя примененной программы компрессии или формат архива (например, ZIP, RAR и т.п.).