Служебная переписка

Рассматривая этикетные формулы служебной переписки, прежде всего следует помнить, что деловое письмо — это своеобразная форма опосредованного делового общения в миниатюре, искусство со своими традициями и законами.

Точность в выборе слов, не допускающая и толкований, способствует речевому воплощению основных деловых функций.

Правильно найденное слово, однозначно передающее мысль, позволяет достигать ясности в изложении и адекватности восприятия текста письма.

Точность, ясность и убедительность письменной речи находят выражение в использовании специальной терминологии, а также нетерминологической лексики, свойственной канцелярской речи.

В служебных, партнерских взаимоотношениях очень важно соблюдать общепринятые формальные правила деловой переписки. Любое, даже незначительное их нарушение может задеть адресата, привести к ухудшению партнерских отношений и даже стать поводом к их прекращению.

Официальная корреспонденция может иметь строго официальный характер (информационные, сопроводительные, гарантийные письма и др.) и полуофициальный характер (письма, обеспечивающие поддержание и развитие деловых контактов между должностными лицами).

Требование речевого этикета к первой группе — нейтральный доброжелательный тон, исключающий оттенки иронии, грубости или чрезмерной вежливости.

Значительно менее формализованы и стандартизированы требования к деловому письму полуофициального характера. Здесь допустимы юмор, проявление индивидуальности языка и стиля автора, неформальное обращение к адресату, помогающие установить с ним дружественный и неофициальный контакт. Вместе с тем следует придерживаться некоторых предписаний и рекомендаций делового этикета при составлении полуофициального делового письма и иметь в виду, что выражение благодарности в письменном виде считается более правильным и учтивым, чем по телефону; получение подарков следует подтверждать благодарственным письмом от руки, так же от руки принято писать соболезнования и поздравления но случаю повышения в должности. А вот с днем рождения не принято поздравлять открыткой или письмом, достаточно устного поздравления.

Перед фамилией лица, которому адресовано письмо, указываются его инициалы, а перед ними — обращение ("Г-ну", англ. "Л/г.", "Г-же", англ. "Mrs."), титул или звание ("Prof.", "Dr.", "Gen."), которые пишутся сокращенно. При наличии нескольких титулов или званий ограничиваются только одним из них. Наиболее почетные звания пишут полностью. Считается невежливым игнорировать дворянские титулы, воинские и академические звания. Например:

Его светлости герцогу (His Grace the Duke of...)... (в Великобритании);

Его превосходительству губернатору... (в США).

В Германии используется формула "господин + титул или звание + фамилия (например, Herr doctor Shulz).

При адресации делового письма должностному или частному лицу его текст должно предварять вступительное обращение, которое должно оформляться в соответствии с общеустановленными правилами.

Наиболее распространенной формой обращения в переписке с российским адресатом являются "Уважаемый (имя, отчество)," или "Уважаемый (имя, отчество)!". При этом восклицательный знак после обращения ставится только в письмах, направляемых российским адресатам.

В обращении к военному человеку сохранено слово "товарищ" + воинское звание (например, "товарищ генерал").

Обращение к адресату по имени и отчеству (без фамилии) придает письму более личный характер, хотя использование такой формы обращения не исключается и в официальной переписке. Обращение к адресату по фамилии без инициалов допускается лишь в том случае, когда перед фамилией указываются ученая степень или звание.

Вступительное обращение должно дублировать фамилию (или имя и фамилию), указанную в адресе. Если имя адресата неизвестно, используются обращения: Sir, Madam, Dear Sir, Dear Madam.

Обязательным элементом делового письма является и заключительная формула вежливости, ОГЛАВЛЕНИЕ которой согласуется со вступительным обращением. Например:

С уважением,

С наилучшими пожеланиями, Преданный Вам, Искренне Ваш и др.