О чем следует помнить при написании писем
Во-первых, в деловых письмах должны быть соблюдены формальности — это обязательное указание адресата, даты письма, иногда также краткое изложение предмета письма и определенный порядок расположения текста.
Деловые письма обычно пишут на бланке организации, который содержит обязательный набор реквизитов, определяемых Госстандартом[1]. Как правило, только ограниченный круг сотрудников — руководителей организации уполномочен подписывать бумаги, составленные на таких "официальных" бланках. Кроме того, во многих организациях также существуют бланки, которые можно назвать "неофициальными" и которые содержат только шапку письма, т.е. наименование организации, ее адрес и телефон. Такими бланками, в принципе, может воспользоваться любой сотрудник данной организации, которому по работе нужно написать письмо. Руководство организации, однако, может установить определенный порядок пользования такими бланками.
На бланке пишется только первая страница, а последующие — на обычной бумаге. При этом первая страница обычно не нумеруется. Если ваше письмо сопроводительное к какому- либо документу, то на бланке пишется только сопроводительное письмо, а сам документ, напечатанный на обычной бумаге, оформляется как приложение.
Генеральному директору юридической фирмы "К. и партнеры" г-ну А. М. Петрову Безымянный пер., д. 5 г. Москва
1 апреля 2014 г.
О покупке акций ЗАО "АБВ"
Уважаемый Андрей Михайлович!
В ответ на Ваше письмо от 25.03.2010 сообщаем, что мы рассмотрели вопрос о возможности покупки акций ЗАО "АБВ" и готовы встретиться с Вами в любое удобное для Вас время, чтобы обсудить условия сделки.
Мы подготовили проект договора купли-продажи акций, который направляем Вам вместе с этим письмом.
С уважением,
Управляющий партнер (подпись) В. М. Акционеров
Приложение: проект договора на 20 стр. — 1 экз.
Иванова Елена Николаевна (495) 123-456 Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script [2]
Необходимо иметь в виду, что форма письма (расположение наименования адресата, заголовка, обращения), направляемого за границу, часто отличается от принятой у нас в стране. В каждой стране существуют свои правила оформления писем, и желательно им следовать (разумеется, если такая информация доступна). Так, во многих западных странах принято располагать информацию об адресате письма в левой верхней части страницы, а не как у нас — в правой верхней.
По-другому пишется и дата. В первую очередь, речь идет о практике, сложившейся в США, где обычно пишут сначала месяц, а затем день. В письме американского коллеги дата
"1 апреля 2014 г." может выглядеть как 04.01.2014. Мы прочтем ее совсем иначе, а именно: "4 января 2014 г.". Поэтому во избежание недоразумений в письмах и других документах, особенно если они готовятся в российских филиалах или представительствах иностранных организаций или, тем более, предназначены для отправки за границу, месяц лучше писать словами. В таком случае последовательность при указании дня и месяца не принципиальна: независимо от того, напишем мы "1 апреля 2014 г." или "April 1, 2014", наш адресат поймет дату правильно. Так мы застрахуем себя от возможных негативных правовых последствий (неверное определение момента вступления договора в силу, исполнения обязательств, начала течения исковой давности и др.).
Во-вторых, у каждого письма, как и у любого делового текста, должны быть вводная часть, основная часть и заключение. Это деление условно, так как вводная и заключительная части могут фактически состоять только из одной фразы: приветствия и прощания. Основная часть делового письма должна начинаться с краткого изложения сути вопроса. Как и адресат меморандума, адресат делового письма хочет знать две вещи сразу: почему мы ему пишем и что он должен будет делать[3]. Поэтому в начале письма следует кратко изложить суть проблемы, которая является предметом письма. Указание на предмет письма в сжатом виде наверху страницы (как в приведенном выше примере) облегчает учет корреспонденции, но не освобождает вас от необходимости краткого изложения сути дела в начале текста.
Не стоит начинать письмо со слов: "Я пишу Вам в связи с... (по вопросу о ...)". Ваш адресат, читая ваше письмо, и так понимает, что вы ему пишете, и нет никакой необходимости ему об этом сообщать. Поэтому избегайте многословия и переходите к сути сразу же, с первых слов.
Случается, что наши письма содержат неприятную для адресата новость или просьбу, которая может быть воспринята адресатом без восторга. В таких случаях юристы иногда стараются "спрятать" неприятную информацию внутри письма, чтобы не сразу было понятно, в чем проблема. Таким образом, видимо, они пытаются подготовить адресата к этой новости или просьбе и сгладить негативный эффект письма. Однако едва ли этот способ поможет читателю. Скорее всего, это только удлинит письмо и сделает его менее ясным[4]. Поэтому, если вы знаете, что ваше письмо не обрадует адресата или даже его расстроит, не "прячьте" неприятную информацию внутри текста и не оставляйте ее на конец, а найдите в себе мужество начать именно с нее.
В-третьих, требования, которые предъявляются к любому юридическому тексту, относятся и к деловому письму. Оно должно быть написано ясным и простым языком, сжато и компактно; адресат должен легко понять его суть.
Юридический текст должен читаться легко — об этом уже много раз шла речь, но к деловому письму это относится в первую очередь. Безусловно, стиль и манера письма зависят от адресата и существа вопроса. Тем не менее письмо не место для обсуждения сложных вопросов, даже если мы обращаемся к специалисту-юристу, отлично разбирающемуся в предмете письма. Более уместно изложить вашу позицию в отдельном документе и направить его адресату как приложение к сопроводительному письму, а в сопроводительном письме объяснить, какой документ ваш адресат найдет в приложении и, возможно, кратко ввести его в курс дела.
Письмо также не место для пространных рассуждений — оно кратко. Если ваше письмо превышает две страницы (примерно 700 слов), едва ли оно будет прочитано адресатом внимательно[5]. Если написать нужно больше, подумайте о другом формате. Например, формат приложения приемлем и в данном случае, а в сопроводительном письме кратко изложите суть проблемы.
В-четвертых, старайтесь излагать вопрос последовательно и логично. Структурируйте письмо таким образом, чтобы читателю было легче понять суть написанного вами, а не так, как это приходит вам в голову. Старайтесь также быть максимально конкретным и четко выражать свою мысль. Не следует рассчитывать, что ваш адресат будет читать между строк и поймет то, что вы подразумевали, но не сказали.
Составление такого письма может занять больше времени, но это облегчит вашему адресату восприятие содержащейся в вашем письме информации; оно будет понятнее адресату. Например, представьте себе, что вы пишете о постановлении Пленума ВАС РФ, которое затрагивает один из аспектов деятельности вашего клиента. Сравните два варианта письма.
Очевидно, что при написании второго варианта (справа) юрист больше думал о своем адресате и изложил существо вопроса более понятно.
|
Уважаемый Андрей! Пленум ВАС РФ принял на прошлой неделе постановление, которое касается сделок с заинтересованностью. В нем затрагиваются некоторые аспекты деятельности Вашего общества, в частности, те о которых мы говорили в прошлый раз. В своем Постановлении Пленум ВАС разъяснил следующее... |
Уважаемый Андрей! Во время последней встречи в мае Вы выразили обеспокоенность в связи с предстоящим заключением сделки с компанией АБВ. Я, к сожалению, не мог тогда дать исчерпывающий ответ на ваш вопрос, так как позиция арбитражных судов была противоречива. Однако на прошлой неделе Пленум Высшего Арбитражного Суда РФ принял Постановление "О некоторых вопросах практики применения положений законодательства о сделках с заинтересованностью", в котором даны четкие разъяснения по вопросу, который имеет непосредственное отношение к заключению данной сделки. В частности, Пленум ВАС разъяснил следующее... |
Как и меморандум, деловое письмо должно содержать всю информацию, необходимую для понимания проблемы. Иными словами, деловое письмо также должно быть самодостаточным. Если вы отвечаете на письмо, следует включить дату и исходящий номер направленного вам письма в текст вашего письма либо разместить эту информацию наверху, под датой или обозначением темы письма. Отсылки к другим документам или событиям, если они необходимы, должны сопровождаться соответствующими пояснениями.
Например, если вы в начале письма укажете, что пишете в продолжение вашего разговора, который состоялся 3 сентября, это мало о чем скажет вашему адресату: у него могло быть несколько разговоров в этот день, и он мог забыть о разговоре с вами. Однако, если вы укажете, что пишете в продолжение вашего разговора с адресатом, который состоялся 3 сентября и в котором вы обсуждали вопросы предстоящего заключения договора купли-продажи акций ЗАО "АБВ", то ваш адресат, скорее всего, сразу поймет, о чем речь.
В-пятых, письмо, несмотря на свой деловой характер, — это наиболее личный способ письменного общения между людьми.
Поэтому нужно быть внимательным и осторожным, чтобы не разорвать эту "личную" связь со своим адресатом, даже если вы обращаетесь к лицу, которого никогда не видели или которое занимает значительно более высокое положение, чем вы.
Кому бы вы ни писали, лучше обращаться по имени и отчеству или по имени, а не по фамилии. "Уважаемый Андрей Михайлович" (или "Уважаемая Мария") звучит более корректно и менее отчужденно, чем "Уважаемый господин Петров" (или "Уважаемая госпожа Петрова"). Если вам известны только инициалы адресата, лучше потрудиться узнать имя и отчество — это сделает письмо более вежливым и личным. Если адресат иностранец и обращение по имени и отчеству невозможно, лучше воздержаться от обращения только по имени, хотя это и принято в официальной переписке на Западе, а избрать более официальный способ обращения: "Уважаемый (ая) господин (госпожа)..."
Если вы сообщаете клиенту информацию, которая может его обрадовать или, напротив, расстроить, проявите свое неравнодушие, разделите его радость или выразите сожаление в связи с полученными новостями.
Однако важно, придавая своему письму "личный" характер, не стать фамильярным или назойливым. Эта грань обычно очень тонкая.
И наконец, в-шестых, будьте корректны и вежливы и по форме, и по существу, даже если вы раздражены поведением адресата или в корне не согласны с его позицией. Старайтесь сглаживать острые углы и нивелировать конфликты, а не нагнетать. Трудные по содержанию письма следует писать так, чтобы они вызывали у вашего адресата "конструктивную реакцию, а не раздражение или враждебность из-за того, что вам удалось загнать его в угол"[6].
"Государь мой премилостивый!
Я до тех пор не намерен ехать в Покровское, пока не вышлите Вы мне псаря Парамошку с повинною; а будет моя воля наказать его или помиловать, а я терпеть шутки от Ваших холопьев не намерен, да и от Вас их не стерплю — потому что я не шут, а старинный дворянин. — За сим остаюсь покорным ко услугам".
Андрей Дубровский
А. С. Пушкин. Дубровский
С этической точки зрения это письмо было "весьма неприличным" во времена Пушкина по причине "странного слога и расположения", а также общего тона, несмотря на формально вежливое обращение и вежливую заключительную фразу. Едва ли подобного рода тональность в письме клиенту или коллеге могла бы быть признана приемлемой и в наши дни.