Система управления запасами на фирме

Формирование товарных запасов позволяет предприятию обеспечивать устойчивость ассортимента товаров, осуществлять определённую ценовую политику, повышать уровень обслуживания покупателей. Всё это требует поддержания на каждом предприятии оптимального уровня запасов по каждой товарной позиции.

Товарные запасы предприятий торговли находятся в постоянном движении и обновлении. Конечной стадией их движения является потребление. Основным назначением товарных запасов в оптовой торговле является обслуживание оптовых покупателей (розничное торговое предприятие), а в розничном - обеспечение устойчивости предложения товаров потребителям. Для поддержания товарных запасов на оптимальном уровне необходима чётко налаженная система управления запасами. Оптимальный уровень запасов означает такое положение, когда отсутствуют излишки запасов или их дефицит.

Управление товарными запасами предполагает следующие операции:

1. Нормирование запасов означает выработку экономически обоснованных нормативов. К примеру, объём страхового запаса. Нормативы отдельно рассчитываются для текущего запаса, страхового запаса, сезонного хранения и т.д.

2. Оперативный учёт и контроль. Осуществляется с помощью специального программного обеспечения. К примеру. 1C Торговля и склад. Остатки товаров в начале и конце месяца подвергаются анализу и корректировке.

3. Регулирование. Заключается в поддержании их на определённом уровне и изменении их величины в зависимости от спроса и периодов поставки товаров. Как излишек, так и недостаток запасов оказывают отрицательное действие на результаты коммерческой деятельности предприятия

При постановке системы эффективного управления запасами на предприятии необходимо в первую очередь уравновесить две чаши виртуальных весов. На одной из них следует сосредоточить положительные стороны наличия запасов - обеспечение большей надежности в работе, выраженной в непрерывности производственного процесса и (или) удовлетворении потребностей покупателей, а на другой - отрицательные: расходы на ОГЛАВЛЕНИЕ (хранение) запасов и отвлечение из оборота капитала, инвестированного в запасы.

Разработка системы управления запасами на предприятии ведется с учетом стратегических приоритетов компании. При этом устанавливается компромисс между рисками и затратами или ликвидностью и оборачиваемостью.

Рекомендуется пять последовательных этапов постановки системы управления запасами на предприятии:

Этап 1. Определение стоимости запасов, их номенклатуры и количественных характеристик, т.е. объемных, временных параметров, сведений о местонахождении.

Этап 2. Проведение ABC-анализ а и выявление ключевых запасов категории "А", менее важных - категории "В" - и второстепенных по значению - категории "С".

Этап 3. Регистрация методов и процедур, используемых компанией в настоящее время при управлении запасами. Выбор критериев для оценки результативности существующей системы управления запасами и постановка учета, позволяющего получать всю необходимую информацию для этой цели.

Этап 4. Сравнение существующих методов и процедур управления с требуемыми. Налаживание системы информационного мониторинга запасов, хода выполнения заказов, издержек по хранению запасов.

Этап 5. Определение шагов перехода к новой системе управления запасами. Разработка новой или усовершенствование действующей системы управления запасами.

Основные методы управления запасами

Оптимальное управление запасами предполагает получение четкого ответа на два основных вопроса: когда надо распорядиться о пополнении запаса, сколько надо при этом заказывать материальных запасов, идущих в запас.

Существуют две основные модели управления запасами: система с фиксированным объемом ига размером заказа, называемая также моделью экономического размера заказа, или Q-моделью, и система с фиксированной периодичностью заказа, называемая периодической моделью, или Р-моделью.

Сущность Q-модели заключается в том, что как только запас какого-либо товара достигнет заранее определенного минимального значения ига точки заказа, этот товар заказывается. Достижение минимального уровня может возникнуть в любой момент и зависит от интенсивности спроса.

Для пояснения сущности этой модели можно провести аналогию с бутылкой растительного масла, используемую в домашнем хозяйстве. Каждый раз в магазине покупается одинаковый объём масла - 1 литр (фиксированный объём заказа). Как только уровень масла в бутылке достигнет определённого уровня (уровень, соответствующий около 100 мл), покупается очередная упаковка.

В практике управления запасами Q-модель используется в следующих случаях:

♦ большие потери в результате отсутствия запаса;

♦ высокие издержки по хранению запаса;

♦ высокая стоимость заказываемого товара;

♦ высокая степень неопределенности спроса.

Использование Q-модели предполагает постоянный контроль остатка запасов. Эта модель требует, чтобы каждый раз, когда производится изъятие ресурсов из запаса, выполнялась проверка, достигнута ли точка очередного заказа.

Оптимальный размер партии поставляемых товаров и оптимальная частота завоза зависят от следующих факторов:

♦ объема спроса;

♦ расходов по доставке товаров;

♦ расходов по хранению запаса.

В качестве критерия оптимальности выбирают минимум совокупных расходов по доставке и хранению.

При управлении запасами по Р-модели период, через который предприятие направляет заказ поставщику, остается неизменным. Например, каждый понедельник менеджер фирмы просматривает остатки товаров и доказывает их до заранее определенной максимальной нормы. Размер заказываемой партии товара определяется разностью предусмотренного нормой максимального товарного запаса и фактического запаса. Поскольку для исполнения заказа требуется оптимальный период времени, то величина заказываемой партии увеличивается на размер ожидаемого расхода на этот период.

Система контроля за состоянием запасов с фиксированной периодичностью заказа применяется в следующих случаях:

♦ условия поставки позволяют получать заказы различными по величине партиями;

♦ расходы по размещению заказа и доставке сравнительно невелики;

♦ потери от возможного дефицита незначительны

При использовании тех или иных методов управления запасами необходимо обязательно учитывать особенности спроса на продукцию предприятия, а также особенности локальных или общесистемных информационных технологий, которые обеспечивают автоматизированное управление бизнесом

Принятие оптимального решения по управлению запасами требует учета многих факторов и всегда должно опираться на поиск логистического компромисса, обеспечивающего наряду с сокращением затрат полное удовлетворение спроса на требуемую продукцию.

На практике сложность в выборе определенного подхода зависит от условий, в которых функционирует предприятие, и способности менеджера по логистике принять нужное решение. Чем сложнее условия, тем более сложная модель управления запасами требуется. Для всех моделей характерно наличие двух серьезных проблем: обеспечение надлежащего контроля за каждым элементом запаса и гарантирование точного отслеживания состояния наличных запасов.