Реквизит "Текст документа"

ОГЛАВЛЕНИЕ управленческих действий в документах передается через текст, который является основной содержательной частью документа. При составлении текста документа есть много важных элементов языкового и неязыкового характера, которые необходимо знать.

1. Текст служебного документа может быть посвящен одному вопросу (в простых документах) или нескольким вопросам (в сложных документах).

2. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

Необходимо помнить, что тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

• в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ;

• на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного объекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.

3. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур (о видах текста документа подробно изложено в гл. 7).

4. При разработке структурной схемы сложных документов (уставов, правил, инструкций и т.п.) текст следует разбивать на разделы, подразделы, пункты.

Четкая структура документа и его логика нередко зависят от рубрицирования текста. Составителю документа необходимо знать правила рубрицирования текста документа.

1. Простейшей рубрикой является абзац. Абзац – сложное синтаксическое целое, имеющее: зачин (начало мысли – формулировка темы), среднюю часть (развитие мысли – аргументация), концовку (итог мысли – формулировка идеи). Каждый абзац в документе соответствует изложению одной темы. Абзац может быть равен предложению, например:

"Высылаем Вам разработанный Сбербанком России при участии крупнейших зарубежных банков План мероприятий по установлению прямых деловых контактов между клиентами банков и зарубежными компаниями и фирмами, а также по созданию единой базы данных клиентов". Тема абзаца: информация о направлении материалов.

Если Ваша организация заинтересована в сотрудничестве с зарубежными партнерами, просим заполнить анкету клиента и вернуть ее нам до 31 января 2014 года. Тема абзаца: выражение просьбы.

2. Деление текста может сопровождаться выделением частей предложения или текста с помощью знака "тире", или других специальных символов. После тире и после точки с запятой пишем со строчной (маленькой) буквы. Например:

Просим сообщить дополнительные сведения о базе данных:

• состав базы;

• объем памяти, который она занимает;

• вид поставки (па дискете, в системе электронной почты);

• стоимость.

3. Деление текста при перечислении может сопровождаться нумерацией. Каждая составная часть текста, соответствующая разделу, главе, параграфу, пункту, подпункту, получает свой номер, обозначенный арабской цифрой с точкой. После точки пишем с прописной (большой) буквы:

• нумерация первого порядка: 1., 2., 3. и т.д.;

• нумерация второго порядка: 1.1., 1.2., 1.3. и т.д.;

• нумерация третьего порядка: 1.1.1., 1.1.2.,1.1 .3. и т.д.

Номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Номера самых крупных частей состоят из одного знака, фрагменты текста второй ступени состоят из двух знаков, а самые мелкие части текста нумеруются тремя знаками. Например, нумерация третьего порядка содержит определенные цифры из нумерации первого и второго порядка.

4. При использовании нумерации следует учитывать:

• рубрики могут нумероваться лишь в том случае, если элементов перечисления не менее двух;

• однотипные средства нумерации могут применяться по отношению лишь к однотипным частям текста;

• комбинированные способы нумерации требуют строгого соблюдения правил пунктуации.

В распорядительных документах организаций (приказ, распоряжение и т.д.), действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила).

В письмах используют следующие формы изложения:

• от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);

• от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить);

• от третьего лица единственного числа (министерство не возражает, ВНИИСТ считает возможным).

5. Результативность документа зависит от того, насколько его текст обоснован. Четкости и обоснованности текста способствует констатирующе-предписывающий способ изложения материала. Например:

Комиссия провела проверку и установила... (констатация).

Необходимо оказать содействие... и исправить... (предписание).

Требование краткости изложения документа предполагает использование общепринятых сокращений, позволяющих без нарушения смысла значительно уменьшить объем текста. Общепринятые сокращения зафиксированы в государственных стандартах и специальных словарях.

Правила использования сокращений в документах.

1) наименования органов власти, учреждений, организаций приводятся в документе в полном соответствии с их официальным наименованием;

2) при необходимости многократного употребления наименования в рамках одного документа – при первом упоминании приводится его полное наименование, затем сокращенное;

3) в официальных документах не допускается употребления сокращения РФ вместо слов "Российская Федерация";

4) для официальных документов предполагают максимальные запреты на сокращения;

5) буквенные, инициальные сокращения в документах, как правило, не склоняются: МИД, ВАК, РАГС, МКАД и др.;

6) в тексте документа используются только общепринятые сокращения, закрепленные в справочниках и ГОСТ.