Административные документы службы опеки содержат всю существенную информацию, относящуюся к ведению службы опеки, и в соответствии с законодательными требованиями
25.2. Ведутся отдельные записи по:
- сотрудникам – штатным, независимым/временным
- опекунам
- детям
- жалобам
- заявлениям.
25.3. Существует система мониторинга качества и достаточности документов, правозащитные меры принимаются по мере необходимости.
25.4. Конфиденциальные документы хранятся в безопасном месте, в отношении доступа к которому ведется четкая политика.
25.5. Записи ведутся в такой форме, чтобы их можно было легко передать, если ребенок перемещен в другое место, или присмотр за ним прекращен, или требуются рекомендации о сотруднике или опекуне.
25.6. По каждому ребенку и лицу, осуществляющему опеку, рекомендованному или назначенному организацией, ведутся постоянные, частные, надежные записи. В соответствии с юридическими требованиями о защите, такие записи может увидеть ребенок и ее/его родители или лица, осуществляющие опеку.
25.7. Существует политика и процессуальное руководство для сотрудников в части ведения и хранения архивных документов, природа которых известна лицам, осуществляющим опеку, опекаемым детям и их родителям, у которых есть доступ к ним.
25.8. Существует процедура хранения и ведения конфиденциальной информации, известной членам комиссии, сотрудникам и советникам по специальным вопросам.
25.9. Примечания к записям должны быть разборчивыми, четко выражены, в форме, не предполагающей навешивания ярлыков, и отличать факты от мнений и информации третьих сторон.
25.10. Система ведения записей соответствует Системе присмотра за детьми/Системе интегрированных детей.
25.11. Ведутся записи проверок и полученных рекомендаций, а также их результатов.
25.12. Дети и лица, осуществляющие опеку, имеют доступ к таким записям так, чтобы они могли внести дополнения, сделать комментарии или личные заявления, в т.ч. описать состояние душевного расстройства.
25.13. Существует система регистрации заявлений и жалоб, конфиденциальность и сохранность которых гарантируется. Жалобы и заявления регистрируются в соответствующих файлах для сотрудников, опекунов и детей, включая подробности расследования, сделанные выводы и принятые действия. Отдельные записи ведутся по комбинированной информации о заявлениях и жалобах.
[Положения: Записи касательно услуг опеки, Документация о приемных родителей и других]
Пригодность помещений к использованию службой опеки
РЕЗУЛЬТАТ
Помещения, используемые под офисы, поставщиком услуг опеки, пригодны для такой цели.
СТАНДАРТ 26