Функциональная структура учреждения
КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА
УЧРЕЖДЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Основные понятия
Организацией (учреждением, предприятием, фирмой) называется искусственное объединение людей, занимающее определенное место в обществе и предназначенное для выполнения более или менее ясно очерченных функций. Под функцией понимается способность организации и ее элементов выполнять конкретную роль или работу. Как правило, организация основывается на иерархической системе, которая представляет собой частично упорядоченное множество объектов, имеющих последовательное вертикальное расположение, приоритет действия (право вмешательства) верхних уровней, зависимость действий верхних уровней от исполнения своих функций нижними уровнями. С учетом этого можно дать такое определение организации (учреждению) - это система взаимодействующих, иерархических подразделений, наделенных правом принимать решения.
При системном подходе к определению организации (учреждения) она представляется как самоуправляемая система, состоящая из некоторого организованного множества элементов, деятельность которых характеризуется взаимосвязью и общей целенаправленностью. При этом организация как система обладает четырьмя главными характеристиками:
1. Одним из главных компонентов этой системы являются люди.
2. Для такой системы характерны иерархия и ответственность за выбор действий, распределяемая между индивидами или группами индивидов.
3. Функционально различимые группы должны быть осведомлены о поведении всех других групп при помощи средств связи.
4. Существует некоторая свобода в выборе как средств (путей действий), так и целей (желаемых результатов).
Существует множество разновидностей организаций: производственные, учебные, исследовательские, предпринимательские, государственные и частные, большие и малые и т.п.
Эффективность любой организации во многом зависит от того, располагает ли она необходимой информацией в нужном месте и в нужное время. В связи с этим информационное обеспечение является важнейшим фактором успешной деятельности организации.
Функциональная структура учреждения
Отличительной особенностью организации (учреждения) является специализация, которая заключается в выделении отдельных видов работ и передачи их отдельным, специально образованным подразделениям. Каждый отдельный элемент (подразделение, отдел, цех), входящий в организацию (учреждение), и сама организация имеют свои роли или ролевые функции. Для организации в целом - это ее основная миссия, целевая функция, а для элементов организации - это способность выполнить конкретную работу, проявить определенное поведение или, в общем смысле, способность внести вклад в функционирование организации, который способствовал бы выполнению целевой функции организации.
Отдельные звенья организации выполняют различные функции, к основным из которых относятся:
техническая (организация производства и изготовление продукции);
коммерческая (поиск клиентов, прием заказов, назначение цен, закупка и реализация и т.д.);
учетная (учет расходования и движения материальных ресурсов);
финансовая (управление и распределение финансовых ресурсов, исполнение кредитной политики);
административная (координация выполнения остальных функций, управление людьми и контроль над результатами).
Административная функция, помимо организации работы, руководства и контроля за деятельностью организации включает в себя координацию. Координация состоит в обеспечении согласованной деятельности специализированных подразделений организации, направленной на достижение основной цели.
В своей внутренней деятельности и в отношениях с другими предприятиями организация руководствуется внутренней и внешней стратегией. Стратегия – это набор правил для принятия решений, которыми организация руководствуется в своей деятельности. Стратегией внешней деятельностиназываются правила, по которым складываются отношения фирмы с внешней средой.