Цели и задачи совместной работы

 

Все приложения Office 97 снабжены инструментарием создания документов для интрасети. Это простые в применении инструменты, такие как быстрое преобразование из формата HTML в формат Office и обратно. Они помогут конечным пользователям выполнить работу быстро и эффективно и, кроме того, обеспечат доступ к данным не только настольных приложений, но и данным в масштабе предприятия. Эти инструменты Office 97 особенно удобны для создания документов, которые постоянно обновляются (например, списков товаров и цен, бизнес-планов и спецификаций изделий). Публикация таких материалов будет способствовать своевременному оповещению всех заинтересованных пользователей о последних изменениях.

Важная информация, хранящаяся в БД и интрасетях организаций, должна быть легко доступна пользователям на уровне рабочего стола для анализа и эффективного принятия решений. Три основных инструмента анализа данных Office – Microsoft Excel, Microsoft Access и Microsoft Project. Некоторые их возможности перечислены ниже:

• Сводные таблицы.

Пользовательские отчеты можно создавать буксировкой полей в сводную таблицу. Основой сводной таблицы могут служить данные из рабочих книг Microsoft Excel и из любой базы данных ODBC.Чтобы воспользоваться данными из БД ODBC, необходимо установить соответствующий драйвер, а также задать имя источника данных и сконфигурировать доступ к нему.

• Запросы в Интернете.

Помимо запросов к корпоративным БД ODBC, вы можете с помощью Web-запросов Microsoft Excel 97 обращаться к БД в Интернете. Например, можно запросить демографическую БД, а затем, проанализировав результат запроса средствами Microsoft Excel, оценить перспективы рынка.

• Реляционные базы данных.

Microsoft Access – мощная и в то же время простая в использовании СУБД, позво­ляющая конечным пользователям создавать несложные БД, а профессионалам в области информационных систем – полномасштабные приложения.

• Управление проектом.

Microsoft Project позволяет оценить время, необходимое для выполнения проекта, определить, как изменения в графике повлияют на запланированную дату окончания работ и выяснить, насколько эффективно используются ресурсы.

Коллективная работа – одно из наиболее мощных применений интрасети. Ниже представлены типичные примеры такой работы.

• Коллективное авторство.

Часто над созданием одного документа трудятся несколько авторов – например, над финансовой сметой или над развернутыми спецификациями изделия.

• Рецензирование и редактирование.

Рецензирование и редактирование документа – непременный атрибут коллективной работы. Office включает набор инструментов для поддержки этого вида деятельности: например, приложения Microsoft Excel и Microsoft Word поддерживают примечания и регистрацию изменений.

• Общие книги.

Microsoft Excel 97 упрощает одновременный доступ нескольких пользователей к рабочей книге с помощью диалогового окна Доступ к книге (Share Workbook) менюСервис (Tools).

 

Кроме того, Office снабжен инструментарием для регистрации и просмотра изменений в документе и, если необходимо, возврата к предыдущей версии:

• Исправления.

– Office позволяет отслеживать все изменения в файле с помощью механизма исправлений. Исправления каждого пользователя выделяются своим цветом: в Mic­rosoft Excel это цветная рамка вокруг ячейки, а в Microsoft Word измененный текст выделяется другим цветом или специальным форматированием (подчеркиванием или перечеркиванием);

• Разрешение конфликтов.

Имея возможность регистрировать все изменения данных, автор может отменить какие-то из них. ПанельРецензирование (Review) позволяет просмотреть все исправления и примечания и решить, какие изменения принять, а какие отклонить.

Общий доступ к корпоративной информации необходим во многих ситуациях. Это может касаться, например, сведений о производимых изделиях, о связях с заказчиками, телефонной книги компании и т. д. Встроенные средства Microsoft Office позволяют успешно решать эти задачи как в рамках интранет, так и в глобальной сети Internet.

5.2. Методы исредства совместной работы

 

Большинство организаций планируют интрасети для использования как документов в формате HTML, так и в формате Office. Исходя из этого, в приложениях Office предусмотрены одинаковые, простые в использовании инструменты для создания документов обоих типов. Так, например, диапазон рабочего листа и диаграмму из Microsoft Excel можно преобразовать в таблицу HTML и изображение в формате GIF. Фактически все приложения Office 97 могут напрямую работать с форматом HTML (см. табл. 5.1.).

Создавая интрасеть, необходимо подобрать технологию, которая наилучшим образом отвечает потребностям организации. Формат HTML – эффективное решение для распространения информации в разнородной среде.

С другой стороны, естественные форматы документов Office специально предназначены для распространения информации, которая разрабатывается коллективно и может часто меняться. Например, коллектив сотрудников может заниматься разработкой бизнес-плана с подробными календарными графиками и финансовыми расчетами. В такой ситуации особенно важны такие средства Office, как комментарии, регистрация изменений и отслеживание версий.

Office – мощный и гибкий инструмент для подготовки материалов в обоих форматах. Ниже перечислены наиболее распространенные задачи, характерные для интрасети, и показано, в каких случаях использовать формат HTML, а в каких – формат Office.

Таблица 5.1.

Обеспечение задач интрасети

 

Безупречная интеграция Office с наиболее распространенными программами просмотра Web (Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigator и другими) достигнута с помощью технологии документов ActiveX. Эта технология позволяет контейнерным приложениям, каковыми являются программы просмотра Web, открывать файлы Office непосредственно в своем окне.

Технология документов ActiveX объединяет навигационные возможности программ просмотра Web с удобством и гибкостью Office, предоставляя полный доступ к панелям инструментов и командам меню.

Приложения Office особенно удачно взаимодействуют с Microsoft Internet Explorer. Эти продукты имеют согласованные панели инструментов, буферы обмена и спискиИзбранное (Favorites).

Документы часто входят в состав группы связанных файлов. Наличие гиперссылок между документами предоставляет читателю (и автору) удобный доступ к связанной информации. Например, ежегодный отчет (в виде документа Microsoft Word), публикуемый на узле интрасети, можно снабдить гиперссылками на таблицу Microsoft Excel с годовым балансом, чтобы дать пользователям возможность детального анализа.

Чтобы облегчить создание и редактирование гиперссылок, в Office имеется общее для всех приложений диалоговое окноДобавить гиперссылку (Insert Hyperlink), которое вызывается командой Гиперссылка (Hyperlink) менюВставка (Insert).

Гиперссылка может указывать куда угодно – на другие документы Office, на документ HTML или на любой другой файл. Адрес задается в виде полного пути, универсального указателя ресурса (Uniform Resource Locator, URL), пути в формате универсального соглашения именования (Universal Naming Convention, UNC) или узла сервера протокола передачи файлов (File Transfer Protocol, FTP). Гиперссылку можно “приклеить” к самым разным объектам, включая текст, рисунки, таблицы, слайды презентаций и т. д.

С точки зрения администратора, работа с гиперссылками проще, чем со ссылками OLE или DDE: в этом случае приложения Office поддерживают связь с источником данных, что вызывает проблемы управления документами (особенно в течение длительного промежутка времени). Гиперссылки же являются прежде всего навигационным инструментом.

Поддержка гиперссылок ориентирована на корпоративные сети и интрасети предприятий с высокоскоростными линиями связи и прямым доступом к файлам. Использование гиперссылок в локальной сети предприятия или в региональной вычислительной сети не требует ни новых функциональных возможностей сервера, ни наличия протокола HTTP или какого-то специального программного обеспечения Web-сервера. Office также поддерживает гиперссылки на документы в Интернете, хотя скорость доступа может оказаться намного ниже.

Навигация по документам Office с помощью гиперссылок аналогична навигации в Web; чтобы усилить сходство, в Office 97 введена общая для всех приложений Office панель инструментовWeb (см. рис 5.1).

 

Панель инструментов Web похожа на стандартные средства программ просмотра Web: в ней также есть кнопки перемещения вперед, назад и на основную страницу. С помощью кнопкиНайти в Web (Search the Web) пользователи могут вести поиск в интрасети и в Интернете. Адрес URL или полное имя файла можно ввести в полеАдрес (Address); здесь же хранится список документов и узлов, открывавшихся в последнее время. Как и диалоговое окноОткрыть (Open) Office, которое открывается из меню Файл (File), менюИзбранное (Favorites) предоставляет удобный доступ к узлам, которым пользователь отдает предпочтение.

Разработка презентаций

Презентации– это организация мультимедийных приложений на локальном компьютере или сервере сети.

Мультимедиа – средства представления и обмена информацией, которая содержит текст, звуковое и видео- сопровождение.

Поскольку в PowerPoint нет средств защиты презентаций или содержимого слайдов, следует использовать средства защиты операционной системы.

Например, в Windows NT Server версий 3.51 и 4.0, а также в Windows 2000 Server администратор рабочей группы может обеспечить защиту папок и файлов и установить на сервере права доступа для пользователей. Сами пользователи PowerPoint в этих операционных системах могут защитить свои папки и файлы, а также, имея соответствующие разрешения, установить права доступа для других пользователей. В PowerPoint под управлением Windows 95 (98) можно ограничить совместное использование папок и защитить файлы, установив для них доступ “только на чтение”.

Члены рабочей группы могут рецензировать презентации, рассылая их по электронной почте, и добавлять к слайдам свои примечания.

Чтобы разослать презентацию рабочей группе следует:

1. В режиме слайдов выбрать в менюВставка (Insert) командуПримечание (Comment). В текущем слайде появится пустое текстовое окно.

2. Ввести в текстовое окно примечания.

3. Повторить пп. 1-2 для каждого слайда, который нужно снабдить примечаниями.

4. В менюФайл (File) выбрать подменюОтправить (Send To), а в нем командуПо маршруту (Routing Recipient).

5. В окнеИмя конфигурации (Profile Name) выбрать нужный профиль пользователя.

6. В диалоговом окнеДобавить маршрут (Add Routing Slip) нажать кнопкуАдрес (Address) и выбрать адресата.

7. В окнеТекст сообщения (Message text) ввести текст сообщения, установить флажок Возврат по окончании (Return when done) и нажать кнопкуРазослать (Route).

Получив презентацию, члены рабочей группы могут снабдить ее своими примечаниями. Когда все получатели просмотрят презентацию, она возвращается назад.

Примечания – это текстовые объекты с определенным форматированием. Форматирование (по умолчанию) можно изменить командойПримечание менюФормат (Format); команды подменюИзменить автофигуры (Change AutoShape) менюРисование (Draw) позволяют изменить форму объекта. Любой член рабочей группы может, используя различные формы и форматы, разнообразить примечания.

Если примечания загромождают слайд, можно спрятать их командойПримечания менюВид(View). Чтобы вывести примечания, нужно снова выбрать эту команду. Примечания отображаются в верхнем слое слайда.

Мастер упаковки (Pack and Go Wizard) упаковывает содержимое презентации так, что она может быть показана на другом компьютере (скажем, на портативном). Поскольку мастер может вместе с презентацией упаковать средство просмотра PowerPoint Viewer, устанавливать PowerPoint на компьютере назначения не нужно. Мастер упаковки запускается командойУпаковать (Pack and Go) менюФайл (File).

Чтобы просмотреть презентации с управляющими элементами ActiveX, связанными или внедренными объектами, на компьютере назначения нужно установить соответствующие компоненты. Если, например, в презентацию входят объекты Microsoft Graph, отсутствующего на компьютере назначения, диаграммы в презентации будут доступны только для чтения.

Если презентация переносится на компьютер, на котором не установлен PowerPoint, вместе с презентацией нужно упаковать средство просмотра PowerPoint Viewer. Мастер упаковки позволяет упаковать и 32-битное (для Windows NT Workstation 3.51/4.0 или Windows 95), и 16-битное средства (для Windows 3.1).

Мастер упаковки сохраняет презентацию в соответствии с выбранным средством просмотра и принятым по умолчанию форматом, задаваемым на вкладкеОбщие (General) диалогового окнаПараметры (Options) менюСервис (Tools).

САВ-файл упакованной презентации содержит не только все необходимые файлы, но и мастер упаковки. На компьютере назначения мастер распаковывает САВ-файл и записывает значения необходимых параметров в реестр или в файл PowerPnt.ini (в зависимости от версии Windows).

Если в состав упакованной презентации входит 16-битное средство просмотра, мастер устанавливает его на компьютере назначения, после чего можно запустить средство просмотра и открыть презентацию. Если упаковано 32-битное средство просмотра, мастер предложит выбрать вариант автоматического запуска средства просмотра при открытии презентации.

Для воспроизведения презентации с портативного компьютера обычно используется большой монитор, подключенный к нему. Если же монитор подключен к компьютеру с установленным PowerPoint 97, можно воспроизвести презентацию с портативного компьютера, выбрав командуРепетиция на двух экранах менюПоказ слайдов.