Для самостоятельной работы

Работа 7. Способы оформления писем

Письма отличаются большим разнообразием: от приглашений и предложений, до претензий и гарантий. В зависимости от содержания, их можно представлять в разной форме. Форма приглашений и предложений может быть достаточно свободной. Письма-претензии и гарантии, являясь юридическими документами, должны иметь строгую форму, обусловленную требованиями стандартов.

Далее приведены примеры различных писем, которые вам предстоит оформить, используя различные средства.

ЗАО МНТ оказывает услуги по обучению специалистов сферы управления. Применяются новейшие технологии обучения: компьютерное тестирование, психологический тренинг, экономические и управленческие игры с глубоким погружением в выбранную предметную область. Преподают на курсах высококвалифицированные специалисты, в том числе и иностранные. По окончании обучения выдается сертификат. По желанию слушателя ему предоставляется возможность выбора престижных вакансий из базы данных МНТ.

Письмо-благодарность (направляется по конкретному адресу от имени ЗАО МНТ).

Благодарим Вас за содействие в организации бизнес-тура по странам Западной Европы. Участники тура остались довольны уровнем организации и обслуживания. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Письмо-просьба (направляется директору конкретного предприятия от имени директора ЗАО МНТ).

В рамках соглашения о совместной деятельности, прошу оказать содействие в организации производственной практики для слушателей «Курсов повышения квалификации работников управленческого аппарата» на период с 1.04.2001 по 1.07.2001 г.

Письмо-напоминание (направляется на конкретное предприятие от имени ответственного лица из администрации ЗАО МНТ, адресуется директору или его заместителям).

Срок договора об оказании Вам юридических услуг по организации холдинга NORD истекает 30.06.2001. Для продления или расторжения договора вам следует обратиться в юридический отдел МНТ не позднее 29.06.2001.

Письмо-извещение (направляется на конкретное предприятие от имени ЗАО МНТ, адресуется директору).

Ставим Вас в известность, что обязательства, взятые на себя ЗАО МНТ в связи с организацией маркетингового исследования российского рынка холодильных установок, выполнены. Специалисты ЗАО МНТ подготовили соответствующий отчет. Сообщите время и место совещания по его обсуждению и принятию плана дальнейшей совместной деятельности.

Письмо-отказ (направляется конкретному адресату от имени администрации ЗАО МНТ).

К сожалению, в настоящее время удовлетворить Вашу просьбу о трудоустройстве предприятие не может, в связи с отсутствием вакансии. Ваше резюме внесено в базу данных приоритетных специалистов. Незамедлительно сообщим Вам при первой появившейся возможности.

Задание 1. Создание письма при помощи шаблона Word

Письмо-предложение направляется рассылкой по электронной почте в различные организации и учреждения, адреса которых найдены по справочнику.

Письмо-предложение, как правило, носит рекламный характер, поэтому может быть написано в свободном стиле. Для его создания можно использовать шаблоны писем, имеющиеся в Word.

Технология работы

1. Выберите команду создания нового документа Файл > Создать.

2. Выберите вкладку Письма и факсы (рис. 7.1).

Рис. 7.1. Создание письма с помощью существующего шаблона.

3. Выберите один из видов писем: Современное, Изысканное или Стандартное.

4. Установите переключатель Создать на Документ > нажмите ОК.

5. Если появившаяся форма письма вас не устраивает, смените вид письма, повторив предыдущие пункты.

6. В появившемся шаблоне выделяйте щелчком мыши содержимое квадратных скобок и вводите соответствующие реквизиты.

7. Введите текст письма-предложения.

8. Сохраните документ в папке личной папке студента под именем Письмо-предложение.doc.

Примерный вид получившегося письма-предложения, оформленного в изысканном стиле, представлен на рис. 7.2.

Рис. 7.1. Пример готового письма-предложения

Задание 2. Создание письма на бланке предприятия

Письмо-благодарность является актом вежливости по отношению к партнерам. Стиль и форма такого письма могут быть свободными. Подобное письмо можно оформить на фирменном бланке предприятия.

ЗАМЕЧАНИЕ: если созданные ранее фирменные бланки предприятия сохранены только в личной папке студента и не являются шаблонами, т.е. расширение файлов DOC, а не DOT, то следует предварительно выполнить следующие действия, а потом только воспользоваться технологией работы:

- открыть в редакторе один из фирменных бланков, например, БланкПродольныйИздательство.doc

- проверьте параметры страницы вашего бланка, выполнив команду Файл > Параметры страницы > на вкладке Поля введите, как показано на рис. 7.2.

Рис. 7.2. Настройка полей документа

- проверить расположение реквизитов на бланке, при необходимости откорректировать;

- выполнить команду Файл > Сохранить как…> в поле «Тип файла» выбрать Шаблон документа (при этом в поле «Папка» откроется папка Шаблоны)> в поле «Имя файла» ввести БланкПродольныйИздательство (рис. 7.3) > кнопка «Сохранить» > закрыть окно документа.

- Рис. 7.3. Сохранение документа как шаблона

- повторитьописанные действия для двух других бланков – углового и с центральным расположением реквизитов.

Технология работы

1. Создайте новый документ на базе ранее созданного вами бланка предприятия.

Для этого:

• выберите команду создания нового документа: Файл > Создать;

• на вкладке Общие выберите шаблон ранее созданного вами бланка предприятия, например, БланкПродольныйИздательство;

• установите переключатель Создать на Документ > нажмите ОК (рис. 7.4).

• выберите шрифтTimes New Roman, размер 14 пунктов.

Рис. 7.4. Сохранение документа на основе созданного шаблона фирменного бланка

2. На появившемся бланке предприятия наберите реквизит Адрес получателя (придумать), задав отступ абзаца с левой стороны 10 см или, с помощью инструмента Надпись из Панели инструментов Рисование создайте надпись шириной приблизительно 7 см, задайте шрифт размером 12-14 пунктов, выравнивание по левому краю, междустрочный интервал одинарный или полуторный и потом наберите реквизит Адрес в надписи. Откючите видимость границы надписи с помощью ПИ Рисование.

3. Чтобы вывести курсор ниже надписи, нажать несколько раз Enter после даты. Если не получается, вызвать контекстное меню надписи и выбрать обтекание сверху и снизу.

4. Вставьте автотекст-приветствие: Вставка > Автотекст > Приветствие, выберите слова приветствия из появившегося списка, разместите по приветствие по центру.

5. Наберите текст письма-благодарности, задав отступ первой строки, выравнивание абзаца по ширине, интервал полуторный.

6. В качестве подписи вставьте автотекст-прощание: Вставка > Автотекст > Прощание, выберите слова прощания из появившегося списка.

7. Наберите реквизиты Подпись и Дата.

8. Выделите текст письма, адрес получателя, подпись и дату, прощание и задайте шрифт 14 пунктов, если это не было выполнено ранее.

9. Сохраните документ в личной папке студента под именем Письмо-благодарность.

Примерный вид получившегося письма-благодарности, оформленного на фирменном бланке предприятия, представлен на рис. 7.5.

Уважаемые господа!

Большое спасибо.

Администрация ТСО Украины15.02.05

Рис. 7.5. Письмо на фирменном бланке предприятия

Задание 3. Письма на бланках с продольным расположением реквизитов

Приведенные в качестве примеров письма различаются по степени официальности. К примеру, письмо-просьба имеет более официальный характер, чем письмо-предложение или письмо-благодарность, так как оно требует официального ответа. Такое письмо следует оформить по всем правилам деловой переписки.

Расположение реквизитов на официальных документах регламентируется ГОСТами.

Создадим бланк для писем и факсов с продольным расположением реквизитов. За основу такого бланка возьмем уже созданный ранее бланк предприятия.

Для соблюдения правил размещения реквизитов, используем таблицу во всю ширину листа (для каждого реквизита — своя ячейка). Границы таблицы по окончании работы можно скрыть, чтобы их не было видно в окончательном документе и при его распечатке.

Технология работы

1. Создайте бланк письма с продольным расположением реквизитов следующего образца.

Заголовок

Текст

Должность	Подпись	И.О.Фамилия

Для этого:

• создайте новый документ на основе шаблона Бланк: Файл > Создать > на вкладке Общие выберите, например, БланкДвухязычныйИздательтво или БланкЦентральныйИздательво> установите переключатель Создать на Документ > нажмите ОК;

• с помощью инструмента Надпись из Панели инструментов Рисование создайте надпись шириной приблизительно 7 см, задайте шрифт размером 12-14 пунктов, выравнивание по левому краю, междустрочный интервал одинарный или полуторный, напишите слово Адресат (см. выше).

• чтобы вывести курсор ниже надписи, нажать несколько раз Enter после даты. Если не получается, вызовите для надписи контекстное меню и выберите Формат надписи, задайте Обтекание сверху и снизу;

• при помощи кнопки Добавить таблицу откройте в документе таблицу (2 столбца, 5 строк);

• расширить первый столбец (приблизительно до отметки 9 см на линейке);

• выделите правую нижнюю ячейку и разделите ее на две: Таблица > Разбить ячейки;

• объедините группы ячеек, как показано в приведенном выше образце: Выделить ячейки >Таблица > Объединить ячейки;

• заполните таблицу по образцу, задав шрифт размером 14 пунктов, полужирный для заголовка и подписи, для ячейки со словами Текст, задать выравнивание по ширине, отступ первой строки, междустрочный интервал полуторный.

2. Сохраните документ под именем БланкПисьмаПрод в виде шаблона в папке Шаблоны: Файл > Сохранить как... > выбрать тип файла «Шаблон документа» > в поле «Имя файла» ввестиБланкПисьмаПрод > нажать ОК.

12.11.2004 г. 315 185 от 05.11.2004 г.

Создайте письмо на основе созданного бланка письма, используя следующий образец.

Об исследовании рынка холодильных установок

Ставим Вас в известность, что обязательства, взятые на себя ТСО Украины в связи с организацией маркетингового исследования российского рынка холодильных установок выполнены. Специалисты ТСО подготовили соответствующий отчет. Сообщите время и место совещания по его обсуждению и принятию плана дальнейшей совместной деятельности.

Директор по маркетингу ТСО Ураины	Подпись	А.И.Андреева

Технология работы

• Выберите команду создания нового документа Файл > Создать;

• на вкладке Общие выберите БланкПисьмаПрод;

• установите переключатель Создать на Документ> нажмите ОК;

• на появившемся бланке поочередно выделяйте названия реквизитов и заменяйте их конкретным содержанием для письма-извещения;

• щелкните по границе надписи, уберите прорисовку линии границы надписи для Адресата;

• щелкните в области таблицы правой кнопкой мышки и выберите в контекстном меню команду Границы и заливка;

• на вкладке Границы выберите тип Нет (контуры границ при этом останутся в документе в виде невидимых рамок, при выводе документа на принтер они не печатаются).

4. Сохраните письмо как документ Word в личной папке студента под именем Письмо-извещение.

Задание 4. Письма на бланках с угловым расположением реквизитов

Технология работы

1. Создайте бланк письма с угловым расположением реквизитов, используя следующий образец.

• Создайте новый документ-шаблон: Файл > Создать > на вкладке Общие выбрать Новый документ > установить переключатель Создать на Шаблон > нажать ОК;

• при помощи меню Таблица откройте в документе таблицу 11x2: Таблица > Добавить > Таблица > в настроечном окне Вставка таблицы задать число столбцов и строк (рис. 7.6);

• расширить первый столбец (приблизительно до отметки 9 см на линейке);

• выделите правую нижнюю ячейку и разделите ее на две: Таблица > Разбить ячейки;

• объедините ячейки таблицы по образцу: выделить группу > Таблица > Объединить ячейки;

• заполните две верхние левые ячейки реквизитами предприятия-отправителя (они будут неизменны во всех письмах);

• при помощи кнопки По центру установите реквизиты по центру ячеек;

• заполните таблицу по образцу: размеры шрифтов, начертания и выравнивание абзацев см. в предыдущем задании, причем Заголовок можно оставить с выраваниванием по левому краю.

2. Сохраните документ в виде шаблона в папке Шаблоны под именем БланкПисьмаУгл: Файл > Сохранить как... > выбрать тип файлаШаблон документа, если это не было сделано ранее > ввести имя БланкПисьмаУгл > нажать ОК.

Рис. 7.6. Настройка параметров таблицы

Задание 5. Дополнение глоссария речевыми штампами деловой переписки

Как уже говорилось в теоретической части учебника, служебное, деловое письмо отличается от обычного. Это отличие заключается в том, что в деловой переписке повторяются принятые формы приветствия, прощания, темы писем, некоторые фразы и словосочетания и т. п. Поэтому имеет смысл создать библиотеку типовых элементов документа. Среда Word позволяет создать такую библиотеку (глоссарий). Некоторые часто встречающиеся слова и словосочетания уже имеются среди элементов автотекста. Но глоссарий можно дополнить.

Технология работы

1. Создайте новый документ.

2. Выделите часть текста, которая подлежит внесению в глоссарий, например «Уважаемые коллеги!».

3. Введите выделенный текст в глоссарий.

Для этого: Уважаемые коллеги!

• выберите команду создания автотекста: Вставка > Автотекст > Создать (рис. 7.7);

• в появившемся окне появится название элемента автотекста Уважаемые коллеги! (оно основано на выделенном фрагменте);

• если имя элемента (например, обращение), появившееся в окне, сокращено, но полная фраза содержит не более 32 символов, то для удобства поиска допечатайте ее в окошке полностью;

• если фраза длинная (более 32 символов), введите в окошко короткое название, отражающее ее суть;

• если имя элемента автотекста вас устраивает, нажмите ОК.

4. Проверьте содержимое глоссария, убедившись, что он дополнен: Вставка > Автотекст > Автотекст > вкладка Автотекст > выбрать по названию из списка > щелкнуть на кнопке Вставить;

Рис. 7.7. Окно внесения автотекста

4. Удалите из глоссария ненужные элементы автотекста: Вставка > Автотекст > Автотекст > вкладка Автотекст > выбрать по названию из списка > щелкнуть на кнопке Удалить.

ПРИМЕЧАНИЕЭлементы автотекста можно добавлять прямо на соответствующей вкладке: Вставка > Автотекст > Автотекст > вкладка Автотекст > ввести имя нового элемента > щелкнуть на кнопке Добавить.

Задание 6. Сохранение вариантов эмблемы в глоссарии

Глоссарий Word может содержать не только фрагменты текста, но и рисунки, например, эмблему предприятия, часто используемые значки (телефон, книгу, ножницы и т. п.).

Технология работы

1. Откройте файл с эмблемой, например, любой из фирменных бланков Вашего предприятия.

2. Выделите графический объект Эмблема.

3. Создайте новый элемент автотекста: Вставка > Автотекст > Создать.

4. Введите имя элемента: например, ЭмблемаИздательства, затем нажмите ОК (рис. 7.8).

Рис. 7.8. Окно создания элемента автотекста.

Для самостоятельной работы

Задание 1.Самостоятельно, по алгоритму, описанному выше, составьте письмо-просьбу, используя бланк письма с угловым расположением реквизитов, используя приведенный ниже пример. Добавьте элемент автотекста Эмблема, например, ЭмблемаИздательства.

Задание 2.Оформите другие письма, тексты которых приведены в начале данной работы, используя созданные шаблоны бланков писем.

Задание 3. Добавьте в глоссарий общепринятые в деловой переписке языковые формулы, дав наиболее длинным фразам емкие короткие названия:

o Просим изыскать возможность...

o Напоминаем, что...

o Предлагаем сотрудничество...

o Представляем на рассмотрение...

o Выражаем глубокую признательность...

o В соответствии с договоренностью...

o Просим Вас рассмотреть вопрос о...

o Доставку груза гарантируем...

o Гарантируем своевременную оплату. Наш расчетный счет...

o ...в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...

o ...в случае отказа вынуждены будем обратиться в суд...

Задание 4.Пользуясь алгоритмом создания шаблонов писем, составьте шаблон расписки по образцу, приведенному ниже, используя табуляцию с подчеркиванием для дальнейшей возможности вписывания данных. Шаблон сохранить под именем Шаблон расписки в папке Шаблоны. Образец расписки:

Наименование предприятия

РАСПИСКА

Сотрудника

(фамилия, имя, отчество)

работающего в должности место работы

служебный телефон

Домашний адрес:

Паспорт: серия №. Выданный,

(где. кем и когда)

Поименованные ниже ценности (основные средства и малоценные и быстроизнашивающиеся предметы) получил(а) во временное пользование. Обязуюсь использовать по прямому назначению и возвратить не позднее указанного срока. При невозврате в срок обязуюсь оплатить стоимость ценностей по розничной цене в бесспорном порядке.

Список выданных ценностей.

«»200г. Подпись

Выдачу разрешил

(должность. И.О. Фамилия, подпись)

Задание 5.Создать на основе созданного выше шаблона расписки оформить расписку на работника Вашего предприятия. Файл сохранить в личной папке студента под именеи Расписка.doc