Унифицированные системы документации
Копейкина М.
ФГУ-08
Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Суть унификации сводится к сокращению и предупреждению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. До недавнего времени, например, в почтовом обращении в России насчитывалось порядка 20 типоразмеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, местам расположения «окон» для указания адреса и другим признакам. Сейчас число типоразмеров заметно сократилось, однако не настолько, чтобы отказаться от ручной обработки корреспонденции и перейти на автоматизированную сортировку ее по почтовым индексам.
Любой документ функционирует в организации совместно с другими документами, создающими в совокупности документные образования определенного назначения (управленческие, бухгалтерские, отчетно-статистические, по социальному обеспечению и др.). Подобные совокупности взаимосвязанных документов называют системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД). Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение их информационной совместимости, более эффективное использование вычислительной техники.
Разработку УСД, в порядке, установленном Правительством РФ, осуществляют федеральные структуры управления в соответствии со своим отраслевым назначением. УСД одного назначения (например, унифицированные системы управленческой документации) сводятся в нормативный документ, называемый Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Иные унифицированные системы документации объединяются в свои отраслевые классификаторы. Все классификаторы унифицированных систем документации входят в состав и являются частями Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации, охватывающей унифицированные системы документации и соответствующие формы документов, разрешенные к применению в народном хозяйстве РФ.
Что касается управленческой документации, интересующей нас в первую очередь, то согласно Общероссийскому классификатору ОК 011—93 в настоящее время в стране действуют следующие УСД:
• унифицированная система организационно-распорядительной документации (код 0200000);
• унифицированная система первичной учетной документации (код 0300000);
• унифицированная система банковской документации (код 0400000);
• унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (код 0500000);
• унифицированная система отчетно-статистической документации (код 0600000);
• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации (код 0700000);
• унифицированная система документации по труду (код 0800000);
• унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации (код 0900000);
• унифицированная система внешнеторговой документации (код 1000000);
В восьмизначном кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации:
• первый и второй знаки (класс форм) — принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации (например, 02 — унифицированная система организационно-распорядительной документации;
• третий и четвертый знаки (подкласс форм) — общность содержания множества форм документов и направленность их использования (например, 01 — документация по учету и распределению средств);
• пятый, шестой и седьмой знаки — регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса (например, 004 — расчетная ведомость по страховым взносам);
• восьмой знак — контрольное число.
Кодовые обозначения объектов ОКУД подлежат простановке во всех унифицированных формах документов.
Наряду с ОКУД назовем другие классификаторы, с которыми нам придется столкнуться в процессе изложения материала: Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общероссийский классификатор профессий рабочих, Унифицированная система организационно-распорядительной документации (код 0200000)
Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации и последующему включению в ОКУД. К сожалению, разделы ОКУД ведутся с недостаточной оперативностью — за рамками классификатора в настоящее время остались некоторые документы, введенные в действие Гражданским кодексом РФ. В то же время в нем сохраняются некоторые формы, не используемые на практике.
Унификация деловых документов осуществляется на основе стандартной графической модели построения документов. Модель представляет собой конструкционную сетку из пересекающихся под прямым углом вертикальных и горизонтальных линий, выполненных с определенным шагом (2,6 мм по горизонтали и 4,25 мм по вертикали. Допускается использовать конструкционную сетку с шагом письма 2,54 мм и межстрочным интервалом 4,24 мм). Конструкционная сетка (рис. 1.10) позволяет по координатам точек пересечения линий определить места размещений информационных элементов, из которых формируется документ (адрес, дата, текст, подпись и т. п.).
На основе конструкционной сетки для всего множества документов, используемых в той или иной сфере деятельности, создается формуляр-образец, предусматривающий зоны (ячейки, прямоугольники) размещения информационных элементов документа, называемых в делопроизводстве реквизитами. Конструкционная сетка позволяет описывать документ в формализованном виде. Требования к построению формуляра-образца деловых документов изложены в ГОСТ 6.10.5—87. В разработке унифицированных систем документации в народном хозяйстве на основе изложенного подхода накоплен большой опыт.
К числу методов унификации управленческой документации относятся также типизация, трафаретизация, представление документов в анкетной форме и составление документов по образцам. Типизация документов заключается в разработке для определенной сферы использования универсальных документальных решений, которые при последующей доработке под конкретные условия применения становятся действующими нормативными актами или руководящими материалами конкретной организации. Например, типовой договор поставки товаров, типовое положение о канцелярии организации, типовые правила внутреннего трудового распорядка и т. п.
Трафаретизация документов сводится к подготовке бланка документа с заранее напечатанной частью текста и специально оставленными пробелами, заполняемыми составителем документа при его окончательном оформлении. Трафаретные документы находят широкое применение в документации по личному составу (анкеты, приказы о приеме на работу и др.).
Представление документов в анкетной форме — способ пространственной организации словесного материала, при котором постоянная информация, как правило, приводится в виде перечня вопросов, расположенных в левой части листа, строками одна под другой. Переменная информация в виде ответов на вопросы наносится на свободном месте листа с его правой стороны. Широкое применение анкеты находят в технике социологических исследований, при составлении сводок, оформлении заказов и т. д.
Составление документов по образцам заключается в подготовке большого числа документов в различных деловых ситуациях по аналогии с предложенными примерами (заявление, характеристика, объяснительная записка, нотариальнозаверяемые документы и др.).
Унификация в документировании может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.
Суть стандартизации в делопроизводстве заключается в разработке оптимальных правил и требований по составлению, оформлению, документооборту и архивному хранению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения на добровольных началах. Принятые в установленном порядке правила и требования могут быть оформлены в виде национального стандарта России (ГОСТ Р) или стандарта организации (по традиции стандарты низовых организаций, предприятий, фирм обозначаются аббревиатурой СТП — стандарт предприятия).
Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32—91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления)* или на их элементы (например, ГОСТ 9327— 60. Бумага потребительская. Форматы), так и унифицированные системы документации, например, унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).
Национальные стандарты (ГОСТ Р, а также разрешенные к применению ГОСТ) действуют на территории Российской Федерации без каких-либо ограничений. Стандарты организаций (СТП) в России могут разрабатываться и применяться организациями в следующих случаях:
• для обеспечения использования на предприятиях технических регламентов РФ, ГОСТ Р, ГОСТ, международных стандартов, национальных стандартов зарубежных стран, стандартов научно-технических, инженерных обществ и различных общественных объединений, СТП других организаций;
• на создаваемые на данном предприятии продукцию, услуги и производственные процессы (работы).
Национальные стандарты и Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, в том числе правила их разработки и применения, представляют собой национальную систему стандартизации. Вопросы государственного управления стандартизацией в РФ, включая координацию деятельности федеральных органов управления, взаимодействие с органами власти субъектов РФ, осуществляет Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии, образованное на базе Госстандарта России.
В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ Государственный комитет Российской Федерации по статистике постановляет:
1. Утвердить согласованные с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:
1.1. По учету кадров:
№ Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу",
№ Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу",
№ Т-2 "Личная карточка работника",
№ Т-2ГС(МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего",
№ Т-3 "Штатное расписание",
№ Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника",
№ Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу",
№ Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу",
№ Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику",
№ Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам",
№ Т-7 "График отпусков",
№ Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)",
№ Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)",
№ Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку",
№ Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку",
№ Т-10 "Командировочное удостоверение",
№ Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении",
№ Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника",
№ Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".
1.2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
№ Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда",
№ Т-13 "Табель учета рабочего времени",
№ Т-49 "Расчетно-платежная ведомость",
№ Т-51 "Расчетная ведомость",
№ Т-53 "Платежная ведомость",
№ Т-53а "Журнал регистрации платежных ведомостей",
№ Т-54 "Лицевой счет",
№ Т-54а "Лицевой счет (свт)",
№ Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику",
№ Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)",
№ Т-73 "Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы".
2. Распространить унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 настоящего Постановления, на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, в п. 1.2 - на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.
3. С введением указанных в п. 1 настоящего Постановления унифицированных форм первичной учетной документации признать утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26.
Председатель
Госкомстата России
В.Л.СОКОЛИН
Письмом Министерства юстиции Российской Федерации от 15 марта 2004 г. № 07/2732-ЮД признано не нуждающимся в государственной регистрации
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
[список документов]
ГОСТ Р 6.30-2003
Государственный стандарт Российской Федерации
Унифицированные системы документации
Унифицированная система организационно-распорядительной документации
Требования к оформлению документов
Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation.
Requirements for presentation of documents
Москва
Дата введения 2003-07-01
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.
ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России.
2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.
ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ.
Область применения
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).
Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.
Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.