Взірець п р о т о к о л у : Протокол № 5
загальних зборів
Товариства «Просвіта» ім.Т.Шевченка
Інституту економіки і менеджменту
НУ «Львівська політехніка»
від 18 лютого 2006 р.
Усього членів Товариства – 25
Присутні: 18 (реєстраційний листок додано)
Голова – (прізвище та ініціали)
Секретар – (прізвище та ініціали).
П о р я д о к д е н н и й
1. Інформація про підготовку до святкування Шевченківських днів (виступ голови культмасової комісії Калюжного В.П.).
2. Завдання кафедральних осередків та активістів «Просвіти» щодо поліпшення виховної роботи зі студентами ІНЕМ (доповідь голови інститутського осередку Товариства Захарчук М.В.).
Слухали: 1. Інформацію голови культмасової комісії Калюжного В.П. про підготовку до відзначення Шевченківських днів.
Зокрема, було запропоновано провести такі заходи: студентський конкурс на краще читання поезії Шевченка, інсти-тутський вечір «Думи Кобзаря», шевченківські читання в ака-демгрупах, а також підготувати тематичний випуск стінгазети.
Виступили: Члени Товариства Попелястий А.Я., Заставна М.Л., Діжак О.В., які підтримали пропозиції голови культмасової комісії та спинилися на деяких конкретних проблемах (фінансування заходів, підготовка оголошень тощо).
Ухвалили: 1. Інформацію Калюжного В.П. взяти до відома.
2. Доручити Діжаку О.В. підготовку оголошень.
3. Засадному С.В. доручити роботу над оформленням стінгазети.
Слухали: 2. Доповідь голови інститутського осередку Товариства «Просвіта» Захарчук М.В. про поліпшення виховної роботи зі студентами ІНЕМ (текст доповіді додано).
Виступили: 1. Член Товариства Зеленюк І.М., який вказав...
2. Голова мовної комісії Присядько Я.В., який поінформував...
3. Член Товариства Поліщук Г.В. звернув увагу на проблему...
Ухвалили: Схвалити із внесеними поправками постанову зборів (текст постанови додано).
Голова (підпис)
Секретар (підпис)
В И т я г
з протоколу №3 засідання старостату академгруп
Інституту економіки і менеджменту
Національного університету “Львівська політехніка”
від 26 жовтня 2006 р.
Усього членів – 55
Присутні: 48 (реєстраційний листок додано)
Голова – (прізвище та ініціали)
Секретар – (прізвище та ініціали)
Слухали: Про обрання студента ІІІ курсу Марценюка В.М. капітаном команди КВК від Інституту економіки та менеджменту на конкурс «Весна Політехніки».
Виступили: Студент групи МЕ-32 Куриляк А.Я. зауважив, що Марценюк В.М. уже два роки є активним членом інститутської команди, має досвід і відповідні організаторські навички.
Студент групи ЕК-41 Микитенко В.С. відзначив ак-торські здібності кандидата, вміння працювати в команді.
Староста групи ЕК-34 поінформував, що кандидат має авторитет серед студентів.
Ухвалили: Беручи до уваги позитивні відгуки, а також результати голосування («ЗА» – 48 осіб – одноголосно) обрати студента ІІІ курсу ІНЕМ Марценюка В.М. капітаном команди КВК від Інституту економіки і менеджменту на конкурс «Весна Політехніки».
Голова (підпис) П.А.Тишко
Секретар (підпис) О.П.Семенчук
Л И С Т
Лист – узагальнена назва різноманітних за змістом документів, які є засобом спілкування між установами, організаціями, підприємствами і приватними особами через поштовий зв’язок. Способом листування ведуть переговори, з’ясовують стосунки між підприємствами, викладають претензії.
Звичайно службовий лист друкують на виготовленому друкарським способом бланку, де є такі реквізити:
1. Герб, зображення нагород, емблема установи (якщо вона є).
2. Назва міністерства чи відомства.
3. Назва установи, організації, підприємства.
4. Назва структурного підрозділу.
5. Поштова й електронна адреса, номер телефону та факсу, номер рахунку в банку.
6. Номер і дата документа, на який дають відповідь.
Залежно від насичення логічними елементами листи можуть бути прості і складні.
Прості листи містять лише висновки. Додавши до такого листа коротке мотивування, робимо лист складним.
Порядок розміщення в листі доказів і висновків не є постійний. Якщо докази подають перед висновками – це прямий порядок викладу. А навпаки – зворотний порядок викладу. Цей порядок загалом зручніший у коротких листах (так готують листи керівні організації), у яких докази зведено до мінімуму.
У великих за обсягом листах доцільно використовувати прямий метод послідовних доказів і логічних висновків, щоб переконливо підвести адресата до необхідності виконати те, про що йдеться у висновках.
Усі ділові листи за функціональними ознаками поділяють на такі, що потребують листа-відповіді, й такі, що не потребують його. Серед перших розрізняють: листи-прохання, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги. Серед тих, що не потребують відповіді, – листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, листи-відмови, супровідні листи, листи-повідомлення, гарантійні листи, інформаційні листи, листи-розпорядження.
Логічні елементи змісту службового листа такі: вступ, докази і висновки.
Вступ охоплює перелік причин, що зумовили потребу листа. У доказах викладають історію питання, наводять факти, покликання на законодавство, цифрові дані, роблять логічні висновки. Висновок – головний логічний елемент листа, саме та його складова частина, в якій викладено суть питання, основну думку документа: прохання, пропозицію, згоду, відмову.
У листі має бути висловлено ще два аспекти: очікуваний результат і готовність до співпраці надалі.
Усе це разом зумовлює вибір першої та останньої фрази листа, а також місце головної (тобто такої, що має найважливіше змістове навантаження) фрази в тексті.
Для мотивування дій звичайно використовують обмежений набір фраз:
У процесі обміну досвідом...
У процесі надання технічної допомоги...
З метою подальшої співпраці...
З огляду на вказівку...
Вашу пропозицію схвалено...
Враховуючи...
Керуючись...
Беручи до уваги...
Вважаючи...
Порівнявши...
Попередження:
Після закінчення... денного терміну договір втрачає силу
Інститут зберігає за собою право...
Вашого прохання не візьмуть до уваги, якщо...
Гарантія:
Підприємство гарантує якість протягом...
Оплату гарантуємо...
Лист надіслано...
Управління не заперечує проти того, щоб...
Лист-запит і лист-прохання – найпоширеніший тип ділової кореспонденції. Як і всі інші, ці листи за змістом виразно поділяються на дві частини: мотиваційну (Література, яку ми від вас отримали, не зовсім відповідає необхідній для нас темі) та основну, в якій висловлюють запит чи прохання (Тому просимо терміново надіслати на адресу інституту замовлені книги).
Лист-відповідь повинен містити як обов’язковий реквізит покликання на номер, дату й суть листа-запиту. Це дає змогу (коли одержали лист-відповідь) швидко й легко відшукати лист-запит у справі, ознайомитися з ним; тоді короткий зміст відповіді стає зрозумілий.
Лист-інформація містить повідомлення про стан справ, про виконання планів, про події та явища, що можуть цікавити ту організацію, до якої цей лист надіслали.Різновидом інформаційного листа є доповідна записка.
Гарантійний лист укладають з метою підтвердити певні зобов’язання або умови й адресують організації чи окремій установі. На відміну від більшості листів, гарантійний лист можна починати з імені та по батькові особи, до якої звертаються. Форма третьої особи доречна лише в тому разі, коли гарантійного листа адресовано певній організації чи підприємству.
Супровідний лист. Пересилаючи іншим організаціям або особам різні неадресовані документи (акти, протоколи, довідки тощо), використовують супровідний лист – коротке повідомлення про документ, який надсилають. Стрижневими словами тексту супровідного листа є дієслова: скеровую(ємо), надсилаю(ємо), повертаю(ємо), представляю(ємо), що розпочинають текст листа.
Одержувача листа зазначають на самому початку перед текстом. Назву установи й структурного підрозділу пишуть у називному відмінку; адреса одержувача має бути повна й точна.
Взірець л и с т а - п р о х а н н я:
Директорові
Центральної наукової
бібліотеки НАН України
Просимо дозволу користуватися фондами Вашої бібліотеки викладачеві кафедри маркетингу ІНЕМ Карпенкові Володимиру Михайловичу, який опрацьовує проблеми організації обліку на малих підприємствах.
Дата
Проректор (підпис)
Взірець л и с т а - і н ф о р м а ц і ї:
Директорові книгарні
Наукового товариства ім. Т.Шевченка
п. Петровській О.Г.
Львів, просп. Шевченка, 7
15.03.2006 р. № 37
Повідомляємо, що кафедра обліку та аналізу Національного університету «Львівська політехніка» отримала 20 примірників попередньо замовленого у Вас та оплаченого згідно з виставленим рахунком другого видання «Фінансово-економічного словника».
Завідувач кафедри
обліку та аналізу (підпис)
Р Е К О М Е Н Д А Ц І Й Н И Й Л И С Т
У діловому світі рекомендаційні листи практикуються дуже широко – вони давно вже стали невіддільним елементом службово-ділових стосунків. Ситуації, коли треба заручитися поважною рекомендацією чи, навпаки, дати рекомендацію комусь, можуть бути дуже різні: клопотання про посаду, влаштування на нову відповідальну роботу, подання на здобуття стипендії чи ґранту тощо.
На перший погляд, рекомендаційні листи виконують таку саму функцію, що й добре відомі всім характеристики. Але це не зовсім так – вони мають цілу низку істотних відмінностей. Передусім, рекомендацію не обов’язково подають з місця роботи. У разі потреби за нею звертаються до тих, хто добре знає особу, про яку йдеться (її професійні та людські якості, коло зацікавлень, наукові праці тощо), і має певний авторитет та визнання у своїй галузі. Зацікавленою в рекомендації стороною може бути або сама людина, або ж організація чи фірма, куди вона влаштовується на роботу чи подає клопотання про матеріальне заохочення. Для останніх особливо важлива об’єктивність, оскільки вони зацікавлені в сумлінних, кваліфікованих працівниках або ж стипендіатах, що належно використають виділені їм кошти.
Діловий етикет передбачає, що за рекомендацією звертаються до того, хто справді добре знає рекомендованого і готовий заручитися своїм авторитетом. Пам’ятайте, що об’єктивність і правдивість рекомендації – це справа ділової честі, і за успіхами чи помилками рекомендованих вами осіб стоятиме ваш авторитет, ваше добре ім’я.
Зрештою, рекомендація не обов’язково має бути суцільною похвалою стосовно заслуг та позитивних якостей претендента. Якщо ви й справді хочете допомогти йому, але знаєте ваду, що могла б стати перешкодою на шляху до успіху, можете делікатно зазначити це в рекомендаційному листі, запобігаючи тим самим можливим ускладненням чи непорозумінням.
Рекомендаційний лист обов’язково мусить подавати такі відомості про рекомендованого: скільки часу і звідки його знаєте, з якими його працями чи досягненнями ознайомлені тощо. Далі в рекомендаційному листі має бути чітко сформульоване те, заради чого, власне, й пишуть рекомендацію: рекомендую чи не рекомендую. Врешті-решт висловлюється готовність нести певну відповідальність за рекомендовану особу.
Обов’язкові атрибути рекомендаційного листа:
Знайомий з п. _________ уже понад 10 років
Знаю п. ________ з часу навчання в інституті
З п. _______ знайомий з часу його вступу до аспірантури
П. ________ працює у нашому відділі з ______ року
Добре знаю п.__________ , він навчався в нашому університеті, а після закінчення був прийнятий на посаду ______
Знаю п. ______ як досвідченого, кваліфікованого працівника
Знайомий з п. _______ не досить довго, але за цей час він зарекомендував себе як здібний, перспективний науковець (сумлінний працівник)
Знаю п. ______ як порядну, виховану, неконфліктну людину
Впевнений у його фаховості й добросовісності
Є всі підстави рекомендувати п. _______ на посаду.
Взірці р е к о м е н д а ц і й н и х л и с т і в:
Вельмишановний п. _________.
Знаю, що Ви саме комплектуєте дослідну лабораторію з питань розробки ________________. Хочу порекомендувати Вам звернути увагу на цього юнака ______________________________.
прізвище та ім’я
Знаю його ще зі студентських років, коли він блискуче захистив дипломну (магістерську) роботу на тему ___________________.
тема
Згодом він працював під моїм керівництвом над реалізацією програми ____________ та проекту _______ і зарекомендував себе старанним і наполегливим працівником. Як дослідникові п. ___________ притаманні нестандартність мислення, прагнення до пошуків нових шляхів реалізації задуманого, надзвичайна сумлінність і вдумливість. Останнім часом його професійні зацікавлення все більше схилялися до кола проблем, які вирішує Ваша організація. Саме тому спільна діяльність може дати дуже добрі результати для вас обох. Гадаю, що, прийнявши п._______ на посаду ______, Ви зробите оптимальний вибір, корисний і для Вашої справи, і для нього.
Зі щирою повагою до Вас __________________
підпис
Шановні колеги, з приємністю повідомляємо Вам, що новим представником нашої фірми у ___________ призначено п. _________. Він уже
назва міста прізвище
певний період плідно працює у нас і зарекомендував себе з найкращого боку.
Його теоретичні знання підкріплені багатолітнім практичним досвідом, він – один з найкомпетентніших наших спеціалістів.
Наступного місяця п. __________ прибуде до Вас для знайомства.
прізвище
Він підготував нові проекти нашої подальшої співпраці, і ми щиро сподіваємось, що вони зацікавлять Вас.
На жаль, ми поки що не визначили дати приїзду п. ________ до ______,
прізвище місто
а тому наступного тижня зателефонуємо Вам, щоб уточнити час і місце зустрічі.
Зі щирою до Вас повагою _____________
підпис