Составление и оформление докладных и пояснительных записок.
Докладная записка – это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).
В зависимости от адресата докладные записки делятся на внешние и внутренние.
Внутренние докладные записки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.
Внешние докладные записки адресуются руководителю вышестоящей организации и оформляются на общем бланке.
Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.
В вводной части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ.
В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы.
Внутренние докладные записки подписываются их составителями, внешние - руководителем организации.
Датой докладной записки является дата ее подписания.
Докладная записка имеет следующие реквизиты: реквизиты бланка или наименование структурного подразделения, в котором подготовлена докладная записка; название вида документа; дата; регистрационный индекс; место составления; адресат; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись.
Рассмотрим правила оформления докладной записки и входящих в нее информационных элементов с учетом специфики этого документа.
Указание организации или структурного подразделения, являющихся автором документа, обязательно. Внешние докладные записки должны готовиться на общем бланке. Следует помнить, что все государственные органы должны помещать на общем бланке изображение Государственного герба Республики Беларусь, а все реквизиты бланка оформлять на двух языках.
Негосударственные организации, не имеющие права использовать изображение Государственного герба, могут оформлять общие бланки (но не бланки для писем!) на одном из государственных языков Республики Беларусь (белорусском или русском). Вместо изображения герба на бланке негосударственной организации может быть помещено изображение товарного знака (знака обслуживания), который в обиходе часто называется «эмблемой» организации.
Свободное место на общем бланке между указанием наименования организации и ограничительными линиями для даты и индекса документа используется для написания названия вида документа («ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА») прописными буквами без разрядки символов.
Для составления внутренних докладных записок бланки не используются. В левом верхнем углу документа должно быть указано наименование структурного подразделения, в котором работает составитель докладной записки, а ниже печатаются название вида документа, ограничительные линии для даты и индекса, а также место составления.
В докладной записке обязательно должен быть указан адресат. В отличие от письма, выбор в оформлении реквизита «Адресат» при составлении докладной записки ограничен: она не может адресоваться учреждению в целом, структурному подразделению или частному лицу (независимо от того, является ли докладная записка внутренней или внешней). Докладная записка может (и должна) адресоваться конкретному должностному лицу – непосредственному руководителю автора документа. При этом в состав должности должно включаться наименование учреждения. Например:
Отдел организационно-правовой, Председателю ГУ «Национальный
кадровой работы и международных связей центр по архивам и делопроизводству»
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Адамушко В.И.
_____________ № _____________
г. Минск
Если бы наименование организации было напечатано перед наименованием структурного подразделения, то в адресате его можно было бы указать сокращенно.
Докладная записка должна иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется с помощью предлога «О» и отглагольного существительного в предложном падеже. Заголовок пишут строчными буквами (кроме заглавной буквы «О»), не отступая от границы левого поля (0-е положение табулятора). Помещается заголовок в левом верхнем углу докладной записки под реквизитом «Место составления или издания документа». Точка в конце заголовка не ставится.
Текст докладной записки излагается от первого лица и состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ. Текст докладной записки не следует начинать словами «Довожу до Вашего сведения», а лучше: «По Вашему поручению мною проведена...», «Во исполнение приказа…», «В соответствии с планом…» и т.п.
Во второй части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы. Не рекомендуется заканчивать текст докладной записки словами «Вносится на ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения» и т.п. В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или сделать выводы. Заканчивать текст целесообразно словами: «Считаю… (необходимым, целесообразным и т.д.)», «Предлагаю… «, «Прошу…» и т.п.
К докладной записке могут прилагаться другие документы. Например, докладная записка о наложении дисциплинарного взыскания может иметь в качестве приложения объяснительную записку нарушителя. В этом случае под текстом располагается реквизит «Отметка о наличии приложения».
Как было сказано выше, докладная записка подписывается составителем. Соответственно, внутренняя докладная записка будет подписана руководителем структурного подразделения, а внешняя – руководителем организации. Реквизит «Подпись» в докладной записке включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи.
Дата оформляется цифровым способом от границы левого поля ниже названия документа. Дата докладной или записки является датой ее подписания или отправки. Дата проставляется лицом, подписывающим документ.
Подготовленная докладная записка передается на регистрацию. Зарегистрированная докладная записка передается руководителю на рассмотрение. Результат рассмотрения отражается в резолюции, которая пишется на лицевой стороне первого листа документа между адресатом и текстом или на любом свободном месте, но не на полях.
Исполненные докладные записки формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, события, факта, поступка или поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта постановления, приказа и др.). В последнем случае он может называться пояснительной запиской.
Первую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий и нарушений трудовой дисциплины отдельных работников. Текст таких записок, кроме словесных объяснений, может содержать документальные доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на обычных листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
Объяснительные записки второго типа выступают в виде приложений к документам. Обычно они имеют внешнего адресата, поэтому составляются на общем бланке учреждения. Состав реквизитов аналогичен внешней докладной записке, но он не содержит выводов и предложений.