Впровадження систем електронного документообігу
Постійне збільшення кількості інформації, необхідної для прийняття адекватних управлінських рішень, призводить до того, що традиційні методи роботи з документами стають все більше нерентабельними.
Так, за статистичними даними 15% паперових документів губляться, а для їх пошуку працівники витрачають близько 30% свого часу.
Традиційні методи, які відрізняються високим ступенем емпіризму, в сучасному документаційному забезпеченні управління себе вже не виправдовують. У зв’язку з цим стала нагальною потреба автоматизації існуючих систем документообігу та переходу на електронний документообіг – високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи з документами.
За даними експертів співвідношення кількості паперових і електронних документів в Україні через три роки має бути п’ятдесят на п’ятдесят, через 7 років стане — тридцять на сімдесят.
Кількість документів з паперовими носіями в середньому за рік збільшується па 7%, а з електронними — вдвічі.
Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині установи, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації тощо, істотним чином дозволить знизити трудовитрати діловодів. Впровадження наскрізного автоматичного контролю виконання всіх етапів роботи з документацією буде сприяти підвищенню якості роботи виконавців, робити терміни підготовки документів більш прогнозованими й керованими.
Особливості організації електронного документообігу визначаються інструкцією установи з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в установі.
У разі впровадження в установі системи автоматизації діловодства (САД) або системи електронного документообігу (СЕД) служба діловодства разом із структурним підрозділом, що відповідає за автоматизацію, розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.
Організація документообігу у разі застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого способу опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства. Потреба в ефективному керуванні документами і призвела до створення автоматизованих систем електронного документообігу (АСЕД), що включають в себе створення електронних документів, їх обробку, передачу, збереження та вивід релевантної інформації, що необхідна установі, організації чи підприємстві, на основі використання сучасних комп’ютерних технологій.
Системи електронних документів призначені забезпечити процес створення, керування і розповсюдження великих обсягів документів у комп’ютерних мережах, а також вести контроль за потоками документів в установі. Типи файлів, що, будуть підтримувати функціонування системи електронних документів, можуть включати; текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо дані, відеодані і Web-документи.
Сучасний документообіг має відображати комплексну інформатизацію завдань щодо ефективної побудови системи документаційного забезпечення управління.
Досконале забезпечення автоматизованого виконання підрозділами і працівниками установи процедур обробки документації має включати:
• реєстрацію документів з використанням електронних реєстраційно-контрольних карток (ЕРКК);
• пересилання виконавцям копій документів за допомогою електронної попгги разом із зареєстрованими електронними реєстраційно-контрольних карток;
• пошук у базі даних, перегляд і редагування електронних реєстраційних карток і текстів документів у відповідності з правами доступу до них користувачів;
• контроль за проходженням і виконанням документів, їх оформлення і передання до електронного архіву для подальшого зберігання.
Система електронного документообігу повинна бути побудована таким чином, щоб кожному документу, який характеризується сукупністю структурованих даних, було створене ефективне: просування, опрацювання, відправлення й зберігання.
Головне завдання системи електронних документів — це організування раціонального руху, опрацювання та збереження електронних документів, організування їх пошуку як по атрибутах, так і за змістом.
Комплексна система електронних документів (документаційна система) має містити у собі певнукількість підсистем, побудованих за допомогою програмних продуктів, й повинна:
— охоплювати весь цикл діловодства в установі — від постановки завдання на створення документа, його опрацювання й до списання чи передання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних документів;
— автоматично відслідковувати зміни в документах, термінах їх виконання, русі документів, а також контролювати всі їхні версії та підверсії;
— поєднувати розрізнені потоки документів територіально віддалених підрозділів у єдине ціле;
— забезпечувати гнучке керування документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів;
— встановлювати чітке розмежування доступу користувачів до різних документів у залежності від їх компетенції, займаної посади і призначених повноважень;
— бути налаштованою на існуючу організаційно-штатну структуру і систему діловодства конкретної установи, а також інтегруватися з вже існуючими корпоративними системами.
Користувачами систем електронних документів можуть бути великі державні та недержавні організації, підприємства, банки, промислові підприємства та всі інші структури, чия діяльність супроводжується значним обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів.
Для регулювання правовідносин у сфері інформаційних технологій Верховною Радою України ухвалено кілька Законів України, які набули чинності, а саме : «Про електронні документи та електронний документообіг»; «Про електронний цифровий підпис»; «Про обов’язковий примірник документів»; «Про Національну програму інформатизації»; «Про телекомунікації»; «Про Національну систему конфіденційного зв’язку»; «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах» та інші.
З метою підвищення ефективності роботи органів державної влади та органів місцевого самоврядування у рамках реалізації завдань (проектів) Національної програми інформатизації Кабінетом Міністрів України підготовлено цілий ряд постанов з цих питань [33-39].
Передбачається також об’єднання існуючих у органах державної влади та органах місцевого самоврядування інформаційних систем та тих, що будуть розроблятися в єдиний інформаційно-аналітичний комплекс — Інтегровану інформаційно-аналітичну систему органів державної влади та органів місцевого самоврядування України (ІСЕД).