Лекція 6. Документація та інвентаризація, техніка і форми бухгалтерського обліку

1. Документація в бухгалтерському обліку

2. Порядок перевірки та обробки документів

3. Інвентаризація як елемент методу бухгалтерського обліку

4. Облікові регістри, їх класифікація та значення в бухгалтерському обліку

5.Форми бухгалтерського обліку

1. Документація в бухгалтерському обліку.

Для відображення в бухгалтерському обліку об’єктів їх необхідно спочатку спостерігати, тобто мати про них первинну уяву. Первинне спостереження в бухгалтерському обліку здійснюється з метою наступного перетворення даних про факти в інформаційні показники. Первинне бухгалтерське спостереження спрямоване на опис і реєстрацію даних про факти господарської діяльності, найбільш розповсюдженим різновидом яких є господарська операція. Основана мета спостереження – впевнитися в тому, що об’єкт обліку або зміни у його складі, обсязі, якості дійсно були.

Первинне спостереження є інформаційним забезпеченням бухгалтерського обліку, оскільки здійснюється з метою подальшого перетворення даних про факти, за якими спостерігають, в інформаційні показники. Першим етапом облікового процесу, що охоплює спостереження, вимірювання об‘єктів обліку, накопичення, збереження, реєстрацію одержаної інформації, її передачу та первинну обробку є первинний облік. При цьому під первинною обробкою інформації розуміють накопичення даних по певному комплексу ознак господарських операцій, до яких відносять:

1) час і місце здійснення господарських операцій, їх порядкові номера;

2) залучення матеріальних ресурсів і грошових коштів;

3) участь підрозділів і осіб;

4) витрати, результати операцій, ціни, норми, розцінки, які використовують при оформленні господарських операцій.

Господарські операції закінчують протягом одного дня а інколи вони тривають довше. В бухгалтерському обліку відображаються завершені господарські операції.

Первинною одиницею спостереження в обліку є факт господарської діяльності, який призводить до зміни характеристики засобів підприємства ата їх джерел. Найбільш поширеним способом відображення даних бухгалтерського спостереження є документи.

Бухгалтерський облік відображує всі господарські операції які здійснюються на підприємстві. Кожна господарська операція відображується складанням первинного документу, що є юридичним свідченням її здійснення, тому документація в бухгалтерському обліку виступає як спосіб первісного спостереження за всією виробничою та фінансовою діяльністю. Згідно Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», первинним документом є документ, який містить відомості про господарську операцію і підтверджує її здійснення. Документ являється письмовим доказом факту здійснення операції або факту розпорядження на здійснення господарської операції. Документи мають практичне значення для попереднього та наступного контролю за доцільністю та законністю господарської операції.

Спосіб оформлення господарських операцій документами називається документацією. На підставі документів здійснюють записи на рахунках обліку, тому набуває особливої важливості правильність оформлення документу. У кожному документі мають бути визначені показники, які називають реквізитами. Кількість і зміст реквізитів визначаються характером операції і призначенням документа. Так, реквізити документа, що оформляє, наприклад, виробіток робітника і належну йому оплату праці, відрізняються від реквізитів накладної або лімітно-забірної картки, тобто документів, якими оформляють відпуск товарно-матеріальних цінностей. Проте кожен документ незалежно від характеру оформленої ним господарської операції повинен містити обов'язкові реквізити, які є загальними для будь-якої операції. Для кожного документа обов’язковими є такі реквізити:

1. назва і номер документа;

2. дата і місце складання;

3. назва і код підприємства, від імені якого складено документ;

4. зміст і обсяг господарської операції та її одиниця виміру;

5. посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

6. особисті підписи осіб, які брали участь у здійсненні господарської операції та складанні документу.

Вимоги до оформлення документів.

Первинні документи повинні складатися у момент здійснення господарської операції, або безпосередньо після її здійснення.

Як правило, для документів використовують типові форми, які виготовляються у вигляді бланків. Велике значення у виконанні цих вимог має уніфікація і стандартизація документів. Під уніфікацією документів розуміють розробку єдиних форм документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах і в організаціях різних галузей і форм власності. Так, уніфіковано всі банківські і касові документи, бланки авансових звітів, товарно-транспортних накладних, лімітно-забірних карток, розрахунково-платіжних відомостей та інших документів. Уніфікація документів, забезпечує можливість зосереджувати в одному документі інформацію, потрібну для всіх видів обліку, полегшує її опрацювання на обчислювальних машинах, створює умови для централізованого виготовлення бланків документів масовими тиражами, що здешевлює їх вартість.

Під стандартизацією документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакового, найбільш раціонального розміру і форми з завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів.

З метою правильного використання бухгалтерських документів їх класифікують за різними ознаками:

За порядком складання:

1) первинні – складаються у момент здійснення операції: грошовий чек, платіжне доручення, накладна на відпуск матеріалів, рахунок-фактура тощо;

2) зведені – складають на підставі первинних документів шляхом узагальнення їх даних: касова книга, книга складського обліку, звіт про рух матеріальних цінностей тощо. Ці документи характеризують зміни на підставі не однієї господарської операції, а комплексу таких операцій.

Рис. 6.1 Класифікація документів

За призначенням:

1) розпорядчі – містять розпорядження та дають право на здійснення господарської операції: платіжні документи банку на перерахування або зняття коштів (чеки, платіжні доручення), довіреності на отримання матеріальних цінностей, накази на надання відпусток тощо;

2) виправдні (виконавчі) – оформлюються після здійснення операції і підтверджують її здійснення: акти на виконані роботи, прибуткові ордери тощо.

3) бухгалтерського оформлення – складаються працівниками бухгалтерії на підставі первинних документів (розпорядчих або виправдних) з метою подальшої обробки інформації: бухгалтерські довідки, журнали, відомості, розрахунки тощо;

4) комбіновані – поєднують в собі ознаки розглянутих вище документів, тобто містять розпорядження і підтверджують факт здійснення операції, а також елементи бухгалтерського оформлення: видатковий касовий ордер, авансові звіти тощо.

За способом відображення:

1) разові – відображають одну або декілька господарських операцій, і на їх підставі відразу роблять подальші облікові записи: акти, вимоги, касові ордери, накладні, чеки тощо;

2) накопичувальні – складаються впродовж певного періоду (декади, місяця) для відображення однорідних операцій, що систематично повторюються: відомості відпуску готової продукції, лімітно-забірна карта тощо.