Обхід виробничих дільниць.
Частота обходів залежить від рангу керівника і стану справ. Наприклад, директор підприємства повинен появлятись в цехах відносно рідко. Начальнику цеха такі обходи необхідно проводити кожен день. Майстер зобов’язаний проводити обходи своєї дільниці декілька раз впродовж робочого дня.
Обходи відбуваються як в певні часи, так і несподівано, але в будь-якому випадку повинні переслідувати певну мету. Тому перед обходом керівник повинен ознайомитися зі всіма матеріалами про роботу дільниці, продумати, на які сторони роботи йому необхідно звернути особливу увагу, з ким із співробітників провести бесіду, що вияснити. Регулярні обходи керівником виробничих дільниць підвищують відповідальність і дисципліну працівників, дозволяють керівнику бути постійно інформованим про дійсний стан справ.
Приймання відвідувачів.
Приймання відвідувачів по службовим і особистим питанням, розглядання скарг і заяв трудівників повинні проводитись регулярно. Для цієї мети повинні бути відведені певні дні і години, зручні для всіх працівників. Регламентація приймання дає змогу керівнику, по-перше, не відволікатись від основних справ, по-друге, краще підготуватись до розмови.
Починати приймання необхідно в точно визначений час. В цей час керівника не повинні відволікати інші відвідувачі, телефонні дзвінки, тощо. Обов'язковою вимогою являється реєстрація відвідувачів в окремому журналі, з вказівкою сутності питання, прийнятого рішення, відповідального за виконання, контрольного строку і відмітки про виконання. Різноманітність питань, з якими стрічається керівник в час приймання, потребує від нього проявлення максимальної чуйності і уважності при рішенні самих незначних особових питань підлеглих. Разом з тим він не повинен давати необґрунтованих запевнень і не здійснюваних обіцянок.
Телефоні розмови
У керівників підприємств, як показали обстеження, 15-20% часу витрачається на телефонні розмови. Те що керівник сам замість свого секретаря, бере трубку, довго розмовляє, нікому не відмовляє в роз'ясненнях, свідчить лише про його не ефективну роботу, а не про демократичний стиль, як деякі думають.
Незайве нагадати будь-якому співбесіднику, що телефонні розмови повинні бути короткими і діловими. Перш ніж запросити співробітника на прийом, корисно повідомити йому по телефону причину виклику, в протилежному випадку у нього можуть виникнути неприємні хвилювання, негативні емоції.
Підготовка виступу
Спілкування з підлеглими відбувається головним чином шляхом виступу, роз'яснень і різних повідомлень. їх дійовість залежить від змістовності і форми передачі. Задача керівника діяти на думки, бажання і почуття слухачів. А щоб діяти ефективно, необхідно старанно підготовляти виступи.
Така підготовка включає слідуючи моменти:
- Уточняється круг слухачів, їх професіональна підготовка, інтереси;
- Визначаються причини і мета випуску;
- Формулюється тема виступу, розкривається її зміст.
Будь-який виступ будується по чіткій логічній структурі. У вступній частині виступу формулюється основна думка з метою налагодження контакту з слухачами. В основній частині доказується обґрунтованість і користь даної думки. При цьому повинні бути уміло показані як переваги, так і недоліки. Для аргументації виступу необхідно підготувати цифрові данні, приклади. Будь-який виступ закінчується заключною частиною, де приводяться висновки. При виступі повинні застосовуватись слова зрозумілі слухачам, язик повинен бути простим і ясним. Велике значення при цьому має граматична правильність і емоційна виразність мови.
Робота з кореспонденцією
Значна частина часу керівника (8-10%) витрачається на розборку ділової кореспонденції. Вся кореспонденція, яка надходить на підприємство реєструється в канцелярії, потім направляється відповідному виконавцю. Адресована керівнику, вона надходить до секретаря, який повинен мати певну професійну підготовку. Секретар сортує кореспонденцію по степеню її важливості, використовуючи для цього кольорові папки. Керівнику спочатку необхідно переглянути найбільш важливі документи, потім останні.
Проглядаючи документ, керівник ставить на ньому резолюцію. Резолюція - це своєрідний документ на документі, який являється обов'язковим для виконання працівниками підприємства. Така резолюція повинна бути чіткою і короткою.
Звичайно керівник в лівому верхньому куті документу ставить фамілію виконавця, дає коротку вказівку, розпис, дату. Слід уникати таких фраз "до відома і виконання", "прошу розібратись", тощо. Резолюція повинна містити конкретні вказівки.
Секретар повинен переадресувати іншим співробітникам інформацію (документи) по яким не обов'язкове рішення даного керівника.
3. Задачі і практика ділових нарад, їх підготовка і проведення.
Наради
Засідання і наради - один із самих дорогих видів службової діяльності. Люди відволікаються від безпосередньої роботи. Перш ніж проводити наради, необхідно уяснити, чи не можна ці питання вирішити іншими засобами. Якщо виясниться, що нарада потрібна, то необхідно визначити ії тематику, сформулювати повістку дня, установити приблизний склад її учасників, назначити дату і час проведення, установити орієнтовану тривалість, підготувати тезиси для короткого повідомлення, а в необхідних випадках і проект рішення.
Доцільно призначити спеціальну особу, відповідальну за підготовку наради в обов'язки якої повинна входити підготовка графіків проведення нарад, списки запрошених, координація діяльності осіб, які беруть участь в підготовці матеріалів до наради, ведення протоколів, тощо. На наради слід запрошувати тільки тих працівників, участь яких необхідна. На початку наради формулюється її мета, затверджується регламент виступів. У вступному слові керівник викладає свою точку зору з даного питання таким чином, щоб це сприяло конструктивним виступам учасників наради й служило в виробітку правильного рішення. Виступи повинні бути лаконічні, змістовні. Якщо на нараді обговорюється декілька питань, то важливо спочатку вирішити ті із них, котрі стосуються всіх учасників наради, а після їх вирішення відпустити тих працівників, присутність яких при обговорені інших питань не обов'язкова. Хід проведення нарад слід відображати у протоколах на основі яких проводиться контроль і виконання прийнятих на нараді рішень. Після закінчення наради такий протокол розмножується і роздається його учасникам, а також працівникам, які приймають участь в реалізації цих рішень. Зручно фіксувати хід наради на магнітофонній стрічці, щоб потім оформити з неї протокол.
В заключному слові керівник повинен підвести підсумок: сформулювати рішення, вказівки, доручення і сказати кому, що і коли виконати.
І накінець кілька практичних порад:
- не дозволяйте курити на нараді, це дозволить скоротити її тривалість на 30-40%;
- не економте на перервах, відмова від них збільшує час нарад;
- критикуйте думку, а не людину, яка висказала її;
- не скликайте нову нараду по тому ж питанню, поки не реалізується рішення попередньої.
Ділові бесіди
Для створення довірливої обстановки і одержання інформації краще проводити бесіди на робочих місцях. Для підсилення офіціального характеру бесіди їх краще вести в кабінеті керівника.
Слухачам одного із інститутів підвищення кваліфікації керівних кадрів було задано запитання: що запам'ятувалося в діловій бесіді з цікавим співрозмовником? Відповіді показали, що це - ерудиція, уважність, повага, доброзичливість, критичне відношення до себе. Важливіша якість керівника в бесіді - уміння слухати.
Починаючи бесіду, керівник повинен перш за все визначити її мету: знайомство з працівником, одержання інформації з питання, яке цікавить, винести стягнення, тощо. В залежності від того визначається орієнтовний план бесіди: попередньо вивчається предмет наступної розмови, продумуються запитання до співбесідника, визначається тривалість бесіди. При проведені бесіди дуже важливо створити довірливу, товариську атмосферу розмови. Підлеглий повинен бути впевнений, що керівник цікавиться його роботою, особистими справами, щоб він почував себе вільно і відверто висказував свою думку.
Керівник повинен уміти задавати запитання в такій формі, щоб вони спонукали співбесідника аргументувати свою думку, поведінку, позицію. В ході бесіди не рекомендується допускати оціночних зауважень, так як відношення керівника до питання може вплинути на об'єктивність підлеглого. Якщо дати оцінку необхідно, то краще це зробити в кінці розмови. Після того як мета бесіди досягнена, керівнику треба її тактовно закінчити. Для цього краще всього підвести підсумки розмови, зробити висновок, дати оцінку розмові, об'явити своє рішення. В будь-якому випадку у співбесідника повинно залишитись враження про користь розмови.
Завдання для самоконтролю
1. Назвати основні напрямки наукової організації праці керівника
2. Охарактеризуйте такі напрямки НОП:
2.1 Розподіл і кооперування праці управлінського апарату;
2.2 Підвищення кваліфікації управлінських кадрів;
2.3 Нормування управлінської праці;
2.4 Організація робочих місць керівників;
2.5 Раціональні форми і методи матеріального і морального стимулювання управлінської праці;
2.6 Покращення умов праці працівників управління;
2.7 Укріплення дисципліни праці і розвиток творчої активності.
3. Охарактеризуйте організацію праці керівника
4. Планування робочого часу керівника;
5. Типові види робіт керівника та їх характеристика: наради, ділові бесіди обхід виробничих дільниць, приймання відвідувачів, телефонні розмови, підготовка до виступу, робота з кореспонденцією.