Система управления базами данных Microsoft Access
Файл базы данных в программе Microsoft Access содержит следующие объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули и страницы.
Основные данные хранятся в таблицах. Таблица состоит из записей. Записи разбиты на поля, в которых могут храниться данные различных типов.
Основные типы данных.В таблицах могут храниться данные следующих типов: Текст, Поле Мемо, Дата/Время, Числовой, Денежный, Счетчик, Логический, и др.
Запросы предназначены для получения информации на основе имеющихся данных.
Создание файла БД в программе Microsoft Access
Цель работы.Знакомство с основными возможностями программы Microsoft Access.
Задача.Требуется создать файл базы данных для предприятия «Автосервис», которое занимается оказанием услуг по ремонту автомобилей. На предприятии работают специалисты, каждый из которых имеет свой профиль по ремонту и необходимо учесть их работу. У предприятия складывается своя клиентура и нужно иметь данные на каждого клиента. Также необходимо вести систематический учет оказываемых услуг. Файл базы данных должен допускать возможность получения с помощью запросов информации о выполненной конкретным специалистом работе, об услугах конкретному клиенту, об оказании конкретных услуг и т.п.
Разработка структуры таблиц.Для решения данной задачи используем таблицы «Специалисты», «Клиенты», «Услуги» и «Журнал услуг», между полями которых зададим связи.
Связи необходимы для синхронизации записей при одновременном открытии этих таблиц.
Структура таблиц и связи указаны на рисунке 1. Здесь приведены названия таблиц, полей и типов данных и с помощью линий указаны связи между соответствующими полями таблиц. Связываемые поля в данном случае имеют одинаковые имена и типы. Типы связываемых полей должны быть одинаковыми, а имена могут быть и разными.
Рисунок 1. — Структура таблиц и связи между ними
Различные способы создания таблиц данных.Для создания таблиц можно использовать мастер таблиц или создать таблицу в режиме конструктора. Создадим таблицы в режиме конструктора.
В каждой таблице выбираем ключевое поле. В ключевом поле значения не должны повторяться, поэтому в программе Access есть тип «Счетчик», значения которого формируются автоматически (номера по порядку). Поля этого типа будем объявлять ключевыми.
Связи. Далее необходимо задать связи между таблицами. Связи нужны программе для того, чтобы при отображении данных из разных таблиц синхронизировать записи по одинаковым значениям связанных полей.
Построение запросов.Запрос можно построить двумя способами: в режиме конструктора или с помощью мастера.
Формирование отчетов.Отчет предназначен для подготовки информации к выводу на принтер. В отчетах могут использоваться имеющиеся таблицы и запросы. Самый простой отчет можно создать с помощью мастера отчетов, указав поля таблицы, которые нужно вывести на печать.
Формы. Форма может использоваться для
- отображения данных из одной или нескольких (связанных) таблиц;
- для ввода данных в одну или несколько таблиц;
- для вызова запросов, программ, созданных пользователем, открытия других объектов с помощью кнопок.
Так называемая главная кнопочная форма поддерживает интерфейс пользователя для работы с автоматизированной системой обработки данных.
Задание 1.1) Создать файл базы данных с именем «Автосервис».
2) В файле базы данных «Автосервис» создать таблицы с полями, указанными на рис. 1.
3) Задать связи между таблицами в соответствии со схемой рис. 1.
4) Ввести произвольные данные в эти таблицы.
Методические указания.
1) Запустим программу Microsoft Access и выберем пункт меню «Создать» и «Новая база данных». Появится окно «Файл новой базы данных». Выберем папку, в которую будем сохранять файл, введем имя «Автосервис» и нажмем кнопку «Создать». Появится окно, приведенное на рисунке 2.
Рисунок 2. — Создание таблицы
2) Выберем объект «Таблицы» и «Создание таблицы в режиме конструктора». В появившемся окне (см. рис. 3) зададим имена и типы данных для полей. При этом в нижней части окна задаем «Свойства поля», например, поле «Телефон» имеет тип «Текст» и длину 11 символов.
Рисунок 3. — Создание и редактирование полей таблицы
После указания имен и типов полей щелкаем правой кнопкой мыши поле «Код специалиста» (в первой клетке этой строки) и в контекстном меню выбираем «Ключевое поле». Затем закрываем окно «Microsoft Access – [Таблица1: таблица]», на запрос программы «Сохранить изменения?» выбираем «Да», и в окне «Сохранить как» задаем имя таблицы «Специалисты».
Аналогично создаем таблицы «Клиенты», «Услуги» и «Журнал услуг». Имена полей и их типы данных указаны на рисунке 1.
3) Для создания связей выполним команду меню «Сервис — Схема данных». Появится окно «Схема данных», в котором откроется окно «Добавить таблицу». Добавим поочередно все четыре таблицы, выбирая таблицу и нажимая кнопку «Добавить» и закроем окно «Добавить таблицу» (см. рисунок 4).
Рисунок 4. — Окно редактирования схемы данных
Чтобы создать связь между таблицами «Журнал услуг» и «Специалисты», выберем указателем мыши поле «Код специалиста» таблицы «Журнал услуг» и удерживая левую кнопку мыши нажатой, переведем курсор мыши на поле «Код специалиста» таблицы «Специалисты» и опустим кнопку мыши. Появится окно «Изменение связей» (см. рис. 5), в котором отображаются названия таблиц и связываемых полей. Ставим галочку в строке «Обеспечение целостности данных».
Нажимаем кнопку «Создать».
Рисунок 5. — Изменение связей
Аналогично связываем поле «Код клиента» таблицы «Журнал услуг» с полем «Код клиента» таблицы «Клиенты», поле «Код услуги» таблицы «Журнал услуг» с полем «Код услуги» таблицы «Услуги».
Созданная схема связей (см. рис. 6) соответствует заданию. Закрываем окно «Схема данных», сохраняя изменения связей.
Рисунок 6. — Установка связей между таблицами
4) Введем данные в таблицы. Для этого достаточно открыть таблицу и ввести непосредственно в строки таблицы исходные данные, как показано ниже на рисунках 7 - 10.
Рисунок 7. — Заполнение таблицы «Специалисты»
Рисунок 8. — Заполнение таблицы «Клиенты»
Рисунок 9. — Заполнение таблицы «Услуги»
Рисунок 10. — Заполнение таблицы «Журнал услуг»
Задание 2.Создать в режиме конструктора запросы, отвечающие поставленной задаче.
1) Первый запрос «Сведения о работе специалиста» должен запросить код специалиста, выдать фамилию специалиста, которому соответствует введенный код, выдать сведения о выполненных данным специалистом услугах и фамилию клиента.
Методические указания.
1) Чтобы создать данный запрос, выполним команду «Создание запроса в режиме конструктора», в окне «Добавить таблицу» выберем все четыре таблицы.
В окне «Запрос1: запрос на выборку» двойным щелчком левой кнопки мыши выберем следующие поля: «Код специалиста» из таблицы «Журнал услуг», «ФИО специалиста» из таблицы «Специалисты», «Описание» из таблицы «Услуги», «ФИО клиента» из таблицы «Клиенты».
Для поля «Код специалиста» снимем флажок в строке «Вывод на экран», а в строке «Условие отбора» введем [Введите Код специалиста] (квадратные скобки обязательны).
Теперь закроем окно «Запрос1: запрос на выборку» и сохраним запрос под именем «Сведения о работе специалиста».
Откроем созданный запрос. Для этого выполним двойной щелчок указателем мыши на имени запроса. Появится окно «Введите значение параметра» (см. рис. 11).
Рисунок 11 — Ввод значения параметра запроса
Введем, например, число 1. Будет выдана следующая таблица, показанная на рисунке 12:
Рисунок 12. — Результат выполнения запроса
Задание 3. 1) Создать отчет для таблицы «Клиенты», в котором вывести фамилии и номера телефонов клиентов.
2) Создать отчет для запроса «Сведения о работе специалиста».
Методические указания.
1) Откроем файл базы данных «Автосервис», выберем закладку «Отчеты» и щелкнем строку «Создание отчета с помощью мастера».
В окне «Создание отчетов» выберем таблицу «Клиенты», а затем с помощью кнопки со знаком «>» выберем поля «Фамилия ИО», «Телефон» включаемые в отчет (см. рис. 13), и нажмем кнопку «Готово».
Рисунок 13. — Создание отчета
Получим документ для печати, который содержит два столбца, соответствующие выбранным полям (см. рис. 14).
Рисунок 14 — Внешний вид сформированного отчета
2) Откроем файл базы данных «Автосервис», выберем закладку «Отчеты» и щелкнем строку «Создание отчета с помощью мастера».
В окне «Создание отчетов» выберем запрос «Сведения о работе специалиста» и выберем все поля с помощью кнопки со знаком «>>». Нажмем кнопку «Готово».
Так как запрос запрашивает ввод параметра, то при формировании отчета также будет запрашиваться значение параметра «Код специалиста».
Задание 4.Создать форму «Просмотр и редактирование», с помощью которой можно просматривать полные сведения об оказанных услугах и добавлять соответствующие записи в таблицы при оформлении новой услуги.
Методические указания.
Откроем файл базы данных «Автосервис», выберем закладку «Формы» и щелкнем строку «Создание формы с помощью мастера».
В окне «Создание формы» выберем из каждой таблицы все поля, кроме поля типа «Счетчик» в следующей последовательности:
«Код специалиста» из таблицы «Журнал услуг»,
«ФИО специалиста», «Адрес» и «Телефон» из таблицы «Специалисты»,
«Код клиента» из таблицы «Журнал услуг»,
«ФИО клиента», «Адрес» и «Телефон» из таблицы «Клиенты»,
«Код услуги» из таблицы «Журнал услуг»,
«Описание» и «Стоимость» из таблицы «Услуги»,
«Дата обслуживания» из таблицы «Журнал услуг». Сохраняем форму под именем «Просмотр и редактирование».
Откроем форму «Просмотр и редактирование» (см. рис. 30) и пролистаем записи, пользуясь кнопками в нижней части окна. Если будем вносить изменения в записях формы, то соответствующие изменения будут внесены в таблицы.
Рисунок 15. — Окно формы «Просмотр и редактирование»
С помощью данной формы можно также добавлять сведения о новой услуге. Например, специалист с кодом 2, оказал клиенту с кодом 4 новую услугу «Сход-развал».
Так как это новая запись, то выбираем новую пустую запись (17-ю по счету). В графе «Код специалиста» введем число 2, при этом автоматически на форму выводятся соответствующие значения полей «ФИО специалиста», «Адрес» и «Телефон» из таблицы «Специалисты».
В графе «Код клиента» введем число 4, при этом автоматически на форму выводятся соответствующие значения полей «ФИО клиента», «Адрес» и «Телефон» из таблицы «Клиенты».
Так как это новая услуга, то в графе «Код услуги» введем число 6 (в таблице «Услуги» всего 5 записей, поэтому номер новой записи равен 6). Автоматически в таблицу «Услуги» будет добавлена новая пустая запись. Введем в графе «Описание» текст «Сход-развал», а в графе «Стоимость» -- число 13500. Эти данные будут записаны в таблицу «Услуги».
В графе «Дата обслуживания» введем дату «31.03.08». В результате форма примет вид, изображенный на рисунке 16.
Рисунок 16. — Изменение данных с помощью формы
Закроем форму и откроем поочередно таблицы и проверим изменения. Мы увидим, что в таблице «Услуги» добавлена новая запись (см. рис. 17).
Рисунок 17 — Просмотр измененных данных в таблице
Задание для самостоятельного выполнения
Создать в программе Microsoft Access файл базы данных «Магазин», содержащий таблицы «Товары», «Покупатели», «Продажи» и установить связи между ними. Структура таблиц и схема связей приведена на рис. 18. Заполнить таблицы произвольно, соблюдая здравый смысл.
Рис. 18
Литература
1. Акперов, И.Г. Информационные технологии в менеджменте: Учебник / И.Г. Акперов, А.В. Сметанин, И.А. Коноплева. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 400 c.
Алешин, Л.И. Информационные технологии: Учебное пособие / Л.И. Алешин. - М.: Маркет ДС, 2011. - 384 c.
2. Алиев, В.С. Информационные технологии и системы финансового менеджмента: Учебное пособие / В.С. оглы Алиев. - М.: Форум, ИНФРА-М, 2011. - 320 c.
3. Балдин, К.В. Информационные технологии в менеджменте: Учеб. для студ. учреждений высш. проф. образования / К.В. Балдин. - М.: ИЦ Академия, 2012. - 288 c.
4. Венделева, М.А. Информационные технологии в управлении: Учебное пособие для бакалавров / М.А. Венделева, Ю.В. Вертакова. - М.: Юрайт, 2013. - 462 c.
5. Гвоздева, В.А. Информатика, автоматизированные информационные технологии и системы: Учебник / В.А. Гвоздева. - М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 544 c.
6. Граничин, О.Н. Информационные технологии в управлении: Учебное пособие / О.Н. Граничин, В.И. Кияев. - М.: БИНОМ. ЛЗ, ИНТУИТ, 2008. - 336 c.
7. Гришин, В.Н. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебник / В.Н. Гришин, Е.Е. Панфилова. - М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 416 c.
8. Ивасенко, А.Г. Информационные технологии в экономике и управлении: Учебное пособие / А.Г. Ивасенко, А.Ю. Гридасов, В.А. Павленко. - М.: КноРус, 2013. - 158 c.
9. Киселев, Г.М. Информационные технологии в экономике и управлении (эффективная работа в MS Office 2007): Учебное пособие / Г.М. Киселев, Р.В. Бочкова, В.И. Сафонов. - М.: Дашков и К, 2013. - 272 c.
10. Лихтенштейн, В.Е. Информационные технологии в бизнесе. Практикум: применение системы Decision в микро- и макроэкономике: Учебное пособие / В.Е. Лихтенштейн. - М.: ФиС, 2008. - 512 c.
11. Лихтенштейн, В.Е. Информационные технологии в бизнесе. Практикум: применение системы Decision в решении прикладных экономических задач: Учебное пособие / В.Е. Лихтенштейн, Г.В. Росс. - М.: ФиС, 2009. - 560 c.
12. Логинов, В.Н. Информационные технологии управления: Учебное пособие / В.Н. Логинов. - М.: КноРус, 2013. - 240 c.
13. Романов, В.П. Информационные технологии моделирования финансовых рынков / В.П. Романов, М.В. Бадрина. - М.: ФиС, 2010. - 288 c.
14. Румянцева, Е.Л. Информационные технологии: Учебное пособие / Е.Л. Румянцева, В.В. Слюсарь; Под ред. Л.Г. Гагарина. - М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 256 c.
15. Светлов, Н.М. Информационные технологии управления проектами: Учебное пособие / Н.М. Светлов, Г.Н. Светлова. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2012. - 232 c.
16. Свиридова, М.Ю. Информационные технологии в офисе. Практические упражнения: Учебное пособие для нач. проф. образования / М.Ю. Свиридова. - М.: ИЦ Академия, 2010. - 320 c.
17. Синаторов, С.В. Информационные технологии.: Учебное пособие / С.В. Синаторов. - М.: Альфа-М, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 336 c.
18. Соболь Б.В., Галин А.В., Ю.В. Панов, Е.В Рашидова, Н.Н Садовой. Информатика. Ростов н/Д, Феникс, 2010.
19. Соболь Б.В., Галин А.В., Ю.В. Панов, Е.В Рашидова, Н.Н Садовой., Пешхоев И.М., Шпигун А.В. Практикум по информатике. Ростов н/Д, Феникс, 2009.
20. Соболь Б.В., Борисова Л. В., Иваночкина Т. А., Пешхоев И.М. Практикум по статистике в Excel. Ростов н/Д, Феникс, 2010.
21. Б. В. Соболь, Б. Ч. Месхи, И. М. Пешхоев. Практикум по вычислительной математике. Ростов-на-Дону, Феникс, 2008.
22. Федотова, Е.Л. Информационные технологии в науке и образовании: Учебное пособие / Е.Л. Федотова, А.А. Федотов. - М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 336 c.