Ссылка на регистрационный номер
и дату документа (13)
Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата
и
номер для ссылки переписываются из инициативного (полученного)
письма. Оформляется он следующим способом: На
№ 02-13/36 от 04. 09.
2003. Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ,
найти свою копию инициативного письма. Этот реквизит не проставляет-
ся на внутренней переписке.
Место составления или издания документа (14)
Место составления или издания документа обязательно указывают
в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наимено-
вание организации»
(Адресат (15)
Этот реквизит проставляется на исходящих документах
и на всех
видах внутренней переписки (заявления, докладные, служебные
и объяс-
нительные записки).
Максимально реквизит «Адресат» может состоять из следующих
составных частей:
– наименование учреждения, организации или предприятия (в им.
пад.);
– наименование структурного подразделения (в им. пад.);
– указание должности получателя (в дат. пад.);
– инициалы
и фамилия (в дат. пад.);
– почтовый адрес.
Наличие адреса необходимо для сверки с адресом на упаковке,
чтобы определить: не произошла ли ошибка вложения, т.к. при несоот-
ветствии адреса на документе адресу на упаковке документ возвращается
отправителю.
Элементы почтового адреса в реквизите «Адресат»
и при оформлении адреса в реквизите «Справочные данные» указываются в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи»,
утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000
№725.
В соответствии с Правилами установлен следующий порядок написания
почтового адреса на конвертах
и документах:
− наименование адресата (организация или имя, отчество, фамилия);
− улица, № дома, № квартиры;
− населенный пункт (город, поселок);
− область, край, республика;
− страна (для международных писем);
− почтовый индекс.
Гриф утверждения документа (16)
Документ может утверждаться соответствующими органами или
должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопро-
сов, изложенных в утверждаемых документах, или посредством издания
соответствующего распорядительного документа (приказа, распоряжения,
постановления).
В случае утверждения документа должностным лицом гриф ут-
верждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), полного на-
именования должности руководителя, утверждающего документ (в им.
пад.), его личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.
Резолюция (17)
В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу ис-
полнения документа. Резолюция пишется от руки
и проставляется в верх-
нем правом углу над текстом документа. Если на документе больше од-
ной резолюции, то вторая
и последующие проставляются на любом сво-
бодном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то
резолюция может быть оформлена на небольшом дополнительном листе
формата А6.
Резолюция включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя,
содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дату
резолюции.
Заголовок
к тексту (18)
Заголовок необходим для всех видов документов. Он может отсут-
ствовать лишь на кратких документах, выполненных на бумаге формата
А5 (например, сопроводительные письма),
и должен быть максимально
коротким
и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание
документа. Он необходим для эффективного поиска, регистрации доку-
ментов без предварительного прочтения всего текста.
В одной строке заголовка печатается не более 28 знаков, а его со-
держание не должно превышать более 3-4 строк. Точка в конце заголовка
не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с назва-
нием вида документа, отвечая на вопросы: о чем, (о ком)? или чего, (ко-
го)?
Отметка о контроле (19)
Данный реквизит проставляется на документах, исполнение ко-
торых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о
контроле – буква «
К» – проставляется цветным карандашом, фломасте-
ром или специальным штампом «Контроль». Располагается в верхнем
правом углу над зоной адресата.
Текст документа (20)
Текст документа составляют на русском или национальном языке в
соответствии с законодательством Российском Федерации
и субъектов
Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов
оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соеди-
нения этих структур.
Отметка о наличии приложения (21)
Если к основному документу прилагаются дополнительные доку-
менты, то обязательно делается ссылка о приложении.
Подпись (22)
Этот реквизит состоит из наименования должности, инициалов и
фамилии. Если документ оформлен на бланке, то наименование должно-
сти будет кратким, без указания наименования предприятия
Гриф согласования документа (23)
Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, со-
держащихся в проекте документа. Согласование может быть внешним и
внутренним.
Согласование оформляется грифом. Он имеет варианты: согласо-
вание с конкретным должностным лицом, согласование с коллегиальным
органом, согласование посредством письма.
Виза согласования документа (24)
Внутреннее согласование называется визой. Виза состоит из указа-
ния должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты.
Оттиск печати (25)
Печати проставляются на наиболее важных документах для удо-
стоверения прав лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми
средствами, гарантиями услуг
и т.д. Печати подтверждают подлинность
подписей. Печать должна быть хорошо читаема
и, по возможности, за-
хватывать часть наименования должности. Различаются печати гербовые
и печати организации. Документы заверяются печатью организации. Гер-
бовой печатью заверяются документы органов государственного управ-
ления.
Отметка о заверении копии (26)
Заверение копии документа производится для придания ей юри-
дической силы.
Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи
«Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его
личной подписи, ее расшифровки
и даты заверения.
Отметка об исполнителе (27)
Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто со-
ставил документ
и владеет информацией для разъяснения
и уточнения
затронутых в документе вопросов.
Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполните-
ля документа
и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают
в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне послед-
него листа документа в левом нижнем углу
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело(28)
Этот реквизит проставляется на первой странице внизу на испол-
ненных документах, подлежащих описанию в дело для последующего
хранения
и использования в информационно-справочных целях.