Изложение текста документа

МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ

ПО ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Екатеринбург

СОСТАВИТЕЛИ:

ГАОУ СПО СО «Екатеринбургский энергетический техникум»

преподаватель Светлана Петровна Соловьёва

преподаватель Эльмира Вольдемаровна Архипова

СОГЛАСОВАНО:

Методист _________________________ Е. А. Сергеева

УТВЕРЖДЕНО:

Методическим советом ГАОУ СПО СО «Екатеринбургский энерготехникум»

Протокол № от « ____ » __________ 2015 г.

Председатель: зам. директора по УР,

_________________ Е. А. Тищенко

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Методическое пособие устанавливает общие требования к правилам оформления документов, содержащий, в основном сплошной текст. В таких работах, как: учебное пособие, реферат, доклад, методические указания, научный сборник, методическая разработка.

Цель методического пособия: сформировать понятие о правилах к оформлению документов, содержащий, в основном сплошной текст. В пособии имеется множество примеров, которые помогают преподавателям при написании методической работы.

Методические рекомендации составлены на основе Государственных стандартов оформления документов: ГОСТ 2.105-95 ЕСКД Общие требования к текстовым документам; ГОСТ 7.32-2001 СИБИД. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления.

Правила оформления документов обязательны для применения преподавателями на всех дисциплинах и для всех специальностей.

ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТОВЫМ ДОКУМЕНТАМ

Текстовые документы выполняют на формах, установленных соответствующими стандартами Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).

Работу оформляют на компьютере с помощью текстового редактора Word и распечатывают с одной стороны листа формата А4. Шрифт – Times New Roman, размер шрифта – 14, в т.ч. и для нумерации страниц с 1,5-м междустрочным интервалом, выровнен по ширине.

Текст должен иметь поля по 20 мм. Абзацные отступы равны 1,25 см.

Разрешается использование курсива, выделение жирнымшрифтом. Подчеркивания не допускаются.

На обороте титульного листа размещаются утверждающие и согласующие подписи текстового документа.

Для пояснения данных используют сноскив виде надстрочного знака из арабских цифр со скобкой после того слова, числа, предложения, к которому дается пояснение. Нумерация сносок - отдельная для каждой страницы.

Построение документа

1.1.1 Текст документа следует делить на разделы, подразделы и пункты, подпункты, каждую часть документа начинают с нового листа.

Разделы, подразделы должны иметь заголовки они пишутся большими (прописными) буквами, не подчеркивая с абзацного отступа. Переносы слов в заголовках не допускаются. Между заголовком главы (раздела) и текстом, подраздела и текста – один 1,5 интервал.

Точку в конце заголовка не ставят. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой, например:

1 Методы испытаний(раздел, начинается с новой страницы)

1.1 Аппараты, материалы и реактивы(подраздел)

Текст __________________________________________________________

______________________________________________

1.1.1 (пункт)

1.1.2

1.1.2.1 (подпункт)

Подготовка к испытанию

1.2.1Текст ______________________________________________________

______________________________________________

1.1.2 Если раздел или подраздел имеет только один пункт, или пункт имеет один подпункт, то его не нумеруют. Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления.

Перед каждой позицией следует ставить дефис, текст пишут с маленькой буквы, а в конце предложения ставится точка с запятой. В последней позиции в конце предложения ставится точка, например:

- ______________;

а) ____________________ ;

б) ____________________ ;

1) ________________ ;
2) ________________ ;

в) ____________________ ;

- ________________.

1.1.3По центру заглавными буквамивыполняются следующие разделы:Введение, Заключение, Список ИСТОЧНИКОВ, Содержание, ПРИЛОЖЕНИЕ.

Список источников и приложение включают в содержание документа, например:

СОДЕРЖАНИЕ

Титульный лист и оборот титульного листа не нумеруется, основной текст нумеруется с третьейстраницы с Содержания.

Номер страницы проставляют в центре нижнего поля листа без точки.

Иллюстрации и таблицы, расположенные на отдельных листах, включают в общую нумерацию страниц арабскими цифрами.

Титульный лист – первая страница будущей работы (не нумеруется), оборот титульного листа – вторая страница будущей работы (не нумеруется), основной текст начинается с третьей страницы. Нумерация страниц начинается с «СОДЕРЖАНИЕ», на странице которого печатается цифра «3», примеры выполнения титульного листа приведены в ПРИЛОЖЕНИИ А.

Изложение текста документа

1.2.1 Специфическая терминология, включается в перечень принятых терминов с соответствующими разъяснениями. Перечень включают в содержание документа.

В тексте должны использоваться только арабские цифры, например:

принята следующая форма написания дат, например: 07.08.2001 г.; 2000/2001 учебный год; 90-е годы XX века; в 1960-1980 гг.; в период 1890-1910 годы.

1.2.2 Текст набирается с соблюдением следующих правил:

– между инициалами и перед фамилией, перед сокращениями и между ними ставится пробел, например,А. С. Пушкин;

– если в тексте приводят ряд числовых значений, выраженных одной и той же единицей физической величины, эту единицу указывают только после последней цифры ряда, например: 5,9; 8,5; 10,0 см;

– если приводят диапазон числовых значений физической величины, выраженных в одной и той же единице, то обозначение единицы указывается после последнего числа диапазона, например: от 1 до 5 мм; от 10 до 100 кг; от плюс 10 до минус 40 °С.

При ссылке в тексте на название документов органов власти пишутся с прописной буквы: Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон, со строчной буквы пишутся: постановлениеГосударственной Думы Федерального Собрания.

При датах в круглых скобках (1789-1793) – без сокращения гг.

Допускается сокращать:

– т. е. –то есть;

– и т. д. –и так далее;

– и т. п. –и тому подобное (после перечисления);

– и др. –и другие;

– и пр. –и прочие;

– см. –смотри (при повторной ссылке);

– напр. –например;

– в., вв., гг.– при датах;

– г., д., обл., с. –при географических названиях;

– г-жа, г-н, им., т.– при фамилии и названиях;

– гл., п., подп., разд., рис., с., см., ср., табл., ч.;

– млн, млрд, тыс., экз. –при числах в цифровой форме;

– гр. –гражданин;

– п/п –по порядку.

Не допускаются сокращения:

– т. о.– таким образом;

– т. н. –так называемый;

– т. к. –так как.

Форма сокращений по всей работе должна быть одинакова. Буквенные аббревиатуры – сокращения из первых букв слов словосочетания, произносимые при чтении в сокращенной форме склоняются. Падежное окончание пишется строчными буквами и слитно: МХАТа, вуза.

ГОСТ, ОСТ– сложносокращенные слова, не склоняются!

Наращения при написании порядковых числительных, например:

- 5-й, 5-е, 5-м, 21-м или 17 %-й раствор, если последней букве числительного предшествует гласная;

- 4-го, 4-му, 60-ми.

1.2.3 В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается:

– применять математический знак минус (-) перед отрицательными значениями величин (следует писать слово «минус»);

– применять знак « » для обозначения диаметра (следует писать слово «диаметр»);

– применять в тексте знаки (<, >, =, №, %) без цифр);

– при записи десятичных дробей целая часть числа от дробной должна отделяться запятой (например, 15, 6 тыс. руб., 18, 5 кв. м);

– применять индексы стандартов, технических условий и других документов без регистрационного номера.

– внутри текста работы не допускается использование фамилий без инициалов. Инициалы всегда (кроме СПИСКА ИСТОЧНИКОВ) должны стоять перед фамилией.

ОФОРМЛЕНИЕ ФОРМУЛ

2.1 Формулы набираются в редакторе формул, гарнитуры шрифтов: Times New Roman, Symbol.

При наборе формул рекомендуется использовать следующие размеры шрифтов (для формата А4): основной - 16 пт; крупный индекс - 70 %; мелкий индекс - 55 %; крупный символ - 120 %; мелкий символ - 75 %.

Латинские обозначения, кроме устойчивых форм, наименований типа max, min, cos, sin, tg, log, exp, det и т. д. набираются курсивом.

Русские, греческие обозначения и цифры всегда набираются прямым шрифтом.

Формулы пишут в отдельную строку по центру текста с расстоянием, одного 1,5 интервала до формулы и после формулы.

Перенос в формулах допускается делать на знаках соотношений (=, , <, >), на отточии (...), на знаках (+) и (–), ( ) с дублированием знака на другой строке.

Нумеровать следует наиболее важные формулы, на которые приводятся ссылки в последующем тексте.

Номер печатают арабскими цифрами, заключается в круглые скобки и выравнивается по правому краю печатного листа на одном уровне с формулой.

Используется сквозная и индексационная нумерация формул, таблиц, рисунков, используется, при делении текста на разделы, сначала арабскими цифрами указывают номер раздела, затем (после точки) ставится порядковый номер формулы в данном разделе. Точка в конце не ставится.

Например (1 вариант):

C =E * (В + Д), (3.3)

где C - размер субвенции, выделяемой субъекту Российской Федерации, руб.;

E - численность граждан, награжденных знаком "Почетный донор СССР", "Почетный донор России", в субъекте Российской Федерации, чел.;

В - размер ежегодной денежной выплаты гражданам, награжденным знаком "Почетный донор СССР", "Почетный донор России", руб.;

Д - расходы на оплату услуг по доставке ежегодной денежной выплаты гражданам, в пределах 1,5 % размера ежегодной денежной выплаты, руб.

Например (2 вариант, со ссылкой на литературу):

C =E * (В + Д), [2, с. 6] (3.3)

В этом случае формула пишется без расшифровки.

[2, с. 6]: 2 – номер по списку источника; запятая; с – страница; точка; 6 - номер страницы.

Расшифровка дроби: сначала поясняют величины в числителе, в том же порядке, что и в формуле, а затем – в знаменателе.

2.2 В формулах допускается использовать все виды скобок (), {}, [], и т. д. Высота скобок должна быть достаточной, чтобы охватывать находящееся в них выражение.

Важные длинные, громоздкие и нумерованные формулы, располагают на отдельных строках.

Несколько коротких однотипных формул, можно помещать на одной строке.

Небольшие и несложные формулы, размещают внутри строк текста.

На все нумерованные формулы обязательнодолжны быть ссылки. Они оформляются арабскими цифрами в круглых скобках. Например: в формуле (3.7); из уравнения (5.4) вытекает... и т. д.

2.3 Двоеточие перед формулами ставят:

а) после обобщающего слова;

б) если этого требует построение текста, предшествующего формуле.

ОФОРМЛЕНИЕ ПРИМЕЧАНИЯ

3.1 Примечания следует помещать непосредственно после текстового, графического материала или в таблице, к которым относятся эти примечания, и печатать с прописной буквы с абзаца. Если примечание одно, то после слова «Примечание» ставится тире и примечание печатается тоже с большой буквы. Одно примечание не нумеруют, например:

Примечание - __________________________________________________
____________________________________________________________________

3.2 Несколько примечаний нумеруют по порядку арабскими цифрами, текст начинается с большой буквы и заканчивается точкой, например:

Примечания
1 Текст ______________________.
2 Текст ______________________.

Примечание к таблице помещают в конце таблицы над линией, обозначающей окончание таблицы, например:

Таблица 1 – Размеры длины винта

ОФОРМЛЕНИЕ ССЫЛОК

4.1 Ссылки на литературные источники, статистические и нормативные материалы должны отражаться в квадратных скобках в конце предложения перед точкой. Приводимые в тексте авторские цитаты выделяются кавычками, например:

По мнению С.А. Кимельмана, «рента – это дополнительный доход, получаемый собственником труда, капитала, имущества или земельного участка, и не требующий каких-либо дополнительных затрат с его стороны» [14, с.16].

Внутри квадратных скобок фиксируется номер источника в соответствии со СПИСКОМ ИСТОЧНИКОВ, запятая, пробел, буква «с», точка, пробел, номер страницы, откуда была взята цитата или цифровые данные.

4.2 Ссылаться следует на документ в целом или его разделы и приложения, а ссылки на подразделы, пункты, таблицы и иллюстрации не допускаются.

4.3 При оформлении ссылок на положения нормативных правовых актов в квадратных скобках вместо номера страницы указывается номер соответствующей статьи (пункта) документа с обозначением символа «ст.» («п.»), например:

Бюджет – форма образования и расходования денежных средств, предназначенных для финансового обеспечения задач и функций государства и местного самоуправления [2, ст. 6].

ОФОРМЛЕНИЕ ИЛЛЮСТРАЦИЙ

5.1 Рисунки в зависимости от их размера располагают в тексте непосредственно после того абзаца, в котором данный рисунок был впервые упомянут, или на следующей странице, а при необходимости – в ПРИЛОЖЕНИИ.

Положение рисунка и наименование рисунка выполняют по центру без абзаца.

5.2 Рисунки нумеруются арабскими цифрами, номер рисунка состоит из номера раздела и порядкового номера рисунка, разделённого точкой.

После номера рисунка пишется пробел, тире, затем пробел и наименование рисунка с большой буквы, например:

Рисунок 5.1 - Пересечение двух поверхностей

Точкув конце наименования рисунка не ставят, расстояние между текстом и иллюстрацией, а также иллюстрацией и текстом составляет один 1,5 междустрочный интервал.

Рисунки каждого Приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения, например: Рисунок А 2 – Наименование рисунка.

Мелкие рисунки на которые в дальнейшем нет ссылок не нумеруются.

Рисунок помещать на той же полосе или на развороте, что и ссылка на него.

5.3 Если рисунок заимствован из книги или статьи, на него в конце наименования рисунка должна быть оформлена ссылка, например:

Рисунок 5.2 - Доля прямых и косвенных расходов в расходах

на производство и реализацию товаров (работ, услуг)

за 2012-203 годы [16, с.23]

Иллюстрации, могут иметь пояснительные данные (подрисуночный текст), выполняется шрифтом № 12, интервал шрифта равен «1», по центру.

Экспликацию (расшифровку рисунка), которая поясняет рисунок, выполняют после названия рисунка, перед ней ставиться знак двоеточие. Между элементами экспликации точка с запятой.

Рисунок 5.3 – Дополнительные виды:

а) дополнительный вид в непосредственной проекционной связи с изображением детали;

б) дополнительный вид в непроекционной связи, обозначается стрелкой и прописной буквой русского алфавита;

в) дополнительный вид повёрнутый, с использованием специального знака;

г) размеры стрелки, указывающей направление взгляда и специального знака.

5.4 При ссылках на рисунок в пределах раздела следует писать «... в соответствии с рисунком 2» или «... в соответствии с рисунком 1.2» при нумерации в пределах подраздела с оборотом речи, например: «Как видно из рисунка 3...»; «... представлен на рисунке 5.1»; сокращение «см.» используется при повторной ссылке на рисунок, например: (смотри рисунок 5.1) (см. рисунок 5.1) или просто (рисунок 5).

ОФОРМЛЕНИЕ ПРИЛОЖЕНИЙ

6.1 Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте документа.

6.2 Каждое приложение начинается с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова «ПРИЛОЖЕНИЕ» и его обозначения.

Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с большой буквы отдельной строкой, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ А

(рекомендуемое)

Заголовок

Нумеруются приложения в той последовательности, в которой их данные используются в работе.

В пределах одного приложения они таблицы и рисунки должны быть пронумерованы, например:

«Таблица А 1 – Название таблицы», «Таблица А 2– Название таблицы» или «Рисунок А 1– Название рисунка», «Рисунок А 2 Название рисунка».

6.3 При оформлении материалов приложений допускается использовать шрифты разной гарнитуры и размера.

Приложения обозначают заглавными, буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова «ПРИЛОЖЕНИЕ» следует буква, обозначающая его последовательность.
Если в документе одно приложение, оно обозначается «ПРИЛОЖЕНИЕ А».

Приложения должны иметь общую с остальной частью документа сквозную нумерацию страниц.

Все приложения перечислены в СОДЕРЖАНИИ документа с указанием их номеров и заголовков.

ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЦ

7.1 Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. Название таблицы, при его наличии, должно отражать её содержание, быть точным, кратким. Название следует помещать над таблицей.

При переносе части таблицы на ту же или другие страницы название помещают только над первой частью таблицы.

Головка таблицы отделена толстой или другой линией от остальной части таблицы.

Высота строк таблицы не менее 8 мм, например:

Таблица 7.1 – Участники - конкурса лекций по дисциплине «Техническая механика» от 22 декабря 2013 год

7.2 Таблицы, за исключением таблиц Приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Каждая таблица должна иметь номер и заголовок.

Таблицы каждого Приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения Приложения.

Если в документе одна таблица, она должна быть обозначена «Таблица 1» или «Таблица B 1», если она приведена в ПРИЛОЖЕНИИ В.

Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделённых точкой.

7.3 Таблицу помещают под текстом, в котором впервые дана ссылка на неё, или на следующей странице, а, при необходимости, в Приложении к документу.

Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа документа.

7.4 Если в конце страницы таблица прерывается и её продолжение будет на следующей странице, в первой части таблицы нижнюю горизонтальную линию, ограничивающую таблицу, допускается не проводить.

Слово «Таблица» указывают один раз слева над первой частью таблицы без абзаца, над другими частями пишут слова «Продолжение таблицы» с указанием номера названия таблицы, например:

Таблица 7.2 – Номинальный диаметр резьбы, в миллиметрах

Продолжение таблицы 7.2

Таблицы с небольшим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть рядом с другой на одной странице, разделить части таблицы двойной линией или линией толщиной 2s, например:

Таблица 7.3 - Масса стальных шайб в зависимости от диаметра стержня крепежной детали

7.5 В таблицах должны быть учтены следующие требования:

– строки боковика таблицы должны быть выровнены с соответствующими строками в графах;

– горизонтальные и вертикальные линейки в таблице, подлежащие набору, должны быть напечатаны;

– цифры в числах, имеющих больше четырех знаков, разделяются пробелами на классы по три цифры ивыравниваются по вертикали, за исключением чисел, обозначающих номера и календарные годы;

– заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями не разделяются, заголовочная часть не должна содержать пустот;

– если в статье одна таблица, они не нумеруются.

– заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы, подзаголовки граф – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение;

– в конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят, заголовки, и подзаголовки граф указывают в единственном числе;

– примечания и сноски к таблицам должны быть размещены под таблицей, сначала приводят сноски, а затем примечания (по ширине);

– сноски к цифрам в таблице обозначают в виде звездочек, например:

Таблица 7.4 - Значение для экскаватора типа, в метрах

Пример:

Таблица 7.5 - Условный проход D_y, в миллиметрах

Пример:

Таблица 7.6 - Марки стали и сплава

12
• Далее ⇒