Документ як базове поняття документознавства
ВСТУП
Навчальний курс «Концепція професійного спрямування» є базовою дисципліною для вищих навчальних закладів України, що готують фахівців-документознавців за спеціальністю «Документознавство та інформаційна діяльність» у навчальних закладах України різних профілів: економічного, історичного, технічного, юридичного тощо. Саме ця дисципліна спрямована на формування в студентів концептуальної схеми орієнтації в професійній діяльності сучасного документознавця як організатора діловодства. Це визначає інтегрований характер цього курсу у взаємозв’язках з іншими навчальними дисциплінами документознавчого циклу, що формують кваліфікацію документознавця: документознавством, діловодством, аналітико-синтетичною обробкою документів, документно-інформаційними комунікаціями, інформатикою, комп’ютерними технологіями в діловодстві, діловими комунікаціями тощо. У курсі увага приділяється специфіці спеціалізацій цієї спеціальності, розглянуті функціональні обов’язки менеджера з реклами, митно-брокерської діяльності й документно-технічного забезпечення виробництва.
Посібник має на меті ознайомити студентів із сучасними вимогами до професійної кваліфікації документознавця в різних сферах діяльності, а також з теоретичними основами складових документознавчої діяльності.
Зважаючи на відсутність вітчизняної навчально-методичної літератури з цього курсу та спрямованість сучасної освіти на самостійність студентів у навчанні, необхідно створювати навчальні посібники, які дотримуються вимог щодо наукового, систематичного, лаконічного, послідовного, об’єктивного викладення матеріалу та сприяють самостійному вивченню дисципліни. Це обумовило структуру та зміст цього посібника, який не замінює лекційні та практичні заняття, але спонукає студентів насамперед до самостійної роботи з навчальним матеріалом.
Після вивчення курсу студенти повинні:
1) знати:
- кваліфікаційні вимоги до професії документознавця
- права та обов’язки документознавця в різних сферах його професійної діяльності на різних її етапах;
- основні напрямки діяльності документознавця
- специфіку використання документів у різних сферах діяльності
- стратегії комунікативної діяльності документознавця;
2) уміти:
- розкривати зміст головних понять та категорій концепції професійного спрямування
- використовувати на практиці знання про особливості професійної діяльності документознавця;
3) мати уявлення:
- про специфіку ділових комунікацій у різних сферах діяльності;
- особливості правового забезпечення документної та інформаційної діяльності;
- вимоги до управління й обслуговування в документно-інформаційних інститутах.
Г л а в а 1
КОНЦЕПЦІЯ ПРОФЕСІЙНОГО СПРЯМУВАННЯ ЯК НАВЧАЛЬНА ДИСЦИПЛІНА
1.1. Концепція професійного спрямування: об’єкт, предмет, мета, структура, базові поняття
Навчальна дисципліна «Концепція професійного спрямування»є концептуальним орієнтиром у підготовці фахівців-документознавців, які навчаються за спеціальністю «Документознавство та інформаційна діяльність», оскільки об’єктом курсу є професійна діяльність документознавця, а предметом – робота з документними потоками в різних галузях виробництва.
Мета цього курсу полягає у вивченні основного кола проблем і базових понять спеціальності «Документознавство та інформаційна діяльність», ознайомленні студентів з особливостями застосування документів у різних галузях виробництва, професійними правами й обов’язками фахівця-документознавця, вимогами до його особистості та діяльності.
Зважаючи на це, структуракурсу складається з трьох модулів, які об’єднують такі теми: концепція професійного спрямування як навчальна дисципліна; професія документознавця в контексті інформатизації суспільства; теоретичні основи документознавства; документознавець як організатор діловодства; аналітико-синтетична обробка документів у професійній діяльності документознавця; інформаційна діяльність документознавця; комунікативні аспекти професійної діяльності документознавця.
Оскільки цей навчальний курс надає концепцію професійного спрямування щодо документознавства та інформаційної діяльності, основними поняттями курсу є документознавство, інформаційна діяльність та їх ключові похідні – документ та інформація.
Існує чимало визначень цих понять, кожне з яких є домінуючим у певній сфері діяльності. У документознавчій сфері діяльності суть поняття «документознавство»полягає в розгляданні його як комплексної науки про документ і документно-комунікаційну діяльність, що вивчає в історичному, сучасному та прогностичному аспектах процеси створення, розповсюдження та використання документних джерел у суспільстві. Документ у документознавстві – це матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі й просторі.
Згідно із Законом України про інформацію інформаційна діяльність – це сукупність дій, спрямованих на задоволення інформаційних потреб громадян, юридичних осіб і держави. З метою задоволення цих потреб створюються відповідні документно-інформаційні служби. Основними видами інформаційної діяльності є одержання, використання, поширення та зберігання інформації. Одержання інформації – це набуття, придбання, накопичення відповідно до чинного законодавства України документованої або публічно оголошуваної інформації громадянами, юридичними особами або державою. Використання інформації – це задоволення інформаційних потреб громадян, юридичних осіб і держави. Поширення інформації – це розповсюдження, обнародування, реалізація в установленому законом порядку документованої або публічно оголошуваної інформації. Зберігання інформації – це забезпечення належного стану інформації та її матеріальних носіїв. Одержання, використання, поширення та зберігання документованої або публічно оголошуваної інформації здійснюється в порядку, передбаченому цим Законом та іншими законодавчими актами в галузі інформації. При цьому інформаціярозглядається як документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються в суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі.
1.2. Становлення й розвиток спеціальності
«Документознавство та інформаційна діяльність»
Спеціальність «Документознавство та інформаційна діяльність» виникла наприкінці ХХ століття в Україні, але документознавців готували й до цього часу. Це було обумовлено практичними потребами суспільства в таких фахівцях. Створення перших правил роботи з документами та вимог до самих документів на практиці, у діловодному процесі, у прикладній сфері в XVI–XVII століттях, поява уніфікованих документних форм, формування правових основ документування в XVIIІ–XIX століттях насамперед у сфері державного управління обумовили необхідність не тільки у кваліфікованих фахівцях, але й у проведенні документознавчих досліджень. З цією метою в 1920–30-х роках було створено вітчизняні та закордонні науково-дослідні, госпрозрахункові, відомчі й громадські організації, що досліджували питання наукової організації управління. За кордоном документознавчі дослідження проводились у Міжнародному інституті документації, який одержав таку назву 1931 року (раніше він мав назву Міжнародного бібліографічного інституту, створеного 1895 року в Брюсселі). Вітчизняні документознавчі дослідження й практичний досвід учених узагальнені в проекті «Загальні правила документації й документообігу» та видані в Інституті техніки управління 1931 року. Саме в цей період (1938 р.) було створено Міжнародну федерацію з документації, що й нині є світовим центром теорії та практики документознавства й науково-технічної інформації. На початку 1930-х років у Московському державному історико-архівному інституті (МДІАІ) стали готувати фахівців вищої кваліфікації для роботи в державних архівах, а пізніше й працівників державного діловодства. У МДІАІ почали викладати навчальний курс «Загальне діловодство» спочатку в межах навчальної дисципліни «Теорія й практика архівної справи», а з 1942 року як самостійний курс «Історія й організація діловодства в СРСР». 1943 року вперше з’явився й сам термін «документознавство». Зі створенням Всесоюзного науково-дослідного інституту документознавства й архівної справи (ВНДІДАС) у 1966 році, у якому проводилися документознавчі дослідження, було розроблено й впроваджено Єдину державну систему діловодства, а також створено інформаційну базу автоматизованої системи управління. У нашій країні визначилися два основних центри – МДІАІ й ВНДІДАС, – що проводили документознавчі дослідження та готували відповідних фахівців на факультеті державного діловодства в МДІАІ з 1964 р. Це обумовило набуття документознавством статусу наукової дисципліни, і 1969 року воно було внесено в номенклатуру спеціальностей науковців «Документознавство й документаційне забезпечення управління». Саме під такою назвою відома ця спеціальність з початку її існування, що в Росії функціонує й зараз.
Новий етап у розвитку вітчизняної спеціальності почався в 1990-х роках під впливом зовнішніх політичних і внутрішніх соціально-економічних факторів, які зумовили зміни в роботі з документами в умовах інформатизації країни. Інтеграція України у світовий інформаційний простір зумовила необхідність у фахівцях-документознавцях, кваліфікація яких має бути адекватною сучасним вимогам роботи щодо документної інформації. Саме це вплинуло на зміну назви цієї спеціальності в Україні – «Документознавство та інформаційна діяльність», – яка виникла на базі Харківської державної академії культури на бібліотечному факультеті в 1995 р. і функціонує зараз у понад 22 вищих навчальних закладах історичного, бібліотечного, економічного, управлінського й технічного напрямків.
Г л а в а 2
ПРОФЕСІЯ ДОКУМЕНТОЗНАВЦЯ В КОНТЕКСТІ ІНФОРМАТИЗАЦІЇ СУСПІЛЬСТВА
2.1. Соціальне замовлення інформаційного суспільства
на підготовку висококваліфікованих фахівців-документознавців
Інформатизація суспільства, що розпочалася наприкінці ХХ століття, зумовила інтеграцію цілого ряду країн до світового інформаційного простору. Пріоритету набула інформаційна діяльність, а інформація стала найважливішим ресурсом суспільства. Відповідно до законів України про інформацію, про національну програму інформатизації інформатизація суспільства припускає процес створення умов для забезпечення громадян і суспільства своєчасною, достовірною й повною інформацією завдяки широкому використанню інформаційних технологій. Інформатизація суспільства – сукупність взаємозалежних організаційних, правових, політичних, соціально-економічних, науково-технічних, виробничих процесів, які спрямовані на створення умов для задоволення інформаційних потреб громадян і суспільства на основі побудови, розвитку й використання інформаційних систем, мереж, ресурсів й інформаційних технологій, які ґрунтуються на застосуванні сучасної обчислювальної й комунікаційної техніки. Інформатизація суспільства сприяє формуванню інформаційного суспільства – інтелектуальнорозвиненого, ліберально-демократичного суспільства з високим рівнем суспільного виробництва й інформаційно-правової культури. У цих умовах зросло соціальне замовлення суспільства на висококваліфікованих фахівців-документознавців. Зростання обсягу інформації й відповідно документів, впровадження комп’ютерних технологій для їхнього створення, переробки, зберігання й використання висувають підвищені вимоги до документно-інформаційних служб та їхніх кадрів. Документаційна діяльність організації охоплює всі сфери діяльності щодо створення, складання, узгодження й оформлення документів. Зафіксована в документах інформація становить основу будь-якого бізнесу. Організація ефективної роботи з документами, удосконалювання всіх інформаційно-документаційних процесів як у масштабі суспільства в цілому, так і на рівні окремих підприємств, організацій, установ є найважливішим напрямком управлінської діяльності інформаційного суспільства. Тому зараз надзвичайно важливим є вдосконалення системи діловодства, організаторами якого є документознавці. Суспільству в різних сферах діяльності потрібні висококваліфіковані документознавці-менеджери як найзатребуваніші фахівці на сучасному ринку труда.
2.2. Кваліфікаційна характеристика професії
документознавця в державному класифікаторі професій
Кваліфікаційна характеристика професії документознавця визначена в Державному класифікаторі професій України ДК 003-95, розробленому Науково-дослідним інститутом соціально-трудових відносин Міністерства праці й соціальної політики України за участі Інституту української мови Національної академії наук України й Науково-дослідного інституту статистики Державного комітету статистики України.
Класифікатор професій є складовою частиною державної системи класифікації й кодування техніко-економічної й соціальної інформації, в основу якого покладено Міжнародну стандартну класифікацію професій 1988 року (ISCO-88: International Standard Classification of Occupations/ILO, Geneva). Він призначений для застосування всіма суб’єктами господарювання під час запису про роботу в трудові книжки працівників. Відповідно до п. 2.14 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників записи до трудової книжки про найменування роботи, професії або посади здійснюються відповідно до найменування професій і посад, перелічених у Державному класифікаторі України. Якщо назву посади не зазначено в Класифікаторі, у трудових книжках працівників її вказувати не можна.
Для розуміння кваліфікаційної характеристики професії документознавця слід розрізняти поняття «професія» і «кваліфікація».
Професія – здатність виконувати такі роботи, які вимагають від особи певної кваліфікації.
Кваліфікація– здатність виконувати завдання й обов’язки певної роботи. У дипломі фахівця або в іншому документі про професійну підготовку кваліфікація визначається назвою професії. Кваліфікація визначається рівнем освіти й спеціалізацією.
Спеціалізації документознавців відрізняються від напряму вищого навчального закладу. Документознавців готують як фахівців-менеджерів з управлінської, рекламної, митно-брокерської, видавничої, документно-техничної та іншої діяльності, що забезпечують різні сфери функціонування документів. Проте загальні вимоги до професії документознавця є єдиними. Вони містять завдання, обов’язки, необхідні знання, права та кваліфікаційні вимоги.
Завдання та обов’язкидокументознавця:
– розробка та впровадження технологічних процесів роботи з документами й документною інформацією на підставі використання організаційної та обчислювальної техніки з обліку, контролю виконання, оперативного збереження, довідкової роботи;
– участь у плануванні, організації й вдосконаленні діяльності служби документаційного забезпечення управління;
– здійснення контролю за станом діловодства в структурних підрозділах;
– підготовка пропозицій із забезпечення ергономічних умов праці, раціоналізації робочих місць працівників служби документаційного забезпечення управління;
– розробка уніфікованих систем документації й табелів документів різного призначення та рівня управління, класифікаторів документної інформації;
– організація впровадження, ведення (у тому числі автоматизованого) і розвитку системи документації, яка включає також документи на машинних носіях і класифікатори документної інформації;
– вживання заходів щодо впорядкування складу документів та інформаційних показників, скорочення їх кількості та оптимізації документопотоків;
– участь у відборі документів, які передаються на державне зберігання, в організації поточного збереження й експертизі наукової та практичної цінності документів;
– участь у постановці задач, проектуванні, експлуатації та вдосконаленні (у частині інформаційного забезпечення) автоматизованих інформаційних систем і систем управління, а також нових інформаційних технологій (у тому числі безпаперових), які базуються на застосуванні обчислювальної й мікропроцесорної техніки, проектуванні й актуалізації баз банків даних;
– вивчення й узагальнення передового вітчизняного та світового досвіду у сфері документаційного забезпечення управління, розробка нормативно-методичних матеріалів з документаційного забезпечення;
– участь у роботі з підбору, розстановки й підвищення кваліфікації кадрів служби документаційного забезпечення управління.
Крім цього, документознавецьмає знати:
- постанови, розпорядження, накази, методичні та інші керівні матеріали, нормативні документи з документаційного забезпечення управління;
- порядок планування, проектування й технологію роботи на базі організаційної та обчислювальної техніки служб документаційного забезпечення управління; методи розроблення їх оптимальних структур;
- методи дослідження, аналізу, проектування й розвитку документаційних систем, стандарти на уніфіковані системи документації;
- порядок оформлення, класифікації, збереження, експертизи цінності документів;
- організацію архівної справи; нормативні й методичні документи з проектування й експлуатації автоматизованих інформаційних систем управління;
- основи програмування, методи проектування й актуалізації баз і банків даних;
- основи управління, ергономіки, соціальної психології, соціології, трудового законодавства; документоутворення;
- організацію державних установ і громадських організацій, економічні й правові аспекти їх діяльності;
- вітчизняний і світовий досвід у сфері документаційного забезпечення управління.
Документознавець має також права:
– вносити пропозиції з поліпшення організації документообігу підприємства, його раціоналізації з дотриманням установлених стандартів;
– вимагати від служб підприємства й працівників, що здійснюють підготовку документації, дотримання встановлених стандартів і вимог;
– розробляти та впроваджувати уніфіковані системи документації, табелі документів різного призначення й рівня керування, класифікатори документної інформації.
Від кваліфікаційних вимог залежить посада. Для отримання посади провідного документознавцяслід мати повну вищу освіту відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст), стаж роботи за професією документознавця I категорії не менше двох років.
Працювати документознавцем I категоріїможна за умови наявності повної вищої освіти відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст); для магістра – без вимог до стажу роботи, спеціаліста, стаж роботи за професією документознавця II категорії не менше двох років;
Посада документознавця II категорії передбачає повну вищу освіту відповідного напряму підготовки (спеціаліст), стаж роботи за професією документознавця не менше одного року.
Длятого щоб працювати документознавцем,достатньо мати повну вищу освіту відповідного напряму підготовки (спеціаліст) без вимог до стажу роботи.
2.3. Напрямки діяльності документознавця
Суспільство потребує висококваліфікованих документознавців у різних галузях діяльності. Одними з найзатребуваніших фахівців є документознавці-менеджери з рекламної, митно-брокерської діяльності та документно-технічного забезпечення виробництва. Розглянемо їх основні функціональні обов’язки, крім зазначених вище, щодо документознавця незалежно від спеціалізації.
Професійний менеджер з реклами повинен:
1) організовувати роботу з рекламування продукції та послуг з метою їх просування на ринки збуту, інформуючи споживачів про переваги якості та відмінні властивості товарів та послуг, що рекламуються;
2) брати участь у формуванні рекламної стратегії, яка базується на перспективних напрямах подальшого організаційного розвитку, інноваційній та інвестиційній діяльності; розробляти плани рекламних заходів з одного виду або групи товарів (послуг) і виконувати керівництво, координацію робіт з проведення рекламних кампаній; здійснювати контроль за виконанням роботи, розробкою системи звітності й контролю заходів, а також за розробленням та реалізацією договорів і контрактів з рекламування продукції та послуг;
3) вивчати ринок збуту та попит покупців з метою визначення найкращого часу й місця розміщення реклами, масштабів і термінів проведення рекламних кампаній, кола осіб, на яких слід спрямувати рекламу, орієнтуючи її на цільові групи за професією, віком, купівельною спроможністю, статтю;
4) оптимізовувати зв’язки із засобами масової інформації, сприяючи формуванню позитивного образу компанії, визначати стратегію паблік рилейшнз;
5) здійснювати вибір форм і методів реклами в засобах масової інформації, їх текстового, кольорового та музичного оформлення;
6) визначати конкретні носії реклами (газети, журнали, рекламні ролики тощо) та їх оптимальне поєднання;
7) організовувати розроблення рекламних текстів, плакатів, проектів, каталогів, буклетів, контролювати їх якість, забезпечувати наочність і доступність реклами, додержання норм громадської моралі, не допускаючи при цьому порушень правил конкурентної боротьби;
8) проводити повний аудит реклами згідно з відповідним законодавством. Рекламодавець зобов’язаний зберігати оригінали реклами протягом шести місяців після виходу відповідно до Закону про рекламу;
9) організовувати зв’язки з діловими партнерами з метою вдосконалення рекламної діяльності; підтримувати зв’язки зі структурними підрозділами підприємства, установи, організації в процесі розроблення й проведення рекламних заходів; залучати до вирішення поставлених завдань консультантів і експертів, запрошувати до участі в рекламі широковідомих та популярних осіб, укладаючи з ними договори на комерційній основі;
10) відповідати за політику підвищення конкурентноздатності компанії на ринку, поліпшення рівня обслуговування клієнтів; формувати корпоративну культуру, створювати фірмові стандарти.
Значущість професії менеджера з митно-брокерської діяльностінабуває значення у зв’язку зі зростанням зовнішньоекономічної діяльності компаній щодо імпорту та експорту товарів споживання, оскільки митні платежі становлять понад 40 % річного бюджету країни. Специфіка вітчизняного приватного бізнесу полягає в тому, що імпорт товарів широкого споживання перевищує експорт, а це зумовлює необхідність грамотного митного оформлення імпортованої продукції.
Головне завдання менеджера з митно-брокерської діяльностіполягає в доставці товару після його повного оформлення. Для цього він повинен:
1) знати митне законодавство;
2) обробляти й підготовлювати первинну й кадрову документацію в процесі документообігу, ретельно вивчати й грамотно складати договори;
3) уміти працювати зі спеціальними комп’ютерними програмами щодо ведення документообігу й організації митно-брокерської діяльності;
4) розробляти схеми оптимізації введення документообігу на митниці;
5) уміти грамотно заповнювати основні документи, зокрема вантажну митну декларацію;
6) правильно вказувати митну вартість товару;
7) мінімізувати митні платежі, податкові витрати;
8) організовувати ділові зв’язки с партнерами митних терміналів;
9) організовувати транспортно-експедиційне обслуговування;
10) аналізувати експортно-імпортні поставки підприємства;
Менеджери з документно-технічного забезпечення виробництваобслуговують різні сфери виробництва. Тому вони є універсальними працівниками, що адаптуються в процесі роботи до певної виробничої сфери діяльності.
Менеджери з документно-технічного забезпечення виробництваповинні:
1) контролювати правильне оформлення й своєчасне отримання відповідної технічної та кадрової документації;
2) здійснювати аналітико-синтетичну обробку документів;
3) перекладати каталоги, проспекти, журнали й іншу технічну документацію, що пов’язана з профілем підприємства;
4) контролювати своєчасне оформлення звітів і пропозицій співробітників;
5) аналізувати ринки технічного обладнання; збирати й акумулювати технічну інформацію про діяльність профільних підприємству фірм і організацій;
6) уміти оформлювати заявки на одержання технічної документації та зразків нової техніки від фірм й організацій;
7) розробляти й проводити необхідні заходи щодо науково-технічного співробітництва з фірмами та організаціями щодо вивчення й впровадження передового вітчизняного й закордонного досвіду (встановлення ділових контактів з іноземними підприємствами, розробка планів спільної роботи, обмін фахівцями);
8) грамотно оформлювати документи для відвідування міжнародних конференцій, симпозіумів і виставок фахівцями підприємства;
9) організовувати проведення технічних переговорів із представниками закордонних фірм.
10) забезпечувати оптимізацію введення документообігу за допомогою новітніх інформаційних технологій.
Г л а в а 3
ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА
Документ як базове поняття документознавства
Поняття «документ» є фундаментальним у документознавстві. Використання цього поняття в усіх сферах інформаційної діяльності щодо створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, зберігання, пошуку, поширення й використання документної інформації в суспільстві зумовлює кілька версій його розуміння відповідно до специфіки тих об’єктів, яким надається статус документа. Походження поняття «документ» (лат. documentum – зразок, доказ, свідчення) пов’язують зі значенням дієслова«docere» – учити, навчати. Згідно зі стандартом Міжнародної організації зі стандартизації (ІSО) документ визначається якзаписана інформація, що може бути використана як одиниця в документаційному процесі. При цьому передбачається, що інформація може бути записана за допомогою не тільки знаків письма, але й зображення, звуку та ін. Зважаючи на це, усі матеріальні об’єкти, використані для передачі інформації в суспільстві, можна розглядати як документи. В Україні є три стандарти, що визначають поняття «документ». У документознавстві традиційним вважається використання визначення поняття «документ» у сфері книговидавництва, що акцентує на єдності матеріального об’єкта з інформацією, закріпленою створеним людиною способом, на відміну від поняття «документ», що функціонує у сфері архівної справи й діловодства, яке наголошує на правильному оформленні документа, його правовому статусі, або у сфері інформації та документації, що ідентично вищезгаданому міжнародному визначенню цього поняття. Трактовка поняття «документ» у документознавстві, що спирається на стандарт у галузі книговидавництва, обумовлена особливостями його еволюціонування, оскільки бельгійський учений Поль Отле, який вважається основоположником документаційної науки, ототожнював поняття «книга» й «документ» у «Трактаті про документацію» (1934).
Отже, згідно з ДСТУ 3017-95. Видання. Основні види. Терміни та визначеннядокумент –це матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі й просторі.У цьому визначенні підкреслюється двоєдина сутність документа, єдність інформації та матеріального носія.
Цілісне вивчення документа як системи складається у виявленні його елементів, підсистем і зв’язків між ними, тобто у вивченні йогоструктури, що передбачає подальше вивчення ознак, параметрів, функцій та властивостей системи, можливість використання документа в соціальній комунікації.
3.2. Специфіка структури документа
Будь-який документ складається з окремих елементів, що дозволяють його ідентифікувати. У документуванні для позначення таких елементів використовується термін «реквізит» (від лат. "requisitium" — необхідне). Так, при оформленні ділових документів розрізняють постійні та змінні реквізити. Постійні друкуються під час виготовлення бланка; змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення. ДСТУ 4163-2003 (від 9 квітня, який чинний з 1 вересня 2003 р.) встановлює максимальний склад реквізитів (32 реквізити) і певний порядок їх розміщення в організаційно-розпорядчих документах. У книгознавстві, бібліотечній, видавничій справах і суміжних з ними галузях для ідентифікації документної інформації (книг, брошур та ін.) використовують термін «вихідні відомості», що є найважливішою складовою іншого поняття — «апарат видання». У наш час поняття «реквізит» застосовують і в цих галузях інформаційно-документаційної діяльності, розглядаючи їх як реквізити-підстави (наклад, дата, номер, ціна та ін.) і реквізити-ознаки (автор, адресат, назва, емблема організації та ін.). Є значна кількість й інших реквізитів, склад і розташування яких залежить від виду документа. Наприклад, елементи вихідних відомостей газети, журналу, книги, управлінського документа істотно відрізняються один від одного.
Сукупність окремих елементів документної інформації (реквізитів) є формуляром документа, який також залежить від виду документа. Отже, реквізити дозволяють ідентифікувати документну інформацію, визначити її соціальний статус, сприяють захисту від фальсифікації, допомагають у пошуку релевантної інформації.
Основними реквізитами документа є адресат, адресант, назва, текст, підпис, печатка. В електронних документах на відміну від друкованих знаковою підсистемою є гіпертекст (HTML – Hypertext Markup Language – текст, що дозволяє миттєво переходити від одного тексту до іншого). У зв’язку з активним використанням комп’ютерних технологій у теорії й практиці роботи з електронними документами й ресурсами здебільшого значення набуває використання термін «метадані». Відповідно до міжнародного стандарту ІSО 15489: 2001 «Інформація й документація. Керування документацією» метадані – це дані, що описують контекст, контент (зміст) і структуру документів, а також керування документацією протягом часу. Метадані – структуровані дані, що створюються автоматично разом з файлами та дозволяють ідентифікувати документовану інформацію (ресурси), здійснювати її обробку, зберігання, пошук. Прикладом метаданих може бути «Дублінське ядро» (м. Дублін, штат Огайо), що містить 15 елементів (заголовок, автор, джерело, мова та ін.). В електронних документах використовується цифровий підпис – спеціальний набір цифрових і буквених символів, більшість із яких основані на методі шифрування.
3.3. Методи й способи документування: основні поняття
Документування посідає важливе місце в документознавстві, оскільки є процесом створення документа з використанням різних методів, способів і засобів фіксування інформації на матеріальному носії. Метод документування визначається як прийом або сукупність прийомів фіксування інформації на матеріальному носії за допомогою знакових систем. Спосіб документування — це дія (або сукупність дій), що застосовується під час запису інформації на матеріальному носії (ручний, фотохімічний, електромагнітний, оптичний, електронний, механічний та ін.).У своючергу,запис інформації розглядається як спосіб фіксування інформації на матеріальному носії. Засіб документування — це предмети або пристрої, за допомогою яких створюють документ. До них відносять засоби складання (ручні, механізовані, автоматизовані пристрої), копіювання й розмноження документів (репрографії та поліграфії).
Складовою процесу документування є кодування інформації – система прийомів (правил) фіксування інформації. Основними атрибутами кодування єкод, мова, знак, за допомогою яких інформація фіксується й передається в просторі й часі. Код, мова й знак дозволяють передавати інформацію в символічному виді, зручному для її кодування й декодування.
Код — це система знаків, упорядкованих відповідно до певних правил тієї або іншої мови, для передачі інформації. Розрізняють такі види кодів:алфавітний— система букв,цифровий — система цифр,алфавітно-цифровий — система алфавітних і цифрових кодів, рельєфно-крапковий — система опуклих крапок (шрифт Брайля),матричний — система поглиблень та ін.
Існує чимало визначень мови. Мова розглядається і як складна системасимволів, кожний з яких має певне значення, і як мовна система, у якій зі знаків (букв, цифр, умовних позначок) за допомогою граматичних правил будуються осмислені лексичні одиниці й речення. Мови умовно класифікуються на природні й штучні.
Знак — це графічне зображення, яким позначається що-небудь (буква, цифра). Знак разом з його значенням називаютьсимволом,а науку, що вивчає знаки, – семіотикою. Існують різні класифікації знаків у семіотиці, документознавстві. За допомогою знаків письма, що фіксують мову, документна інформація передається в часі та просторі. Система письма відрізняється постійним складом знаків, які передають ціле слово, послідовність звуків або окремий звук мови. При цьому слід зважати на те, що сукупність письмових засобів фіксування й передачі інформації, які включають поняття графіки, алфавіту та орфографії якої-небудь мови або групи мов, об’єднаних однією системою письма або одним алфавітом, називають писемністю. Система письма еволюціонувала від рисункового, піктографічного до алфавітного письма. Писемне документування є вищою формою розвитку мови як комунікаційної системи.
3.4. Поняття про класифікацію документів
Існує декілька визначень поняття «класифікація» (лат. classik — розряд, група), суть яких зводиться до поділення об’єктів на певні групи, види, підвиди відповідно до їх ознак. Для розмежування процесу класифікації та його результату вживають відповідно два терміни – «класифікування» та «класифікація».
У документознавстві класифікація документів – це система їхньої супідрядності, що встановлює зв’язки між класами документів і дозволяє орієнтуватися в їхньому різноманітті. В управлінській сфері – це поділ їх на класи за найзагальнішими ознаками схожості та відмінності.
Класифікування документів– це процес упорядкування або розподілу документів по класах з метою відбиття відносин між ними й складання класифікаційної схеми.
Класифікування документів передбачає багатоступінчастий, ієрархічний і дихотомічний розподіл їх на роди, види, підвиди, різновиди. Ієрархія– розташування документів у порядку від вищого до нижчого, наприклад, документ —> видання —> неперіодичне видання —> книга. Дихотомія— послідовний розподіл документів одного класу на два протилежних види, підвиди, різновиди та ін., наприклад, опублікований і неопублікований документ, періодичний і неперіодичний документ та ін.
В основі класифікації документів є різні підстави розподілу, що відповідають певним аспектам аналізу документів, кожний з яких вказує фасет(фр. facette — грань) класифікації, тобто перелік видів документів за необхідною ознакою.
Одним із важливих дискусійних питань теорії документознавства є проблема співвідношення понять «класифікація» й «типологізація» документів, в основі яких є відповідно «вид» і «тип» документа.
Типологізаціяє угрупованням документів, які узагальнюються в моделі, що об’єднує їх як типи.Типологічними ознаками цієї класифікації є функціонально-цільове призначення, читацька адреса, характер інформації документа,що міститься вньому (науковий, виробничий, інформаційний та ін.), жанровий критерій, який відображує особливості внутрішньої структури видання, стиль викладу матеріалу.
Типологічна й класифікаційна схеми створюються внаслідок різних логічних процесів, що відрізняються методикою побудови, способами угруповання. В основі класифікації – диференціаціяознак, а типологізації — їхня інтеграція.
Найрозробленішою документною класифікацію є класифікація управлінських (ділових) документів.
3.5. Соціальна документно-комунікаційна система:
Загальна характеристика
Соціальна документно-комунікаційна система– це система, що забезпечує створення, обробку, зберігання й поширення документної інформації в часі й просторі, тобто забезпечує документну комунікацію в суспільстві. Ця система складається зі складових, які забезпечують її належне функціонування в суспільстві, а саме: документів (документних потоків, масивів, ресурсів, фондів, документації), відправників документної інформації, її споживачів, професійних посередників, документної діяльності (створення, обробка, зберігання, поширення документів).
Підсистемою соціальної комунікації є документна комунікація, тобто комунікація, опосередкована документом у процесі обміну документної інформацією між двома або більше людьми.
В основі документної комунікації є три основних елементи:комунікант(той, хто передає документну інформацію), комунікат(автор документної інформації)і реципієнт(споживач документної інформації). Але слід зважати й на наявність інших елементів, які беруть участь у документній комунікації, а саме:спосіб абоканал передачі інформації (документи в різних формах: книги, фільму, дискети та ін.); зміст документної інформації;код,у якому зафіксовано зміст документа; контекст, де розкривається повний зміст документної інформації.
Підсистемами соціально-документної комунікаційної системи є соціальні інститути, спеціально створені для передачі документної інформації (її виробництва, збирання, зберігання та використання) в суспільстві, а саме: архіви, інформаційні служби, бібліотеки, видавництва, друкарні, книжкова торгівля, реферативні служби, музеї та ін.
Документна інформація функціонує у вигляді документних потоків, які організуються в соціальних інститутах як сукупності документів у виглядімасивів, ресурсів, фондівта ін.
Документний потік– величезна кількість документів, що функціонують у соціальному середовищі завдяки комунікаційним каналам від комуніканта до реципієнта.
Документний масив– незмінна в часі величезна кількість (книг, дисків та ін.).
Документні ресурси – це відносно впорядкована величезна кількість документів, що є засобом або об'єктомдокументообігу або поповнення документного фонду.
Документація – величезна кількість документів, які функціонують у певній сфері діяльності.
Документний фонд – сукупність документів, зосереджених у соціальних інститутах.
Г л а в а 4
ДОКУМЕНТОЗНАВЕЦЬ ЯК ОРГАНІЗАТОР ДІЛОВОДСТВА
4.1. Основні поняття, завдання, складові частини
й види діловодства
Відповідно до Закону України про Національний архівний фонд та архівні установи діловодство – це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації й організацію роботи зі службовими документами. Діловодство є сферою практичної діяльності, що документально забезпечує функціонування будь-якої установи, організації, підприємства, а отже, такою, у якій воно є одним з найважливіших засобів управління й складовою процесів інформаційного менеджменту, що реалізується за допомогою новітніх інформаційних технологій. Документознавець має забезпечити процес документування управлінської інформації, тобто є організатором діловодства, виконуючим завдання діловодства, які полягають у забезпеченні ефективного процесу управління; створенні документів; їх зберіганні; забезпеченні доступу до документів.
Система документації, система документування, організація роботи з документами є складовими частинами діловодства.Система документації – це сукупність документів, взаємопов’язаних між собою таким чином, що вони є єдиним цілим зі своїми специфічними рисами. Існує чимало систем документації, наприклад система управлінських документів, яка має багато підсистем – функціональну (планова, матеріально-технічна, звітно-статистична документація), галузеву (документи, які стосуються певної галузі в країні) та міжгалузеву (документи, що стосуються двох або більше галузей) системи. Система документування– це сукупність процесів і прийомів створення всієї документації в установах, організаціях, на підприємствах. Система документування передбачає наявність відповідних вимог і нормативів створення документів, які закріплені на законодавчому рівні у вигляді Єдиної державної системи діловодства, інструкцій, відомчих нормативних документів з питань діловодства. Організація роботи зі службовими документами – організація процесів документообігу, формування справ, зберігання службових документів та користування ними в поточній діяльності суб’єкта діловодства; це створення умов, що забезпечують рух, пошук і збереження документів у діловодстві. Документообіг– рух службових документів з моменту їх створення або одержання суб’єктом діловодства до моменту завершення виконання, надсилання або знищення.
Діловодство в установах організовується залежно від їх видів, особливостей роботи, об’єму документообігу. Зважаючи на це розрізняютьадміністративне (загальне) і спеціальне діловодство. Адміністративне (загальне) діловодство полягає в документуванні розпорядчої й виконавчої діяльності організації або підприємства. Результатом документування розпорядчої та виконавчої діяльності органів державного управління є організаційно-розпорядча документація. Спеціальне діловодство – це робота з документами, специфічними для кожної з функцій управління, а також для окремих галузей діяльності. До спеціального діловодства відносяться: бухгалтерське, нотаріальне, діловодство щодо особового складу організації та ін.
4.2. Законодавче регулювання діловодства
У всьому світі приділяється значна увага нормативному, методичному та науковому забезпеченню управління документацією. Про це свідчать міжнародний стандарт ІSО (Міжнародної організації з стандартизації) 15489: 2001 «Інформація та документація. Управління документацією», а також законодавчі акти й нормативні документи різних країн. Так, у США контроль за управлінням документацією федеральних установ регламентує Акт про федеральні документи (1950), Закон про скорочення роботи з документами (1980), спрямований на створення єдиної правової основи в цьому напрямі адміністративної діяльності. У Великій Британії діє Акт про державні документи (1958, змінений у 1967), а також Акт про державні документи Північної Ірландії (1923). 1995 року в Німеччині в межах Закону про загальні правила роботи федеральних міністерств уряд схвалив єдину систему діловодства. У Канаді 1983 року прийнято урядовий циркуляр «Політика управління документацією». Законодавства Європейського Союзу з питань діловодства не існує.
Законодавство України з діловодства базується на Конституції України й відповідних нормативно-правових актах. Державну політику з діловодства визначає Верховна Рада України відповідно до основних принципів, серед яких найважливішими є:
- обов'язкове документування різних видів управлінської інформації;
- уніфікація процесів документування управлінської інформації;
- дотримання єдиних правових норм у роботі зі службовими документами;
- регламентація доступу до службових документів та інформації, яку вони містять;
- забезпечення збереженості документаційного фонду.
Проведення державної політики з діловодства забезпечують Кабінет Міністрів України, спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства, інші органи виконавчої влади, органи місцевого самоврядування.
Визначальним документом, що регламентує оформлення організаційно-розпорядчої документації, є державний стандарт України 4163–2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», який установлює 32 реквізити й правила їх розташування в документах. У зв’язку з поширенням в Україні впровадження електронного діловодства та систем електронного документообігу прийняті також відповідні закони, які регламентують процеси діловодства: «Про електронні документи та електронний документообіг» (2003), «Про електронний цифровий підпис» (2003), а також Типовий порядок здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади (2004).
4.3. Організація документообігу в сучасних службах діловодства
Документознавець є організатором діловодства й, отже, має вміти організувати документообіг належним чином. Організація документообігу в сучасних службах складається з реєстрації, обліку й контролю документів.
Документообіг – це рух документів в організації з моменту їхнього одержання або створення до завершення виконання, відправлення або знищення. Розрізняють вхідні, вихідні та внутрішні документи. Вхідні документи, у свою чергу, поділяються на такі, що направляються керівникам, у структурні підрозділи й окремим виконавцям. Схеми руху всіх документів в організації розробляються керівником служби діловодства для вхідних, вихідних і внутрішніх документів.
Усі вхідні документи незалежно від способу надходження (пошта, телеграф, спецзв'язок, факс та ін.) передаються конкретній посадовій особі служби діловодства. Після попереднього розгляду документи направляються на реєстрацію або реєструються цією ж посадовою особою. Реєстрації підлягають не всі документи, а тільки такі, що надходять із вищих органів, громадських організацій, а також важливі листи інших організацій, звернення громадян та ін. Не реєструються вітальні телеграми, проспекти, запрошення, програми, повідомлення, а також документи, що надходять у копіях для повідомлення. У кожній організації перелік таких документів розробляється керівником служби діловодства й закріплюється у відповідній інструкції з діловодства, затвердженій керівником організації. При визначенні обсягу документообігу (кількості документів, що надійшли в організацію та створені нею за певний період, як правило, за рік) ураховують усі документи, незалежно від їхнього змісту, авторства, обсягу, копійності, факту реєстрації, кількості інстанцій їхнього розгляду та ін. Вхідні, вихідні й внутрішні документи, а також копії документів, виготовлені засобами оперативного розмноження, ураховують окремо.
Контроль за виконанням документів і ухвалених рішень – важлива складова частина діловодного процесу, метою якого є сприяння своєчасному й правильному виконанню рішень, завдань і доручень керівництва, забезпечення одержання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів і виконавців. В установі складається перелік документів, що підлягають контролю виконання відповідно до діючих нормативних актів і вказівок. Інформація про результати контролю виконання має надходити керівникам, які встановлюють необхідність контролю документів і строки їх виконання.
Г л а в а 5
АНАЛІТИКО-СИНТЕТИЧНА ПЕРЕРОБКА ДОКУМЕНТНОЇ ІНФОРМАЦІЇ У ПРОФЕСІЙНІЙ ДІЯЛЬНОСТІ ДОКУМЕНТОЗНАВЦЯ
5.1. Аналітико-синтетична переробка документів:
суть і значення
Аналітико-синтетична переробка документної інформації(АСПДІ) посідає важливе місце в професійній підготовці документознавців у різних сферах їх діяльності щодо згортання інформації з метою створення вторинних документів та інформаційно-пошукових систем: інформаційній, науково-дослідницькій, журналістській, редакційно-видавничій, перекладацькій, референтській, бібліографічно-бібліотечній тощо. Для цього велике значення має застосування методів інформаційного аналізу і синтезу в процесі створення різноманітних інформаційно-бібліографічних джерел; знання питань теорії, історії та методики складання бібліографічних описів документів, їхньої предметизації, систематизації, реферування й анотування. Усе це вивчається в межах однойменного курсу «Аналітико-синтетична переробка документної інформації», який у різних навчальних закладах, що готують документознавців, називається по-різному, зокрема «Аналітико-синтетична переробка інформації», «Елементи теорії згортання інформації», «Аналітико-синтетична обробка документів» тощо, але зміст курсу залишається практично однаковим. Цей курс акумулює положення, загальні для цілого ряду наук соціально-комунікаційного циклу, зокрема інформатики, рекламознавства, бібліотекознавства, архівознавства, журналістики, документознавства та ін., підводить під ці положення єдину теоретичну й методичну базу і є для них єдиною науковою метамовою.
Отже, АСПДІ – важлива складова сучасної науково-інформаційної діяльності, де основними є поняття аналітико-синтетичної переробки, аналізу і синтезу, інформаційної діяльності тощо.
Аналітико-синтетична переробка документної інформації– це сукупність процесів щодо перетворення інформації, яка міститься в первинному документі, з метою створення вторинних документів.
Аналіз – метод наукового дослідження, що полягає в розчленовуванні цілого на складові елементи.
Синтез – метод дослідження будь-якого явища в його єдності й взаємозв'язку частин; узагальнення відомостей в єдине ціле.
Первинний документ – це документ, який безпосередньо відображає факти, події, явища реальної дійсності або думки автора і є результатом наукової, виробничої, творчої та іншої подібної діяльності. Первинні документи часто називають вихідними,які служать для створення документа похідного,тобто вторинного.
Вторинний документ – це документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної переробки одного або декількох первинних документів з метою пристосування інформації до інформаційних потреб споживача.
Інформаційна діяльність – це сукупність процесів збирання, аналізу, перетворення, зберігання, пошуку та поширення документної інформації для якісного оперативного забезпечення споживачів необхідною інформацією.
5.2. Згортання інформації: основні поняття
Згортання (розгортання) інформації – це зміна фізичного обсягу повідомлення (документа) внаслідок аналітико-синтетичної переробки, що супроводжується зменшенням (або збільшенням) його інформативності.
Згортання й розгортання інформації є взаємозалежними, оскільки при згортанні інформації враховуються всі компоненти для подальшого її якісного розгортання.
Термін «згортання» має широке поширення в різних областях знання: філософії, інформатиці, лінгвістиці, бібліографознавстві, математичній теорії інформації тощо. Вживання даного терміна залежить від цих галузей, але в усіх випадках ним позначається обмеження, зменшення певних об’єктів, концентрація ознак, властивостей.
Слід розрізняти поняття «згортання інформації» й «згортання документа». Згортання інформації – це перетворення тексту або повідомлення, що не обмежується одним документом, з метою зменшення його фізичного обсягу із залишенням у ньому необхідного смислового навантаження. Результатом згортання документа є новий вторинний документ з окремими фрагментами його змісту, який функціонує у вигляді анотації, реферату, огляду, рецензії тощо.
Розрізняють макроаналітичне й мікроаналітичне згортання інформації в документі. При макроаналітичному згортанні наводять формальні відомості про документ і найзагальніші відомості про його зміст. При мікроаналітичному – детально розкривають зміст документа: основні та побічні теми, аспекти їх розгляду.
У сфері інформаційного обслуговування згортання (розгортання) інформації розглядається в трьох його основних видах – документальному, фактографічному й концептографічному обслуговуваннях.
У процесі документального обслуговування фахівці надають споживачам первинні документи, з яких вони самостійно отримують необхідні факти й концепції.
Результатом фактографічного обслуговування є надання фахівцями споживачам фактів і концепцій, які вилучені ними з первинних документів.
Концептографічне обслуговування передбачає надання споживачам розгорнутої або інтерпретованої інформації, яка є результатом інформаційно-логічного й концептографічного аналізу фахівця.
5.3. Види аналітико-синтетичної переробки
документної інформації
Основними видами аналітико-синтетичної переробки документної інформаціїє складання бібліографічних описів документів, оглядів, анотування, індексування, реферування.
Бібліографічний опис – це сукупність бібліографічних відомостей про документ, його складову частину або групу документів, які наведені за певними правилами, необхідні та достатні для загальної характеристики й ідентифікації документа. Порядок складання бібліографічного опису й набір його елементів визначені спеціальними стандартами, зокрема ДСТУ ГОСТ 7.1: 2006. Бібліографічний запис. Бібліографічний опис. Загальні вимоги та правила складання.
Бібліографічний опис складається з обов’язкових (основний заголовок, відомості про повторність видання, місце видання, видавництво, рік видання, кількість сторінок) та факультативних елементів (інші відомості про документ: серію, наклад тощо).
Індексування – опис змісту документів і запитів за допомогою тієї або іншої інформаційної мови. Результатом індексування документа є його пошуковий образ. Індексування є одночасно елементом аналітико-синтетичної переробки повідомлень та інформаційного пошуку.
Анотування— це процес складання анотації, тобто стислої характеристики документа, його частини або групи документів з погляду призначення, змісту, форми та інших особливостей.
Реферування – це процес складання реферату, тобто короткого викладу змісту первинного документа або його частини, що включає основні фактичні відомості й висновки, необхідні для початкового ознайомлення з документом і виявлення доцільності звертання до нього.
Огляд – це результат аналітико-синтетичної переробки сукупності документів з певного питання (проблеми, напрямку), що містить систематизовані, узагальнені й критично оцінені відомості. Огляд може являти собою окремий документ, але може бути й частиною іншого документа: дисертації, монографії, статті, курсової або дипломної роботи, звіту про науково-дослідну роботу та ін.
Розрізняють бібліографічні, аналітичні й реферативні огляди. Цільове призначення бібліографічного огляду – орієнтація користувачів інформації в документних потоках. Такі огляди вміщують сукупність бібліографічних відомостей з певної теми або проблеми, об’єднаних у логічний текст і виконаних на основі документографічного аналізу первинних документів.
Реферативний огляд – інформаційний документ, виконаний на основі фактографічного аналізу первинних документів, що вміщує зведену характеристику фактів і концепцій з певного питання, вилучених з первинних документів для орієнтації користувачів інформації не в документальних, а інформаційних потоках, незалежно від того, з яких документів вони відібрані.
Аналітичний огляд призначений зорієнтувати фахівців у певному інформаційному потоці (проблемі) та дати оцінку його стану, виявити тенденції розвитку. Ці огляди виконуються на основі фактографічного й концептографічного аналізу первинних документів.
Деякі вчені відносять до видів аналітико-синтетичної переробки документної інформації науковий перегляд, конспектування, рецензування, що свідчить про остаточну невирішеність цього питання.
Г л а в а 6
ІНФОРМАЦІЙНО-ПРАВОВА ДІЯЛЬНІСТЬ У РОБОТІ ДОКУМЕНТОЗНАВЦЯ
6.1. Інформаційний ринок як сфера інформаційної діяльності документознавця: загальна характеристика, суб’єкти
Інформаційна діяльність є галуззю суспільного виробництва, що пов’язана з наданням інформаційних послуг та виготовленням продуктів для задоволення суспільних потреб. Значна частина інформаційної діяльності є важливим елементом ринкової інфраструктури з обслуговування, реалізації та розвитку ринкових відносин. Інформаційна діяльність є також самостійним, спеціалізованим сектором ринку – інформаційним ринком щодо реалізації специфічних продуктів та послуг.
Сучасний інформаційний ринок містить такі складові: інформація; електронні угоди; електронна комунікація. На ринку інформації обов’язковими є такі сектори:
- ділової інформації (біржової, фінансової, комерційної, економічної, статистичної);
- професійно-орієнтованої інформації (науково-технічної та спеціальної);
- масової споживчої інформації (новини, розважальна інформація тощо).
Ринок електронних угод створює системи банківських і розрахункових операцій, замовлення товарів і послуг тощо.
Ринок електронних комунікацій пов’язаний з системами й засобами зв’язку й модельного спілкування (послуги електронної пошти, передачі даних тощо).
Суб’єктами інформаційного ринку є спеціальні структури, інформаційні брокери, користувачі інформації.
Як відомо, інформаційна інфраструктура розвинутих країн складається з інформаційних установ трьох рівнів:
1) національні інформаційні центри, що готують машинозчитувальні бази даних (БД) і надають до них доступ у діалоговому режимі з віддалених терміналів у глобальному масштабі;
2) галузеві й територіальні інформаційні центри, що готують локальні (галузеві й територіальні) БД, а також надають інформаційні послуги, які готують інформаційні центри першого рівня;
3) інформаційні брокери, що надають інформаційні послуги користувачам на основі стандартизованих інформаційних послуг інформаційних установ першого й другого рівнів. Інформаційні брокери – це установи або особи, що професійно займаються платним інформаційним обслуговуванням зовнішніх клієнтів на комерційних засідках з використанням послуг спеціалізованих інформаційних служб.
До користувачів інформації відносяться: державні установи та організації, промислові підприємства, посередницькі структури й особи, представництва зарубіжних фірм, банки, біржі тощо.
Значна частина інформаційних послуг потрапляє до користувачів через традиційні канали інформаційного обслуговування (інформаційні підрозділи підприємств, бібліотеки тощо).
6.2. Правове середовище інформаційної діяльності
Правове середовище інформаційної діяльності в Україні регулюється Конституцією, а також низкою законів у галузі інформації, до яких можна віднести закони про інформацію, про науково-технічну інформацію, про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні, про рекламу, про підприємництво, про телебачення та радіомовлення, про інформаційні агенції, про державну таємницю, про національну програму інформатизації, про інформаційну безпеку України та інші.
Конституція України (стаття 89) гарантує рівні права й можливості доступу до інформації. Закон України про інформацію також закріплює право громадян України на інформацію, закладає правові основи інформаційної діяльності, визначає правові форми міжнародного співробітництва в галузі інформації. При цьому правові та організаційні засади забезпечення інформаційної безпеки України визначені в Законі про інформаційну безпеку України.
Закони про інформацію та про науково-технічну інформацію розглядають інформацію як об’єкт права власності громадян, організацій (юридичних осіб) і держави, тобто врегульовані законом суспільні відносини щодо володіння, користування й розпорядження інформацією. Закон України про науково-технічну інформацію також визначає інформаційний ринок як систему економічних, організаційних і правових відносин щодо продаж і покупки інформаційних ресурсів, технологій, продукції й послуг. Правові, економічні та соціальні аспекти діяльності фізичних осіб – суб’єктів підприємницької діяльності без юридичної особи – регламентуються законом України про підприємництво. Закон про інформацію надає право на здійснення інформаційного підприємництва, створення науково-дослідницьких інформаційних організацій, фірм тощо, що дає можливості для розвитку альтернативних державних інформаційних організацій. Діяльність таких організацій, зокрема інформаційних агенцій, регламентується у відповідному Законі про інформаційні агенції, який визначає ці установи як такі, що займаються збором, обробкою, створенням, зберіганням, підготовкою інформації до розповсюдження, випуском і розповсюдженням інформаційної продукції. Важливою складовою інформаційної діяльності є рекламна діяльність, яка регламентується законами про рекламу, про друковані засоби масової інформації.
Величезне значення для належного функціонування інформаційного ринку має національне законодавство у сфері охорони прав на об’єкти інтелектуальної власності як товар щодо його надання, використання та захисту права. При цьому все законодавство щодо норм захисту прав на об’єкти інтелектуальної власності поділяється на такі:
- спеціальне законодавство у сфері охорони інтелектуальної власності (закони України про промислові зразки, про охорону авторського права та суміжних прав тощо);
- загальне законодавство (Цивільний, Цивільний процесуальний, Арбітражний процесуальний кодекси України тощо);
- митне законодавство (Митний кодекс України та відповідні нормативно-правові акти).
Визначальною для розвитку інформаційного ринку стала Національна програма інформатизації, яка висвітлила загальну стратегію розв’язання проблеми забезпечення інформаційних потреб та інформаційної підтримки соціально-економічної, екологічної, науково-технічної, оборонної, національно-культурної та іншої діяльності у сферах загального державного значення.
6.3. Сучасний стан і перспективи розвитку інформаційного ринку
Розвиток інформаційного ринку в Україні визначається функціонуванням інформаційних установ трьох типів власності: державної, суспільної (некомерційної), приватної.
У секторах державної та суспільної власності виділяють такі типи інформаційних установ:
1. Установи, що повністю або частково фінансуються за рахунок коштів державного бюджету або суспільної встанови. До них належать:
– установи, що не займаються самостійною господарчою діяльністю в державному секторі (інформаційні організації в складі органів влади й управління, деякі бібліотеки) і в суспільному секторі (інформаційні установи в складі апарату суспільних організацій, а також деякі бібліотеки);
– установи, що здійснюють самостійну господарську діяльність (територіальні центри інформації, деякі бібліотеки).
2. Установи, що здійснюють самостійну господарську діяльність на засадах самоокупності й самофінансування та не фінансуються за кошти державного бюджету або суспільних установ, але повністю або частково засновані на їх кошти. До них відносяться комерційні установи, що розподіляють прибуток серед власників; некомерційні, які не розподіляють прибуток серед власників, а укладають його в подальшій розвиток установи.
У секторі приватної власності функціонують:
1) самостійні установи у формі приватних фірм, товариств, що діють у власних інтересах;
2) несамостійні інформаційні підрозділи інших приватних фірм, товариств, які діють в інтересах організацій-засновників.
Установи, що орієнтовані на обслуговування некомерційних секторів – соціального й державного, потребують фінансування з бюджету та інших джерел. Одним із засобів ефективного залучення в окремі галузі інформаційної діяльності недержавного фінансування є законодавче введення статусу так званої безприбуткової установи (закордонний аналог таких установ – not-for-profit, non-profit organizations) з відповідними податковими пільгами. Такі установи вкладають прибуток у розвиток своєї діяльності. На цих засадах працює більшість систем і служб США, які створюють бази науково-технічної інформації (наприклад CAS, INSPEC ).
Перспективами ефективного розвитку сучасних секторів інформаційного ринку – незалежних інформаційних, консультативних та аналітичних ф