Документальное оформление учета труда и заработной платы
На сегодняшний день, в Российской Федерации заработная плата и социально-трудовые отношения регулируются достаточно большим количеством законодательных и нормативных актов.
Государственными нормативными требованиями охраны труда, содержащимися в федеральных законах и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и законах и иных нормативных правовых актах субъектов Российской Федерации, устанавливаются правила, процедуры, критерии и нормативы, направленные на сохранение жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности.
Все нормативные акты по охране труда разрабатываются и утверждаются в порядке, предусмотренном Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 2010 г. № 1160 (ред. от 30.07.2014) «Об утверждении Положения о разработке, утверждении и изменении нормативных правовых актов, содержащих государственные нормативные требования охраны труда».
К основным нормативным документам, регулирующим правила ведения учета по оплате труда и расчетам с персоналом организаций:
Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 №117-ФЗ (ред. от 05.10.2015);
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 №197-ФЗ (ред. от 05.10.2015)
Федеральный закон «О минимальном размере оплаты труда» от 19.06.2000 №82-ФЗ (ред. от 01.12.2014).
Постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а «Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве» (в ред. Постановлений Госкомстата РФ от 21.01.2003г. №7).
Федеральный закон от 15.12.2001 №167-ФЗ (ред. от 13.07.2015) «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».
Федеральный закон от 29.12.2006 №255-ФЗ (ред. от 31.12.2014) «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».
Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 №922 (ред. от 15.10.2014) «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» и другие.
Трудовое законодательство предоставляет работодателям право принимать локальные нормативные акты (документы, разрабатываемые с целью регламентации трудовых отношений в пределах одной организации), содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.
Профсоюзы вправе участвовать в формировании государственных программ по вопросам охраны труда и окружающей среды, а также в разработке нормативных правовых и других актов, регламентирующих вопросы охраны труда, профессиональных заболеваний и экологической безопасности в соответствии со ст. 20 Федерального закона от 12.01.1996 г. №10-ФЗ «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности» (ред. от 22.12.2014).
Необходимо отметить, что правила по охране труда обязательны как для работников, так и для работодателя.
Работодатель обязан для всех категорий работников разработать инструкции по охране труда, которые составляются с учетом мнения выборного профсоюзного органа или иного уполномоченного работниками органа согласно ст. 212 Трудового кодекса Российской Федерации.
Проверку и пересмотр инструкций по охране труда для работников организует работодатель. Пересмотр инструкций должен производиться не реже одного раза в 5 лет.Если в течение срока действия инструкции по охране труда для работника условия его труда не изменились, то ее действие продлевается на следующий срок.
Трудовое законодательство предоставляет работодателям (организациям и индивидуальным предпринимателям) право принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.
Локальные нормативные акты можно определить как акты работодателя, имеющие в своем содержании правила поведения, обязательные для неопределенного круга лиц и рассчитанные на неоднократное применение.
К локальным нормативным актом относятся:
Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей.
Правила внутреннего трудового распорядка, которые чаще всего являются приложением к коллективному договору и представляют собой локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации в соответствии с трудовым законодательством. Разработанные правила внутреннего распорядка распространяются на всех работников предприятия.
Помимо локальных нормативных документов, организации имеют в своем трудовом документообороте такие обязательные документы как:
- штатное расписание;
- график отпусков;
- табель учета рабочего времени;
- приказ об утверждении расчетного листка;
- приказы работодателя, в частности:
· о приеме работника(ов) на работу формы № Т-1,
· о переводе работника(ов) на другую работу формы № Т-5;
· о предоставлении отпуска работнику(ам) формы № Т-6;
· о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) формы № Т-8;
· о направлении работника в командировку формы № Т-9;
· о поощрении работника(ов) (форма № Т-11, № Т-11а),
· и другие приказы.
Граждане Российской Федерации имеют возможность свободно распорядиться своими способностями к труду, т.е. выбрать как род занятий, так и порядок оформления соответствующих отношений и определить, будет ли он осуществлять предпринимательскую деятельность, поступит на государственную службу, заключит трудовой договор либо предпочтет выполнять работы (оказывать услуги) на основании гражданско-правового договора.
Кадровая служба на основании приказа (форма №Т-1) о приеме на работу на каждого работника организации (содержание приказа соответствует условиям заключенного трудового договора) в первый день его работы заводит личную карточку формы № Т-2.
Приказ о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.
По требованию работника выдается надлежаще заверенная копия указанного приказа.
Чтобы заполнить все пункты личной карточки работника, необходима информация, которая содержится в документах, установленных ст. 65 Трудового кодекса Российской Федерации в качестве перечня, необходимого для заключения трудового договора, а именно:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка или документ, подтверждающий трудовой стаж;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- другие сведения о работнике.
Работник может быть переведен на другую работу в организации или в другую местность вместе с организацией. В этом случае кадровой службой оформляется приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу по форме № Т-5, копию которого передают в бухгалтерию.
Для оформления и учета увольнения работника применяется приказ о прекращении действия трудового договора с работником по форме № Т-8, на основании которого производится расчет с работником и его результаты вносятся в лицевой счет.
Для контроля за трудовой дисциплиной и с целью анализа степени использования рабочего времени применяется табельный учет. Каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава, выработки и заработной платы. В случаях увольнения или перевода работника на другую работу его табельный номер не может присваиваться другому работнику в течение одного - двух лет. В этой связи, в исследуемой организации для учета фактически отработанного времени используется табель учета использования рабочего времени по форме № Т-13. Табель является основным первичным документом при расчете заработной платы.
Достаточно часто возникают ситуации, когда сотрудника направляют в командировку- поездку по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Основанием для направления работника в служебную командировку является приказ о командировании работника. В нем отражены сроки пребывания в командировке.
В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации организации в обязательном порядке предоставляет своим работникам отпуска. Для этого в организации утверждается график отпусков - документ, определяющий порядок предоставления дней оплачиваемого отдыха, в котором содержится информация о распределении отпуска всех сотрудников по месяцам в течение календарного года.
Оформляется приказ о предоставлении отпуска работнику в исследуемой организации по форме №Т-6 и записка-расчет о предоставлении отпуска работнику по форме №Т-60.Трудовым законодательством предусмотрены различные виды отпусков, в частности ежегодный оплачиваемый отпуск (основной и дополнительный), учебный отпуск, отпуск без сохранения заработной платы, отпуск по беременности и родам, по уходу за ребенком.