Учет расчетов с подотчетными лицами
2. Учет расчетов с дебиторами и кредиторами
Подотчетные лица – это работники организации, получившие авансом наличные деньги из кассы на хозяйственные, командировочные расходы, на приобретение материалов. Список должностей и лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги на хозяйственные и другие расходы, утверждается руководителем организации, а средства на командировки выдаются на основе его приказа.
Размер выдаваемых сумм ограничивается нормативами, устанавливаемыми Центральным Банком России для кассовых операций.
Основными документами, которые используются при учете расчетов с подотчетными лицами, включают следующий перечень:
-расходный кассовый ордер;
-приходный кассовый ордер;
-командировочное удостоверение;
-платежная ведомость;
-авансовый отчет;
-прочие (счет, квитанция, проездные билеты, торгово-закупочный акт и т.п.).
Выдача денег на хозяйственные расходы оформляется расходным кассовым ордером. Если руководителем организации письменно определен срок, на который эти деньги выданы, то подотчетное лицо обязано отчитаться за полученную сумму в течение трех дней после истечения установленного срока. С этой целью оно должно представить в бухгалтерию авансовый отчет. Если допущен перерасход полученной суммы, то по письменному распоряжению руководителя (путем записи в авансовом отчете) подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру выдается дополнительная сумма в погашение перерасхода.
Подотчетные суммы учитывают на активном синтетическом счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 “Касса”.
Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 “Материалы”, 26 “Общехозяйственные расходы” и др. в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 “Касса”. Аналитический учет расходов с подотчетными лицами ведут по каждой авансовой выдаче.
Не возвращенные подотчетными лицами суммы авансов списывают со счета 71 в дебет счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”. Со счета 94 суммы авансов списывают в дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” или 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” (если они не могут быть удержаны из суммы оплаты труда работников).
Важнейшей составной частью работы бухгалтерии является учет долговых обязательств. Долги, которые обязаны выплатить организации дебиторы, и ее задолженность другим организациям (кредиторам) существенно влияют на финансовое положение, использование денежных средств в обороте, величину прибыли, фактически полученной организацией в отчетном периоде.
Большое значение имеет правильный учет и своевременное ведение расчетов с дебиторами и кредиторами.
Дебиторская задолженность представляет собой имущество, в том числе денежные средства, которые другие лица должны данной организации. Она образуется при выполнении договорных обязательств, в которых эта организация выступает в качестве кредитора, имеющего право требования к другой стороне – дебитору.
Кредиторская задолженность – это часть имущества организации, включающая его долги другим организациям, чужие товарно-материальные ценности и денежные средства.
Кроме денежных расчетов по взаимным долговым обязательствам учет дебиторов и кредиторов включает расчеты по имущественному и личному страхованию, расчеты по претензиям и депонированным суммам, учет расчетов по причитающимся дивидендам и другим доходам.
Для учета различных расчетных отношений с другими организациями, отдельными лицами используют активно-пассивный счет 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами”.
К счету 76 могут быть открыты субсчета:
1 “Расчеты по имущественному и личному страхованию”;
2 “Расчеты по претензиям”;
3 “Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам”;
4 “Расчеты по депонированным суммам” и др.
Учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которых составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 76 обособленно.
Вопросы для самоконтроля
1. Учет расчетов с подотчетными лицами
2. Учет расчетов с дебиторами и кредиторами