Аудиторская проверка материально-производственных запасов (МПЗ)
1.Нормативная база
-Федеральный закон «О бухгалтерском учете»;
-Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (приказ Минфина РФ № 34н от 29.07.1998 г.);
-План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкция по его применению (приказ Минфина РФ № 94н от 31.10.2000 г.);
-Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 г.);
-Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01 (приказ Минфина РФ № 25н от 15.06.1998 г.);
-Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (приказ Минфина РФ № 119н от 28.12.2001 г.);
-Методические указания по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды (приказ Минфина РФ № 135н от 26.12.2002 г.);
-Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Руководящий документ Р3112194-0366-03 Минтранса РФ от 29.04.2003 г.);
-Типовые нормы бесплатной выдачи спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты (постановление Минтруда РФ №69 от 30.12.1997 г.);
-Нормы бесплатной выдачи работникам смывающих и обезвреживающих средств, порядок и условия их выдачи (постановление Минтруда от 04.07.2003 г. № 45);
-Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключить письменные г договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности (постановление Минтруда, РФ №85 от 31.12.2002 г.);
-Унифицированные формы первичной учетной документации по учету материалов (постановление Госкомстата РФ № 71а от 1 30.10.1997 г.);
-Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций (постановление Госкомстата РФ № 132 от 25.12.1998 г.).
2.Источники информации
-карточки, оборотно-сальдовые ведомости, анализ счетов учета МПЗ (счета 10, 15, 16, 41, 42);
-приходные ордера (форма М-4) и акты приемки материалов (форма М-7);
-лимитно-заборные карты (форма М-8), требования-накладные (форма М-11), накладные на отпуск материалов на сторону (форма М-15);
-карточки учета материалов (форма М-17);
-акты оприходования материалов, полученных при ликвидации основных средств (форма М-35);
-акты о приеме товаров (формы ТОРГ-1—ТОРГ-5);
-товарные накладные (формы ТОРГ-12—ТОРГ-14).
-журнал учета товаров на складе (форма ТОРГ-18);
-товарные отчеты (форма ТОРГ-29).
-ведомости учета выдачи спецодежды и спецобуви (форма МБ-8);
-договоры о полной материальной ответственности;
-инвентаризационные описи ТМЦ;
-распорядительные документы (приказы директора);
-бухгалтерская отчетность.
3.Ход проверки
Проверяется:
-полнота отражения в учете всех материально-производственных запасов организации, наличие в организации МПЗ в соответствии с данными учета. В бухгалтерском учете организации на счетах 10,41,43 должны быть отражены все принадлежащие организации на праве собственности МПЗ. МПЗ находящиеся, согласно заключенным договорам, во временном владении организации (хранении, переработке, комиссии), должны быть отражены на забалансовых счетах 002, 003, 004. Наличие в организации МПЗ должно соответствовать данным их учета;
-обоснованность оценки фактической себестоимости МПЗ, последовательность применения учетной политики в части оценки фактической себестоимости. Оценка МПЗ производится при их поступлении и выбытии. При поступлении МПЗ должны быть отражены в учете по фактической себестоимости. Фактические затраты на приобретение МПЗ определяются с учетом суммовых разниц, возникающих до принятия запасов к учету. Если производственные запасы изготовлены самой организацией, то их фактической себестоимостью признается сумма фактических затрат, связанных с их производством.
При поступлении МПЗ в качестве вклада в уставный капитал они должны быть отражены в учете в оценке, согласованной в учредительном договоре.
При поступлении МПЗ, остающихся от ликвидации ОС, полученных по договору дарения (безвозмездно), по договору мены, они должны быть оценены по рыночной стоимости.
При выбытии МПЗ (отпуск в производство; реализация на сторону производственных запасов; продажа товаров, кроме учитываемых по продажной стоимости; списание; прочее выбытие) они могут быть оценены одним из четырех способов: 1)по себестоимости каждой единицы; 2)по средней себестоимости; 3)по себестоимости первых по времени приобретения МПЗ (ФИФО); 4)по себестоимости последних по времени приобретения МПЗ (ЛИФО);
-правильность учета движения МПЗ, соответствие данных бухгалтерского и складского учета, последовательность применения учетной политики в отношении выбранных методов учета
Бухгалтерский учет движения МПЗ может осуществляться организацией либо на счете 10 (без использования счетов 15 и 16), либо на счетах 10, 15, 16. Бухгалтерский учет движения товаров осуществляется на счете 41 по стоимости их приобретения либо по продажной стоимости (в розничной торговле). Бухгалтерский учет МПЗ, поступивших на хранение, в переработку, на комиссию, т. е. без перехода права собственности, должен вестись на забалансовых счетах 002, 003, 004.
Аналитический бухгалтерский учет движения МПЗ может вестись как в количественном и суммовом выражении (оборотный метод), так и только в стоимостном выражении (сальдовый метод). В местах хранения МПЗ (на складах) должен вестись складской учет. Данные аналитического бухгалтерского учета и учета складского должны систематически в установленные организацией сроки сверяться.
Необходимо убедиться в правильности бухгалтерского и складского учета МПЗ, соответствии их друг другу, последовательности применения учетной политики в отношении выбранных методов синтетического и аналитического учета;
-правильность учета специальной одежды и специальной оснастки. Минфином РФ установлен особый порядок учета специальной одежды и специальной оснастки. Состав специальной одежды и специальной оснастки должен быть установлен организацией исходя из особенностей технологического процесса.
Поступление специальной одежды и отпуск ее в производство отражаются в учете на соответствующих субсчетах счета 10. Стоимость отпущенной в производство специальной одежды должна погашаться в течение срока ее полезного использования путем списания ее фактической себестоимости на счета расходов. Исключение установлено для специальной одежды со сроком полезного использования не более 12 месяцев, которая единовременно списывается на счета расходов в момент отпуска. Поступление специальной оснастки и отпуск ее в производство в учете также отражается на соответствующих счетах счета 10. Если специальная оснастка учтена на счете 10, то ее стоимость при отпуске в производство может погашаться двумя способами: 1)линейным; 2)пропорциональным объему выпущенной продукции.
Стоимость специальной оснастки, предназначенной для индивидуальных заказов или используемой в массовом производстве, может быть единовременно списана на счета расходов в момент передачи в производство;
-подтвержденность первичными документами оформления движения МПЗ. Необходимо убедиться в наличии и надлежащем оформлении первичных документов, соответствии данных в первичных документах и учетных регистрах;
-надежность контроля за сохранностью МПЗ, эксплуатации, на всех этапах движения. Для обеспечения контроля за сохранностью МПЗ организация должна заключать с работниками договоры о полной материальной ответственности, своевременно проводить инвентаризации и проверки.
Инвентаризации должны проводиться в обязательном порядке: 1)перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;2)при смене м.л.о; 3)при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; 4)в случае чрезвычайных ситуаций (пожар, наводнение и пр.);5)при реорганизации или ликвидации организации.
Необходимо убедиться в наличии договоров о полной материальной ответственности, своевременности, полноте и неформальности проведения инвентаризаций, проведении проверок, надлежащем оформлении результатов проведения инвентаризаций и проверок, принятия по ним соответствующих мер;
-наличие и обоснованность норм расхода материалов, надежность контроля за их соблюдением. Отпуск запасов в производство должен осуществляться на основе разработанных организацией норм расхода, производственных программ подразделений.
Контроль за расходованием МПЗ в соответствии с установленными нормами может осуществляться следующими способами: 1)документирование отклонений; 2)партионный раскрой (выявление отклонений путем нормирования раскроя материала и сравнения фактического расхода материала с нормативным); 3)инвентаризация;
-обоснованность оценки, правильность формирования и восстановления резерва под снижение стоимости МПЗ. Резерв под снижение стоимости МПЗ может быть создан на величину разницы между текущей рыночной стоимостью и фактической себестоимостью запасов, если текущая рыночная стоимость стала ниже себестоимости (например, вследствие потери первоначального качества, снижения покупательского спроса и пр.). В начале следующего периода зарезервированная сумма восстанавливается;
-правильность отражения и раскрытия в бухгалтерской отчетности информации о МПЗ. В бухгалтерской отчетности подлежит раскрытию следующая информация: о способах оценки МПЗ по их группам (видам); о последствиях изменений способов оценки; о стоимости материально МПЗ, переданных в залог; о величине и движении резервов под снижение стоимости МПЗ.
4.Типичные ошибки
-несоответствие фактического наличия МПЗ данным бухгалтерского учета;
-невключение в фактическую себестоимость МПЗ затрат, связанных с их заготовлением (например, работник ездил в командировку для решения вопроса о приобретении материалов). Командировочные расходы в таком случае должны включаться в себестоимость материалов, а их часто списывают на текущие расходы;
-несоблюдение принятого в учетной политике способа списания МЗП (например, учетной политикой предусмотрено списание по средней себестоимости, а на деле материалы списываются по стоимости последних закупок);
-несоответствие данных бухгалтерского и складского учета;
-списание оприходованных МПЗ (кредитовое сальдо на активном счете);
-отражение на счетах 10 или 41 запасов, поступивших в организацию на переработку или на комиссию (без перехода права собственности);
-отсутствие первичных документов, незаполнение установленных реквизитов;
-несоответствие данных в первичных документах друг другу и данным бухгалтерского учета, что может, например, свидетельствовать о недостаче на складе;
-отсутствие или неэффективность контроля за соблюдением норм расхода материалов;
-отпуск в производство материалов, не предусмотренных нормами, сметами;
-непринятие мер при выявлении фактов отклонения расхода материалов от установленных норм.