Сравнение и слияние документов

При использовании средства сравнения и объединения любых двух документов Microsoft Word отображает различия между ними в виде исправлений.

Если несколько рецензентов внесли изменения и указали примечания в различных копиях исходного документа, то все исправления можно объединить, а затем просмотреть в одном исходном документе. После отправки документа на проверку можно продолжить работу с данным документом; Microsoft Word будет отображать как данные, добавленные пользователем, так и исправления, сделанные рецензентом.

Рецензентам удобнее всего работать при включенном параметре Исправления (меню Сервис), хотя Microsoft Word обнаружит и отобразит исправления даже в том случае, если рецензент не включал этот параметр.

1.3.1 Сравнение документов рядом. Просмотр изменений, внесенных несколькими пользователями, может быть затруднительным, однако, в Microsoft Word доступно средство для сравнения документов. Сравнение документов рядом позволяет найти отличия между ними, не прибегая к слиянию внесенных всеми пользователями изменений в одном документе. Для эффективного поиска отличий можно воспользоваться одновременной прокруткой обоих документов.

1.3.2 Использование команд слияния для задания основного документа. При выборе документа для сравнения с открытым ранее документом можно использовать одну из трех команд слияния, позволяющих задать, какой из документов использовать при сравнении в качестве основного (рис. 1.3). Отличия между документами отображаются записями исправлений в основном документе.

а	б	в

Рисунок 1.3 – Результаты команд слияния

а – объединение;

б – объединение с текущим документом;

в – объединение в новый документ.

На рис. 1.3а изменения документа, открытого ранее (красный) отображаются записями исправлений в документе, выбранном в диалоговом окне Сравнить и объединить документы (цифра 1).

На рис 1.3б изменения документа, выбранного в диалоговом окне Сравнить и объединить (синий) отображаются записями исправлений в открытом ранее документе (цифра 1).

На рис 1.3в изменения обоих документов объединены в новом, третьем документе (цифра 1). Отличия отображаются записями исправлений.

Для сравнения и объединения документов необходимо выполнить следующие действия:

1) открыть документ;

2) выбрать команду Сервис Þ Сравнить и объединить исправления;

3) в появившемся диалоговом окне (рис. 1.4) выбрать документ, который нужно сравнить с копией уже открытого документа;

Рисунок 1.4 – Диалог сравнить и объединить документы

4) выбрать команду выпадающего меню кнопки Объединить:

- чтобы отобразить результаты сравнения в выбранном документе, выберите команду Объединить (см. рис. 13а);

- чтобы отобразить результаты в текущем документе, выберите команду Объединить в текущий документ (см. рис. 13б);

- чтобы отобразить результаты в новом документе, выберите команду Объединить в новый документ (см. рис. 13в).

1.3.3 Сравнение с использованием параметра Черные строки. С помощью данного параметра можно сравнить документы и вывести на экран только отличия между этими документами. Сравниваемые документы не изменяются. При использовании данного типа сравнения различия между двумя документами всегда отображаются в третьем документе. Для сравнения с использование параметра Черные строки необходимо:

1) открыть документ;

2) выбрать команду меню Сервис Þ Сравнить и объединить исправления;

3) в появившемся диалоговом окне (см. рис. 1.4) установить флажок Черные строки;

4) выбрать документ, который нужно сравнить с уже открытым документом;

5) нажать кнопку Сравнить.

Если какая-либо из версий документа содержит ранее внесенные исправления, на экран выводится сообщение. Чтобы сравнить документы, нажмите кнопку Да.

Если разные версии документа были сохранены в одном файле с помощью команды меню Файл Þ Версии, то для сравнения текущей версии этого документа с одной из предыдущих версий необходимо сохранить более раннюю версию в файле с другим именем.

1.3.4 Объединение примечаний и исправлений, внесенных несколькими рецензентами. Для объединения необходимо:

1) открыть документ, в котором предполагается объединить все исправления;

2) выбрать команду меню Сервис Þ Сравнить и объединить исправления;

3) в появившемся диалоговом окне (см. рис. 1.4) выбрать один из документов, содержащих исправления, которые предстоит объединить;

4) выбрать команду Объединить в текущий документ выпадающего меню кнопки Объединить;

5) повторить шаги 2-4, пока все копии документа не будут объединены.

Для получения наилучших результатов при объединении исправлений, сделанных несколькими рецензентами, выберите команду меню Сервис Þ Параметры и убедитесь, что флажок сохранить случайное число для повышения точности слияния установлен.

Можно хранить только один набор изменений форматирования, поэтому при слиянии нескольких документов может появиться запрос, хранить ли форматирование исходного документа или использовать форматирование измененного документа. Если нет необходимости отслеживать изменения форматирования, то в диалоговом окне Сравнить и объединить документы снимите флажок Найти форматирование.

Защита документа

1.4.1 Опечатывание документа с помощью цифрового сертификата. К файлу можно добавить цифровую подпись с помощью цифрового сертификата. Цифровая подпись – это шифрованная электронная подпись, подтверждающая подлинность документа. Наличие цифровой подписи подтверждает, что документ был получен от владельца подписи и не был изменен. Цифровой сертификат – это вложение в файл или сообщение электронной почты, подтверждающее его подлинность, обеспечивающее шифрование или предоставляющее поддающуюся проверке подпись.

При отсутствии цифрового сертификата его необходимо получить. Цифровой сертификат можно получить в коммерческом центре сертификации, таком как VeriSign, Inc., у администратора внутренней безопасности или у специалиста по информационным технологиям. Цифровую подпись можно также создать самостоятельно с помощью программы Selfcert.exe.

Для опечатывания документа необходимо:

1) выбрать команду Сервис Þ Параметры и в появившемся диалоговом окне открыть вкладку Безопасность;

2) нажать кнопку Цифровые подписи;

3) нажать кнопку Добавить;

4) выбрать сертификат, который следует добавить, и нажать кнопку ОК.

1.4.2 Запрос пароля при открытии или изменении документа.Используйте надежные пароли, представляющие комбинацию прописных и строчных букв, цифр и символов. Пароли, не содержащие набор таких элементов, являются ненадежными. Например, надежный пароль: Y6dh!et5; ненадежный пароль: House27. Используйте надежный пароль, который вы можете запомнить, чтобы не записывать его. Для установки пароля:

1) открыть файл;

2) выбрать команду Сервис Þ Параметры и в появившемся диалоговом окне открыть вкладку Безопасность;

3) выполнить одно из следующих действий:

- при задании пароля для открытия файла в поле Пароль для открытия файла введите пароль, а затем нажмите кнопку OK, в поле Введите пароль еще раз повторно введите пароль, а затем нажмите кнопку OK;

- при задании пароля для изменения файла в поле Пароль разрешения записи введите пароль, а затем нажмите кнопку OK, в поле Введите пароль еще раз повторно введите пароль, а затем нажмите кнопку OK.

1.4.3 Рекомендация доступа только для чтения. Можно предлагать (но не требовать) другим пользователям открыть документ только для чтения. Если пользователь откроет документ только для чтения и изменит его, он сможет сохранить этот документ только с другим именем файла. Для установки флажка только для чтения необходимо:

1) выбрать команду Сервис Þ Параметры и в появившемся диалоговом окне открыть вкладку Безопасность;

2) установить флажок рекомендовать доступ только для чтения, а затем нажмите кнопку OK;

3) сохранить документ.

1.4.4 Разрешить только добавление примечаний и записей исправления.Для этого:

1) выберите команду меню Сервис Þ Установить защиту;

2) в области задач Установить защиту установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа;

3) выполните одно из следующих действий:

- для разрешения рецензентам изменять документ путем вставки примечаний и записей исправлений в списке ограничений на редактирование выберите Запись исправлений, Нажмите кнопку Да, включить защиту, в поле Новый пароль (необязательно) введите пароль и подтвердите его;

- для разрешить рецензентам только добавление примечаний в списке ограничений на редактирование выберите Примечания, нажмите кнопку Да, включить защиту, выполните одно из следующих действий: чтобы установить пароль на документ и чтобы знающие пароль пользователи могли снять защиту, введите пароль в поле Новый пароль (необязательно), а затем подтвердите его; чтобы зашифровать документ и только авторизованные владельцы могли снять защиту, щелкните Проверка подлинности пользователя.

1.4.5 Защита форматирования.Для защиты документа от форматирования необходимо выполнить следующие действия:

1) выбрать команду меню Сервис Þ Установить защиту;

2) в области задач Установить защиту установить флажок Ограничить набор разрешенных стилей;

3) нажать кнопку Настройка;

4) в списке стилей форматирования в диалоговом окне Ограничения на форматирование установите флажки напротив стилей, которые допускается использовать в документе, и снимите напротив тех, применение которых нужно запретить. Чтобы ограничиться минимальным количеством рекомендованных стилей, нажмите кнопку Рекомендованный минимум. Можно ограничиться всего несколькими стилями, однако следует иметь в виду, что это может привести к удалению стилей, используемых в определенных элементах Microsoft Word (оглавления, маркированные или нумерованные списки);

5) нажать кнопку Да, включить защиту;

6) в поле Новый пароль (необязательно) ввести пароль и подтвердить его.

1.4.6 Разрешение правки в защищенном документе.При установке защиты, разрешающей только чтение документа или добавление в него примечаний, можно указать определенные части документа, на которые ограничение распространяться не будет. Можно также давать разрешение отдельным пользователям на изменение этих частей документа. Для этого:

1) выберите команду меню Сервис Þ Установить защиту;

2) в области задач Установить защиту в группе Ограничения на редактирование установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа, а затем выберите один из следующих параметров:

- Только чтение. Защита документа от изменения;

- Примечания. Имеется возможность добавлять в документ примечания (меню Вставка, команда Примечание). Содержимое документа защищается от изменений;

3) укажите определенные части документа, на которые ограничение распространяться не будет. Например, выберите группу абзацев, заголовок, предложение или слово;

4) выполните одно из следующих действий:

- для разрешения всем открывающим документ редактирование выбранных фрагментов Установите флажок Все в поле Группы;

- для разрешения определенным пользователям редактирование выбранных фрагментов нажмите ссылку Другие пользователи и введите имена пользователей в соответствии с учетными записями Microsoft Windows или с адресами электронной почты. Имена необходимо разделить точкой с запятой. Далее нажмите кнопку OK и установите флажки около имен тех пользователей, которым следует разрешить редактирование выбранных фрагментов.

5) можно продолжить выбирать части документа и назначать пользователям права на их редактирование;

6) в разделе Включить защиту нажмите кнопку Да, включить защиту;

7) выполните одно из следующих действий:

- чтобы установить пароль на документ и чтобы знающие пароль пользователи могли снять защиту, введите пароль в поле Новый пароль (необязательно), а затем подтвердите его;

- чтобы зашифровать документ и только авторизованные владельцы могли снять защиту, щелкните Проверка подлинности пользователя.

ХОД ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

2.1 Открыть документ primer.doc и сохранить его в нескольких копиях с именами «ваша фамилия»_1, «ваша фамилия»_2, «ваша фамилия»_3.

2.2 Открыть документ «ваша фамилия»_1.

2.3 В документ «ваша фамилия»_1 выполнить запись исправлений (см. индивидуальное задание).

2.4 Сохранить все изменения в документе «ваша фамилия»_1 и закрыть документ.

2.5 Открыть документ «ваша фамилия»_2.

2.6 В документ «ваша фамилия»_2 добавить примечание (см. индивидуальное задание). Текст примечания – произвольный.

2.7 Сохранить все изменения в документе «ваша фамилия»_2 и закрыть документ.

2.8 Выполнить сравнение и объединение документов «ваша фамилия»_1 и «ваша фамилия»_2 (см. индивидуальное задание). Результат сравнения сохранить.

2.9 Открыть документ «ваша фамилия»_3.

2.10 Установить защиту на открытый документ «ваша фамилия»_3 (см. индивидуальное задание), сохранить и закрыть документ. В качестве пароля выберете номер варианта.

2.11 Открыть документ «ваша фамилия»_3.

2.12 Установить защиту документа «ваша фамилия»_3 (см. индивидуальное задание) и сохраните документ. Попробуйте выполнить запрещенные изменения в документе.

2.13 Закрыть все созданные документы и удалить их с диска.

ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ

Номер варианта соответствует 2-й цифре по журналу академической группы (цифра 0 – вариант№10).

Примечание. Номер типа объединения:

1 – объединить;

2 – объединить в текущий документ;

3 – объединить в новый документ.

Номер типа защиты:

1 – только чтение;

2 – запись исправлений;

3 – примечания.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1) Что такое общая рабочая область?

2) Что такое узел рабочих областей для документов?

3) Какие средства доступны в общей рабочей области?

4) Как создать рабочую область для документа?

5) Как выполняется обновление документа при совместной работе?

6) Как удалить рабочую область для документа?

7) Как прекратить выдачу запросов о получении обновлений документа?

8) Что такое запись исправления, примечание, метки исправлений?

9) Как выполнить запись исправлений в документе?

10) Как выполнить запись примечаний в документ?

11) Как выполнить отображение записей исправлений и примечаний?

12) Какие параметры отображения документа для правки вы знаете?

13) Как выполнить просмотр исправлений и примечаний?

14) Как удалить несколько примечаний?

15) Как выполнить слияние документов? Какие команды слияния вы знаете?

16) Для чего используется параметр слияния Черные строки?

17) Как объединить примечания и исправления, внесенные несколькими рецензентами?

18) Что такое цифровая подпись, цифровой сертификат?

19) Перечислите средства защиты документа.

20) Как выполнить опечатывание документа с помощью цифрового сертификата?

21) Как задать пароль на открытие или изменение документа?

22) Как открыть документ только для чтения?

23) Как разрешить только добавление примечаний и записей исправления?

24) Как выполнить защиту форматирования документа?

25) Как разрешить правку в защищенном документе?

• ⇐ Назад
• 1
• 23