Основные принципы работы с документами. Документооборот
Для эффективной работы с документами недостаточно просто раскладывать документы по папкам и хранить их в шкафах или столах. Документы нужно регистрировать, контролировать их исполнение, формировать в дела в соответствии с номенклатурой дел, определять сроки их хранения, сдавать в архив часть из них, а другие документы уничтожать, после того, как сроки хранения их истекли. Все это нужно делать, руководствуясь определенными правилами.
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия.
Совершенство организации работы с документами определяется:
- оперативностью перемещения документов внутри организации;
- качеством и своевременностью исполнения документов;
- эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.
Руководитель предприятия несет персональную ответственность за документы предприятия. В крупных предприятиях (организациях) создается специальное структурное подразделение, главной задачей которого является документационное обеспечение управления (ДОУ). Называют его по-разному: управление делами, отдел ДОУ, общий отдел, канцелярия и т.п. В организациях, где объем документов не велик, эти функции возлагаются на секретаря руководителя организации. В структурных подразделениях могут назначаться сотрудники, ответственные за работу с документами.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Различают три основных потока документации:
- документы, поступающие из других организаций (входящие);
- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
- документы, создаваемые в организации или на предприятии и используемые в управленческом процессе (внутренние).
Порядок приема, обработки и прохождения входящей корреспонденции
Входящие (поступающие) документы могут быть доставлены по почте, курьером, по факсу, электронной почтой.
Документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
При первичной обработке осуществляют проверку правильности доставки (адресования), проверку количества листов поступившего документа, проверку наличия приложения. При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю (отправляется на почту с припиской «Ошибка в адресе»). При отсутствии листов документа или приложения ставится в известность отправитель, делается отметка на самом документе и отметка в регистрационном журнале входящих документов.
Не вскрываются письма, имеющие пометку «Лично», либо гриф ограничения доступа («Конфиденциально», «Коммерческая тайна»).
При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение на регистрируемые и нерегистрируемые.
На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении документов в организацию». Документы регистрируются в журнале или регистрационно-контрольных карточках.
Регистрация документов – запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.
Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться индексом по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
Ниже приведен примерный перечень документов, не подлежащих регистрации:
- Сообщения о заседаниях, совещаниях, повестках дня
- Графики, наряды, заявки
- Сводки и информация, присланная для сведения
- Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций
- Прейскуранты, прайс-листы
- Технические условия
- Поздравительные письма
- Пригласительные билеты
- Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги)
- Формы статистической отчетности
- Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «лично»
- Объяснительные записки
- Бухгалтерские документы (регистрируются в бухгалтерии)
Документы, не требующие обязательного рассмотрения руководством, или адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению.
Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать конкретные указания по исполнению документа и указать сроки исполнения (реквизит «резолюция»).
Рассмотренные руководством документы возвращаются к секретарю, либо в отдел ДОУ, где в регистрационно-контрольную форму вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение. Исполнение документа контролируются специалистами отдела ДОУ.
Контроль исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с исполнителями. Документ находится у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя.
На документе исполнителем проставляется реквизит «отметка об исполнении документа и направлении в дело». Затем исполненный документ подшивается в соответствующее по номенклатуре Дело.
Документы должны передаваться исполнителям под роспись для подтверждения факта получения документа исполнителем и исключения возможности потери документа при его движении.
Порядок оформления и отправки исходящих документов
Ответственные исполнители готовят проект текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем предприятия (организации), регистрируется в журнале исходящих документов и передается для отправки.
Порядок прохождения внутренних документов
Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями передаются в юридический отдел для проверки соответствия их содержания действующему законодательству, а затем в отдел ДОУ, который осуществляет контроль за правильностью оформления.
Оформленные документы передаются на подпись руководству, а затем регистрируются.
Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы, и в отдел ДОУ для последующего контроля за ходом исполнения.
Отдел ДОУ систематически ведет учет количества обрабатываемых документов, т.е. объем документооборота. Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
В организации работы с документами должны быть предусмотрены:
- инструкция по делопроизводству предприятия;
- образцы правильно оформленных документов, установленных на компьютерах работников;
- номенклатура дел предприятия с указанием сроков хранения документов;
- должностные инструкции работников, устанавливающие обязанность и ответственность за подготовку и сохранность документов;
- техническое обучение работников предприятия новым технологиям работы с документами;
- методическое руководство службой ДОУ работой с документами в структурных подразделениях предприятия;
- информирование руководства о состоянии работы с документами;
- назначение сотрудников, ответственных за организацию делопроизводства в структурных подразделениях.