Інформаційна технологія розв’язуваня задач з фінансового обліку.
План
1. Облік фінансово-розрахункових операцій.
2. Організація автоматизованого обліку фінансово-розрахункових операцій.
В цій темі розглядаються облікові задачі, що відображають щоденний стан підприємства, виконання необхідних аналітичних розрахунків показників фінансового стану з метою визначення резервів прискорення оборотності коштів. До них відносяться:
-облік коштів у касі підприємства;
-облік коштів на рахунках у банку;
-облік розрахунків з підзвітними особами й іншими розрахунками;
-аналітичний облік за відповідними рахунками коштів і розрахунків.
Об’єднання цих задач визвано тим, що автоматизована обробка інформації по ним виконується за єдиною технологією. При цьому використовується єдина система класифікації, структура вхідних масивів та масивів, що зберігаються, вихідних регістрів-машинограм тощо. Усі ці задачі утворюють групу фінансово-розрахункових операцій. Розглянемо особливості обліку окремих із них.
Для збереження всіх готівкових грошових коштів і цінних паперів та виконання розрахунків на підприємствах створюються каси. І всі операції, зміст яких пов’язаний з надходженням готівки до каси та видачею з неї, називають касовими опрераціями.
Всі підприємства, незалежно від форми власності (державні, орендні, колективні, спільні, кооперативні) зобов’язані зберігати свої грошові кошти в установах банку та з їх допомогою виконувати безготівкові розрахунки з своїми контрагентами. Банківські операції в порівнянні з касовими більш трудомісткі, оскільки вони характеризуються розмаїттям операцій та вимагають формування великої кількості первинних документів.
Організація обліку руху грошових засобів є найважливішою задачею бухгалтерського обліку. Її вирішення забезпечує повсякденний контроль за збереженням, правильним використанням та станом грошових засобів на розрахунковому рахунку в банку, прийманням, видаванням грошей в касі підприємства.
Грошові кошти, які одержані із банківської установи, можуть використовуватися для:
-розрахунків з населенням з оплати праці;
-виплати грошових виплат і поощрений, спрямованих на споживання;
-допомоги, компенсацій, гонорарів, стипендій, пенсій, витрат на відрядження;
-страхових відшкодувань населенню при настанні страхових випадків;
-розрахунків з ломбардами;
-закупки сільгосппродукції та продуктів її переробки тощо.
Бухгалтерський облік руху і залишків грошей в касі виконують на рахунку 30 “Каса” (табл.).
Таблиця
Структура рахунку 30 “Каса”
| Номер рахунку | Назва рахунку | Код субрахунку | Назва субрахунку |
| Каса | |||
| Каса в національній валюті | |||
| Каса в іноземній валюті |
За дебетом рахунку 30 “Каса” відображається надходження грошей в касу, а видавання грошей – по кредиту. На субрахунках ведуть облік операцій по касі в національній або іноземній валютах. Рахунок 30 “Каса” кореспондує:
| Рахунок 30 «Каса» | |
| за дебетом з кредитом рахунків | за кредитом з дебетом рахунків |
| «Довгострокові фінансові інвестиції» «Капітальні інвестиції» 16 «Довгострокова дебіторська заборгованість» «Каса» 31 «Рахунки в банках» 34 «Короткостарокові векселі одержані» 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками» «Розрахунки з різними дебіторами» 41 «Пайовий капітал» 42 «Додатковий капітал» 45 «Вилучений капітал» «Неоплачений капітал» 48 «Цільове фінансування і цільові надходження» 50 «Довгострокові позики» 52 «Довгострокові зобов’язання за облігаціями» 55 «Інші довгострокові зобов’язання» 60 «Короткострокові позики» 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» 66 «Розрахунки з оплати праці» 68 «Розрахунки за іншими операціями» 69 «Доходи майбутніх періодів» 70 «Доходи від реалізації» 71 «Інший операційний дохід» 73 «Інші фінансові доходи» «Інші доходи» 75 «Надзвичайні доходи» 76 «Страхові платежі» 97 «Інші витрати» | 14 «Довгострокові фінансові інвестиції» 15 «Капітальні інвестиції» 30 «Каса» 31 «Рахунки в банках» «Інші кошти» 35 «Поточні фінансові інвестиції» 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками» «Розрахунки з різними дебіторами» 39 «Витрати майбутніх періодів» 41 «Пайовий капітал» «Вилучений капітал» 46 «Неоплачений капітал» 48 «Цільове фінансування і цільві налходження» 50 «Довгострокові позики» 51 «Довгострокові вексклі видані» 52 «Довгострокові зобов’язання за облігаціями» 53 «Довгострокові зобов’язання з оренди» 55 «Інші довгострокові зобов’язання» 60 «Короткострокові позики» 61 «Поточна заборгованість за довгостроковими зобов’язаннями» 62 «Короткострокові векселі видані» 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» 65 «Розрахунки за страхуванням» 66 «Розрахунки з оплати праці» 67 «Розрахунки з учасниками» 68 «Розрахунки за іншими операціями» 69 «Доходи майбутніх періодів» 76 «Страхові платежі» 84 «Інші операційні витрати» 85 «Інші затрати» 91 «Загальновиробничі витрати» 92 «Адміністративні витрати» 93 «Витрати на збут» 94 «Інші витрати операційної діяльності» 95 «Фінансові витрати» 97 «Інші витрати» 99 «Надзвичайні витрати» |
Для наявності та руху грошових коштів, що знаходяться на рахунках в банку, і можуть бути використані для поточних операцій застосовують рахунок 31 “Рахунки в банках”.
Таблиця
Структура рахунку 31 “Рахунки в банках”
| Номер рахунку | Назва рахунку | Код субрахунку | Назва субрахунку |
| Рахунки в банках | |||
| Поточні рахунки в національній валюті | |||
| Поточні рахунки в іноземній валюті | |||
| Інші рахунки в банку в національній валюті | |||
| Інші рахунки в банку в іноземній валюті |
Для відображення в бухгалтерському обліку руху грошових коштів, зарахованих і списаних з розрахункового рахунку, перевіряється і обробляється виписка банка з доданими до неї документами. На підставі записів у виписці банку бухгалтер проставляє кореспонденцію рахунків, при цьому на грошові кошти, що надійшли, дебетується рахунок 31 “Рахунки в банках” , а на списання – кредитується. Рахунок 31 “Рахунки в банках” кореспондує:
| Рахунок 31 «Рахунки в банках» | |
| за дебетом з кредитом рахунків | за кредитом з дебетом рахунків |
| «Довгострокові фінансові інвестиції» «Капітальні інвестиції» «Довгострокова дебіторська заборгованість» «Інші необоротні активи» «Каса» «Рахунки в банках» «Інші кошти» «Короткостарокові векселі одержані» «Поточні фінансові інвестиції» 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками» «Розрахунки з різними дебіторами» 41 «Пайовий капітал» 42 «Додатковий капітал» 45 «Вилучений капітал» 46 «Неоплачений капітал» 48 «Цільове фінансування і цільові надходження» 50 «Довгострокові позики» 52 «Довгострокові зобов’язання за облігаціями» 55 «Інші довгострокові зобов’язання» 60 «Короткострокові позики» «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» «Розрахунки за податками й платежами» «Розрахунки за страхуванням» 68 «Розрахунки за іншими операціями» 69 «Доходи майбутніх періодів» 70 «Доходи від реалізації» 71 «Інший операційний дохід» 73 «Інші фінансові доходи» 74 «Інші доходи» 75 «Надзвичайні доходи» 76 «Страхові платежі» 97 «Інші витрати» | 14 «Довгострокові фінансові інвестиції» 15 «Капітальні інвестиції» 18 «Інші необоротні активи» 24 «брак у виробництві» 30 «Каса» 31 «Рахунки в банках» 33 «Інші кошти» 35 «Поточні фінансові інвестиції» 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками» 37 «Розрахунки з різними дебіторами» 39 «Витрати майбутніх періодів» 41 «Пайовий капітал» «Вилучений капітал» «Неоплачений капітал» «Забезпечення майбутніх витрат і платежів» 48 «Цільове фінансування і цільві налходження» 50 «Довгострокові позики» 51 «Довгострокові вексклі видані» 52 «Довгострокові зобов’язання за облігаціями» 53 «Довгострокові зобов’язання з оренди» 55 «Інші довгострокові зобов’язання» 60 «Короткострокові позики» 61 «Поточна заборгованість за довгостроковими зобов’язаннями» 62 «Короткострокові векселі видані» 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» «Розрахунки за податками й платежами» 65 «Розрахунки за страхуванням» 66 «Розрахунки з оплати праці» 67 «Розрахунки з учасниками» 68 «Розрахунки за іншими операціями» 69 «Доходи майбутніх періодів» 76 «Страхові платежі» 84 «Інші операційні витрати» 85 «Інші затрати» 91 «Загальновиробничі витрати» 92 «Адміністративні витрати» 93 «Витрати на збут» 94 «Інші витрати операційної діяльності» 95 «Фінансові витрати» 97 «Інші витрати» 99 «Надзвичайні витрати» |
Облік розрахункових операцій повинен забезпечувати контроль за станом розрахунків як із зовнішніми організаціями та підприємствами (постачальниками, підрядниками, клієнтурою), так і з внутрішніми (підзвітними особами, депонентами тощо).
Узагальнення інформації про розрахунки з покупцями та замовниками за відвантажену продукцію, товари, виконані роботи й послуги, крім заборгованості, яка забезпечується векелем, виконується на рахунку 36 “Розрахунки з покупцями та замовниками”.
За дебетом рахунку 36 “Розрахунки з покупцями та замовниками” відображається продажна вартість реалізованої продукції, товарів, виконаних робіт, наданих послуг, яка включає податок на додану вартість, акцизи та інші податки, збори, що підлягають перерахуванню до бюджетів та позабюджетних фондів та включені у вартість реалізації. За кредитом відображається сума платежів, які надійшли на рахунки підприємства в банківських установах, у касу, та на інші види розрахунків.
Аналітичний облік розрахунків з покупцями та замовниками ведеться за кожним покупцем та замовником за кожним пред’явленим до сплати рахунком.
Облік розрахунків за поточною дебіторською заборгованістю з різними дебіторами за авансами виданим, нарахованими доходами, за претензіями, за відшкодуванням завданих збитків, за позиками членів кредитних спілок та за іншими операціями ведеться на рахунку 37 “Розрахунки з різними дебіторами”.
Аналітичний облік ведеться за конкретним дебітором, за видами заборгованості, термінами її виникнення й погашення.
Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками за одержані товаро-матеріальні цінності, виконані роботи і надані послуги ведеться на рахунку 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками” .
За кредитом цього рахунку відображається заборгованість за одержані відпостачальників та підрядників товаро-матеріальні цінності, прийняті роботи, послуги, за дебетом – її погашення, списання тощо.
Аналітичний облік ведеться за кожним постачальником та підрядником в розрізі кожного документа (рахунку) на сплату.
Задачі з обліку фінансово-розрахункових операцій інформаційно пов’язані з такими ділянками:
-з обліку запасів:
-позавиробничі витрати;
-надходження матеріальних цінностей за фактичною вартістю;
-приход матеріальних цінностейпо кореспондуючих рахунках.
З обліку праці та заробітної плати:
-виплата заробітної плати через касу і перерахувань через розрахунковий рахунок;
-нарахування заробітної плати по кореспондуючих рахунках;
-нарахування страхових внесків;
-утримання із заробітної плати;
-резерв майбутніх витрат.
З обліку витрат на виробництво:
-дані про витрати, віднесені на виробничі рахунки по розрахункових операціях;
-позавиробничі витрати.
З обліку готової продукції та її реалізації:
-виручка від реалізації готової продукції;
-податок на добавлену вартість;
-фактична собівартість реалізованої продукції;
-результат від реалізації.
Підсистема управління фінансами:
-фінансовий план;
-кошториси різних витрат.
Здійснення фінансово-розрахункових операцій повинне відповідати вимогам таких нормативних документів: Закон україни “Про бухгалтерський облік і фінансову звітність”; План рахунків бухгалтерського обліку підприємств, організацій та установ; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 2 “Баланс”; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 4 “Звіт про рух грошових засобів”; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 10 “Дебіторська заборгованість”; Інструкція №3 “Про відкриття банками рахунків в національній та іноземній валюті”; Інструкція №7 “Про безготівкові розрахунки в господарському обігу України”; Положення “Про переводний і простий вексель”; Порядок проведення банками операцій з векселями; Порядок ведення касових операцій в національній валюті України; Положення про бухгалтерський облік операцій в іноземній валюті; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 11 “Зобов’язання” інші нормативні документи.
Як і при рішенні попередньо розглянутих задач, можна виділити різні варіанти побудови системи автоматизованої обробки даних задач з обліку фінансово-розрахункових операцій (комплексні, модульні).
На створення комплексної інформаційної системи обліку фінансово-розрахункових операцій в значній мірі впливає розмір підприємства. На середніх підприємствах інформаційне обслуговуння здійснюється на рівні бухгалтера, де ведеться облік фінансово-розрахункових операцій, та керівника підприємства (головного бухгалтера). На великих підприємствах можуть виокремлюватися: каса та фінансовий відділ; бухгалтерія; керівник підприємства і головний бухгалтер.
Комплексна система автоматизованої обробки фінансово-розрахункових задач передбачає використання єдиної бази даних, яка утворюється з нормативно-довідкової, вхідної та вихідної інформації.
До складу основної нормативно-довідкової інформації цієї ділянки обліку входять:
-довідник типових основних документів (вид обороту, текст типової підстави);
-довідник підприємств (код, найменування, адреса підприємства, банківські реквізити підприємства);
-довідник рахунків бухгалтерського обліку (код підприємства, рахунок, субрахунок, код аналітичного обліку, його найменування);
-довідник зовнішніх організацій (код, найменування зовнішньої організації, її банківські реквізити);
-довідник прізвищ працюючих (код підприємства, структурний підрозділ, табельний номер, прізвище, ім'я, по-батькові);
-довідник структурних підрозділів (код підприємства, код структурного підрозділу, його найменування);
-довідник статей обліку (код статті, її найменування);
-довідник припустимої кореспонденції рахунків (основний рахунок, кориспондуючий рахунок, допустимість кореспонденції по дебету та кредиту);
-довідник курсу валют (найменування валюти, код валюти, одиниця валюти, вартість валюти в національній грошовій одиниці, дата введення курсу валюти);
-довідник типових господарських операцій.
Вхідна інформація формується в таких основних документах:
-прибутковий касовий ордер;
-видатковий касовий ордер;
-платіжна відомість;
-платіжне вимога-доручення;
-платіжне доручення;
-зведене платіжне доручення;
-виписка банку;
-реєстр чеків;
-заява на акредитив;
-заява на переревод;
-заява на продаж;
-грошовий чек;
-доручення на покупку валюти;
-доручення на продаж валюти.
Вихідна інформація така:
-касова книга;
-щоденна відомість;
-відомість використання засобів за цільовим призначенням;
-відомість надходження (витрати) коштів;
-картка депонування;
-відомість депонованих сум;
-відомість руху коштів по рахунках;
-відомість рахунків до отримання за термінами оплати;
-відомість по руху валютних коштів;
-авансовий звіт;
-особовий рахунок;
-відомість розрахунків з підзвітними особами;
-відомість розрахунків тощо.
Виконання облікових робіт починається з формування нормативно-довідкової інфомації та первинних даних, після чого здійснюється рішення відповідної задачі. Це досягається вибором необхідної функції в головному меню, яке може складатися із таких рівнів (рис.17).
При формуванні первинних даних по банківських операціях застосовується технологія, аналогічна технології обробки даних як і по касових операціях. При цьому використовується нормативно-довідкова інформація, що дозволяє автоматично формувати постійні дані банківських первинних документів. Виписки банку є підставою для введення інформації з розрахункових чи валютних рахунків.
Обліковий працівник заповнює дані в електронну форму первинного документа, відображену на екрані дисплея. Помилкові дані коригуються. Одночасно інформація фіксується на машинному носії, а при необхідності первинний документ може бути роздрукований у визначеному форматі.
У режимі “Облік розрахунків з підзвітними особами” формуються обороти за звітний період, а також вихідне сальдо за табельними номерами підзвітних осіб і за призначенням розрахунків.
Режим головного меню “Облік розрахункових операцій” забезпечує автоматизований облік, контроль і аудит розрахунків з організаціями і підприємствами (різними дебіторами і кредиторами). Введена інформація групується в аналітичному розрізі, що уможливлює перевірку бухгалтером стану розрахунків, терміни оплати, надійність партнера, документообіг, а також причини, що зумовили утворення дебіторської і кредиторської заборгованості з початку звітного періоду.
При виборі функції “Аналітичний облік” формується відомість аналітичного обліку за розрахунковими рахунками.
За запитом бухгалтер може отримати довідкову інформацію за відповідними ознаками (типу конкретного документа або по всіх типах; номеру документа чи по діапазону номерів; даті складання документа чи по діапазону дат; основному рахунку або по діапазону рахунків; основному субрахунку або по діапазону субрахунків; сумі в гривнях або по діапазону сум у гривнах; сумі в валюті або по діапазону сум у валюті; найменуванню або його коду).
Бухгалтер має можливість документально проаналізувати надходження і витрату коштів у національній грошовій одиниці й у іноземній валюті. При цьому контролюється правильність відображення в обліку всіх проведених господарських операцій по кореспондуючих рахунках.
Режим “Моделювання надходження коштів” забезпечує бухгалтера та інших зацікавлених осіб графічною моделлю надходження коштів у зазначеному діапазоні часу, відображеною на екрані, а при необхідності, і на друкувальному пристрої, що дає можливість проаналізувати надходження і динаміку коштів.
Функція “Аналіз грошового обігу” дозволяє одержати інформацію про наявність, залишок та резерви коштів за конкретний період, що уможливлює розробку бухалтером практичних рекомендацій з удосконалювання грошового обігу на підприємстві, визначення шляхів залучення невикористаних коштів як за окремими напрямками, так і в цілому, передбачати рух коштів на підприємстві в майбутньому.
Лекція №6