Делопроизводство и его структура.
Лекция 1,2. Исходные понятия делопроизводства
Документ и его функция
Управленческая деятельность любой организации базируется на информации. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. Большая часть информации (до 98%), используемой в управлении, оформляется в виде документов, что необходимо для осуществления контроля исполнения, решения спорных вопросов, анализа и исследования управления с целью повышения его эффективности.
В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ». Документ –это зафиксированная на материальном носителе информация для передачи её во времени и пространстве с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Основным материальным носителем деловой информации в настоящее время является бумага.
Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа.
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Их число определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для одних документов число и состав реквизитов строго ограничено, для других – установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.
Документ в управлении выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат. В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактор, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.
Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, обеспечивают её сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.
Официальные документы –это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.
Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы
Документ выполняет следующие функции: информационную, организационную, коммуникативную, юридическую, воспитательную.
Важнейшей среди названных функций является информационнаяфункция, т.к. в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.
Документ обладает организационной функцией, поскольку с помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности.
Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативнаяфункция документов.
Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами деловых отношений.
Документ выполняет воспитательную функцию, дисциплинируя исполнителя и требуя от него повышенного уровня образовательной подготовки. А хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации в глазах деловых партнеров.
Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать её юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) - доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа».
Для управленческой деятельности юридическая сила документа чрезвычайно важна, т.к. означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от неё.
Юридическая сила документа –это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:
- соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
- издавать документы только в пределах своей компетенции;
- соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.
К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.
Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.
Различные формы управленческой деятельности реализуются посредством определенной совокупности документов: распорядительная деятельность – изданием различных распорядительных документов, планирование – посредством подготовки различных планов, учет – в виде составления и обработки бухгалтерской и статистической документации, контроль – путем сбора сведений с целью проверки соответствия наблюдаемого объекта необходимому состоянию и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:
- регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);
- распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);
- накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
- передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).
Все формы управленческой деятельности отражаются в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Деятельность учреждений оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.
Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, единых требований к их оформлению, используемых в определенной сфере человеческой деятельности.
Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, т.к., зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распоряди-тельной документации– письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким образом, система организационно-распоряди-тельной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.
Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.
Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, используемые при документировании соответствующих видов деятельности и отражающие их специфику (системы документации по здравоохранению, образованию, нотариальные, судебные). Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой – в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.
Делопроизводство и его структура.
Делопроизводством называют сферу деятельности человека по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Делопроизводством также называют отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами.
Первоначально термин появился в устной речи предположительно в XVII в. и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата (достигнутой договоренности)а: "тельно в ающую документирование и организацию работы с документами. Для этого издревле и создавали документы, т.к. устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не правильно понято. Уже в XVI в. употребляется слово «дело» как собрание документов, относящихся к какому-либо делу (вопросу). Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584г.
Современное делопроизводство включает:
- обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
- организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
В общем случае создание документа включает следующие стадии: изучение существа дела, сбор необходимой информации, подготовка проекта документа, согласование проекта, подписание документа.
Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется, в основном, с применением разного рода документов и связана с внедрение в управление компьютерных систем, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ).Оба термина равнозначны по содержанию и используются как синонимы.
Совокупность правил работы с документами в организации, подкрепленных соответствующими нормативно-правовым, материальным и кадровым обеспечением, составляет систему документационного обеспечения управления (или – систему делопроизводства).
Часть делопроизводства, непосредственно связанная с записью информации на определенном носителе с соблюдением установленных правил, т.е. процесс создания и оформления документа, называют документированием.
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» разных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были различны: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют в основном документы, созданные каким-либо способом письма (рукописным, машинописным, типографским, компьютерным), а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко-и видеозаписи). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина - документоведение.
Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XIX в. с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение XX в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. Сейчас практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.
Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и т.д.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов (заявления, объяснительные записки) создается обычно рукописным способом.
Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления. Так, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (ст.5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».
Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.
Движение документов между их составителями и исполнителями (с момента создания или получения документа до завершения исполнения или отправления) по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль исполнения, называют документооборотом.В технологию работы с документами входит: прием и первичная обработка документов, их предварительное рассмотрение и распределение, регистрация документов, контроль исполнения документов, информационно-справочная работа, исполнение документов, их отправка, систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.
Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Контроль исполнения документов –совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение. Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация их внутри дела. Номенклатура дел -систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке.
Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественная понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин: «Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».
В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику, поэтому подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и т.д. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.
Наиболее существенны два требования к управленческой информации: во-первых, она должна быть своевременной, и во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, т.к. за время, ушедшее на передачу и обработку информации, состояние проблемы может измениться, и управленцы уже не смогут принять участие в её решении.
Полнота информации выражается её объемом, который должен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная информация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к малообоснованным, неверным или ошибочным управленческим решениям.
В настоящее время объемы информации удваиваются каждый три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются ситуация и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Итак, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, а носителем этой информации выступает документ.
Документы используются в разных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка – историческим источником, кибернетика-докумен-талиста – носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.
Деятельность по организации хранения документов, обладающих значимостью для общества и имеющих ценность для собственника, относят к архивному делу.Делопроизводство охватывает вопросы оперативного хранения документов, экспертизы их ценности и подготовки к сдаче на архивное хранение.