Стадії життєвого циклу АІС

 

Під стадією створення АІС розуміють частину процесу створення АІС, яка обмежена деяким терміном і завершується випуском конкретного продукту (моделі АІС, моделі ПЗ АІС, програмних компонентів, документації), обумовленого заданими для даної стадії вимогами. Стадії створення АІС виокремлюють із міркувань раціонального планування й організації робіт, що закінчуються конкретними результатами.

Життєвий цикл АІС зазвичай складається з таких стадій:

· формування вимог до АІС;

· проектування;

· реалізація;

· тестування;

· введення в дію;

· експлуатація і супроводження;

· зняття з експлуатації.

Стадія формування вимог до АІС є однією з найважливіших, оскільки визначає успіх усього проекту. Ця стадія охоплює етап планування робіт, що випереджає роботи над проектом, основними задачами якого є: визначення цілей розробки; попереднє економічне оцінювання проекту; побудова плану-графіка виконання робіт; створення і навчання спільної робочої групи.

Обстеження має здійснюва­тися відповідно до складеного плану і виділеними для цього робо­чими групами. Для проведення обстеження заздалегідь розробляють інструктивно-методичні матеріали (методику обстеження).

Застосування автоматизованої інформаційної системи обліку має забезпечити перебудову організаційної та функціональної структури бухгалтерії. Тому спочатку на стадії обстеження визначають струк­туру бухгалтерії підприємства та функціональні обов'язки працівни­ків. Організаційна структура вивчається у тісному взаємозв'язку з обстеженням функцій управління, робіт, які виконує персонал бух­галтерії, а також функцій підрозділів підприємства та кожного ви­конавця, що займається обліковими роботами.

Процес обстеження має не тільки охоплювати систему облікової інформації, а й враховувати остаточні рішення з автоматизації облі­ку (уточнення комплексу облікових завдань, склад технічних засо­бів і засобів передачі даних, визначення режимів роботи, органі­зація робочих місць, постановка облікових завдань).

В умовах функціонування автоматизованої інформаційної систе­ми обліку функції управління зазнають цілого ряду змін. Для аналі­зу проектування функцій управління складають органіграму, де фіксують зміни функції у зв'язку з використанням програмного засобу і вказують, на яких рівнях і ланках управління відбулися зміни. З кожної функції й окремих робіт важ­ливо мати інформацію про витрати часу та можливості використан­ня обчислювальної техніки для виконання обліково-обчислювальних робіт. Ці відомості дістають безпосереднім опитуванням, для чого на кожного працівника, який виконує облікову роботу, складають опитувальний лист по представницьким ключовим словам.

Добуті дані в цілому по всіх відділах підприємства і по кожному зокрема можуть бути основою для раціонального розподілу функцій управління між ланками і окремими працівниками..

Важливим етапом вивчення інформації є аналіз потоків інформації з погляду наскрізного на всіх рівнях управління підходу до кожного з них. При цьому не тільки ви­являють, яка інформація є на тому або іншому рівні, а й джерело ви­никнення її, яка реакція органів на цю інформацію, які додаткові знання необхідні для її реалізації, порядок здійснення контролю тощо.

Дані про інформаційні зв'язки є підставою для автоматизації інформаційних потоків. Для оптимізації потоків та уникнення дублю­вання процес автоматизації їх повинен здійснюватися не по кожно­му інформаційному зв'язку зокрема, а з урахуванням комплексу зв'язків. Оскільки на багатьох підприємствах є автоматизовані ін­формаційні системи управління, необхідно виявити, які інформа­ційні зв'язки реалізують за допомогою ПК, які з них і в якій послі­довності слід автоматизувати. Для цього вивчають інформаційні зв'язки підприємства по вертикалі і горизонталі. Процес обстеження інформації має не тільки відображувати сис­тему облікової, контрольної й аналітичної інформації, а й визначити завдання в умовах функціонування автоматизованої інформаційної системи управління, зміни інформації у зв'язку з цим. Обстеження має закінчуватися конкретними рекомендаціями щодо удосконален­ня методики і техніки вирішення облікових, контрольних та аналі­тичних завдань, погодження із замовником форм вхідної та вихідної інформації, технології здобуття її тощо. Це дасть змогу значно підвищити ефективність вивчення інформації та її проектування в но­вих умовах - впровадження передових форм та методів обліку, контролю й аналізу, автоматизації облікових і аналітичних процесів.

Результатом “обстеження об'єкта, що автоматизується” є

· попереднє виявлення вимог до майбутньої системи;

· визначення структури організації;

· визначення переліку цільових функцій організації;

· аналіз розподілу функцій за підрозділами і співробітниками;

· виявлення функціональних взаємодій між підрозділами;

· виявлення інформаційних потоків усередині підрозділів і між ними;

· виявлення зовнішніх стосовно організації оо'єктів і зовнішніх інформаційних взаємодій;

· аналіз існуючих засобів автоматизації діяльності організації.

Побудова моделей діяльності організації передбачає обробка матеріалів обстеження і побудову двох видів моделей:

· моделі «AS-IS» («як є»), що відображає існуючий стан щодо функціонування організації на момент обстеження і дає змогу зрозуміти, як функціонує ця організація, а також виявити вузькі місця і сформулювати пропозиції щодо поліпшення ситуації;

· моделі «ТО-ВІ» «як повинно бути», що віддзеркалює уявлення щодо нових технологій роботи організації.

Кожна з моделей містить у собі повну функціональну й інформаційну модель діяльності організації, а також, у разі потреби, модель, що описує динаміку поводження організації.

Перехід від моделі «AS-IS» до моделі «ТО-ВІ» може виконуватися двома способами:

· удосконалюванням наявних технологій на основі оцінки їхньої ефективності;

· радикальною зміною технологій і перепроектуванням бізнесів-процесів (реінженіринг бізнесів-процесів).

Побудовані моделі мають самостійне практичне значення. Наприклад, модель «AS-IS» дає можливість виявляти вузькі місця в існуючих технологіях і пропонувати рекомендації щодо розв'язання проблем незалежно від того, передбачається на даному етапі подальше розроблення АІС чи ні. Крім того, модель полегшує навчання співробітників конкретних напрямів діяльності організації (предметної галузі) завдяки використанню наочних діаграм (відомо, що «одна картинка варта тисячі слів»).

 

На стадії технічного завдання виконуються такі роботи: науково-дослідні роботи, розробка системного проекту (аванпроекту) і розробка технічного завдання на автоматизовану інформацій­ну систему обліку.

На етапі науково-дослідних робіт (НДР) визначаються напрями прове­дення цих робіт, розробляються рекомендації щодо використання результатів НДР при проектуванні інформаційної системи обліку.

На етапі розробки системного проекту (аванпроекту) виконуються роботи з попередньої розробки проектних рішень. Це стосується розробки варіантів функціо­нальної структури систем обліку, порівняльна техніко-економічна оцінка варіантів розробки інформаційної системи обліку, вибір типових проектних рішень з автоматизації обліку, контролю й аналізу.Таким чином, нацьому етапі дається відповідь на запитання: «Що повинна робити майбутня система?», а саме визначаються:

· архітектура АІС;

· функції АІС;

· зовнішні умови функціонування АІС;

· інтерфейси й розподіл функцій між користувачами і АІС;

· вимоги до програмних ,та інформаційних компонентів АІС;

· склад виконавців і терміни розроблення.

Основою аванпроекту є моделі проектованої АІС, що будуються на основі моделі «ТО-ВІ». Документальним результатом етапу є технічне завдання;

Технічне завдання є основним документом для створення автоматизованої інформаційної системи обліку.

Технічне завдання складається з таких розділів:

· вступ;

· характеристика об'єкта управління;

· призначення та основні вимоги до ІС ОБЛІКУ;

· техніко-економічні показники ІС ОБЛІКУ;

· склад, зміст та організація робіт зі створення ІС ОБЛІКУ:

· порядок прийняття в експлуатацію ІС ОБЛІКУ.

У розділі «Характеристика об'єкта управління» визначається склад об'єкта управління підприємства, наводиться характеристика вхідних та вихідних матеріальних потоків, опис особливостей об'єкта управління, які визначають основні вимоги до створення ІС ОБЛІКУ.

У розділі «Призначення ІС ОБЛІКУ» визначаються цілі створення ІС ОБЛІКУ, критерії ефективності автоматизації обліку, наводиться пере­лік функцій, які необхідні для досягнення цілей, а також наводиться опис загальної структури ІС ОБЛІКУ, взаємозв'язок її з іншими інформа­ційними системами, перспективи розвитку ІС ОБЛІКУ.

У розділі «Основні вимоги до ІС ОБЛІКУ» наводяться питання з ви­мог до системи та її частин, вимоги до якості виконання функцій ІС ОБЛІКУ, вимоги до видів забезпечення ІС ОБЛІКУ. На цьому етапі фор­муються вимоги до часового регламенту рішення облікових, конт­рольних та аналітичних завдань, визначаються вимоги до ІС ОБЛІКУ за видами забезпечення, а також наводиться перелік завдань, які за­безпечують автоматизоване вирішення завдань обліку, контролю та аналізу.

У розділі «Склад, зміст та організація робіт зі створення ІС ОБЛІКУ» наводиться перелік стадій та етапів виконання робіт, перелік робіт за стадіями й етапами, строки їх виконання й організації — викона­виці робіт. В цьому розділі визначається форма завершення стадій і етапів створення ІС ОБЛІКУ.

 

На цьому етапі на основі системного проекту здійснюється власне проектування системи, що передбачає проектування архітектури системи і детальне проектування. Отже, дається відповідь на запитання: «Як побудувати систему, щоб вона відповідала вимогам, що висуваються до неї?».

Моделі АІС, що проектується, при цьому уточнюються й деталізуються до необхідного рівня. Зміст наступних стадій в основному збігається з відповідними процесами ЖЦ АІС.

На кожній стадії можуть виконуватися кілька процесів, визначених у стандарті ISO/DEC 12207, і навпаки, той самий процес може виконуватися на різних стадіях. Взаємозв'язок між стадіями і процесами ЖЦ АІС (включаючи окремі дії).

На стадії «Технічний проект» виконуються такі етапи робіт щодо розробки:

· закінчених рішень із загальносистемних питань;

· рішень щодо організаційного забезпечення;

· або вибору алгоритмів автоматизованої діяльності;

· рішень щодо інформаційного забезпечення;

· рішень щодо лінгвістичного забезпечення;

· рішень щодо програмного забезпечення;

· рішень щодо методичного забезпечення.

Участь користувачів у розробці та впровадженні ІС ОБЛІКУ має забез­печити як оперативне і якісне рішення облікових, контрольних, аналі­тичних завдань, так і скорочення часу на впровадження нових техно­логій.

Користувач повинен ознайомитися з методикою обстеження об'єкта, порядком узагальнення його результатів. На основі цих ма­теріалів проводиться технічне проектування.

Роботи з інформаційного узгодження завдань обліку, контролю та аналізу рекомендується проводити на стадії техні­чного проектування у кілька етапів.

На першому етапі проводять роботи з підготовки початкових да­них для проведення аналізу застосування інформації при розв'язанні завдань обліку, контролю й аналізу в умовах використання програмних засобів. Ці роботи виконують на етапі технічного проектування, ко­ли з кожного завдання визначено початкову, проміжну і вихідну ін­формацію. На основі цих даних визначають склад документів і баз даних, показники у цілому по підсистемах, упорядковують їх і го­тують для проведення аналізу.

Після проведення підготовчої роботи переходять до другого ета­пу робіт, який містить:

· аналіз термінології, застосовуваної у проектних матеріалах;

· аналіз ідентичності інформації у документах та базах даних з метою усунення надмірності;

· розробку рекомендацій з кожного виду аналізу.

На третьому етапі на основі розроблених рекомендацій за ре­зультатами аналізу здійснюють:

коригування постановки завдання як підсистеми обліку, контролю й аналізу, так і інших інформаційно пов'язаних з ними підсистем;

коригування схеми документообігу;

складання моделей інформаційних зв'язків завдань обліку, конт­ролю та аналізу з іншими інформаційними системами підприємства.

Постановка завдань - це опис завдань за визначеними правила­ми, які дають змогу уявити сутність, логічне перетворення інформа­ції для отримання результату. Вона складається з таких розділів:

1. Організаційно-економічна сутність завдань:

· назва завдань, місце їх рішення;

· мета, призначення, техніко-економічна сутність комплексу за­вдань та обґрунтованість доцільності їх рішення;

· перелік об'єктів, в управлінні якими вирішують комплекс за­вдань;

· періодичність розв'язання завдань;

· зв'язок одного завдання з іншими комплексами завдань;

· умови, за яких застосовується рішення комплексу завдань ав­томатизованим способом;

· посади осіб і назви підрозділів, які визначають умови та часові характеристики конкретних рішень завдань;

· розподіл функцій між персоналом та технічними засобами за різних ситуацій рішення комплексу завдань.

2. В розділі „Вихідна інформація” наводиться перелік та опис вихідних повідом­лень, перелік та опис структурних одиниць інформації, форми по­дання вихідного документа, способи контролю вихідних даних, пе­ріодичність та термін представлених даних, перелік користувачів вихідної інформації, перелік регламентної та запитаної інформації, опис структурних одиниць результатної інформації.

3. У розділі „Вхідна інформація” вказуються перелік та опис вхідних повідом­лень, перелік та опис структурних одиниць інформації вхідних по­відомлень, форми подання документа, способи контролю вхідної інформації.

4.У розділі „Опис алгоритму виконання завдання” наводиться опис послідовності дій та логіка виконання завдань в ІС ОБЛІКУ. До цьо­го розділу належать опис способів формування результатної інфор­мації з визначенням послідовності виконання логічних та арифме­тичних дій; опис зв'язків між частинами, операціями, формулами алгоритму; вимоги до порядку розміщення ключових ознак у вихідних документах, відеограмах й алгоритм має містити загальні та всі випадки рішення завдань.

5. Опис використовуваної умовно-довідкової інформації. У цьому розділі наводиться перелік умовно-довідкової інформа­ції, форма подання, опис структурних одиниць інформації, способи взаємодії з поточною інформацією.

 

Для ефективного функціонування ІСО бухгалтеру необхідно виконати наступні роботи з постановки завдань:

1. Розробити робочий план рахунків. Особливу увагу при цьому необхідно приділити субрахункам і аналітичним рахункам. По кожному рахунку, субрахунку передбачити можливість ведення кількох видів аналітичного обліку, адже аналітичний облік найбільш трудомісткий та його дані використовуються не тільки обліковими працівниками, але і всіма керівниками.

2. Потрібно скласти локальні класифікатори масивів постійної (довідкової) інформації (підрозділів, співробітників, товарно-матеріальних цінностей тощо). Така інформація буде розміщена у довідниках для вибору її під час заповнення документів, що сприяє прискоренню їх заповнення.

Багато класифікаторів (довідників) використовуються для ведення аналітичного обліку, тобто показники в них становлять собою аналітичні рахунки. Показники потрібно впорядкувати, розбити на групи, присвоїти коди, які повинні полегшити пошук, згрупування інформації. Ця робота особливо необхідна для тих масивів, кількість показників у яких обчислюється сотнями і тисячами (матеріали). Без правильної класифікації і кодування з масивами незручно працювати. Це може призвести до помилок (повторне введення і порушення аналітичного обліку).

3. Потрібно проаналізувати й удосконалити документообіг по кожній ділянці обліку: форми первинних документів, показники і реквізити, що містяться в них, порядок і терміни їхнього заповнення. По можливості, передбачити використання уніфікованих форм, тому що вони розроблені з врахуванням автоматизованої обробки і більшість з них вже містяться в бухгалтерських програмах. Форми документів, які у програмах відсутні, доведеться формувати і вводити додатково.

Бажано, щоб введення первинних документів відбувалося одночасно з їхнім складанням або отриманням. У комп'ютер необхідно вводити всі реквізити документів.

Введення інформації повинне бути одноразовим.

Якщо документи пов'язані інформаційно, то це має бути відмічено бухгалтером.

4. Необхідно розглянути, як буде відбуватися введення всіх кореспонденцій. Багато бухгалтерських кореспонденцій однотипні, тому їхнє введення в комп'ютер варто автоматизувати, хоча треба передбачити можливість введення вручну будь-яку кореспонденцію (така необхідність може з’явитись). Але буде зручніше і правильніше, якщо велика частина бухгалтерських кореспонденцій буде складатися автоматично на основі відповідних первинних документів, що і передбачає більшість бухгалтерських програм.

На цій стадії здійснюються такі етапи:

· підготовка бухгалтерії і в цілому підприємства до впровадження автоматизованої системи у дію;

· навчання персоналу користувача (організація навчання роботи бухгалтерів-операторів та інших працівників на ПЕОМ на робочому місці з виконанням безпосередніх функцій, забезпечення їх робочи­ми інструкціями, впровадження класифікаторів і кодифікаторів та ін.);

· комплектація системи автоматизованого обліку (отримання комплектуючих, матеріалів);

· будівельно-монтажні і пуско­налагоджувальні роботи (налагодження технічних засобів, постановка та налагоджування програм, підготовка до експериментальної експлуатації, проведення попередніх випробувань);

· проведення екс­периментальної експлуатації, випробувань;

· усунення недоліків, зда­вання системи автоматизованого обліку у промислову експлуатацію.

 

Процес впровадження у дію розробленого проекту складається з таких етапів: проведення дослідної експлуатації, приймально-здавальне впровадження, здавання в промислову експлуатацію.

Дослідна експлуатація завдань обліку, аналізу та контролю перед­бачає виконання таких робіт:

· підготовку підприємства до проведення дослідної експлуатації завдань;

· розробку програми і складання плану-графіка робіт;

· проведення дослідної експлуатації;

· аналіз результатів дослідної експлуатації, коригування проект­ної документації;

· затвердження документації щодо проведення дослідної експлу­атації і здачі завдань у промислову експлуатацію.

Завершальним етапом є складання акту прийняття у промислову експлуа­тацію, який повинен містити назву завдання або підсисте­ми обліку, аналізу, контролю; назви документів, на основі яких розроблено завдання або підсистему; період часу роботи комі­сії; перелік документів; основні результати виконаної роботи; оцін­ку економічної ефективності; рішення комісії про прийняття підсис­теми у промислову експлуатацію.