Подходы к выделению общих функций управления
Функции управления
Необходимость выделения функций управления, отделения управленческих функций от неуправленческих связана с преимуществам специализации деятельности. Выделение функций является результатом вертикального и горизонтального разделения труда.
Функция управления – это направление или вид управленческой деятельности, характеризующийся обособленным комплексом задач и осуществляемый специальными приемами и способами.
Основные характеристики функций управления:
1. однородность содержания работ, выполняемых в рамках одной функции;
2. целевая направленность этих работ;
3. трудоемкость;
4. сложность (низкая для технических операций, высокая – для творческих);
5. самостоятельность;
6. обособленный комплекс выполняемых задач.
Значение выделения функций управления:
- определяют структуру и штат;
- закрепляют вертикальное разделение труда;
- помогает совершенствованию управленческого процесса, обобщению и передаче управленческого опыта;
- дает понимание сущности управленческой деятельности.
Чаще всего выделяют общие и специальные (конкретные) функции управления. Первые обязательны к исполнению в любой организационной системе, вторые – отражают специфику той или иной организационной системы.
Выделяют пять общих функций управления: планирование, организацию (или организовывание), координация, мотивация, контроль. Движение от стадии планирования к контролю возможно лишь путем выполнения работ, связанных с организовыванием процесса и с мотивированием работающих. Функция координации обеспечивает согласование и взаимодействие всех остальных функций.
Многие авторы не выделяют координацию в самостоятельную функцию, а говорят, что она реализуется путем связующих процессов коммуникации и принятия решений, которые объединяют первичные функции управления (планирование, организация, мотивация, контроль).
Особенности общих функций управления:
1. всегда применяются комплексно
2. не зависят от объекта:
- применимы к любым социально-экономическим процессам или системам
- применимы и к самим функциям управления как специализированным видам деятельности (например, организация контроля производственной деятельности)
- применимы к самому процессу управления или системе управления
3. между функциями управления нет жестких границ
4. в структуре деятельности руководителей различного уровня функции управления имеют различный удельный вес
Подходы к выделению общих функций управления
| № | Автор подхода | Функции управления |
| 1. | А.А. Радугин | - целеполагание - организация - регулирование - активизация - контроль |
| 2. | О.С. Виханский | - установление целей - разработка стратегии - планирование работы - проектирование работы - мотивирвоание к работе - координация работы - учет и оценка работы - контроль работы - обратная связь |
| 3. | А.К. Казанцев | Обшие функции: - формирвоание целей - планирование - организация - контроль Социально-психологические функции: - делегирование - мотивация Технологические: - принятие решений - коммуникация |
| 4. | М.Мескон | Общие функции: - планирование - организация - мотивация - контроль Связующие процессы: - принятие решений - коммуникация |
Планирование – это непрерывный процесс установления и конкретизации целей развития всей системы (организации) и ее структурных подразделений, определения средств их достижения, сроков и последовательности реализации, распределения ресурсов.
Организация – нацелена на то, чтобы претворить намеченные планы в жизнь. Связана с систематической координацией многих задач и формальных взаимоотношений людей, их выполняющих.
Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных и/или целей системы (организации).
Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Состоит из установления норм, измерения полученных результатов и проведения необходимых корректирующих мер.
Планирование как функция управления обеспечивает основу для других функций, а они ориентированы на выполнение тактических и стратегических планов организации.
Планирование – это процесс разработки плана, определяющего то, чего нужно достичь и какими рычагами, сообразуясь со временем и пространством.
Задачи планирования:
- обеспечение целенаправленного развития системы (организации) и всех ее структурных подразделений;
- перспективная ориентация и раннее распознавание проблем развития.
- координация деятельности структурных подразделений и работников;
- создание объективной базы для эффективного контроля;
- стимулирование трудовой активности работающих;
- информационное обеспечение работников организации.
Результатом процесса планирования в организации является система взаимосвязанных документов – планов. План содержит указания кому, какую задачу и в какое время решать, какие ресурсы нужно выделить на решение каждой задачи.
Классификация видов планирования:
1. по периоду планирования:
- долгосрочное (более 5 лет);
- среднесрочное (от 1 года до 5 лет);
- краткосрочное (до 1 года);
2. по уровню планирования:
- организация в целом;
- подразделение;
- проект;
- отдельный исполнитель;
3. по предмету планирования:
- НИОКР;
- производство;
- сбыт;
- снабжение;
- персонал;
- финансы и т.д.;
4. по содержанию планирования:
- продуктово-тематическое;
- ресурсное;
- календарное;
5. по цели планирования:
- стратегическое;
- тактическое.
Продуктово-тематическое планирование заключается в формировании плана развития организации, определяющего мероприятия по обновлению продукции, совершенствованию технологии и организации производства.
Ресурсное планирование включает расчеты материальных, трудовых и финансовых ресурсов, необходимых для выполнения номенклатурно-тематических заданий, а также оценку экономических результатов и эффективности деятельности организации.
Календарное планирование – заключается в планировании объемов работ, загрузки подразделений и исполнителей, построении календарных графиков проведения работ по отдельным исполнителям, подразделениям, проектам и всей совокупности планируемых работ, графиков загрузки оборудования и исполнителей, распределения работ по отдельным календарным периодам.
Стратегическое планирование – состоит в определении миссии организации на каждой стадии ее жизненного цикла, формировании системы целей деятельности и стратегии поведения.
Тактическое планирование – заключается в поиске и согласовании наиболее эффективных путей и средств реализации принятой стратегии развития организации.
Процесс планирования независимо от вида планов включает 3 основных этапа:
1. постановка задачи планирования. Включает формирование цели и анализ проблемы планирования;
2. разработка плана. Предусматривает формирование возможных вариантов решения проблемы планирования, прогнозирование возможных последствий их реализации, оценку вариантов и принятие планового решения.
3. реализация планового решения. Заключается в его доведении до исполнителей в виде плановых заданий, нормативов, показателей.
Принципы осуществления функции планирования:
1. принцип единства означает, что плановая деятельность любого звена организации связана с плановой деятельностью всей организации. Т.е., все планы образуют взаимосвязанную систему.
2. принцип участия означает, что процесс планирования должен привлекать к себе тех, кого он непосредственно затрагивает.
3. принцип непрерывности означает, что процесс планирования должен осуществляться постоянно в силу неопределенности и изменчивости внешней среды, а также постоянных изменений представлений фирмы о своих внутренних возможностях.
4. принцип гибкости заключается в обеспечении возможности для планов менять направленность в связи с возникновением непредвиденных обстоятельств.
5. принцип точности означает, что любой план должен быть составлен с такой степенью точности, которая возможна. Если в стратегических планах определяются общие направления деятельности, то в краткосрочных планах информация прорабатывается и конкретизируется.
Функция организации направлена на создание необходимых условий для достижения поставленных целей. Основными задачами организации являются:
- формирование структуры организации, исходя из размера предприятия, его целей, технологий, персонала и других переменных;
- установление конкретных параметров, режимов работы подразделений организации, отношений между ними;
- обеспечение деятельности организации ресурсами (человеческими, финансовыми, материальными, информационными).
Организация как функция управления обеспечивает упорядочение технической, экономической, социально-психологической и правовой сторон деятельности управляемой системы на всех ее иерархических уровнях. Главная цель – обеспечение перехода из имеющегося состояния в желаемое.
Организация – это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения общих целей.
Основной показатель высокой организации управления – быстрая реакция на изменения факторов внешней среды.
Можно выделить 2 основные концепции организации управления:
1. единовластие. Здесь владельцы собственности распоряжаются ею единовластно и могут вводить любые формы управления, не считаясь с мнением коллектива.
2. партисипативное (соучастное) управление. Здесь подразумевается решающая роль коллектива в принятии стратегических управленческих решений. Соучастное управление является сильным мотивирующим фактором.
Для функции организации характерны 3 основных этапа:
1. построение организационной структуры. Происходит выделение подразделений, определяется их состав, задачи и функции.
2. установление соподчиненности и взаимосвязей. Устанавливаются взаимоотношения полномочий, которые связывают высшее руководство с нижестоящими уровнями управления и персоналом и обеспечивают возможность распределения и координации задач (делегирование полномочий). Определяются права, обязанности и ответственность структурных подразделений и отдельных лиц. Это достигается путем разработки положений о структурных подразделениях и инструкций, определяющих внутренний порядок, границы деятельности каждого подразделения и работника организации.
3. обеспечение этих взаимоотношений – распорядительство, т.е. доведение до подчиненных распорядительных актов. Ставятся конкретные задачи обеспечения технического, организационного и экономического регулирования процесса производства, предупреждаются отклонения, восстанавливаются ранее предусмотренные параметры. Здесь регулирование, в отличие от функции контроля, носит скорее превентивный характер.
Принципы функции организации:
- неразрывная связь с целями предприятия;
- поручение различных задач индивидуумам (разделение труда);
- координация различных видов деятельности;
- единство цели;
- использование эффективных норм управляемости.
Норма управляемости (количество сотрудников, которыми может эффективно управлять один менеджер) определяется двумя факторами – время и частота, т.е. сколько времени необходимо проводить менеджеру с каждым сотрудником и как часто.
Делегирование означает передачу задач и полномочий сверху вниз лицу или группе, которые принимают на себя ответственность за их выполнение.
Цели делегирования:
- разгрузить вышестоящих руководителей;
- повысить дееспособность нижестоящих звеньев;
- активизировать «человеческий фактор».
Оптимальный объем делегирования зависит от различных факторов, и прежде всего, от возможностей реализации делегируемых полномочий конкретным работником, от соответствия передаваемых работнику полномочий характеру решаемых им задач.
Существуют 2 основные концепции делегирования полномочий:
1. классическая – передача полномочий сверху вниз. Полномочия считаются делегированными, когда они переданы подчиненному.
2. современная – принятие полномочий. Полномочия считаются делегированными, когда они приняты подчиненным. Здесь подчиненный уже может отклонить требования начальника.
Процесс делегирования включает следующие этапы:
- поручение работникам индивидуальных конкретных заданий;
- предоставление соответствующих полномочий и ресурсов подчиненным;
- формулирование обязательств подчиненных выполнять порученные им задания.
К числу основных принципов рационального делегирования относят:
- единоначалие;
- соответствие;
- координация;
- достаточность;
- мотивированность.
Делегирование базируется на полномочиях и ответственности.
Ответственность – это обязательство выполнить поставленные задачи и отвечать за их удовлетворительное решение. При делегировании ответственность не делегируется, хотя и распространяется на подчиненного.
Полномочие – это организационно закрепленное ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия ее работников на выполнение определенных задач. Полномочия имеют пределы, определяемые правилами, должностными инструкциями.
Полномочия бывают:
А) линейные – это полномочия, передаваемые непосредственно от начальника к подчиненному и далее другому подчиненному. Делегирование таких полномочий создает иерархию уровней управления организации (цепь команд).
Б) штабные полномочия – это право советовать или помогать руководителям, наделенным линейными полномочиями, а также штабному персоналу:
- рекомендательные полномочия – являются наиболее ограниченными и сводятся, в основном, к консультированию линейного руководства;
- обязательного согласования – обеспечивают расширение первых и обязывают линейное руководство согласовывать определенный круг решений со штабным аппаратом;
- параллельные – представляют собой дальнейшее расширение штабных полномочий и включают право отклонять определенные решения линейного руководства;
- функциональные – означают представление штабному аппарату прав как предлагать, так и запрещать определенные действия в пределах своей компетенции.
На практике часто эффективная реализация делегирования затруднена. Причинами этого могут быть как руководители, так и подчиненные.
Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей и целей организации. Мотивация – понятие более широкое, чем стимулирование. Стимулирование предполагает внешнее (моральное, физическое, материальное) воздействие на людей с целью непосредственного влияния на результаты труда, активизацию деятельности работников.
Мотивацию можно рассматривать как психологический процесс, начинающийся с физиологической или психологической нехватки или потребности, которая активизирует поведение или создает побуждение, направленное на достижение определенной цели или получение вознаграждения. С другой стороны, мотивацию представляет собой определение и создание условий, причин, побуждающих к эффективному труду с учетом потребностей, психологии, поведения отдельных людей и их групп.
Эволюция мотивации:
1. простейшие формы физического принуждения к труда (рабовладельческое, феодальное общество);
2. материальное стимулирование (индустриальный период);
3. современные теории, основанные на понимании психологии человека, его поведения.
Основные теории мотивации:
1. Содержательные теории. Основываются на идентификации внутренних побуждений личности и потребностей, которые заставляют людей действовать так, а не иначе. Теории Маслоу, Альдерфера, МакКлелланда, Герцберга и др.
2. Процессуальные теории мотивации. Базируются в первую очередь на том, как ведут себя люди с учетом воспитания и познания. Теория ожидания Врума, теория справедливости, модель мотивации Портера-Лоулера, теория оперантного обуславливания Скиннера и др.
Принципы мотивации в организации:
- установление четких целей и задач;
- увязка целей и вознаграждения, определение критериев оценки;
- гласность и наличие обратной связи;
- создание благоприятных условий для эффективной работы;
- единство моральных и материальных методов стимулирования;
- учет личных качеств работника;
- использование преимущественно положительных стимулов и т.д.
Установление того, достигла ли организация своих целей, осуществляется с помощью контроля. Контроль предполагает определение и документирование фактических показателей (результатов реализации решений) и сравнение их с плановыми показателями для установления результатов деятельности. Также он предполагает анализ отклонений от запланированных показателей.
Контроль – это постоянный процесс, обеспечивающий достижение целей организации путем своевременного обнаружения возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблем и изменений внешней среды.
Главный смысл контроля заключается в создании гарантий выполнения планов и в повышении эффективности управленческого процесса.
Субъектами контроля могут выступать менеджеры, отделы технического контроля, государственные органы.
Главные инструменты выполнения функции контроля:
- наблюдение;
- проверка всех сторон деятельности;
- учет и анализ.
Характерные черты (особенности) контроля:
- обеспечивает обратную связь в системе управления;
- характеризуется определенной целенаправленностью;
- контроль является информационной системой, включающей сбор, обработку, хранение и передачу контрольной информации;
- неотъемлемым элементом контроля являются люди.
Понятие «контроль» можно рассматривать в трех основных аспектах:
- как функцию управления или элемент управления экономикой;
- как целенаправленную деятельность;
- как систему органов, осуществляющих контроль.
Контроль можно классифицировать по следующим признакам:
А) по стадии производственного процесса: входной, операционный, контроль готовой продукции, транспортирования, хранения.
Б) от субъекта контроля: самоконтроль; контроль, выполняемый мастером, менеджером, ОТК; инспекционный контроль; государственный; международный.
В) по степени охвата объекта контролем: сплошной, выборочный.
Г) по режиму контроля: усиленный, нормальный, ослабленный.
Д) по степени механизации: ручной, механизированный, автоматизированный, автоматический.
Е) по способу получения и обработки информации: регистрационный, статистический, расчетно-аналитический.
Ж) по периодичности выполнения контрольных операций: непрерывный, периодический.
З) по времени контроля: предварительный, текущий, заключительный.
В процедуре контроля выделяют следующие основные этапы:
1. выработка стандартов. Стандарты – это конкретные цели, степень достижения которых поддается измерению. Они должны иметь временные рамки, и конкретный критерий, по которому оценивается работа.
2. сопоставление со стандартами реальных результатов. Здесь предпринимаются следующие действия: - определяются масштабы допустимых отклонений; - измерение результатов; - оценка полученной информации о достигнутых результатах; - сравнение результатов работы с установленными стандартами.
Чтобы контроль был экономически эффективным необходимо установление масштабов допустимых отклонений.
3. принятие необходимых корректирующих действий. Допускаются следующие действия:
- невмешательство в работу;
- устранение отклонений;
- изменение стандартов.
Чтобы контроль был эффективным, он должен обладать следующими свойствами:
- иметь стратегическую направленность;
- быть ориентированным на результаты;
- быть своевременным;
- быть гибким;
- быть простым;
- быть экономичным;
- средства и методы контроля должны соответствовать контролируемому виду деятельности.
Чтобы система контроля была эффективной, ее необходимо периодически оценивать. Критерии оценки:
1. выполнение задач контроля;
2. экономичность контроля;
3. эффект влияния на людей.
Предназначением контроля является предупреждение возможных отклонений, а не их ликвидация.