Microsoft Office Excel 2007. Обработка данных и представление в виде гистограмм
Практическая работа №17, 18
Microsoft Office Word 2007. Слияние документов
Теоретическая часть
Слияние применяется, когда нужно создать набор документов, к примеру, наклейки с адресами или письма на бланках, которые рассылаются большому числу заказчиков. Каждое письмо или наклейка содержат как общие, так и индивидуальные сведения. Например, в письме должно быть обращение к заказчику по фамилии. Индивидуальные сведения для каждого письма или наклейки поступают из источника данных.
Процесс слияния состоит из нескольких общих действий.
1. Настройка основного документа. Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма.
2. Подключение документа к источнику данных. Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма.
3. Уточнение списка получателей или элементов. Приложение Microsoft Office Word создает копию основного документа для каждого элемента или записи файла данных. Если файл данных — это список рассылки, то элементами, вероятно, являются получатели этой рассылки. Если нужно создать копии только для определенных элементов файла данных, элементы (записи), которые требуется включить в список, можно выбрать.
4. Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния). При слиянии поля слияния заполняются данными из файла данных.
5. Предварительный просмотр и завершение слияния. Перед тем как печатать весь комплект копий документа, каждую из копий можно предварительно просмотреть.
Для слияния с почтой используются команды вкладки Рассылки
Практическая часть
Создать рассылку – поздравление студентов группы с Новым годом. Для этого понадобятся два файла: текст с поздравлением и список студентов.
1. Создание основного файла – поздравительной открытки. В своей папке создайте документ Microsoft Word и назовите его Открытка.
Чтобы сделать рамку, обрамляющую страницу, перейдите на вкладку Разметка страницы и выполните команду Границы страницы. В нижней части открывшегося окна откройте выпадающее меню Рисунок и выберите рисунок, соответствующий новогодней тематике.
Наберите текст поздравления, пропустив ввод фамилии и имени. Добавьте пару новогодних рисунков.
2. Создание списка. В качестве источника фамилий и имен поздравляемых используем файл Microsoft Excel. Создайте новый файл Microsoft Excel в своей папке. Туда скопируйте фамилии студентов группы из рейтинга, затем (чтобы удобнее было следить за слиянием) отсортируйте их по алфавиту от А до Я (Главная/Сортировка и фильтр).
3. Слияние. Перейдите на файл Открытка. На вкладке Рассылки выполните команду Начать слияние/Письма.
Подключите документ к источнику данных (списку фамилий). Для этого выполните команду Выбрать получателей/Использовать существующий список и укажите файл Microsoft Excel, созданный на шаге 2. Если в файле Excel несколько листов, выберите лист со списком фамилий. Уточните, содержит ли первая строка данных в Excel информацию или заголовки столбцов и в зависимости от этого поставьте/уберите галочку в поле внизу.
Установите курсор в то место текста открытки, где были пропущены фамилия и имя студента и выполните команду Вставить поле слияния/Вставить (при этом в появившемся окне должны быть видна первая фамилия из списка). Закройте окно вставки.
Нажмите кнопку Просмотр результатов и убедитесь, что при нажатии стрелок вставленные фамилии и имена студентов меняются в соответствии со списком.
Примечание: тот же результат можно получить, используя Пошаговый мастер слияния. Все получившиеся открытки можно распечатать одновременно (без необходимости отправлять каждый листок на печать) командой Найти и объединить/Печать документов
Покажите выполненное задание преподавателю и получите оценку.
Microsoft Office Excel 2007. Обработка данных и представление в виде гистограмм
Скопируйте в свою папку файл с текущими оценками группы по рейтингу. Открыть его, создать новый лист, назвать Графика и на новом листе создать список, в одном столбце которого находятся фамилии студентов группы, в другом – оценки на данный момент. Первые строки столбцов назовите соответственно Фамилия Имя и Оценка.
Воспользуйтесь функцией сортировки (на Ленте вкладка Главная/Редактирование/Сортировка и фильтр) таким образом, чтобы получился список фамилий имен всех студентов и их оценок, отсортированных по убыванию (сверху вниз: сначала студенты с оценкой 5, потом с оценкой 4, потом 3, потом 2).
В столбце оценок под фамилиями сделайте отступ одну пустую строку и в следующих строках напишите соответственно: Количество, 5, 4, 3, 2 (все надписи в одном столбце друг под другом). Посчитайте количество соответствующих оценок и проставьте их во второй столбце (например, 5-7, 4-9 и т.д.).
По полученным данным постройте гистограмму: по оси x – оценки (и подпишите ось х – Оценки), по оси y – Количество студентов (соответственно подпишите ось)
Добавьте название диаграммы – Оценки студентов. Чтобы изменять названия осей и диаграммы, нужно при выделенной диаграмме перейти на вкладку Макет на Ленте и там Подписи/Название диаграммы и Названия осей.
Добавьте к гистограмме полиномиальную линию тренда: Правая кнопка на одном из прямоугольников гистограммы/Добавить линию тренда/Полиномиальная/Закрыть. Другой вариант выполнения: Макет/Анализ/Линия тренда/Дополнительные параметры линии тренда/ Полиномиальная/Закрыть.
Покажите выполненное задание преподавателю и получите оценку.