С информационной точки зрения коммуникации - это поиск и передача знаний. Здесь можно выделить минимум три уровня, без которых любое общение либо невозможно, либо бессмысленно.
Тема 1. Информация, как экономическая категория. Роль информации в управлении предприятием. Развитие информационного общества. Понятие информации, как экономической категории. Требования современного бизнеса к информационным ресурсам.
Значительное число авторов пишут о наступлении принципиального нового этапа научно-технической революции, связывая его с успехами распространения новейших технологий, таких, как электронизация, компьютеризация, информатизация, биотехнологии, лазеры или же с появлением новых технологических систем связи, обучения, обороны и т.д.[1]
Различные авторы с разной глубиной проницательности интерпретируют те или иные этапы развития техники, делая неодинаковые по своей объясняющей способности обобщения. Но все-таки речь идет не о периодизации истории развития техники, а о выявлении качественных особенностей отдельных этапов развития общества. Поступательное движение человеческой цивилизации не совпадает на каждом своем шаге с этапами развития техники. И хотя последние двести лет такая зависимость проявилась с большей определенностью, считать, что она является абсолютной закономерностью, еще рано.
В этой связи обратим внимание на один класс подходов. Наиболее ярко он выразился, в теории массовых коммуникаций Маршалла Маклюэна (MacCluhan M. 1964).
Историю человечества Маклюэн делит на четыре периода:
1) племенное общество, когда человек жил в устно-акустическом мире, структуру которого определяли мифы и ритуалы;
2) тысячелетия фонетического письма. Письменность перевела акустическое восприятие в зрительное, и этот коммуникационный период взорвал племенное общество. Он полагает, что алфавит в сочетании с менее важными средствами коммуникаций - колесом и дорогой - явился главной пружиной общественно-экономического движения соответствующей эпохи;
3) следующий этап был связан с "галактикой Гутенберга" и длился 500 лет. Изобретение книгопечатания было источником всех последующих процессов, составивших содержание развивающейся капиталистической формации. Становление национальных государств, индустриализация, формирование массовых рынков, распространение грамотности, образования, науки и культуры и многое другое берет начало с создания Гутенбергова станка. Печать подорвала корпоративные основы средневекового европейского общества и расчистила дорогу капиталистической конкуренции, специализации, кооперации, способствовавших росту капиталов и переходу к индустриальному обществу;
4) переход к современной электронной цивилизации. В сегодняшнем мире, утверждает Маклюэн, происходит очередной катастрофический коммуникационный взрыв культуры, полностью перекраивающий жизнь человека и общества.
Бурный процесс научно-технической революции и компьютеризации большей части деятельности общества особым образом выделяют некоторые понятия, казавшиеся еще несколько лет назад обыденными и тривиальными. Одним из таких понятий, занимающих в нашей повседневной жизни все более значимое место, становится информация. Практическое использование всеобъемлющей информации о тех или иных сторонах общественной жизни уже давно стало необходимостью при анализе и прогнозировании экономических процессов. В то же время, теоретическим обоснованием понятий "информация вообще" и "информация в экономике" уделялось недостаточно внимания.
Дать однозначное определение понятия “информация” представляется достаточно сложным, поскольку в зависимости от конкретной практической сферы использования данная категория приобретает некоторые особенности, свойственные именно этой области применения и во многом специфичные. Тем не менее можно выделить ряд общих признаков, позволяющих определить понятие “информация”, охарактеризовав его наиболее важные стороны, проявляющиеся при любом практическом использовании.
Итак, информация в самом общем ее понимании представляет собой меру неоднородности распределения материи и энергии в пространстве и во времени, и ту меру изменений, которыми сопровождаются все протекающие в мире процессы.[2]
С практической же точки зрения информацию можно определить как уменьшение неопределенности, вплоть до ее устранения вообще.
Информация в экономике проявляется во множестве аспектов, — вот только некоторые из таких способов проявления:
· во-первых, производство информации как таковой — это производственная отрасль, т.е. вид экономической деятельности;
· во-вторых, информация является фактором производства, один из фундаментальных ресурсов любой экономической системы;
· в-третьих, информация является объектом купли-продажи, т.е. выступает в качестве товара;
· в-четвертых, некоторая часть информации является общественным благом, потребляемым всеми членами общества;
· в-пятых, информация — это элемент рыночного механизма, который наряду с ценой и полезностью влияет на определение оптимального и равновеснго состояний экономической системы;
· в-шестых, информация в современных условиях становится одним из наиболее важных факторов в конкурентной борьбе;
· в-седьмых, информация становится резервом деловых и правительственных кругов, используемым при принятии решений и формировании общественного мнения.
В то же время, отмечая очевидную значимость информации для экономической теории, проявление целого ряда ее аспектов являются необычными и даже парадоксальными.
Например, информация, являясь товаром, суть идеальна, поэтому в ходе акта купли-продажи из рук в руки передается только носитель информации, сама же она может быть продана еще множество раз. При этом потребление информации растягивается в пространстве, т.е. одну и ту же информацию могут одновременно использовать в совершенно различных географических точках, причем в абсолютно отличных друг от друга областях деятельности. Кроме того, потребление информации может происходит не одномоментно, а быть весьма растянутым и во времени. Более того, даже не нашедшая применения в данный момент времени информация не может считаться совершенно бесполезной, поскольку, не используемая в текущей практической деятельности информация превращается в знание — результат подготовительной деятельности человеческого интеллекта, являющийся всеобщим достоянием и служащий основой для всех научных и технологических открытий будущего.
Таким образом, можно говорить о наличии у информационных ресурсов не только собственного производственного, но и воспроизводственного процессов, поскольку информация, один раз родившись, может перетекать в знание, а затем опять в конкретную информацию и так до бесконечности.
Воздействие же информации на воспроизводственный процесс вцелом носит двоякий характер. С одной стороны знание и информация выступают в качестве обязательного первоначального элемента научно-технологических изысканий, а с другой — информационный ресурс используется в экономической системе точно также как труд или капитал. Т.е. можно говорить о прямой зависимости между экономическими результатами и количеством информации, введенной в экономическую деятельность.
Вместе с тем информационный ресурс имеет ряд особенностей, отличающих его от традиционных ресурсов:
· информация воздействует на эффективность производства без физического увеличения традиционных ресурсов;
· информация действует на субъективный фактор производства — человека, его характер и способности;
· информация ускоряет процесс воспроизводства за счет уменьшения периодов производства и обращения.
Т.о., можно говорить о том, что именно информационный ресурс наряду с организационным способны значительно повысить эффективность экономической системы без какого-либо заметного увеличения потребления труда, земли и капитала.[3]
Подобный вывод позволяет предположить, что информационный путь развития экономики станет своеобразным синтезом экстенсивной и интенсивной моделей экономического роста для постиндустриальных экономических систем.
Еще одним важным аспектом является превращение информации в один из наиболее важных факторов производства. Обычно исследователи выделяют только четыре производственных фактора: земля, труд, капитал и предпринимательская активность (последний фактор лучше трактовать как один из элементов понятия "организация"). Однако даже эти четыре фактора не всегда были общепринятыми. Так, марксистская политическая экономия долгое время не признавала предпринимательство, что в большой степени было обусловлено идеологическими мотивами. Однако, предприимчивость — как один из видов организации — сегодня, несомненно, играет ведущую роль в производственном процессе. Перемены, происходящие в России и странах Восточной Европы, с очевидностью доказали, что два родственных предприятия, приблизительно одинаково оснащенных землей, трудом и капиталом, могут полярно разойтись в полученном результате труда из-за различного уровня организации производственного процесса.
Вообще говоря, если рассматривать производственные факторы через призму исторического развития общества, то становится ясным, что мало-помалу одни факторы становятся менее значимыми, уступая приоритет более молодым. Так произошло с землей и трудом, уступившим дорогу капиталу, так произошло и с капиталом, уступившем под натиском организации. То же самое вполне возможно и для информации, играющей все более определяющую роль в успехе производственной деятельности.
Что же информация позволяет делать организации?
Известно и неоднократно подчеркивалось[4], что информация позволяет:
· определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи организации;
· осуществлять контроль за текущим состоянием организации;
· принимать обоснованные и своевременные решения;
· координировать действия подразделений в достижении целей.
Требования бизнеса
Информация играет решающую роль в принятии решений в бизнесе. От этих решений зависят прибыли компаний, стоимости их акций и удовлетворенность их клиентов. Поэтому ясно, что эффективность любого бизнеса определяется эффективностью использования информации. Эта мысль не нова, и информационные технологии уже используются в бизнесе несколько десятков лет.[5] Эффективное использование информации сводится к четырем основным моментам:
· Поиск информации
· Актуальность информации
· Обработка информации
· Распространение информации
Поиск информации
Найти нужную информацию кажется несложной задачей, однако в большой организации это может оказаться далеко не так просто. Информация может находиться и обрабатываться на ЭВМ предыдущих поколений (т. н. мэйн-фреймах), в приложениях, работающих в локальной сети по технологии клиент/сервери, наконец, в базах данных, электронных таблицах и документах различных отделов предприятия. Нужная информация может существовать в печатной форме и пылиться в подшивках на полках в самом дальнем углу офиса. Наконец, она может существовать просто в головах сотрудников. Проблема в том, что информация может находиться где угодно, поэтому главная задача — понять, где искать то, что вам нужно.
Типичным решением задачи поиска информации может быть построение специфических приложений, которые снабжают информацией определенного типа конкретные подразделения организации. Такие приложения могут быть достаточно эффективными на своем уровне. Однако часто при этом вне поля зрения остаются потоки, идущие по "главным магистралям", от которых информация направляется к локальным целям. Проблема, следовательно, заключается в существовании информации вне таких "реальных" приложений.
Актуальность информации
Допустим, что вам удалось найти нужную информацию. Как убедиться в том, что эта информация не устарела? Если вы ищете информацию о продажах с помощью приложений клиент/сервер, работающих в режиме online, можете быть уверены, что эта информация актуальна. Но если вы читаете печатный документ, в котором расписаны льготы конкретного работника предприятия, как убедиться в том, что это сведения не шестимесячной давности? Известно, что большинство информации, содержащейся в неструктурированных документах (особенно в документах, существующих в печатной форме), обычно оказывается устаревшей. Так происходит прежде всего из-за высокой стоимости и больших накладных расходов на печатание и распространение таких документов. В большинстве случаев только хорошо структурированная информация — именно в таком виде она может быть использована в базах данных — оказывается легко доступной для чтения и обновления и, следовательно, наиболее свежей.
Обработка информации
Допустим, вам сопутствовала удача и получена наиболее актуальная информация, необходимая для принятия решения. Какова вероятность в таком случае, что информация эта оказалась в нужной форме для решения вашей' задачи или предоставления этой информации другим? Очень часто разработчики приложений сосредотачиваются на решении задач ввода и хранения информации, оставляя в стороне проблемы ее распространения и использования. На практике это означает, что очень много информации предоставляется в форме статистических отчетов, которые пригодны только для чтения.
Три уровня коммуникаций
В реализации коммуникаций выделяют три уровня: аппаратный, программный и информационный. С точки зрения аппаратного и программного уровней коммуникации - это организация надежного канала соединения и передача информации без искажений, организация хранения информации и эффективный доступ к ней.
С информационной точки зрения коммуникации - это поиск и передача знаний. Здесь можно выделить минимум три уровня, без которых любое общение либо невозможно, либо бессмысленно.
Универсальный язык представления корпоративных знаний - это такой язык описания, который не связан с конкретными предметными областями деятельности организации и определяет грамматику и синтаксис. К этой категории могут относиться графический язык описания алгоритмов, сетевых графиков, моделей данных, бизнес-процессов, язык разметки документов. Уровень абстракции таких языков столь высок, что не связан со спецификой какого-либо предмета. Его использование преследует решение нескольких задач:
I. обеспечение унификации представления знаний;
II. обеспечение однозначности толкования знаний всех уровней;
III. сведение процессов обработки информации к простым процедурам, допускающим их автоматизацию. К таким типовым процедурам можно отнести навигацию, поиск информации, организацию связей между данными.
Модели и представления. Этот уровень определяет конкретную специфику предметов деятельности компании: понятия и символы предметной области, теоретические представления о предмете и самой организации. Например, такая область, как финансовый учет, на данном уровне должна включать толкование всех используемых понятий, базовые принципы и теоретические модели финансового учета, нормы, правила, классификаторы, стандарты. Знания этого уровня иногда называют метаданными, то есть данными, описывающими первичные данные (фактические знания). Уровень моделей и представлений также решает несколько задач.
IV. Обеспечение единого представления деятельности организации всеми ее сотрудниками: единой системы понятий, целей деятельности и принципов их достижения, единых принципов поведения и мотивации, единой системы мер, эталонов, классификаторов, нормативов.
V. Обеспечение интерпретации первичных данных. Без корпоративных знаний уровня моделей и представлений невозможна не только интерпретация и оценка первичных данных, но даже их измерение. Более того, любое событие становится значимо (наблюдаемо) с точки зрения управления только после того, как оно нашло себе место в системе корпоративных представлений.
VI. Обеспечение навигации по всему информационному пространству организации.
Фактические знания - это конкретные предметные знания, представляющие собой факты, выраженные в терминах предметной области. Такие факты являются первичными данными и могут содержаться в документах, базах данных, почтовых и новостных сообщениях.
Все три уровня образуют корпоративные знания и являются содержательным контекстом корпоративных коммуникаций.
Информационный уровень наиболее существенен для управления. При этом аппаратный и программный уровни коммуникаций являются обеспечивающими. Информационное обеспечение может иметь разную базовую технологию передачи и хранения информации. Бумажные документы, письма и записки, доски объявлений, корпоративные газеты, телефоны - все это составляет традиционную технологию хранения и передачи информации. Технология Интранет превратила бумажные документы в электронные страницы и файлы; доску объявлений - в Web-сервер; записки и телефонные звонки - в сообщения электронной почты; газетные новости - в событийные сообщения сервера телеконференций. Интранет сделал корпоративные коммуникации более надежными, быстрыми и интенсивными, а доступ к информации ускорился и стал проще. При этом содержание корпоративной информации принципиально не изменилось, хотя некоторые изменения все же произошли на всех трех уровнях представления корпоративных знаний.
· Универсальный язык представления корпоративных знаний. Бумажно-телефонная технология обходилась только естественным языком. Новые технологии позволили значительно увеличить объемы хранимой и передаваемой информации. Для работы с таким объемом информации пользователям потребовались специальные средства автоматизации, которым потребовались формальные языки описания знаний.
· Модели и представления. Информация этого уровня традиционно располагалась в корпоративных нормативно-справочных документах и представлялась на обычном языке. Чем сложнее становилась деятельность организации, тем больше фактических знаний накапливалось в КИС. Требования к точности описания деятельности организации становились все строже, и эти описания все больше стали походить на модели, выраженные на формальных языках.
· Фактические знания стали более конкретными и формализованными. Значительную долю среди них стала занимать информация, хранимая в базах данных.
Западный менеджмент все чаще начинает рассматривать корпоративные знания как один из важнейших активов или как интеллектуальный капитал компании, а управление знаниями (Knowledge Management) - как одно из эффективных направлений управления бизнесом.[6]
В классических учебниках по менеджменту всегда приводится схема коммуникационного процесса[7]. Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми.
Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений. Однако, сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей.
В процессе обмена информацией можно выделить 4 базовых элемента:
1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.
3. Канал, средство передачи информации.
4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Этапы таковы:
1. Зарождение идеи
2. Кодирование, выбор канала
3. Передача
4. Декодирование
Эти этапы проиллюстрированы в виде простой модели процесса коммуникаций.
При электронных коммуникациях в качестве канала передачи в данной модели выступают локальные сети и информационные системы предприятий.
Электронные коммуникации прочно вошли в систему управления предприятием, заняв прочное место наряду с традиционными формами коммуникациями, о чем уже упиминалось в предыдущих работах[8].
Об электронных коммуникациях мы говорим в том случае, когда в качестве канала передачи сообщений в схеме коммуникационного процесса выступают электронные средства: документы в электронном виде, компьютерные сети и компьютеризированные информационные системы предприятий.
Электронный документооборот, помимо движения готовых документов и их подготовки, охватывает свободный обмен информацией по компьютерным сетям.
В связи с развитием информационных технологий и широкого внедрения персональных компьютеров намечается тенденция постепенного отказа от бумажных носителей информации.
По сравнению с бумажной, электронная форма документа:
· более мобильна при передаче;
· занимает меньше физического места при хранении;
· легко редактируется и исправляется;
· имеет возможность многократного копирования и т.д.
Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.
1). В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с "докомпьютерными" технологиями.
2). Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера.
3). Не менее важная задача делопроизводства - это организация регистрации (учета) документов, а такжеконтроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.
Электронный документооборот учитывает:
· стандартизацию всевозможных бланков, шаблонов и форм;
· современные способы передачи документов;
· способы возникновения, продвижения, редактирования, хранения документов;
· способы хранения и сортировки документов в архивах.
[1] Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. Издательство: Финансы и статистика.2002- 368с.
[2] А.Г. ФОНОТОВ "РОССИЯ: ОТ МОБИЛИЗАЦИОННОГО ОБЩЕСТВА К ИННОВАЦИОННОМУ" (http://science.csa.ru/Info/fonotov.htmr)
[3] Е.Ю.Иванов. Информация как категория экономической теории (http://rvles.ieie.nsc.ru/parinov/ivanov/ivanov1.htm)
[4] Управление развитием организации: 17-модульная программа для менеджеров. Модуль «Управление информационными ресурсами». М.: «Инфра-М», 1999- 432с.
[5] Создание intranet. Официальное руководство Microsoft.
Пер. с англ. — СПб.: BHV — Санкт-Петербург, 1998. — 672 с.; ил.; CD-ROM.
[6] Костров А.В. Основы информационного менеджмента. М., Финансы и статистика. – 2004, 336с.
[7] Мэскон М., Альберт М., Хедоури Ф., Основы менеджмента., М. “Дело”, 1992.
[8] Попов М.Л. Технологии управления административными офисными системами. Учебное пособие. Казань: КГАСУ, 2009- 62с.