Общие требования к созданию документов

Модуль 2 Основы теории документа

Тема 4. Структура документа. Требования к оформлению документов.

Оформление реквизитов

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название "формуляр-образец".

Типовая инструкция по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики(утверждена Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 16.10.2015 г. № 19-27)определяетобщие требования к созданию документов (раздел2. Документирование управленческой информации п.2.1. Общие требования к созданию документов)

2.1.1. Документирование управленческой информации состоит в создании документов, в которых фиксируется с соблюдением установленных правил информация об управленческих действиях.

2.1.2. Право на создание, подписание, согласование, утверждение документов определяется актами законодательства, положениями (уставами) Учреждений, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями.

2.1.3. В Учреждениях определяется совокупность документов, предусмотренных номенклатурой дел, необходимых и достаточных для документирования информации об их деятельности. По вопросам, представляющим взаимный интерес и принадлежащим к компетенции разных Учреждений, могут создаваться общие документы.

2.1.4. Выбор вида документа, предназначенного для документирования управленческой информации (распоряжение, постановление, решение, протокол и т.п.), обусловливается правовым статусом Учреждения, компетенцией должностного лица и 4 порядком принятия управленческого решения (на основании единоначалия или коллегиальности).

2.1.5. Документ должен соответствовать положениям актов органов государственной власти и ориентироваться на выполнение Учреждением возложенных на него заданий и функций.

2.1.6. Классы управленческой документации определяются в соответствии со стандартами. Одним из классов управленческой документации, обеспечивающей организацию процессов управления, является организационно-распорядительная документация. Реквизиты организационно-распорядительной документации и порядок их размещения определяются стандартами.

2.1.7. Документ должен содержать обязательные для определенного его вида реквизиты, которые размещаются в установленном порядке, а именно: наименование Учреждения - автора документа, название вида документа (кроме писем), дату, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись. Во время подготовки и оформления документов могут применяться не только обязательные, а также другие реквизиты, если это соответствует назначению документа или способу его обработки.

2.1.8. С целью повышения эффективности и оперативности организации работы с документами одинаковые по содержанию документы могут быть унифицированы путем разработки трафаретных текстов, которые включаются в сборник (альбом) унифицированных (типовых) форм документов Учреждения.

2.1.9. Учреждения осуществляют делопроизводство государственным языком. Документы составляются государственным языком, кроме случаев, предусмотренных действующим законодательством.

Реквизиты документов

Во время подготовки организационно-распорядительных документов сотрудники Учреждений оформляют их с учетом требований стандартов.

- Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики

- Коды

- Наименование Учреждения

- Справочные данные об Учреждении

- Название вида документа

- Дата документа

- Регистрационный номер документов

- Ссылка на регистрационный номер и дату

- Место составления или создания

- Гриф ограничения доступа

- Адресат

- Гриф утверждения документа

- Резолюция

- Заголовок к тексту документа

- Отметка о контроле

- Отметка о конфиденциальности

- Текст документа

- Отметки о наличии приложений

- Подпись

- Визы и гриф согласования

- Оттиск печати

- Отметка о заверении копий документов

- Отметки о создании, исполнении документа, наличии его в электронной форме и поступлении в Учреждение

- Запись о государственной регистрации

Общие требования к созданию документов

2.1.1. Документирование управленческой информации состоит в создании

документов, в которых фиксируется с соблюдением установленных правил информация об управленческих действиях.

По вопросам, представляющим взаимный интерес и принадлежащим к компетенции разных Учреждений, могут создаваться общие документы.

2.1.4. Выбор вида документа, предназначенного для документирования

управленческой информации (распоряжение, постановление, решение, протокол и т.п.), обусловливается правовым статусом Учреждения, компетенцией должностного лица и порядком принятия управленческого решения (на основании единоначалия или коллегиальности).

2.1.6. Классы управленческой документации определяются в соответствии со стандартами.

Одним из классов управленческой документации, обеспечивающей организацию процессов управления, является организационно-распорядительная документация.

Реквизиты организационно-распорядительной документации и порядок их размещения определяются стандартами.

2.1.7. Документ должен содержать обязательные для определенного его вида

реквизиты, которые размещаются в установленном порядке, а именно: наименование Учреждения - автора документа, название вида документа (кроме писем), дату, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись.

Во время подготовки и оформления документов могут применяться не только обязательные, а также другие реквизиты, если это соответствует назначению документа или способу его обработки.

2.1.9. Учреждения осуществляют делопроизводство государственным языком.

Документы составляются государственным языком, кроме случаев, предусмотренных действующим законодательством.

Документы, которые отсылаются иностранным адресатам, оформляются русским языком или языком государства-адресата, или одним из языков международного общения.

2.1.10. Оформление документов, создающихся при помощи печатных средств, осуществляется в соответствии с требованиями, указанными.

Отдельные внутренние документы (заявления, пояснительные и докладные записки и т.п.), авторами которых являются должностные и другие физические лица, разрешается оформлять рукописным способом.

2.3. Оформление реквизитов документов

2.4. Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики

Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики размещается на бланках документов согласно Конституции Донецкой Народной Республики и действующему законодательству.

Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики размещается на верхнем поле бланка с угловым расположением реквизитов над серединой наименования Учреждения, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля.

2.5. Коды

2.5.1. Код Учреждения проставляется согласно Единому государственному реестру юридических и физических лиц - предпринимателей.

На бланках для писем указанный код размещается после реквизита "Справочные данные об учреждении".

2.5.2. Код формы документа (при наличии) размещается согласно стандартам выше названия вида документа.

Решение о необходимости фиксирования кода формы документа принимает

руководитель Учреждения отдельно по каждому виду документа.

2.6. Наименование Учреждения

Наименование Учреждения - автора документа должно соответствовать

наименованию, указанному в положении (уставе) о нем. Сокращенное наименование Учреждения употребляется в случае, если оно официально зафиксировано в указанных документах. Сокращенное наименование размещается (в скобках или без них) ниже полного отдельной строкой в центре документа.

Наименование учреждения высшего уровня указывается в сокращенном виде, а в случае отсутствия официально определенного сокращения - полностью. На бланках Учреждения, которое имеет двойное или тройное подчинение, указываются наименования всех учреждений высшего уровня.

На бланке Учреждения, которое одновременно подчинено местной государственной администрации и министерству (иному государственному органу власти), размещается только наименование местной государственной администрации.

Наименование филиала, территориального отделения, структурного подразделения Учреждения указывается тогда, когда они являются авторами документа, и размещается ниже наименования учреждения.

2.7. Справочные данные об Учреждении

Справочные данные об Учреждении включают в себя: почтовый адрес, номера

телефонов, телефаксов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и т.д. Справочные данные размещаются ниже наименования Учреждения или структурного подразделения.

Реквизиты почтового адреса указываются в такой последовательности: название улицы, номер дома, название населенного пункта, района, почтовый индекс.

2.8. Название вида документа

Название вида документа (приказ, решение, докладная записка и т.п.) указывается на общем бланке печатным или машинописным способом и должно соответствовать названиям, предусмотренным стандартами.

2.9. Дата документа

Датой документа является соответственно дата его подписания, утверждения,

принятия, регистрации или издания. Дата указывается арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: число, месяц, год. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. В случае оформления даты цифровым способом число и месяц проставляются двумя парами цифр, разделенными точкой; год - четырьмя цифрами, точка в конце не ставится. Например: 02.03.2015

В текстах нормативных правовых актов и ссылках на них и документах, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ указания дат с проставлением нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, например:

02 апреля 2015 года. Разрешается употреблять слово «год», в сокращенном варианте «г.», например: 03 июня 2015 г.

Если документ составлен не на бланке, дата указывается ниже подписи слева. Дата документа проставляется должностным лицом, которое его подписывает или утверждает.

Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и исполнением (резолюции, согласования, визы, отметки об исполнении документа и направлении его в дело).

На документе, созданном двумя или более учреждениями, отмечается одна дата, которая соответствует дате последней подписи.

2.10. Регистрационный номер документов

Нумерация документов заключается в присвоении им условных обозначений -

номеров, которые присваиваются документам при их регистрации.

Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа в границах группы регистрируемых документов, который дополняется индексами, применяемыми в Учреждении, в частности:

- индексами по номенклатуре дел;

- структурного подразделения;

- корреспондентов;

- должностных лиц, рассматривающих или подписывающих документ;

- исполнителей, деятельности которых касается документа, и т.п.

Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга правосторонней наклонной чертой. Последовательность написания составных частей регистрационного номера может изменяться в зависимости от того, какой документ регистрируется, - входящий или созданный в Учреждении.

Для входящих документов регистрационный номер состоит из порядкового номера и индекса по номенклатуре дел или иного индекса, применяемого в Учреждении, например:

153/01-10, где 153 - порядковый номер, 01-10 - индекс дела по номенклатуре.

У исходящего документа регистрационный номер может размещаться в обратной последовательности – индекс по номенклатуре дел (в случае необходимости может указываться также другой индекс, который применяется в Учреждении) и порядковый номер, например: 06-24/178, где 06-24 – индекс дела по номенклатуре дел, 178 – порядковый номер.

С целью дифференцирования групп документов, к регистрационному номеру может добавляться отметка, состоящая из букв, например: 188/03-15 ДСП, где ДСП применяется для обозначения документов с грифом «Для служебного пользования».

Если документ подготовлен двумя или более учреждениями, регистрационный номер включает номера каждого из этих учреждений, которые проставляются через правостороннюю косую черту в последовательности подписания документа его авторами, например: 40/53 - для совместных распорядительных документов или 01-10/850/05-12/308 - для совместных писем.

Место расположения регистрационного номера на документе зависит от вида бланка и вида документа.

В случае применения автоматизированной системы регистрации документов может использоваться штрих-код. Для исходящих документов штрих-код включает регистрационный номер, дату документа и располагается в границах, указанных в стандартах для реквизитов бланка, а именно: с угловым расположением реквизитов – 73 мм от начала первого реквизита, с продольным - 77 мм.

2.11. Ссылка на регистрационный номер и дату

Для исходящих документов ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату того документа, на который дается ответ.

Этот реквизит является обязательным и располагается ниже или на уровне регистрационного номера в специально отведенном месте на бланке.

2.12. Место составления или создания

Сведения о месте составления или создания указываются на всех документах, кроме писем. Если сведения о географическом местонахождении входят в наименование Учреждения, этот реквизит не указывается.

2.13. Гриф ограничения доступа

Гриф ограничения доступа к документу («Для служебного пользования», «Секретно»,«Совершенно секретно», «Особой важности») оформляется согласно соответствующим нормативным актам и располагается в правой части верхнего поля документа выше реквизита «Адресат» или «Гриф утверждения».

2.14. Адресат

Документы адресуются учреждению, его структурным подразделениям или

конкретному должностному лицу.

В случае адресации документа учреждению или его структурным подразделениям без указания должностного лица их наименования приводятся в именительном падеже,например:

Администрация Главы

Донецкой Народной Республики

Реквизит «Адресат» документа проставляется в правом верхнем углу от левой

границы документа на расстоянии 92 мм.

Если документ направляется должностному лицу, наименование учреждения и его структурного подразделения приводятся в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например:

Министерство информации

Донецкой Народной Республики

Отдел государственных СМИ

Начальнику отдела

М.П. Мигда

В случае, если документ адресуется руководителю учреждения или его заместителю, наименование учреждения входит в состав наименования должности адресата, которое указывается в дательном падеже, например:

Председателю Пенсионного фонда

Донецкой Народной Республики

Г.А. Сагайдаковой

Если документ адресуется нескольким однородным по характеру деятельности

учреждениям, указывается обобщенное наименование адресатов, например:

Центральным экспертным комиссиям

органов государственной власти

Документ не должен иметь более четырех адресатов. Слово «копия» перед

наименованием второго, третьего, четвертого адресатов не ставится. В случае рассылки документа более чем четырем адресатам, составляется список на рассылку с указанием на каждом документе только одного адресата.

Реквизит «Адресат» может включать адрес. Порядок и форма записи сведений об адресе учреждения должны соответствовать Правилам предоставления почтовых услуг в Донецкой Народной Республике, утвержденным Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 27 февраля 2015 г. № 2-21 (далее – Правилам предоставления почтовых услуг). Полный адрес указывается в случае направления документа разовым корреспондентам, например:

Министерство юстиции

Донецкой Народной Республики

ул. Артема, д. 157

г. Донецк, 83048

При отправке документа физическому лицу сначала указывается в именительном падеже фамилия, имя и отчество (инициалы или инициал имени), затем почтовый адрес, например:

Гончарук Александр Сергеевич

ул. Сурикова, д. 3а, кв. 1,

г. Донецк, 83052

При рассылке документа органам законодательной и исполнительной власти,

постоянным корреспондентам их почтовый адрес на документах не указывается.

2.15. Гриф утверждения документа

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), в полномочия которого (которых) входит решение вопросов, приведенных в документе, или распорядительным документом Учреждения. Нормативные правовые акты (положения, инструкции, правила, порядки и т.д.) утверждаются распорядительным документом Учреждения, которое издает соответствующий акт.

Утверждение определенных видов документов осуществляется с проставлением грифа утверждения.

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу на расстоянии 104 мм. от левой границы документа.

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности, подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии лица, которое утверждает документ, даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Министр культуры

Донецкой Народной Республики

подпись, инициалы (инициал

имени), фамилия

Дата

В случае, когда документ утверждается постановлением, решением, приказом,

распоряжением, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа, которым утверждается созданный документ, в творительном падеже с указанием его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Министерства финансов

Донецкой Народной Республики

от 13 марта 2015 г. № 288

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.

В случае утверждения документа несколькими должностными лицами грифы

утверждения располагаются на одном уровне.

Для проставления отметки о регистрации нормативного правового акта в

Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики (в случае необходимости) под грифом "Утверждаю» оставляют свободное место (50 х 60 мм).

2.16. Резолюция

Резолюция – это реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной

должностным лицом и содержащей принятое им решение, изложенное в сжатой форме.

Резолюция состоит из следующих элементов: фамилия, инициалы (инициал имени) исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата.

Если поручение дано нескольким должностным лицам, главным исполнителем

документа является должностное лицо, фамилия которого указана первой в перечне исполнителей. Главному исполнителю предоставляется право координировать действия следующих за ним исполнителей и обобщать их работу. Первым, как правило, определяется должностное лицо, которое занимает высшую или равную должность.

На документах со сроками исполнения, которые не требуют дополнительных

указаний, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция проставляется непосредственно на документе ниже реквизита «Адресат» параллельно основному тексту.

Если места для резолюции недостаточно, ее можно проставлять на свободном от текста месте в верхней части первого листа документа с лицевой стороны, но не на поле документа, предназначенном для переплета и прошивки. При отсутствии места на документе допускается оформление резолюции на отдельном бланке резолюции

В том случае, когда документ подлежит возврату, определяется детальная (подробная) последовательность порядка исполнения документа или уточняются исполнители, резолюция может быть оформлена на отдельных листах или специальных бланках с указанием регистрационного индекса и даты документа, к которому она относится.

2.17. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа должен содержать сжатое изложение содержания

документа, быть максимально кратким и размещаться в левой части бланка под датой документа. Заголовок формулируется сотрудником, который создает документ. Заголовок, объем которого превышает 150 знаков (5 строк), разрешается продолжить до границы правого поля с центрированным расположением заголовка. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок отвечает на вопрос «о чем?», «кого?», «чего?». Например:приказ (о чем?) - «О предоставлении отпуска»; письмо (о чем?) - «Об организации совещания»; протокол (чего?) - «Заседания Центральной экспертной комиссии»; должностная инструкция (кого?) - «Главного бухгалтера».

Без заголовка допускается составлять небольшие по объему информации (короткие) документы на бланках формата А5 (210 х 148 мм), в частности сопроводительные письма, телеграммы, телефонограммы.

2.18. Отметка о контроле

Отметка о контроле означает, что документ взят на контроль для обеспечения его исполнения в установленный срок.

Отметка о контроле делается путем проставления буквы «К» или слова «Контроль» (от руки или с использованием штампа) на правом поле первой страницы документа на уровне заголовка к тексту.

В случае необходимости возврата документа учреждению - автору или физическому лицу отметка о взятии его на контроль проставляется на отдельном листе для резолюции.

2.19. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих

информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной

информации. Например, «Совершенно секретно», «Для служебного пользования», «Не для печати», «Не подлежит опубликованию». Порядок засекречивания, рассекречивания сведений, относящихся к государственной тайне, регулируется законом Донецкой Народной Республики «О государственной тайне» (принят Постановлением Народного Совета Донецкой Народной Республики от 12.12.2014 № 18).

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

2.20. Текст документа

2.20.1.Текст документа содержит информацию, для фиксирования которой он был создан. Информация в тексте документа излагается в сжатой форме, грамотно, понятно и объективно. В тексте документа следует избегать повторов, а также слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки. При составлении текста документов употребляется деловой стиль, для которого характерен нейтральный тон изложения, лишенный образности, эмоциональности и индивидуальных авторских черт.

Текст документа должен касаться вопроса, который сформулирован в заголовке к тексту.

Текст документа оформляется в виде связного (сплошного) текста или анкеты, или таблицы, или путем сочетания этих форм.

Связный (сплошной) текст документа содержит грамматически и логически

согласованную информацию об управленческих действиях. Такая форма изложения текста документа используется при составлении положений, порядков, правил, организационно-распорядительных документов и писем.

Связный (сплошной) текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (вводной) части указывается основание, обоснование или цель составления документа. Во второй (заключительной) части констатируются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы и пр.

В тексте документа, подготовленного в соответствии с документами других

учреждений или ранее изданными документами, указываются их реквизиты в такой последовательности: название вида документа, наименование учреждения – автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Тексты сложных и больших по объему документов (положения, правила, инструкции, обзоры, отчеты и т.п.) делятся на разделы, подразделы, пункты, подпункты.

Пункты имеют сквозную порядковую нумерацию, которая обозначается арабскими цифрами с точками.

Подпункты имеют сквозную в пределах пункта порядковую нумерацию, которая обозначается арабскими цифрами со скобкой.

Абзацы пунктов и подпунктов начинаются без всякой отметки (дефис, точка и т.д.).

Каждая структурная единица распорядительного документа отделяется от предыдущей пропуском строки.

В отдельных случаях разделы могут подразделяться на главы и нумероваться

римскими цифрами.

2.20.2. Форма анкеты используется в случае изложения в цифровом или словесном виде информации об одном объекте по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, по которым проводится описание объекта, а переменной - конкретные характеристики.

2.20.3. Табличная форма документа используется в случае изложения в цифровом или словесном виде информации о нескольких объектах по ряду признаков. Заголовки граф таблицы пишутся с прописной (заглавной) буквы, подзаголовки - со строчной буквы, если они составляют одно целое с заголовком, и с прописной (заглавной) - если подзаголовок имеет самостоятельное значение. Точки в конце заголовков и подзаголовков граф не

ставятся. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть изложены существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения и сокращения. Графы таблицы, которые размещаются на нескольких страницах, нумеруются. На второй и последующих страницах таблицы указываются номера граф, а также в верхнем правом углу - слова «Продолжение таблицы».

2.21. Отметки о наличии приложений

2.21.1. Приложения к документам, кроме приложений к сопроводительным письмам, составляются с целью дополнения, пояснения отдельных вопросов документа или документа в целом.

2.21.2. Приложения к документам могут быть следующих видов:

- приложения, которые утверждаются распорядительными документами (положения, инструкции, правила, порядки и т.д.);

- приложения, дополняющие и/или поясняющие содержание основного документа;

- приложения, которые направляются с сопроводительным письмом.

2.21.3. На приложениях, которые утверждаются распорядительными документами (положения, инструкции, правила, порядки и т.д.), проставляется гриф утверждения в соответствии с пунктом 2.15 настоящей Инструкции. В соответствующих пунктах распорядительной части документа делается ссылка: «прилагается» или «(прилагается)».

На приложениях к документам, которые утверждаются распорядительными

документами, делается отметка в верхнем правом углу первого листа приложения, например:

Приложение 5

к Инструкции

(пункт 8)

2.21.4. Приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки и т.д.) к основному документу должны иметь отметку со ссылкой на этот документ, его дату и номер, например:

Приложение

к приказу Министерства

здравоохранения

Донецкой Народной Республики

от 20.04.2015 № 295

В тексте основного документа делается отметка о наличии приложений:

«прилагается», «согласно приложению», «(приложение 1)»; «в соответствии с приложением 2» или «(см. приложение 3)».

2.21.5. Приложения оформляются, как правило, на стандартных листах бумаги. На втором и последующих листах приложения проставляется отметка: «Продолжение приложения», «Продолжение приложения 1».

При наличии нескольких приложений на них указываются порядковые номера,

например: Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Знак «№» перед цифровым обозначением не ставится.

Все приложения к документам визируются сотрудником, который создал документ, и руководителем структурного подразделения, в котором он создан.

Приложения нормативного правового характера (положения, инструкции, правила, порядки и т.д.), которые утверждаются распорядительными документами, подписываются руководителями структурных подразделений Учреждения на лицевой стороне последнего листа приложения.

В случае указания в приложении таблицы, заголовки граф таблицы пишутся с

прописной (заглавной) буквы, подзаголовки – со строчной буквы, если они составляют одно целое с заголовком, и с прописной (заглавной) – если подзаголовок имеет самостоятельное значение. Точки в конце заголовков и подзаголовков граф не ставятся. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть существительными в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения и сокращения. Графы таблицы, которые размещаются на нескольких страницах, нумеруются. На второй и последующих

страницах таблицы указываются номера граф, а также в верхнем правом углу – слова «Продолжение приложения» или «Продолжение таблицы».

2.21.6. Если приложения направляются с сопроводительным письмом, отметка о наличии приложений размещается после текста письма перед подписью.

Если документ имеет приложения, полное наименование которых приводится в его тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, полное наименование которых в тексте не

приводится, их необходимо пронумеровать, перечислить после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров, например:

Приложения: 1. Справка о выполнении плана ремонтных работ за I квартал 2015 г. на 6 л. в 1 экз.

2. График ремонтных работ на I квартал 2015 г. на 6 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют по следующей форме:

Приложение: письмо ГГАУ от 20.09.2015 № 595/04-12 и приложение к нему, всего на 20 л. в 1 экз.

Если документ содержит более десяти приложений, составляется опись с указанием в документе такой отметки:

Приложение: согласно описи на 3 л.

Если приложение направляется не по всем указанным в документе адресам, отметка о наличии документа оформляется по следующей форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. первому адресату.

2.22. Подпись

2.22.1. Должностные лица подписывают документы в пределах своих полномочий, определенных в положении (уставе) об Учреждении, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, приказе (распоряжении) о распределении обязанностей между руководителем и его заместителями и т.п. В вышеперечисленных документах определяется также порядок подписания документов другими лицами в случае отсутствия руководителя Учреждения и должностных лиц, уполномоченных их подписывать.

Документы, которые направляются в органы государственной власти, подписываются руководителем учреждения или по его поручению – заместителем руководителя. В министерствах право подписи писем информационного характера и других документов, которые направляются в органы государственной власти и которые не связаны с осуществлением министрами политических функций, может предоставляться руководителям

самостоятельных структурных подразделений.

Документы, которые направляются предприятиям, учреждениям, организациям,

гражданам, подписываются руководителем Учреждения или его заместителем в

соответствии с распределением полномочий или руководителями структурных

подразделений соответственно их полномочий.

2.22.2. Подпись состоит из наименования должности лица, которое подписывает документ (полного – если документ напечатан не на бланке, сокращенного – на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии, например:

Министр связи подпись инициалы (инициал имени), фамилия

или

Министр подпись инициалы (инициал имени), фамилия

Инициалы (инициал имени), фамилия располагаются на расстоянии 125 мм от левой границы документа.

Инициалы и фамилия руководителя печатаются на уровне последней строки

наименования должности.

2.22.3. Если документ направляется одновременно нескольким учреждениям одного или высшего уровня руководитель подписывает все его экземпляры. Если документ направляется одновременно нескольким подведомственным учреждениям подписывается только оригинал, который остается в деле Учреждения – автора документа, а подведомственным учреждениям рассылаются заверенные службой делопроизводства его копии.

2.22.4. Документы подписываются, как правило, одним должностным лицом, а в случае, когда за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и др.), - двумя или более должностными лицами. При этом подписи должностных лиц размещаются друг под другом в соответствии с подчиненностью лиц.

Например:

Начальник подпись И.И. Иванов

Главный бухгалтер подпись В.А. Смирнова

В случае подписания совместного документа несколькими лицами, которые занимают одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне и скрепляются печатями учреждений, например:

Министр юстиции Министр доходов и сборов

подпись, инициалы, фамилия подпись, инициалы, фамилия

оттиск гербовой печати оттиск гербовой печати

2.22.5. Документы коллегиальных органов подписывают председатель коллегиального органа и секретарь, например:

Председатель комиссии подпись инициалы (инициал имени), фамилия

Секретарь комиссии подпись инициалы (инициал имени), фамилия

2.22.6. В случае отсутствия должностного лица, наименование должности, фамилия, инициалы (инициал имени) которого указаны на проекте документа, его подписывает лицо, которое исполняет его обязанности, или его заместитель. В таком случае обязательно указываются фактическая должность, инициалы (инициал имени), фамилия лица, которое подписало документ (исправление вносят рукописным или машинописным способом, если документ невозможно перепечатать). Не допускается во время подписания документа

ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. Добавление к

наименованию должности руководителя слов «Исполняющий обязанности» или «И.о.» осуществляется в случае замещения руководителя по приказу (распоряжению).

2.22.7. Засвидетельствование электронного документа осуществляется с помощью электронной цифровой подписи в соответствии с законодательством.

2.22.8. Факсимильное воспроизведение подписи должностного лица на организационно-распорядительных, финансовых, бухгалтерских документах с помощью механического или иного копирования не допускается.

2.23. Визы и гриф согласования

2.23.1. В случае возникновения необходимости в проведении оценки целесообразности создания документа, его обоснованности и соответствия законодательству осуществляется согласование проекта документа.

2.23.2. Согласование может осуществляться как в Учреждении должностными

лицами, которые в соответствии с их компетенцией решают вопросы, затронутые в проекте документа (внутреннее согласование), так и за его пределами другими заинтересованными учреждениями (внешнее согласование).

2.23.3. Внутреннее согласование оформляется путем проставления визы. Виза

включает: личную подпись, инициалы (инициал имени) и фамилию лица, которое визирует документ, дату визирования с указанием в случае необходимости наименования должности этого лица.

2.23.4. Виза проставляется как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа проекта документа, если места для визирования на лицевой стороне последнего листа документа недостаточно. Визы проставляются на экземплярах документов, которые остаются в Учреждении.

2.23.5. Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном

листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка:

Начальник юридического отдела

подпись, инициалы (инициал имени), фамилия

Замечания и предложения прилагаются.

Дата

О наличии замечаний обязательно уведомляют лицо, которое подписывает документ.

2.23.6. Перечень должностных лиц, которые должны завизировать документ,

определяет сотрудник, который создает документ, исходя из его содержания.

2.23.7. Порядок визирования определенных видов документов указывается в

инструкции Учреждения.

2.23.8. За содержание документа, который визируется несколькими лицами, такие лица отвечают в соответствии с их компетенцией.

2.23.9. Если во время визирования выяснится, что в подготовленный к подписанию документ необходимо внести существенные изменения, то он требует повторного визирования.

2.23.10. Внешнее согласование проектов документов оформляется путем проставления на них грифа согласования, который включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица и учреждения, с которым

согласовывается проект документа, личную подпись, инициалы (инициал имени), фамилию и дату или название документа, который подтверждает согласование, его дату и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Министр финансов

Донецкой Народной Республики

подпись, инициалы (инициал имени), фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Центральной экспертно-проверочной

комиссии при ГГУДОАД

Дата №

2.23.11. Гриф согласования ставится ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта документа.

2.23.12. В случае, когда содержание документа касается более чем трех учреждений, составляется «Лист согласования», о чем делается отметка в документе на месте грифа согласования, например:

Лист согласования прилагается.

Лист согласования оформляется по такой форме:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

Название проекта документа

Наименование должности подпись инициалы (инициал имени), фамилия

Дата

Подпись должностного лица скрепляется гербовой печатью.

2.23.13. Внешнее согласование в случае необходимости, определенной законодательством, осуществляется в такой последовательности:

- с учреждениями одинакового уровня и другими учреждениями;

- с общественными организациями;

- с органами, которые осуществляют государственный контроль в определенной сфере;

- с учреждениями высшего уровня.

2.24. Оттиск печати

2.24.1. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного

лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных

законодательными или иными нормативными правовыми актами.

2.24.2. На документах, удостоверяющих права граждан и юридических лиц, в которых фиксируется факт использования денежных средств и проведения операций с материальными ценностями, подпись должностного (ответственного) лица скрепляется гербовой печатью Учреждения.

Перечень иных документов, подписи на которых необходимо скреплять гербовой печатью, определяется Учреждением на основании нормативных правовых актов и примерного перечня документов, подписи на которых скрепляются гербовой печатью, в инструкции Учреждения.

2.24.3. Оттиск печати, на котором указано наименование Учреждения или его

структурного подразделения (без изображения герба), ставится также на копиях документов, которые рассылаются в другие учреждения и на размноженных экземплярах распорядительных документов в случае рассылки.

Оттиск печати ставится таким образом, чтобы он захватывал последние несколько букв наименования должности лица, которое подписало документ, но не подпись должностного лица, или на отдельно выделенном для этого месте с отметкой «М.П.».

2.24.4. Приказом (распоряжением) руководителя Учреждения определяется порядок использования, место хранения гербовой печати и должностное лицо, ответственное за ее хранение, а также перечень лиц, подписи которых скрепляются гербовой печатью.

2.25. Отметка о заверении копий документов

2.25.1. Учреждение может заверять копии только тех документов, которые создаются в нем, а также в случаях, предусмотренных в абзаце втором этого пункта. Копия документа изготавливается и выдается только с разрешения руководителя Учреждения, его заместителей или руководителя структурного подразделения.

В случае подготовки документов для предоставления судебным органам, во время решения вопросов, касающихся вопросов принятия граждан на работу, учебу, заверения их трудовых, жилищных и других прав во взаимоотношениях с Учреждением, а также во время формирования личных дел сотрудников Учреждение может изготавливать копии документов, выданных другими учреждениями (копии дипломов, свидетельств о получении образования и т.п.).

Отметка «Копия» проставляется на лицевой стороне в верхнем правом углу первого листа документа.

2.25.2. Отметка о заверении копии документа состоит из слов «Копия верна»,

наименования должности, личной подписи лица, заверившего копию, его инициалов (инициала имени) и фамилии, даты заверения копии и проставляется ниже реквизита документа «Подпись», например:

Копия верна

Ведущий специалист отдела

организации делопроизводства подпись инициалы, фамилия

Дата

Отметка о заверении копии документа скрепляется печатью с указанием на ней

наименования соответствующего Учреждения (без изображения герба) или печатью структурного подразделения (службы делопроизводства, службы кадров, бухгалтерии и т.п.) Учреждения.

2.25.3. Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Копия верна» каждый лист многостраничной копии документа.

2.25.4. На копиях исходящих документов, которые остаются в делах Учреждения (выписках), текст бланков не воспроизводится, а указываются только дата подписания документа и его регистрационный номер, должность и инициалы (инициал имени), фамилия лица, подписавшего документ, отметка«Копия верна», должность и инициалы (инициал имени) лица, заверившего копию, его личная подпись, дата заверения и оттиск печати службы делопроизводства, например:

Дата, номер

____________________________________________________________________

Начальник инициалы (инициал имени), фамилия

Копия верна

Ведущий специалист отдела

организации делопроизводства

фамилия подпись инициалы, фамилия

оттиск печати службы

делопроизводства

Дата

На копиях исходящих документов, которые остаются в делах Учреждения, должны стоять визы должностных лиц, с которыми они согласованы, и визы исполнителей.

Копия документа должна соответствовать оригиналу.

2.26. Отметки о создании, исполнении документа, наличии его в электронной форме и поступлении в Учреждение

2.26.1. Фамилия сотрудника, создавшего документ, и номер его служебного телефона проставляются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа, например:

Иванова 234 23 29

или

Иванова Анна Ивановна 234 23 29

В случае необходимости указываются шифр машинистки (состоит из первых букв имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров, дата печатания, например:

Петрова 352 85 98

ДП 3 16.03.2015

2.26.2. После завершения работы с документом проставляется отметка о его

исполнении. Отметка об исполнении документа свидетельствует о том, что работа над документом завершена и его можно включить в дело. Отметка может содержать слова «В дело», номер дела, ссылки на дату и регистрационный номер документа, свидетельствующего о его исполнении, наименование должности, подпись и дату. Если документ не требует письменного ответа, указываются краткие сведения об исполнении.

Подпись и дату отметки проставляет сотрудник, создавший документ, или руководитель структурного подразделения. Вышеуказанный реквизит проставляется от руки в левом углу нижнего поля на лицевой стороне первого листа, например:

В дело № 01-15 В дело № 01-12

Письмо-ответ от 12.05.2015 Вопрос решен положительно в

№ 01-15/01/777 телефонном разговоре 12.05.2015

должность, подпись, инициалы должность, подпись, инициалы

(инициал имени), фамилия (инициал имени), фамилия

12.05.2015 12.05.2015

2.26.3. Отметка о наличии копии документа в электронной форме содержит полное имя файла и место его хранения, код оператора и другие поисковые данные. Отметка проставляется на лицевой стороне в центре нижнего поля первого листа документа, например: d:/otdel/proekt/2015/instr_1.doc

2.26.4. Отметка о поступлении документа в Учреждение проставляется от руки или с помощью штампа, автоматического нумератора на лицевой стороне в правом углу нижнего поля первого листа оригинала документа. Элементами вышеуказанного реквизита являются сокращенное наименование Учреждения - получателя документа, регистрационный номер, дата (в случае необходимости - час и минуты) поступления документа. В случае применения автоматизированной системы регистрации вышеуказанная информация наносится с помощью штрих-кода.

Если корреспонденция не раскрывается согласно пункту 3.3 этой Инструкции, отметка о поступлении документа проставляется на конвертах (упаковках).

В случае поступления сброшюрованных документов вместе с сопроводительным письмом отметка проставляется на сопроводительном письме.

В случае, когда учреждение - автор документа подает службе делопроизводства

документ вместе с его копией, на копии документа, который возвращается учреждению -автору, регистрационный штамп не проставляется.

2.27. Запись о государственной регистрации

2.27.1. Запись о государственной регистрации делается на нормативных правовых актах Учреждений, включенных в Единый государственный реестр нормативных правовых актов Донецкой Народной Республики, в Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики в установленном законодательством порядке.

На первой странице нормативного правового акта для проставления отметки о

государственной регистрации должно быть свободное место (50 х 60 мм) в верхнем правом углу после номера акта или после грифа утверждения.