Приложение 14: Образец справки
37. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).
В зависимости от содержания различаются следующие разновидности писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др. сама разновидность не пишется где это написано
Отправляемые и получаемые письма официального характера регистрируются в журналах исходящей и входящей корреспонденции. Регистрационный индекс состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел и другим условным обозначениям. Реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату документа» располагается на бланке для писем и Датой письма является дата его подписания.
Адресатами писем могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные и частные лица. Гриф «Адресат» располагается в правом верхнем углу с четвертого положения табулятора (80 мм от границы левого поля).
При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже. При адресовании письма структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже – наименование структурного подразделения.
При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) – в дательном падеже - наименование организации входит в состав наименования должности адресата.
При направлении письма конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном.
Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. На документах, направляемых организациям своей системы и постоянным корреспондентам, адрес не проставляется. В состав реквизита «Адресат» он входит при направлении письма разовому корреспонденту (оформляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи). При адресовании документа частному лицу вначале в дательном падеже указываются фамилия и инициалы (имя, отчество) получателя, затем – почтовый адрес.
Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется. При направлении документа в вышестоящие организации не допускается одновременное его адресование другим адресатам.
Письма подписываются руководителем организации и ее структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленным в локальных правовых актах организации.
Приложение 15: Образец письма
38. Докладная записка
Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.п.).
В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние. Внутренние адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах формата А4 или А5. Внешние адресуются руководителю вышестоящей организации и оформляются на бланке.
Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.
Приложение 16: Образец докладной записки
39. Информация
Приложение 17: Образец информации по результатам проверки
Приложение 1
Оформление перечисления
Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:
оперативность прохождения документов;
исключение не обусловленных необходимостью инстанций;
соблюдение максимального единообразия порядка обработки документов.
Приложение 2