Изложение текста документа

Федеральное государственное образовательное учреждение

Среднего профессионального образования

«Ижевский монтажный техникум»

УчебнАЯ документация

Учебно-Методическое пособие

Для выполнения курсовых и дипломных проектов

Разработчик: В.Л. Ануфриева, преподаватель ИМТ

Рецензент: Е.В. Семанина, начальник отдела производственной работы и дополнительного образования

© Ижевский монтажный техникум, 2009г.

предисловие

Учебно-методическое пособие «Учебная документация» предназначено:

- для обеспечения правильности выполнения студентами конструкторских документов в соответствии с требованиями стандартов Единой системы конструкторской документации (ЕСКД) в ходе курсового, дипломного проектирования, при составлении отчётов по различным видам практик и лабораторно-практическим работам, написании рефератов;

- для грамотного оформления студентами расчётно-пояснительных записок, отчётов и рефератов в соответствии с действующими стандартами Единой системы конструкторской документации (ЕСКД), Унифицированной системы документации (УСД) и Системы стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу;

- для грамотного оформления студентами графической и технологической документации в соответствии с действующими стандартами ЕСКД, Единой системы технологической документации (ЕСТД), Единой системы технологической подготовки производства (ЕСТПП), Системы проектной документации строителей (СПДС);

- для разрешения спорных вопросов при нормативном контроле текстовой, технологической и графической документации студентов в процессе дипломного проектирования.

Общие положения

1.1 К учебным текстовым документам относятся:

- расчётно-пояснительные записки к курсовым и дипломным работам и проектам;

- инструкции к реальным курсовым и дипломным проектам;

- отчёты по различным видам практик;

- рефераты и др.

1.2 Учебные текстовые документы оформляются в соответствии требованиям стандарта ЕСКД «Общие требования к текстовым документам» (ГОСТ 2.105–95), стандарта Унифицированной системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 6.30– 97) и стандарта Системы стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу «Отчёт о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления» (ГОСТ 7.32 – 91).

1.3 Титульные листы учебных текстовых документов оформляются в соответствии с приложениями А, Б, В, Г, Д.

Оформление и изложение документов

Оформление текста

2.1.1 Все учебные текстовые документы оформляются на стандартных листах бумаги размером 210 х 297мм (формат А4) шрифтом GOST type B размером 14пт с одинарным междустрочным интервалом. Допускается использовать шрифты Times New Roman и Arial.

Допускается использовать шрифт размерами 11пт, 10пт, 9пт, 8пт для таблиц.

2.1.2 Текст печатается на одной стороне листа.

2.1.3Для студентов технических специальностей на листах пояснительной записки должна быть выполнена рамка и основная надпись по ГОСТ 2. 104 – 68:

- на первом листе - по форме «2»;

- на всех последующих листах - по форме «2а»;

2.1.4 Расстояние от рамки до границ текста:

- в начале и в конце строк – не менее 5 мм;

- до верхней и нижней строк – не менее 10 мм .

2.1.5 Абзацы в тексте начинают отступом, равным пяти знакам.

2.1.6 Нумерация страниц документа и приложений, входящих в состав этого документа, должна быть сквозная.

Нумерация выполняется арабскими цифрами в правом нижнем углу на всех листах, кроме титульного.

2.1.7 В документе большого объема на первом (после титульного) листе помещают содержание, включающее номера разделов и подразделов с указанием номеров листов (страниц).

Слово «Содержание» записывают в виде заголовка (симметрично тексту) с прописной буквы без присвоения порядкового номера. Точка в конце слова не ставится.

Наименования, включенные в содержание, записывают строчными буквами, начиная с прописной.

Пример оформления содержания представлен в приложении Е.

2.1.8 В конце текстового документа приводится список литературы, которая была использована при его составлении.

Слово «Литература» записывают в виде заголовка (симметрично тексту) с прописной буквы без присвоения порядкового номера. Точка в конце слова не ставится.

Пример оформления списка литературы представлен в приложении Ж.

2.1.9 При необходимости текст может иметь другие составные части («Заключение», «Введение»). Оформление этих частей аналогично п.п. 2.1.7 и 2.1.8.

Построение документа

2.2.1 Текст документа делится на разделы, подразделы, пункты и подпункты.

Разделы имеют порядковые номера в пределах всего документа, обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацного отступа.

Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, обозначенных арабскими цифрами, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится.

Между названиями раздела и предыдущим текстом, а также последующим названием подраздела выполняется расстояние в два междустрочных интервала.

2.2.2 Номер пункта состоит из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точкой. В конце номера пункта точка не ставится (например, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3 и т.д.)

Номер подпункта состоит из номеров раздела, подраздела, пункта и подпункта, разделенных точкой. В конце номера подпункта точка не ставится (например, 4.2.1.1, 4.2.1.2, 4.2.1.3 и т.д.).

2.2.3 При небольшом объеме документа допускается не делить текст на пункты и подпункты.

2.2.4 Каждый раздел текстового документа рекомендуется начинать с нового листа.

Ниже приведен пример структуры документа.

3 Расчетная часть (название раздела)   3.1 Определение себестоимости (название подраздела)   3.1.1 Базовый вариант (название пункта) 3.1.1.1 (нумерация подпунктов) 3.1.1.2 3.1.2 Внедряемый вариант (название пункта)

2.2.3 Разделы и подразделы должны иметь заголовки. Пункты и подпункты, как правило, заголовков не имеют.

Заголовки следует печатать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются.

Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.

2.2.4 Заголовки разделов и подразделов выполняются полужирным шрифтом с абзацным отступом.

2.2.5 Внутри пунктов могут быть приведены перечисления.

Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис или строчную букву, после которой ставится скобка.

Все перечисления начинаются со строчной буквы, в конце ставится точка с запятой.

Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа, как показано в примере.

Пример:

а)_________;

б)_________:

1)________;

2) _______;

в)___________ .

Изложение текста документа

2.3.1 Полное название документа на титульном листе, в основной надписи и при первом упоминании в тексте должно быть одинаковым.

В последующем тексте порядок слов в наименовании должен быть прямой, т.е. на первом месте должно быть определение объекта (имя прилагательное), а затем – его название (имя существительное); при этом допускается употреблять сокращенное наименование объекта.

Наименования, приводимые в тексте документа и на иллюстрациях, должны быть одинаковыми.

2.3.2 Не допускается в тексте документа применять:

- обороты разговорной речи;

- произвольные словообразования;

- сокращения слов, не установленные в данном документе;

- сокращенные обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.

2.3.3 Не допускается в тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков применять:

- математический знак «–» (минус) перед отрицательными значениями величин, а также знаки «<» (меньше), «>» (больше), «=» (равно), «≤» (меньше или равно), «≥»(больше или равно), «≠» (не равно), «Ø» (диаметр), «№» (номер), «%» (процент) без числовых значений;

- индексы стандартов, технических условий и других документов без регистрационного номера.

2.3.4 Условные буквенные обозначения, изображения или знаки должны соответствовать принятым в действующем законодательстве и государственных стандартах. В тексте документа перед обозначением параметра дают его пояснение, например, «…временное сопротивление разрыву σ_в».

2.3.5 В документе следует применять стандартизованные единицы физических величин, их наименования и обозначения в соответствии с ГОСТ 8.417.

Наряду с единицами СИ, при необходимости, в скобках указывают единицы ранее применявшихся систем, разрешенных к применению.

Применение в одном документе разных систем обозначения физических величин не допускается.

2.3.6 В тексте документа числовые значения величин с обозначением единиц физических величин и единиц счета следует писать цифрами, а числа без обозначения единиц физических величин и единиц счета от единицы до девяти – словами.

Примеры

1) Провести испытания пяти труб, каждая длиной 5м.

2) Отобрать 15 труб для испытаний на давление.

2.3.7 Если в тексте документа приводят диапазон числовых значений физической величины, выраженные в одной и той же единице физической величины, то обозначение единицы физической величины указывается после последнего числового значения диапазона.

Примеры

1) От 1 до 5 м.

2) От 10 до 100 кг.

3) От плюс 10 до минус 20⁰ С.

Недопустимо отделять единицу физической величины от числового значения (переносить их на разные строки или страницы).

2.3.8 Округление числовых значений величин до первого, второго и т.д. десятичного знака для различных типоразмеров, марок и т.п. изделий одного наименования должно быть одинаковым

Представление формул

2.4.1 В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами.

Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснения каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова «где» без двоеточия после него.

Пример – Плотность каждого образца ρ, кг/м³, вычисляют по формуле

ρ =m/V, (1)

где m – масса образца, кг;

V– объём образца, м³.

2.4.2 Формулы, за исключением формул, помещаемых в приложении, должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы справа в круглых скобках.

Ссылки в тексте на порядковые номера формул дают в скобках, например, «…в формуле (1)».

Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например, формула (Б.1).

2.4.3 Переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующей строки повторяют.

Оформление примечаний

Примечания помещаются непосредственно после текстового материала или таблицы и печатаются с прописной буквы.

Если примечание одно, то после слова «Примечание» ставится тире и с прописной буквы печатается текст. Одно примечание не нумеруется. Несколько примечаний нумеруются по порядку арабскими цифрами.

Пример

Примечание – Все данные приведены на 01.01.2009г.

Примечания

1 ______________________

2 ______________________

Оформление иллюстраций

2.6.1 Иллюстрации, за исключением иллюстраций приложений, в тексте нумеруют арабскими цифрами сквозной нумерацией.

2.6.2 Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения (например – Рисунок В.3).

2.6.3 Иллюстрации, при необходимости, могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово «Рисунок» и наименование помещаются после пояснительных данных и выравниваются по центру следующим образом: «Рисунок 2 – Структура нормы времени».

На все иллюстрации в тексте приводятся ссылки (например, «Структура нормы времени приведена на рисунке 2» или «… в соответствии с рисунком 2»).

Оформление приложений

2.7.1 Материал, дополняющий текст документа, допускается помещать в приложениях.

Приложениями могут быть, например, графический и текстовый материал, таблицы, формы документов и т.д.

2.7.2 Приложение оформляют как продолжение данного документа на последующих его листах. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста документа.

2.7.3 Приложения могут быть обязательными и информационными. Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита начиная с А (за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ).

В тексте документа на все приложения даются ссылки (например: «форма таблицы представлена в приложении А»).

2.7.4 Каждое новое приложение начинают с новой страницы. Слово «Приложение» начинается с прописной буквы и выравнивается по центру, под ним в скобках строчными буквами для обязательного приложения пишут слово «обязательное», для информационного – «рекомендуемое» или «справочное».

2.7.5 Заголовок приложения начинается с прописной буквы и выравнивается по центру отдельной строкой.

2.7.6 Все приложения перечисляются в содержании документа с указанием их обозначений и заголовков.

2.7.7 При переносе приложений слева с абзацным отступом выполняется надпись по типу «Продолжение приложения В». Заголовок приложения не повторяется.

Построение таблиц

2.8.1 Название таблицы (при его наличии) должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название помещается над таблицей. Допускается между названием и самой таблицей выполнять один междустрочный интервал.

2.8.2 При переносе таблицы слово «Таблица» указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями пишут слова «Продолжение таблицы» с указанием ее номера.

При переносе таблицы допускается ее головку и боковик заменять соответственно номером граф или строк, при этом нумеруют арабскими цифрами графы или строки первой части таблицы.

2.8.3 Таблицы, за исключением таблиц приложений, в тексте нумеруют арабскими цифрами сквозной нумерацией.

На все таблицы документа в тексте приводятся ссылки (например, «Данные о … приведены в таблице 1»).

2.8.4 Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков точки не ставят (рисунок 1).

Не допускается разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями.

Заголовки граф, как правило, записываются параллельно строкам таблицы. Допускается перпендикулярное расположение заголовков граф.

Высота строк таблиц должна быть не менее 8 мм.

2.8.5 Таблицу, в зависимости от ее размера, помещают под текстом, в котором впервые дана ссылка на нее, или на следующей странице.

Допускается располагать таблицу вдоль длинной стороны листа документа.

Не допускается включать в таблицу графу «№ п/п».

2.8.6 Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначение приложения (например: «Таблица А.1»).

2.8.7 Если все показатели, приведенные в графах таблицы, выражены в одной и той же единице физической величины, то ее обозначение необходимо помещать над таблицей справа, а при переносе таблицы – над каждой ее частью (рисунок 2).

2.8.8 Обозначение единицы физической величины, общей для всех данных в строке или столбце, следует указывать после их наименований (рисунок 1).

Таблица 1

Рисунок 1

Таблица 3 – Габаритные размеры

В миллиметрах

Продолжение таблицы 3

В миллиметрах

Рисунок 2

12
Далее ⇒