Использование форм в базе данных
Формы – это объекты базы данных, предназначенные для просмотра дан-
ных из таблиц и запросов, для ввода данных в базу, корректирования сущест-
вующих данных и выполнения заданных действий. Форма может содержать
графики, рисунки и другие внедренные объекты.
Можно вносить данные в таблицы и без помощи каких-либо форм. Но
существует несколько причин, которые делают формы незаменимым средством
ввода данных в базу:
15)при работе с формами ограничен доступ к таблицам (самому ценному
в базе данных);
16)разные люди могут иметь разные права доступа к информации, хра-
нящейся в базе. Для ввода данных им предоставляются разные формы, хотя
данные из форм могут поступать в одну таблицу;
17)вводить данные в форму легче, чем в таблицу, и удобнее, так как в ок-
не формы отображается, как правило, одна запись таблицы;
18)в большинстве случаев информация для баз данных берется из бу-
мажных бланков (анкет, счетов, накладных, справок и т. д.). Экранные формы
можно сделать точной копией бумажных бланков, благодаря этому уменьшает-
ся количество ошибок при вводе и снижается утомляемость персонала.
Создавать формы можно на основе нескольких таблиц или запросов с по-
мощью Мастера, используя средство автоформы, «вручную» в режиме Конст-
руктора, сохраняя таблицу или запрос как форму. Созданную любым способом
форму можно затем изменять в режиме Конструктора. Рассмотрим некоторые
из перечисленных способов.
1. Выполните команду: вкладка ленты Создание ® панель инструментов
Формы ® Другие формы ® Мастер форм.
2. В диалоговом окне Создание форм выберите таблицы (запросы) и по-
ля, которые будут помещены в форму. Щелкните по кнопке Далее.
3. В следующих диалоговых окнах мастера выберите внешний вид фор-
мы, стиль, задайте имя формы. Щелкните по кнопке Готово.
4. С помощью Мастера создайте формы Сотрудники, Клиенты, Заказы,
Менеджеры.
5. Откройте форму Сотрудники в режиме Конструктора. Этот режим
предназначен для создания и редактирования форм.
6. Разместите элементы в удобном для вас порядке, измените размер и
цвет текста.
7. В заголовок формы добавьте текст Сотрудники фирмы.
8. В примечание формы добавьте объект Кнопка (вкладка ленты Конст-
руктор ® панель инструментов Элементы управления).
9. После того как вы «нарисуете» кнопку указателем, на экране появится
диалоговое окно Создание кнопок (рис. 9).
Рис. 9. Создание кнопок на форме
10. В категории Работа с формой выберите действие Закрытие формы и
нажмите кнопку Далее.
11. Выберите рисунок или текст, который будет размещаться на кнопке.
12. В последнем диалоговом окне Мастера кнопок задайте имя кнопки и
нажмите Готово.
13. Мастер кнопок написал для данной кнопки процедуру на языке Mi-
crosoft Visual Basic. Просмотреть процедуру обработки события можно с по-
мощью команды Обработка событий контекстного меню кнопки.
14. Самостоятельно создайте кнопки Выход из приложения, Поиск записи,
Удаление записи.
15. Иногда на форме требуется разместить несколько страниц, содержа-
щих данные из различных источников, справочную или вспомогательную ин-
формацию. Для этой цели можно использовать набор вкладок.
16. Создайте пустую форму.
17. Для добавления к форме набора вкладок щелкните по кнопке Вкладка
на панели инструментов Элементы управления. Сначала добавятся только две
вкладки с формальными именами Вкладка 1 и Вкладка 2.
18. Добавьте еще одну вкладку.
19. Переименуйте ярлычки вкладок так, чтобы на них отображались на-
звания данных, которые будут в них располагаться: Сотрудники, Менеджеры,
Помощь.
20. Перейдите на вкладку Сотрудники и перетащите на нее мышкой из
базы данных форму Сотрудники.
21. Аналогичным образом поместите форму Менеджеры на вкладку Ме-
неджеры.
22. На вкладку Помощь поместите некоторые советы по работе с базой
данных.
23. Данную форму сохраните с именем Сотрудники фирмы.
24. В Microsoft Access можно создавать кнопочные формы. Они содержат
только кнопки и предназначены для выбора основных действий в базе данных.
Для создания кнопочной формы необходимо на вкладке ленты Работа с база-
ми данных выбрать команду Диспетчер кнопочных форм.
25. Если кнопочной формы в базе данных нет, то будет выведен запрос на
подтверждение ее создания. Нажмите Да в диалоговом окне подтверждения.
26. Перед вами появится Диспетчер кнопочных форм, в котором щелкни-
те по кнопке Создать.
27. В диалоговом окне Создание (рис. 10) введите имя новой кнопочной
формы и нажмите ОК.
Рис. 10. Задание имени кнопочной формы
28. Имя новой кнопочной формы добавится в список Страницы кнопоч-
ной формы окна Диспетчер кнопочных форм (рис. 11). Выделите имя новой
кнопочной формы и щелкните по кнопке Изменить.
Рис. 11. Диспетчер кнопочных форм
29. В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы щелкните
по кнопке Создать. Появится диалоговое окно Изменение элемента кнопочной
формы (рис. 12).
Рис. 12. Создание кнопок на форме 26
30. В поле Текст введите текст подписи для первой кнопки кнопочной
формы, а затем выберите команду из раскрывающегося списка в поле Команда.
В поле Форма выберите форму, для которой будет выполняться данная команда.
31. Аналогичным образом добавьте кнопки Клиенты, Заказы, Выход.
32. В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм выберите имя вашей
кнопочной формы и щелкните по кнопке По умолчанию.
Рядом с названием кнопочной формы появится надпись «(по умолча-
нию)».
33. Чтобы закончить создание кнопочной формы, щелкните по кнопке За-
крыть.
34. В результате должна получиться форма, представленная на рис. 13.
Рис. 13. Главная кнопочная форма
35. Добавьте в форму какой-нибудь рисунок.
36. Для того чтобы главная кнопочная форма появлялась на экране при
запуске приложения, необходимо в главном меню нажать на кнопку Парамет-
ры Access (рис. 14). Для текущей базы данных установите форму просмотра –
«кнопочная форма».
Рис. 14. Задание параметров Access
37. Покажите работу преподавателю.
Контрольные вопросы
1. Для чего предназначены формы?
2. Почему форма является незаменимым средством в БД?
3. С помощью чего можно создавать формы?
4. На основе чего можно создавать формы?
5. Как создать кнопку на форме?
6. Как можно разместить несколько таблиц и запросов на одной форме?
7. Как создать главную кнопочную форму?
Лабораторная работа № 5
Создание отчетов
Отчеты предназначены для вывода информации на печать. Часто данные
в них располагаются в табличной форме. В отличие от распечаток таблиц или
запросов отчет дает более широкие возможности сортировки и группировки
данных, он предоставляет возможность добавлять итоговые значения, а также
поясняющие надписи, колонтитулы, номера страниц, стили и различные графи-
ческие элементы.
Создавать отчеты в базе данных Access можно несколькими способами:
19)с помощью Мастера отчетов;
20)на основе таблиц или запросов;
21)в режиме Конструктора.
1. В окне базы данных выполните команду: вкладка ленты Создание ®
панель инструментов Отчеты ® Мастер отчетов.
2. Выберите из списка таблицу (или запрос), которая будет использована
как источник данных (например, запрос Адреса клиентов).
3. В появившемся диалоговом окне Создание отчетов (рис. 15) пере-
местите все доступные поля в область «выбранные поля».
Рис. 15. Мастер отчетов 29
4. С помощью Мастера отчетов создайте отчет Дни рождения. В каче-
стве источника данных используйте таблицу Сотрудники.
5. Если требуется напечатать почтовые наклейки, Access предоставляет
такую возможность. Для этого выделите таблицу Клиенты и выполните коман-
ду: вкладка ленты Создание ® панель инструментов Отчеты ® Наклейки.
6. В появившемся диалоговом окне (рис. 16) укажите размер наклейки,
систему единиц, тип наклейки и нажмите кнопку Далее.
Рис. 16. Диалоговое окно Создание наклеек
7. На следующем шаге создания отчета установите шрифт, размер, цвет
текста и начертание. Нажмите кнопку Далее.
8. Выберите поля, которые будут размещаться на наклейке. Например,
Название компании, Адрес, Телефон и Факс. Если на каждой наклейке требует-
ся вывести определенный текст, то введите его в прототип наклейки.
9. При необходимости измените название отчета с наклейками и нажми-
те кнопку Готово.
10. Иногда в отчетах требуется вычислять итоговые значения, среднее,
минимальное или максимальное значения, а также проценты. Для этого запус-
тите Мастер отчетов и в качестве источника данных укажите запрос Сумма
заказа.
11. В диалоговом окне Мастера, в котором задается порядок сортировки
записей, нажмите кнопку Итоги (рис. 17).
Рис. 17. Вычисление итоговых значений в отчетах
12. В диалоговом окне Итоги (рис. 18) для полей Сумма и Налог устано-
вите флажки в столбце sum, чтобы посчитать итоговую сумму.
Рис. 18. Вычисление итоговых значаний суммы
13. Далее выполните все шаги Мастера и нажмите кнопку Готово.
14. Создайте отчет Дни рождения, используя в качестве источника дан-
ных запрос Дни рождения.
15. Составьте отчет Выполненные заказы, в котором будут данные о ком-
пании и сумме заказа. Вычислите итоговую сумму, среднее значение (Avg) и
максимальную сумму для каждой фирмы.
16. Покажите работу преподавателю.
Контрольные вопросы
1. Для чего предназначены отчеты?
2. Какие способы создания отчетов вы знаете?
3. Как в отчетах можно посчитать итоговые значения?
4. Какие итоговые значения можно посчитать в отчетах?
5. Как в Access напечатать почтовые наклейки?