Документація щодо особового складу
Автобіографія - документ, який подає опис життя і діяльності певної людини.
Основними вимогами при написанні автобіографії є: вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.
В автобіографіях обов'язково вказуються:
- прізвища, ім'я, по батькові;
- дата народження;
- місце народження (місто, село, селище, район область, країна);
- відомості про навчання (повне найменуванні всіх учбових закладів, у яких вчилися);
- відомості про трудову діяльність (коротко в хронологічній послідовності назви місць роботи й посад);
- відомості про громадську роботу;
- короткі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти);
- дата написання, підпис автора. Кожне нове повідомлення слід починати з абзацу. Дата складання документа ставиться ліворуч під тестом, підпис автора -праворуч.
Автобіографія - це обов'язковий документ особової справи.
Резюме – документ, де у стислій формі(НЕ БІЛЬШЕ 1 С.) ПРЕТЕНДЕНТ ВИКЛАДАЄ ТАКІ ОСНОВНІ ВІДОМОСТІ:
1. Назва документа.
2. Прізвище, ім”я, по батькові.
3. Дата і місце народження.
4. Домашня адреса та номер телефону.
5. РОДИННИЙ СТАН.
6. Освіта.
7. Науковий ступінь.
8. Досвід роботи (за спеціальністю).
9. Трудова діяльність (якщо немає досвіду роботи за спеціальністю, на яку претендує кандидат).
10. Додаткові відомості (дані, які не ввійшли до попередніх пунктів, але які доцільно висвітлити).
11. Дата і підпис.
Резюме
Савченко Раїса Анатоліївна
Дата народження: 11.04.1977
Родинний стан: одружена, маю дочку
Домашня адреса: м.Київ, вул. Червоноармійська, 22, кв. 5
Освіта: 1995-2001 – Національна академія ДПС України (м.Ірпінь Київської обл.), фах “Державні фінанси”.
Досвід роботи: не маю
Особисті якості: дисциплінована, комунікабельна, ініціативна
Додаткові відомості: вільно володію українською, російською, англійською мовами, маю досвід роботи з ПК
26.03.2002 підпис
Заява - це документ, який містить прохання або пропозицію однієї або кількох осіб, адресовану установі чи посадовій особі.
Заяви розрізняють: від організацій і установ; особисті заяви. В особистій заяві реквізити рекомендується розміщувати в такій послідовності:
1) праворуч пишеться назва організації чи установи, куди подається заява;
2) нижче стовпчик - назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, адреса;
3) ще нижче посередині аркуша пишеться слово “заява”;
4) з великої букви із абзацу починається текст заяви;
5) після тексту заяви ліворуч вказується дата, а праворуч - підпис особи, яка писала заяву.
Заява пишеться від руки в одному примірнику.
У заяві також подаються відомості про те, які саме документи додані до заяви на підтвердження прохання.
Доручення (довіреність) — це документ (письмове уповноваження), за яким приватна, офіційна особа чи організація надає право (повноваження) іншій приватній, офіційній особі чи організації на законних підставах здійснювати від її імені певні юридичне значущі дії або представницькі функції з (перед) третіми особами і цим створювати для останнього правові наслідки.
Доручення поділяються на особисті (приватні) та офіційні (службові). Залежно від обсягу і змісту повноважень, що надаються представникові, доручення поділяються на три види:
— разові - на виконання одноразової дії (найчастіше це отримання товарно-матеріальних цінностей чи одержання стипендії, заробітної плати, пенсії, поштового переказу, посилки і т. ін.);
— спеціальні - на здійснення приватною чи службовою особою однотипних вчинків (представництво в органах суду, виконання господарських і банківських операцій у межах певного терміну і т. ін.);
— генеральні (загальні) - на виконання розширених повноважень (здійснення операцій, пов'язаних з управлінням і володінням нерухомим і рухомим майном, банківських операцій, одержання і надсилання кореспонденції, представницьких функцій у суді й т. ін. з правом передоручення третій особі).
Термін дії доручення зазначається цифрами (разове, спеціальне) й літерами (генеральне, загальне). Максимальний термін дії доручення не може перевищувати трьох років. Якщо строк дії доручення не зазначений, воно зберігає юридичну силу протягом року з дня його укладання. Недатоване доручення не має юридичної сили.
Особа чи установа, яка уклала доручення, може у будь-який час його скасувати, а особа, якій доручення видано, — відмовитися від нього. Угода про відмову від цього права недійсна. Із припиненням дії доручення втрачає силу будь-яке передоручення третій особі.
Текст особистого доручення пишеться в довільній формі, але є обов'язковими такі реквізити:
1. Назва виду документа.
2. Місце укладання, число, місяць, рік — для генерального доручення (літерами і без скорочень).
3. Прізвище, ім'я та по батькові довірителя.
4. Домашня адреса довірителя (для генерального доручення).
5. Прізвище, ім'я та по батькові; дані документа, що посвідчують особу, якій видається доручення.
6. Зміст дій, обов'язків, прав, які має повноваження виконувати довірена особа.
7. Термін дії разового доручення вказується цифрами, а спеціального і генерального — літерами.
8. Підпис довірителя (праворуч).
9. Дата укладання документа для разового доручення пишеться цифрами.
10. Завірення (засвідчення) підпису довірителя може бути здійснено підприємством, де він працює, закладом, де навчається, ЖЕКом, за місцем його проживання, або будь-якою нотаріальною конторою.
11. Посада, назва установи, закладу, підпис, ініціали та прізвище особи, від імені якої виступає засвідчувач.
12. Запис про стягнення державного мита чи гербового збору (для генерального доручення).
13. Номер, під яким зареєстровано документ (для генерального доручення).
14. Печатка організації, закладу, де працює засвідчувач.
15. Дата засвідчення вказується цифрами, а для спеціального і генерального доручення — літерами (ліворуч).
Пояснювальна записка
Цей термін використовується для назви двох документів:
1) вступна частина іншого документа (плану, програми, проекту тощо), обґрунтовуються мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність і новизна;
2) документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше — порушення дисципліни, невиконання роботи).
Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках — з ініціативи підлеглого. Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи, оформляється на бланку або стандартному аркуші із зазначенням таких реквізитів:
1. Адресата:
2. Назви виду документа.
3. Коду.
4. Прізвища (адреси) адресанта.
5. Заголовка.
6. Тексту.
7. Дати складання.
8. Підпису.
Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.