Тема 1.1 Понятие «документ». 5 страница
Внутренним документам (приказы, распоряжения, протоколы, распорядительные документы) присваиваются регистрационные номера как порядковые номера по каждому виду документа отдельно, нумеруются с начала календарного года.
1. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей подразделений.
2. Документы передаются под расписку с соответствующей пометкой в регистрационных формах. Цель передачи документов - быст
| Распоряжение отличается от указаниятем, что имеет властный харакер и обязательную силу для граждан и организаций, а указание - информационно - методического характер.
[Кругл] – 301, [Чуков] – 172, 203.
3.3 Организационная документация.
Организационная документация- это комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности ответственность, руководство и специальное предназначение.
Если в структуру предприятия входит несколько подразделений, то для каждого из них разрабатывается положение о структурном подразделении. Положение о персоналеотличается от Положения о структурном подразделениитем, что относится к сотрудникам всех подразделений организации.
Положение о структурном подразделении - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию предприятия в целом или его структурных подразделений. Тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, устав, должностная инструкция и т.д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.
Например: Структура текста положения об организации или о ее подразделении состоит из разделов: 1. Общие положения.
2. Задачи. 3. Функции. 4. Права. 5. Ответственность.
6. Взаимоотношения.
Положения разрабатываются руководителем структурного подразделения, согласовывается с заместителем директора, юристом, утверждается директором. Основанием для внесения изменений в положении о структурном подразделенииявляется приказ директора предприятия.
Инструкция
Инструкция - это док-т длительного действия, в котором определены правила, регулирующие организационные, научно- технические, финансовые и другие. Специальные стороны деятельности предприятий, их подразделений и должностных лиц.
Разновидностью инструкции является должностная инструкция. Должностная инструкция регламентирует работу предприятия и устанавливает задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Структура должностной инструкции включает разделы: 1. Общие положения.
|
регистрированных исходящих документов категорически запрещается.
Схема работы с исходящими документами
3. Регистрация исход. документов состоит из присвоения документу регистрационного номера, проставления его на документе, простав |
| 2. Должностные обязанности. 3. Права.
4. Ответственность. 5. Взаимоотношения
Должностная инструкция подписывается руководителем стр. подразделения, утверждается директором предприятия, согласовывается с юристом и доводится до работников под расписку.
Штатное расписание (форма № Т-3) Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации. [Кругл] – 290 – 292.
Итоговый тест за год «ДОУ» 2 курс, 40вопр
?Документы подразделяются на 2 класса:# Внутренние, внешние
?На входящие и исходящие подразделяются документыВнешние
? Индекс - это (регистрационный номер) - только порядковый номер для документов Внутренних
?Индекс (регистрационный номер) - для внешних документов состоит из3 составных частей
?Указание о содержании письма#Заголовок
?Письменное указание исполнителю о сроках и характере исполненияРезолюция
?Реквизит "Резолюция" печатается сЛюбой позиции строки
?Подпись, подтверждающая ознакомление должностного лица с документом# Виза
? Реквизит Виза используется для:
# Внутреннего согласования документов, при ознакомлении с документом
? Реквизит "Визы" печатается с# 1 позиции строки
?От 7 табулятора печатают#Отметку о поступлении документа
? При адресовании документа физическому лицу указывают:
# фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес;
? Подписание является:
# Способом выражения ответственности за содержание документа;
? Если запрос был подписан руководителем фирмы, ответ на него должен подписать:# руководитель фирмы, организации;
? Как располагаются подписи руководителей одинаковых по должностям:# параллельно.
? Реквизит "Отметка об исполнителе" печатается с# 1 поз строки
? Способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа реализуется в форме:# Грифа согласования;
? СОГЛАСОВАНИЕ БЫВАЕТ:# Внутренним и внешним;
? Какое из утверждений верно? Гриф согласования документа - это: рекви |
| временно в копиях.
6. Регистрация документов производится с целью обеспеченияучета, контроля и поиска документов (3 цели регистрации). Вся поступающая корреспонденция сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые документы. Часть документов, создаваемых в учреждении и поступающих в него, не регистрируется(список нерегистрируемых док-тов приводится далее). Входящие документы регистрируются в день поступления и один раз. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. На всех входящих документах на нижнем поле первого листа справа (7таб, 57поз) проставляется регистрационный штамп с указанием даты и порядкового номера. В структурных подразделениях разрешается регистрировать документы в журналах регистрациивходящей корреспонденции. После регистрации документы передаются руководителю или исполняющему его обязанности заместителю в день их поступления.
7. Рассмотрение документов руководствомпроизводится, как правило, в день поступления. Запрещается задерживать документы более чем на 1 сутки. Руководитель определяетв резолюции на документ порядок, характер и срок исполнения, а так же ответственного исполнителя и должностных лиц, участвующих в работе с документом и подписывает с указанием даты. Резолюция проставляется на свободном от текста месте. Исполнитель, указанный в резолюции первым, является ответственным исполнителем.
8. Документы с резолюцией руководителя передаются исполнителям или секретарям в зависимости от того, где регистрировался документ. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинный документ остается у ответственного исполнителя.
[Кругл] – 312, 313, 320, 321, [Пшенко] – 9,10,112, 113, 194.
Тема 3.3. Прием и рассмотрение исходящих документов.
1. Исходящие документы, подготовленные на подпись, должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы. К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ.
2. Подписанный документ регистрируется секретарями. Все создаваемые документы регистрируются в обязательном порядке, вне зависимости от должности работника, подготовившего или подписавшего документ. Регистрация создаваемых документов означает получение документом полной юридической силы. Отправка неза |
| зит официального документа# Выражает согласие учреждения, не автора документа, с его содержанием;
?Адресат – это# Получатель письма
?Адресант – это# Отправитель письма
?Информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу – этоДокумент
? Какое утверждение является правильным? Все организационно- распорядительные документы оформляются
# Отдельные виды допускается оформлять не на бланках.
? По составу реквизитов различают следующие виды бланков:
# общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа,
?Документ, составленный для подтверждения фактов, событий -#Акт
? Какой из перечисленных документов относится к группе информационно-справочных:# Акт.
? Если акт подготовлен комиссией, как указываются должностные лица (во вводной части), участвующие в подготовке акта:
# председатель комиссии, члены комиссии в алфавитном порядке.
?Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решенийПротокол
? Заголовком к тексту протокола является:
# название протоколируемого мероприятия и коллегиального органа
?Копия части подлинного документа:# Выписка
?Правовой акт, издаваемый руководителем для решения задач учреждения# Приказ
? Текст приказа, как правило, состоит из следующих частей:
# констатирующей, распорядительной
? Слово "ПРИКАЗЫВАЮ" употребляется:# В приказах.
? Цели, задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, излагаются:# в констатирующей части текста
? Основание издания приказа о реорганизации структуры управления в фирме содержится:# В констатирующей части текста приказа;
? Распорядительная часть приказа начинается глаголом приказываю. Он должен быть оформлен:
# на отдельной строке с выравниванием по левому краю;
?Правовой акт по вопросам информационно-методического характера-
Указание
? Распорядительная часть в указании начинается распорядительным глаголом ПРЕДЛАГАЮ;
? Какой из перечисленных документов подлежит утверждению?
# положение о структурном подразделении;
? Нумерация страниц документа производится:
# в правом нижнем углу документа
Итоговый тест за год «ДОУ», 2 курс(100 вопросов)
1. ? Первые письменные документы на Руси появились# в X веке
2. ? Процесс создания документов – это# Документирование
3. ? Реквизит – это# Элемент официального документа
|
| Правительственная корреспонденция с пометкой "Срочно" обрабатывается немедленно. Документы, кот. исполняются несколькими структурными подразделен., передаются им поочередно или одно |
| 4. ? Совокупность распол. в определенном порядке реквизитов документа-это# Формуляр
5. ? Зафиксированная на материальном носителе информация
# Документ
6. ? Номер ГОСТА по оформлению реквизитов:# 6.30-03
7. ? Комплекс правил по организации и ведению документов# ЕГСД
8. ? Документы подразделяются на 2 класса:# Внутренние, внешние
9. ? На входящие и исходящие подразделяются документы# Внешние
10. ? Стандартный лист бумаги с постоянной инф. и местом для переменной-это# Бланк
11. ? Размер листа 210 х 297 мм - это формат# А4
12. ? Размер листа 148 х 210 мм - это формат# А5
13. ? При оформлении документов используются табуляторы в количестве# 8
14. ? Табулятор 1 с позиции строки номер# 6
15. ? Табулятор 4 с позиции строки номер# 33
16. ? Табулятор 5 с позиции строки номер# 41
17. ? Табулятор 7 с позиции строки номер# 57
18. ? Наименование организации# Обязательный реквизит
19. ? Название документа# Обязательный реквизит
20. ? Дата, регистрационный номер# Обязательный реквизит
21. ? Заголовок к тексту# Обязательный реквизит
22. ? Ссылка на регистрационный номер и дату, эмблема предприятия..# Необязательные реквизиты
23. ? К реквизитам, необязательным на документе, относятся:
# герб субъекта Российской Федерации
24. ? Реквизит "Место составления или издания" печатается с позиции строки# 1
25. ? Реквизит " Заголовок к тексту " печатается с позиции строки# 1
26. ? Реквизит " Отметка о наличии приложения " печатается с позиции строки# 1
27. ? Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату" печатается с позиции строки# 1
28. ? Реквизит "Визы" печатается с позиции строки# 1
29. ? Реквизит "Отметка о поступлении документа" печатается с позиции строки# 57
30. ? От 0 табулятора печатают# Гриф согласования
31. ? От 1 табулятора печатают# Красную строку в реквизите "Текст"
32. ? От 2 табулятора печатают# Регистрационный номер
33. ? От 4 табулятора печатают# Адресат
34. ? От 5 табулятора печатают# Гриф утверждения
35. От 6 табулятора печатаютРасшифровку подписи в реквизите "Подпись"
36. ? От 7 табулятора печатают# Отметку о поступлении документа
37. ? В бланках угловых центрированных строки располагаются -
# На равном удалении от левого поля и середины листа
38. ? При флаговом расположении реквизитов строки бланка –
|
| Тема 3.2. Прием и рассмотрение входящих документов.
1. Все документы, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, регистрацию и направляются на рассмотрение руководству или передаются исполнителям.
2. Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке целостности упаковки, вскрытии конвертов, проверке наличия вложенных в них всех документов, правильности адресования, фиксации факта поступления документов.
3. Прием телеграмм производится под расписку с проставлением даты и времени приема. При приеме должна быть проверена дата подачи телеграммы. При обнаружении задержки в доставке телеграммы, а также в случае неполучения адресатом телеграммы направляется заявление предприятию связи.
4. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения на требующие обязательного рассмотрения руководства и направляемые сразу в структурные подразделения и ответственным исполнителям, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структур. подразделениям или работающим в них должностным лицам.
На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от высших органов государственной власти, требующие решения руководства. Остальные документы направляются структурным подразделениям и ответственным исполнителям.
5. Первичная обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления.
Схема работы с входящими документами
|
| # От левой границы, правый край не выравнивается
39. ? По составу реквизитов различают следующие виды бланков:
# общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа,
40. ? Какое утверждение является правильным? Все организационно- распорядительные документы оформляются
# Отдельные виды допускается оформлять не на бланках.
41. ? Разделы, подразделы, пункты и подпункты документа допускается нумеровать. Как правильно выставить нумерацию?# 1, 2, 3 ? ;
42. ? Какие из перечисленных реквизитов документа не меняются вообще или длительное время?# Наименование организации
43. ? Государственный герб располагается
# Рядом с эмблемой предприятия в левом верхнем углу
44. ? Индекс (регистрационный номер) - это - только порядковый номер для документов# Внутренних
45. ? Индекс (регистрационный номер) - для внешних документов состоит из# 3 составных частей
46. ? Письменное указание исполнителю о сроках и характере исполнения# Резолюция
47. ? Реквизит "Резолюция" печатается с# Любой позиции строки
48. ? Реквизит Резолюция включает:# фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения
49. ? Подпись, подтверждающая ознакомление должностного лица с документом# Виза
50. ? Реквизит "Визы" печатается с# 1 позиции строки
51. ? Отметка об исполнителе документа включает фамилию исполнителя:# Сперва Инициалы, фамилию без надписи Исп, телефон без слов тел.
52. ? В каких случаях оформляется реквизит«Место составления или издания документа?»# невозможно определение по рекв. Наименование и Справ. данные об организации?
53. ? В реквизит подпись для должностного лица входят:
# наименование должности лица, личная подпись, расшифровка подписи
54. ? Подписание является:
# Способом выражения ответственности за содержание документа;
55. ? Если запрос был подписан руководителем фирмы, ответ на него должен подписать:# руководитель фирмы, организации;
56. ? Как располагаются подписи руководителей одинаковых по должностям:# параллельно.
57. Каким способом проставляется дата в грифе утверждения документа?# Проставляется самим руководителем в момент утверждения документа.
58. ? При адресовании документа физическому лицу указывают:
# фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес;
59. ? Реквизит "Отметка об исполнителе" печатается с# 1 поз строки
? Способ предварительного рассмотрения и оценки проекта доку |
потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов. В подразделениях формируются потоки, которые на выходе из учреждений образуют поток отправляемых документов, кроме того, в учреждении циркулируют документы, создаваемые в нем и не выходящие за его пределы. Это потоки внутренней документации.
Организация работы с документами – это создание оптимальных условий для всех видов работ с док-ми, с момента создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.
Принципиальная схема документооборота
Учет объема документооборота
1. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы. Проводится как полный, так и выборочный учет документов (по отдельным структурным подраздел-ям).
2. Самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан.
3. При определении объема документооборота раздельно подсчитывается количество основных документов (оригиналов) и количество размноженных их копий. Нерегистрируемые документы подсчитываются при полистном просмотре в местах их хранения.
4. Руководители структурных подразделений должны осуществлять мероприятия по сокращению документооборота и принимать меры по устранению ненужной переписки.
[Кругл] – 312, [Пшенко] – 110 – 114, 117.
|
| 60.мента реализуется в форме:# Грифа согласования;
61. ? СОГЛАСОВАНИЕ БЫВАЕТ:# Внутренним и внешним;
62. ? Какое из утверждений верно? Гриф согласования документа - это: реквизит официального документа
# Выражает согласие учреждения, не автора документа, с его содержанием;
63. ? Адресат – это# Получатель письма
64. ? Адресант – это# Отправитель письма
65. ? Какие документы относятся к входящим?# служебные письма
66. ? Указание о содержании письма# Заголовок
67. ? Какие формы изложения не используются в текстах писем:
# От 2 лица множественного числа и от 3 лица множественного числа.
68. ? Наименование вида документа указывают:
# На всех служебных документах, кроме писем.
69. ? В письме, оформленном на бланке фирмы, недопустимо использовать изложение:# от 1 лица, ед. числа
70. ? Заголовок к тексту служебного письма может отсутствовать:
# если текст оформлен на бумаге формата А5.
71. ? Заявление об обнаружении дефектов в полученной продукции или в работе# Рекламационное письмо
72. ? Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на заседаниях коллегиального органа:# Протокол.
73. ? В кратком протоколе могут отсутствовать:
# выступления участников заседания;
74. ? В кратком протоколе могут отсутствовать позиции текста:
# выступили.
75. Датой протокола является:# Дата заседания коллегиального органа.
76. ? Заголовок к тексту протокола должен иметь формулировку:
# родительного падежа (кого, чего?).
77. Заголовком к тексту протокола является:
# Название коллегиального органа;
78. ? Выберите правильное утверждение:
# Текст краткого протокола состоит из двух частей: вводной и основной
79. ? Вводная часть протокола заканчивается:# Повесткой дня
80. ? Копия части подлинного документа:# Выписка
81. ? Какое утверждение является правильным? Выписка из протокола:# Заверяется секретарем.
82. Документ, составленный для подтверждения фактов, событийАкт
83. ? Датой документа для акта является:# дата события
84. ? Какой из перечисленных документов относится к группе информационно-справочных:# акт.
85. ? Если акт подготовлен комиссией, как указываются должностные лица (во вводной части), участвующие в подготовке акта:
# председатель комиссии, члены комиссии в алфавитном порядке.
86. ? Правовой акт, издаваемый руководителем для решения задач учреждения# Приказ
87. С какого момента распорядительные документы вступают в силу?
|
Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между :
1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и
2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив).
К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, обязательных для соблюдения во всех учреждениях:
· Прямоточность движения документов, прохождение кратчайшим путем, через наименьшее количество пунктов, исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документов;
· Избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с их функциональными обязанностями;
· Обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий;
· Единообразия маршрута движения и состав технологических операций для массовых категорий документов, однократность выполнения каждой операции.
Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов. По отношению к аппарату управления различают |
| # с момента их подписания и доведения до сведения исполнителя.
88. ? Текст приказа, как правило, состоит из следующих частей:
# констатирующей, распорядительной
89. ? Цели, задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, излагаются:# в констатирующей части текста
90. ? Основание для издания приказа содержится:
# В констатирующей части текста приказа;
91. ? Распорядительная часть приказа начинается глаголом Приказываю. Он должен быть оформлен:
# на отдельной строке с выравниванием по левому краю;
92. ? Правовой акт по вопросам информационно-методического характера-# Указание
93. ? Распорядительная часть в указании начинается распорядительным глаголом# ПРЕДЛАГАЮ;
94. ? Какой из перечисленных документов подлежит утверждению?
# положение о структурном подразделении;
95. ? Нумерация страниц документа производится:
# в правом нижнем углу документа
96. ? Документ, определяющий обязанности, права должностного лица -# Инструкция
97. ? Правовой акт об организации работы учреждения, подразделения -# Положение
98. ? Документ, устанавливающий наименование, подчиненность структурных подразделений, оклады работников
# Штатное расписание
99. ? Запись кратких сведений о документе, проставление регистрационного № и даты:# Регистрация
100.? В случае невыполнения договора виновной стороне посылается# Письмо-претензия
(3 курс)
Раздел 1. Комплекс документов по личному составу.
Тема 1.1 Порядок ведения дел при приёме на работу.
В федеральном Законе четко названы док-ты, кот. должен предъявить гражданин предъявить работодателю при заключении трудового договора при поступлении на:
· паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
· трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
страховое свидетельство государственного пенсионного стра |
| · обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов;
· систематическое информирование руководства по вопросам исполнения документов в срок;
· организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов;
· разработка и проектирование бланков документов;
· разработка номенклатуры дел организации;
· обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
· организация работы по обращениям граждан;
· организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
· разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины; осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;
· проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
· организация работы ведомственного архива;
· повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;
· проведение совещаний и консультаций по вопросам делопроизводства;
· организация рабочий мест;
· подготовка предложений по автоматизации рабочих мест;
· улучшение условий труда работников.
Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников:руководители; специалисты; технические исполнители.
Для эффективного выполнения возложенных на службу ДОУ функции разрабатывается соответствующий пакет организационных и нормативно-методических документов.
Организационно-правовые документы являются юридическим основанием для осуществления организацией своей деятельности.
[Пшенко] – 53-58.
2.3. Организация документооборота
Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.
|
| ·хования;
· документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
· документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний
Другие документы, по общему правилу, требовать запрещено.
|
