Складання та оформлення службових документів
Для складання службових документів використовується папір форматів А4 (210 х 297) та А5 (148 х 210). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
Службові документи оформляються на бланках установ і приватних нотаріусів. Бланки виготовляються відповідно до вимог нормативної документації.
Кожний вид документа повинен мати визначений комплекс реквізитів і стабільний порядок їх розміщення.
Найменування виду документа (за винятком листів вказується на бланку).
До кожного документа, що друкується на папері формату А4, незалежно від його призначення, складається заголовок, який повинен бути максимально стислим, точно відображати зміст документа та відповідати на запитання "Про що документ".
Заголовки не складаються до текстів телефонограм, повідомлень і до документів, які друкуються на папері формату А5.
Документ адресується установі, її структурному підрозділу або конкретній посадовій особі.
Найменування установи та її структурного підрозділу, яким адресується лист, зазначаються в називному відмінку.
При адресуванні документа керівнику установи або його заступнику найменування установи повинно входити до складу найменування посади адресата.
Поштова адреса кореспондента вказується повністю після назви установи, якій надсилається документ.
При адресуванні документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім ініціали та прізвище одержувача.
Датою документа є дата його підписання або затвердження. Дата на документі проставляється трьома парами арабських цифр (10.12.93), які розділяються крапками. Якщо початковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед ними ставиться нуль.
Допускається також така послідовність написання дати: рік, потім місяць і число місяця. У текстах документів, що містять відомості фінансового характеру, допускається застосування словесно-цифрового способу оформлення дат: 15 січня 1994 р. Якщо документ складено не на бланку, дата проставляється нижче підпису, ліворуч.
До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, і скорочене - на документі, складеному на бланку), особистий підпис та його розшифровка.
При підписанні документів, складених комісією, зазначаються не посади осіб, які склали документ, а розподіл обов'язків у складі комісії.
У випадках, передбачених чинних законодавством, свій підпис на документах нотаріус скріплює відповідною печаткою.
Відбиток печатки проставляється таким чином, щоб він охоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ.
Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в його тексті, то в додатку слід вказати лише кількість аркушів і число примірників.
Якщо документ має додатки, які не згадуються в тексті, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості примірників, наприклад: "Додаток: дублікат договору-купівлі продажу на 2 арк. У 1 прим. " При відповіді на запит необхідно робити посилання на номер документа-запиту.
На документах, що виконані, проставляється відмітка про виконання, яка розміщується на нижньому полі першого аркуша або на звороті першого аркуша документа і включає в себе коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ, що свідчить про виконання), а також слова "До справи" і номер справи (наряду), в яку повинен бути підшитий виконаний документ.
На вихідному документі проставляється номер, що відповідає порядковому номеру по журналу реєстрації вихідних документів і номеру справи (наряду), в якій буде зберігатися примірник вихідного документа.
Кореспонденція надсилається адресатам поштою або передається нарочним. В останньому випадку вона вручається адресату під розписку в розносній книзі.
Видача дублікатів документів провадиться в порядку, передбаченому Інструкцією про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України.
4.Складання номенклатури і формування справ (нарядів)
Класифікація документів -це поділ усіх документів за певними ознаками на справи.Справою називається сукупність документів, сформованих за якоюсь ознакою, зібраних у тверду обкладинку, оформлених за чіткими правилами.
Практичне діловодство користується такими ознаками групування документів у справи:
o за назвою видів документів, наприклад "Акти", "Накази", "Контракти" тощо;
o за змістом документів, наприклад "Документи (контракти, кошториси, листування), "Про постачання паперу в 2007-2008 рр.";
o за об' єктами, фірмами-контрагентами, наприклад "Документи (протоколи, акти, контракти, листування), спільної діяльності з АТ "Ера" за 2007 р.;
o за грифом обмеженості доступу до документів, що містять комерційну (або державну) таємницю.
Можуть бути й інші ознаки класифікації. Це залежить від конкретних умов діяльності конкретної організації чи фірми.
Основним видом роботи, що забезпечує систематизацію документів у діловодстві, є складання номенклатури справ.
Номенклатура справ - це систематизований список справ, що заведені в діловодстві підприємства; вона призначена для обліку і групування виконаних документів у справи, включає всі справи підприємства, журнали реєстрації, довідкові картотеки.
Не включаються до номенклатури науково-технічні документи та друковані видання.
Номенклатура справ потрібна для швидкого пошуку документів за їх змістом і видами. Від її якості залежить оперативність роботи з документами та надійність їх зберігання. Наявність номенклатури справ у кожній установі, організації, підприємстві обов'язкова.
Для визначення розділів номенклатури використовуються назви структурних підрозділів підприємства, а при їх відсутності - напрями діяльності фірми або посад керівників і спеціалістів.
Наприклад:
01 - директор,
02 - юрисконсульт
04 - головний бухгалтер
На початку кожного розділу вказуються найважливіші для діяльності підприємства документи, накази, протоколи, акти. Після цього наводяться листування та інші інформаційно-довідкові документи. У кінці розділів - журнали обліку чи довідкові картотеки.
Заголовки справ мають бути короткими і відповідати змісту документів, що перебувають у даній справі.
Номенклатура справ підписується секретарем-референтом і затверджується керівником підприємства. Вона складається, як мінімум, у трьох примірниках. Перший зберігається у справі, другий є робочим і вивішується на стінці шафи зі справами, третій передається до архіву підприємства.
Протягом року до номенклатури можуть вноситися заголовки нових справ. Для цього між розділами номенклатури слід залишати пропуски. Заведеною номенклатурою можна користуватися кілька років, якщо не відбувається значних змін у структурі й функціях підприємства.