Создание макетов таблиц, образующих базу данных.
Практическое создание базы данных.
1. Запустить Microsoft Access и щелкнуть справа по строчке «Новая база данных».
2. В качестве имени файла набрать свою фамилию, а затем щелкнуть на кнопке «Создать».
Создание макетов таблиц, образующих базу данных.
Проектируемая база данных должна содержать три следующие таблицы.
| Заказы | ||||
| Номер заказа | Код клиента | Код продукта | Количество | Дата |
Первичный ключ у этой таблицы – «номер заказа».
| Клиенты | ||
| Код клиента | Наименование | Адрес |
Первичный ключ у таблицы клиенты - поле «код клиента».
| Продукты | ||
| Код продукта | Название | Цена |
Первичный ключ – «код продукта».
При разработке базы данных сначала создаются макеты таблиц, а затем таблицы наполняются данными. Создадим сначала макет таблицы «Клиенты».
1. В окне базы данных щелкнуть на закладке «Таблицы» и щелкнуть по кнопке «Создать».
2. Выделить строчку «Конструктор» и нажать ОК.
3. В первой строке столбца «Имя поля» набрать имя «Код клиента» (без кавычек конечно) и нажать на клавишу «Таб».
4. В столбце «Тип данных» выбрать из списка «Числовой», а внизу в строке «Размер поля» должно стоять «Длинное целое». Если это не так, надо щелкнуть мышкой в этой строке и выбрать из списка «Длинное целое». Затем надо удалить нолик из строки «Значение по умолчанию».
3. Щелкнуть в строке «Обязательное поле» и выбрать из списка «Да».
4. Щелкнуть в строке «Индексированное поле» и выбрать из списка «Да(Совпадения не допускаются)». На этом создание поля «Код клиента» можно считать законченным.
Аналогично создаётся следующее поле «Наименование», только тип данных будет «Текстовый», а остальные свойства надо установить по смыслу.
Ну и наконец, третье поле «Адрес» тоже имеет тип данных «Текстовый», только размер поля нужно установить равным 80 символам.
С полями покончили, теперь надо указать какие поля входят в первичный ключ. Для этого их надо выделить. Как? Нажать и удерживать нажатой клавишу Ctrl, подвести указатель мыши слева от имени выделяемого поля и когда он примет вид утолщенной жирной стрелки направленной вправо щелкнуть левой кнопкой. Так вот и прощелкать по тем полям, которые входят в первичный ключ.
Так как в создаваемой таблице первичный ключ состоит всего из одного поля «Код клиента», то нажимать Ctrl нет необходимости.
После того как поля первичного ключа выделены, необходимо в панели инструментов щелкнуть по кнопке с изображением ключа. После этого слева от имен полей, входящих в первичный ключ, должно появиться изображение ключа.
Ну, теперь осталось присвоить таблице имя. Для этого нажать в панели инструментов на кнопку «Сохранить», ввести имя таблицы «Клиенты» и на ОК. После этого закрыть окно с макетом таблицы (Как? А крестик справа вверху окна зачем?).
После создания макета таблицы «Клиенты» аналогичным образом создаются и макеты двух других таблиц.
В таблице «Продукты» поле «Цена» имеет тип «Числовой», а размер поля устанавливается «одинарное с плавающей точкой».
В таблице «Заказы» поле «Количество» имеет размер «одинарное с плавающей точкой», а поле «Дата» имеет тип «Дата/время» и размер поля «Краткий формат даты».
Установка связей между таблицами.
Проектируемая база данных содержит три таблицы, некоторые из которых являются главными, а некоторые нет. Прежде чем заполнять таблицы данными, необходимо выяснить какие из них главнее других, а для этого надо сначала разобраться со связями таблиц.
| Заказы | ||||
| Номер заказа | Код клиента | Код продукта | Количество | Дата |
| Клиенты | ||
| Код клиента | Наименование | Адрес |
| Продукты | ||
| Код продукта | Название | Цена |
Две таблицы называются связанными, если у них имеются одноименные поля. Одноименные поля – это такие поля, которые содержат совершенно одни и те же данные. Так таблицы «Заказы» и «Клиенты» связаны друг с другом одноименным полем «Код клиента».
Для двух связанных таблиц существует понятие главной и подчиненной таблицы. ГЛАВНОЙ из двух связанных таблиц является та, которую можно заполнять новыми данными независимо от другой. Например, из таблиц «Заказы» и «Клиенты» главной является таблица «Клиенты».
Чтобы установить связи необходимо сделать следующее.
1. С помощью меню «Сервис/Схема данных» открыть окно, в котором выделить все взаимосвязанные таблицы (клавишу Ctrl надо держать нажатой) и нажать на кнопку «Добавить», а потом на кнопку «Закрыть».
2. Должно появиться окно с изображением таблиц. Если между таблицами есть линии, соединяющие одноименные поля, значит программа автоматически установила связи. Если этих линий нет, надо установить связи вручную. Сначала мышкой перетащить таблицы в новые места, для того, чтобы появившиеся линии не пересекали таблиц (в нашем случае надо расположить таблицы так, чтобы таблица «Заказы» была между двумя другими таблицами).
3. Подвести указатель мыши к одноименному полю в главной таблице, нажать левую кнопку и, не отпуская ее, перетащить поле к такому же полю подчиненной таблицы, после чего отпустить левую кнопку. В появившемся окне поставить галочку у пункта «Обеспечение целостности данных» и нажать на кнопку «Создать».
4. После установки всех необходимых связей надо закрыть окно «Схема данных», подтвердив сохранение схемы.
Следующий этап создания базы данных – внесение данных в таблицу. Сначала данные вносятся во все главные таблицы, а затем в подчиненные. Поскольку главными таблицами являются таблицы «Клиенты» и «продукты», начинать нужно именно с них.
В окне базы данных выделить таблицу «Клиенты» и нажать на кнопку «Открыть».
Прежде чем вносить данные, надо изменить ширину столбцов таблицы, чтобы вносимые данные помещались целиком. Для этого подвести указатель мыши к границе раздела полей в строке с наименованиями полей и, когда указатель мышки примет вид перечеркнутой двунаправленной стрелки, нажать левую кнопку мыши и передвинуть границу.
Данные вносятся непосредственно в ячейки таблицы. Переход из одной ячейки в другую осуществляется либо нажатием клавиши «Таб», либо щелчком левой кнопкой мыши в соответствующем поле, либо с помощью клавиш управления курсором.
Таблицы заполняются построчно!!! Необходимо помнить, что нельзя перейти к заполнению данными другой записи пока в текущей записи не будут заполнены все обязательные поля!!!
После внесения всех данных таблицу закрыть и подтвердить сохранение внесенных изменений.
| код клиента | наименование клиента | адрес |
| кафе "Парус" | Зеленая, 12 | |
| клуб "Белый попугай" | Лесная, 28 | |
| закусочная "Сирена" | Весенняя, 46 | |
| ресторан "Барракуда" | Голубева, 10 | |
| бистро "Париж" | Московская, 7 | |
| клуб "Орфей" | Волжская, 51 |
| код продукта | название | цена |
| конфеты "южная ночь" | 32,6 | |
| печенье "столичное" | 16,4 | |
| торт "птичье молоко" | 35,2 | |
| пастила фруктовая | 24,8 | |
| крекер соленый | ||
| крекер детский | 11,4 |