Электронды жаттарды пайда болу тсілдері
Автоматтандырылан мраатты технологияа арналан ылыми–анытамалы аппарат (АА) ру жне ерекшеліктері
Мраат жаттарын іздеу мен кшірмесін алуда аталан АА жйесі жасы ызмет атарады. Ендеше, мраат ісі саласында халыаралы ынтыматастыты кеінен дамытпай болмайтыны басы ашы нрсе. Ал бізді апаратты ресурстарды жинатау, жйелеу, іздестіру мен пайдалануымызды дамыан елдермен атар ою, ешкі мен тйені салыстырандай. Бл шін, яни біздегі мемлекеттік мраатты рылымы халыаралы стандарта сай болуы жне мемлекетті, оамны, азаматтарды апаратты олжетімділігін арттыру шін еліміз мрааттары материалды–техникалы базасын тбегейлі жаартып, соы лгідегі электронды техника жне автоматтандырылан технологиямен амтамасыз етілуі керек. Сонда ана бірте–бірте ша басан архивтерден тылып, оны орнына Электронды мраата кшіп, бірыай автоматтандырылан апаратты жйеге ол жеткізетін боламыз. Ал азіргідей бірыай мліметтер базасыны жне мемлекеттік мрааттарды автоматтандырылан апаратты жйесіні болмауынан бл саладан зіізге ажетті сранысыыза о жауап алуыыз иын [32].
азіргі тада ылыми–анытамалы аппарат (АА) руда барлы салаларда компьютер олданылуда. АА жйесіне картотекалар, жаттара шолулар, мраатты орларды тарихи анытамалытарды енетіндігін білеміз. Біз шін лкен матаныш азастан Республикасыны Орталы мемлекеттік мраатында ЕСАДО жйесімен жмыс істейтін LOTUS NOTESжйесіні олданылуы болып саналады. Бл жйемен Р ОММ «Апаратты технологиялар» блімінде жмыс істеу барысында тиімділігін байадым. Оны іс–жзіне асыран азастан Республикасыны Орталы мемлекеттік мраатыны директоры Баймаанбетова В.А. рахметімізді айтамыз [32].
Электронды жаттар мрааты – бл іс ааздарын жргізу ызметі мен жат айналымын автоматтандыруды арнайы бадарламалармен жабдытаушылар ойлайтындай жай ана дербес сервер, компьютер немесе апаратты дерек кздерін сатайтын орын ана емес, бл жне пайдаланушыа керекті электронды апаратты тауып беруге арналан іздестіру жйесі де емес. Жалпы, масат, міндеті жаынан электронды жаттар мрааты (соны ішінде сіресе мемлекеттік мраат) кдімгі дстрлі мрааттан ешандай айырмашылыы жо. Бл, е уелі, жаттарды ндылыын сараптаудан бастап, оларды пайдалануа дейінгі мраатты сатау ісіні бкіл циклін амтамасыз ететін технологиялар мен ндірістік процестер мен болып табылады. Ол жаттарды есебін алу, сипаттау, саталуын амтамасыз ету жне ылыми–анытамалы аппаратын жетілдіру секілді іс–шаралар арылы жзеге асырылады.
Ендеше, мраат ісі саласында халыаралы ынтыматастыты кеінен дамытпай болмайтыны басы ашы нрсе. Ал бізді апаратты ресурстарды жинатау, жйелеу, іздестіру мен пайдалануымызды дамыан елдермен атар ою, ешкі мен тйені салыстырандай. Бл шін, яни біздегі мемлекеттік мраатты рылымы халыаралы стандарта сай болуы жне мемлекетті, оамны, азаматтарды апаратты олжетімділігін арттыру шін еліміз мрааттары материалды–техникалы базасын тбегейлі жаартып, соы лгідегі электронды техника жне автоматтандырылан технологиямен амтамасыз етілуі керек. Сонда ана бірте–бірте ша басан архивтерден тылып, оны орнына Электронды мраата кшіп, бірыай автоматтандырылан апаратты жйеге ол жеткізетін боламыз. Ал азіргідей бірыай мліметтер базасыны жне мемлекеттік мрааттарды автоматтандырылан апаратты жйесіні болмауынан бл саладан зіізге ажетті сранысыыза о жауап алуыыз иын.
азастанда іс–жзіне асан мраат ісіні даму бадарламасны дрыс жолда боланы байалады. Ресейдегі мрааттармен азастан мрааттарын бдан–былай еркін салыстыра аламыз.
Сонымен енді ора, тізімге немесе жаттара АА жасау алай жзеге асырылады деген сраа жауап беретін болса;
йымны рылымды блімшелерінен жаттар абылдау «азастан Республикасы мемлекеттік йымдарында жаттау мен жаттаманы басаруды Трпатты ережелері туралы» азастан Республикасы Мдениет, апарат жне оамды келісім министрлігіні Мрааттар мен жаттаманы басару жніндегі комитеті траасыны 2003 жылы 29 суірдегі № 33 бйрыымен белгіленген (мемлекеттік тіркеу № 2331) тртіп бойынша жзеге асырылады. Кез–келген мраатты толытыру кздері - баса йымны траты, уаытша (10 жылдан жоары) сатаудаы жне жеке рам бойынша жаттары іс тізімдемелері бойынша, уаытша сатаудаы (10 жыла дейінгіні оса аландыы) жаттары–тиісті кезе шін істер номенклатурасы бойынша абылданады.
Келесі кезеде жаттарды деу жыл сайын ведомстволы мраатты жмыс жоспарына сйкес жргізіледі. Оны барысында жаттар ндылыына сараптама жасалып, траты, уаытша (10 жылдан жоары) сатаудаы істерді жне жеке рам бойынша істер жиынты тізімдемелеріні (бдан рі – істер тізімдемелері) жекелеген блімдері мен сатауа жатпайтын жаттарды жоюа блу туралы акті жасалады, ресімделеді. йым айта йымдастырылан (таратылан) кезде жаттарды жоспардан тыс деу жмыстары жргізіледі. жаттарды деу азастан
Республикасы задарына сйкес йым кші мен аражаты есебінен жргізіледі.
жаттарды деуді йымдастыру жне оны нтижелерін арау шін йымда орталы сараптау комиссиясы (бдан рі – ОСК) немесе сараптау комиссиясы (бдан рі – СК) рылады. ОСК (СК)–ны міндеттері, функциялары жне жмыс тртібі аталан комиссия туралы Ережеде крсетіледі. деу процесінде жаттарды сатау мерзімдері крсетілген трпатты, салалы (ведомстволы) тізбелері, істерді трпатты (лгі) номенклатурасы мен йымны тиісті кезеге арналан істер номенклатурасы пайдаланылады.
жаттар ндылыына сараптама жасау азастан Республикасы лтты мраат оры (бдан рі – лтты мраат оры) рамына жатызылан жаттарды іріктеу, оларды мемлекеттік мраатты траты сатауына тапсыруа дайындау жне лтты мраат оры рамына жатызылмаан жаттарды саталу мерзімдерін анытау масатында жргізіледі. жаттар ндылыыны сараптамасы баалауды белгіленген кешенділік жне жан–жатылы принциптері негізінде паратап арау жолымен жзеге асырылады. Крсетілген принциптермен бірге жаттарды пайда болу, саталу, сырты ерекшеліктер критерийлері де атар олданылады.
Істер тізімдемелері жне сатауа жатпайтын жаттарды жоюа блу туралы актілер рбір мраатты ор бойынша жеке жасалады, олара сол ор шегінде дербес реттік нмір беріледі. Істер тізімдемесін ресімдеген кезде істі (іс томдарыны, блімдеріні) таырыптары жалпы рет бойынша нмірленеді. Істер тізімдемесіне енгізілген таырыптарды саны 9999–а (тоыз мы тоыз жз тосан тоыза) жеткенде жазба аяталады. Келесі істер тізімдемесіне кезекті реттік нмір беріледі. йымны айта йымдастырылуына (таратылуына) байланысты растырылан істер тізімдемесі оан енгізілген таырыптарды жалпы санына арамастан аяталан болып табылады. осымша табылан істер таырыбы литерлі нмірмен тиісті тізімдемеге енгізіледі. Саны 10–нан асатын істерге осымша тізімдеме жасалып, таырыптарына дербес нмірлер ойылады. Бірнеше жылды жаттарын амтитын істі тізімдемеге енгізгенде жазбаа ол істі ашылан жылы жазылады, ал келесі жылдары шін іс таырыбы крсетіледі де, «Ескертпе» баанында «№ ___ істі араныз» белгісі ойылады. Траты сатаудаы істер мен жеке рам бойынша істер тізімдемелерін йымны ОСК (СК)–сы малдааннан кейін йым басшысы жне тиісті укілетті органны СТК–сы бекітеді. Уаытша (10 жылдан жоары) сатаудаы істер тізімдемесін йымны ОСК (СК)–сы малдааннан кейін йым басшысы бекітеді. Біртектес жаттар мен істерді таырыптары сатауа жатпайтын жаттарды жоюа блу туралы актіге жалпы атаумен енгізіледі. Сатауа жатпайтын жаттарды жоюа блу туралы актіні йымны ОСК (СК)–сы малдааннан кейін тиісті укілетті органны СТК–сымен келісе отырып йым басшысы бекітеді.
Сонымен бірге азастан мрааттардаы 1917 жыла яни Кеестік кезеге дейінгі орлар «И», ал Кеестік кезе жне туелсіз азастана жататын орлар «Р» (латын рпімен оылады) [34].
Тізілім (реестр) дстрлі трде немесе автоматтандырылан трде жасалып жргізілуі ммкін. Тізілім автоматтандырылан трде жргізілген жадайда да ол апаратты ресурс ретінде тіркеледі. Іс ааздарын жргізу жылы аяталан со йымны йымны апаратты ресурстар тізіліміне орытынды жазба енгізіледі. Онда келіп тскен жне шыан апаратты ресурстар саны мен барлы апаратты ресурстар саны мен барлы апаратты ресурстар бойынша жалпы жинаталан крсеткіштер: мегабайттар лшеміндегі клемі, папкілерді, файлдарды саны, мліметтер базасыны жазбалары беріледі. Апаратты ресурстар тізілімінде берілетін жыл сайыны орытынды жазбалар деректері йымды жаттамамен амтамасыз ету ызметіні жылды есебінде крсетілуі ажет.
рбір жаадан ендірілген апаратты ресурс тізіліміні (реестрді) 1–тарауында тіркелуі шарт, 2–тарауда апаратты ресурстарды ысаша технологиялы сипаттамасы жне бадарламалы амтамасыз ету ісіндегі жаалытара байланысты згерістер ендіріледі. 3–тарауда электронды жаттарды есептеу бірліктерін орналастырудаы згерістер жайлы мліметтер крініс табады. 4–тарауа апаратты ресурстар жай–кйі жніндегі анытамалар негізінде жйелі трде белгіленген мерзімге сйкес файлдар, папкілер саны туралы деректер, мліметтік базалар жазбалары ендіріліп отырады. Бл деректер йымны электронды жаттарын, оларды клемін т.б. амтиды.
АА дстрлі трде немесе автоматтандырылан трде жасалып жргізілуі ммкін. Тізілім автоматтандырылан трде жргізілген жадайда да ол апаратты ресурс ретінде тіркеледі. Іс ааздарын жргізу жылы аяталан со йымны йымны апаратты ресурстар тізіліміне орытынды жазба енгізіледі. Онда келіп тскен жне шыан апаратты ресурстар саны мен барлы апаратты ресурстар саны мен барлы апаратты ресурстар бойынша жалпы жинаталан крсеткіштер: мегабайттар лшеміндегі клемі, папкілерді, файлдарды саны, мліметтер базасыны жазбалары беріледі. Апаратты ресурстар тізілімінде берілетін жыл сайыны орытынды жазбалар деректері йымды жаттамамен амтамасыз ету ызметіні жылды есебінде крсетілуі ажет. Ал, бізді жадайымызда рине аса кілді автоматтандырылан тріне аударамыз.
Апаратты ресурстар жай–кйі жніндегі, оларды алпына келтірілгені туралы, бадарламалы жаалытар ендірілгені жайлы анытамалар апаратты ресурстар карточкасына оса тіркеліп, тізілімні (реестр) іс–папкісіне жинатала береді. Тізілім іс–папкісіне сондай–а электронды жаттары бар файлдарды, файлды папкілерді, мліметтік базалар жазбаларыны апарат жйесінен алынып тасталаны жайлы, папкілер мен файлдарды кшірмеленгені, апарат жйесін пайдаланушыларды тіркелуі, жаттара ол жеткізу ыыны белгіленуі немесе ондаы згерістер туралы келіп тскен анытамалар да жинаталады. Бл анытамалар тиісті дрежеде куландырылан болуы шарт.
Электронды жаттар тізімдемесіне тоталып кетсек – электронды жаттар есептеу бірліктеріні рамы мен мазмнын ашуа, оларды ор ішіндегі жйеге бекітіп, есебін алуа арналан мраатты анытамалы.
Тізімдемеге анытамалы аппарат беріледі. Тізімдемені анытамалы аппаратына мынлар енеді: титулды пара; мазмны (таырыбы); алысз; Э кешеніні апаратты–технологиялы сипаттамасы (АТС); ысаран сздер тізімі; компьютерлік файлдарды кеейтілген тізімі; шифрларды ауыспалы кестелері (тізімдемені айта жасау кезінде олдану шін); крсеткіштер; Э есептеу бірліктеріні адатпалы тсініктемелері (аннотациялар) берілген анытамалы т.б.
Тізімдемеге арналан анытамалы аппаратты рбір элементі мтіндік форматпен дербес компьютерлік файл трінде жасалады.Тізімдемеге арналан анытамалы аппараты бар файлдар компьютерлік папкілерге жазылады. Бл папкілер де тізімдемені сипаттамалы маалалары бар файл атымен аттас болады,сатау бірлігіні иерархиялы рылымы бойынша да бірдей дегейде орналасады.
Электронды трде зірленген тізімдемеге куландыру параы жасалады. Ол ааз негізге жазылып, ор ісіне салынып саталады.
Мысалы ретінде кино, фото жне дыбыс жаттарыны АА ерекшеліктеріне мн беріп крейік. Кез келген мраат з жмысын жеілдету шін, нды жаттарды жйелі саталуы шін АА жйесін йымдастырады. АА – зі мраатты анытамалытар кешенінен, механикаландырылан жне автоматтандырылан апаратты іздеу жйесінен, орта ылыми – методика негізінде жасалан жаттамадан ралатын бір жйеге салынан механизмдер кешені.
АА жйесіне мраатты анытамалытар (мраатты тізімдеме, орларды, каталогтарды, жолсеріктерді крсеткіштері мен шолулары), механмкаландырылан жне автоматтандырылан апаратты іздеу жйелері кіретіндігін білеміз. Мндай жйелендірілген кешен мемлекеттік, ведомствалы мрааттарды брін амтиды.Оларды атарында Орталы Мемлекеттік кинофотожаттар жне дыбыс жазбалар мрааты бар.
Аудиовизуалды мрааттаы кинофотофоножаттарды АА зге тасыыш жаттарды АА секілді есептік жаттар, мраатты анытамалытар, апаратты жаттар кіреді. Кинофотофоножаттарды тізімдемелері (есепке алу кітабы мен сипаттау), ішкі тізімдемелер мраатты есептік жне апаратты – іздеу функцияларын атаратын анытамалы болып табылады. Ал мраатты анытамалытара тізімдемелер (есепке алу кітабы мен сипаттау), ішкі тізімдемелер, каталогтар, нсаулытар, тематикалы шолулар, жолсеріктер кіреді. Жоарыда крсетілген тізімдемелер, есепке алу кітаптары р бір кинофотофоножаттарды сатау бірліктерін сипаттау процесінде пайда болады. Аудиовизуалды жаттарды тізімдемелерде сипаттау мтіндік жаттаманы негізінде жргізілсе, фотоальбомы сипттамасы титулды парата жргізіледі. Керекті жадайларда кинофотожаттарды крсетілімдері арылы сипаттау жргізіледі.
Мраатты бірегей ылыми–анытамалы аппаратты жйесі жатты материалдара анытамалытан жне кмекші ылыми–анытамалы аппараттан ралады. 1965 жылы абылданан АА жйесіні методикалы хатына сйкес жатты материалдара анытамалытар сол жатты рамын аншалыты ашатындыына байланысты ш топа блінеді:
1. Негізгі топ.
2. осымша топ.
3. Кмекші анытамалы топ.
Фотожаттардаы ылыми–анытамалы аппарат жйесіні жргізілуіні негізгі масаты – есепке алуды амтамасыз ету жне жаттарды ыайлы пайдалануды йымдастыру. Олар:
1. жаттар жайлы малматтарды іздестіруді тездету.
2. жаттарды жне оларды мазмны жайлы малматтарды іздестіруді тездету.
3. Мрааттаы жатты материалдарды мазмнын жан–жаты ашу.
4. Электронды ылыми дйектілігін жне толытыын тексеру.
Енді фотожаттара атысты анытамалытар жйесіні андай жмыстар атаратындыына тоталып кетейік. Мраата тскеннен кейін фотожаттар «келіп тсу кітабына» жне «есепке алу жне сипаттау кітабына» тіркеледі. Ал сосын олара тематикалы карточка рылады да, кейін ол каталогтар атарына тседі.
- Электронды жатты аннотациясында бейнеленген оианы аты, болмысы, суреттегі адамдарды фамилиялары, инициалдары, оамдаы, ызметтегі орны крсетіледі. Жекелеген жадайларда крнекті оам айраткерлері туралы мліметтер беру міндетті емес.
- Портретке аннотация жасалуда алдымен инициалдары, сосын фамилиясы жазылады. Кейіннен тланы ызметі, оамдаы орны айындалады.
- Белгілі бір оиаа байланысты туындаан фотожаттара аннотация жасауда бейнеленген бейнені мазмны ескеріледі.
- жатта бейнеленген тлаларды саралануыны нтижесінде олар солдан оа арай, жоарыдан тмен арай орналасады. Берілген фотожатта бейнеленген топты ішінен жеке бір адамды бліп аланда аннотация келесі лгіде болады: «сол жатан екінші жазушы М. уезов.», «ортадаы азастан Компартиясыны бірінші хатшысы Д.А.онаев.» жне таы басалары.
- Фотобейне туындаан орына аннотация берілгенде, ауданны, аланы, елді мекенні аты жазылады. Аннотация жазылып отыран уаытта кімшілік – территориялы бліністі немесе елді мекенні атауы згерсе, онда аннотацияа тсірілім кезіндегі атау жазылады.
Бірегей фотожаттарды унификациялау масатында типтік аннотациялар рылады. Ол бірнеше тарматардан трады:
«ндірістік номер» тармаында жата ведомствалы мраатта берілген номер жазылады.Егер дстрлі жат негативтері номерленбейтін мекеме немесе жеке адамнан келіп тссе, онда бл тармаа ештее жазылмайды.
«Тсірілім жері» тармаында тсірлім ткен республиканы, айматы,облысты, аланы аты беріледі.
«Ерекшелігі, негіз трі» тармаында фотожатты ерекшелігі крсетіледі (тек тпнса негативті орнына контратип олданылса).Сонымен бірге негативті негіз трі крсетіледі.Ол йнек немесе пленка болуы ммкін.Егер негіз трі барлы негативтерге орта болса, бл тарма бір рет толтырылады.
«Сатау бірлігіні клемі» тармаында араб цифрларымен сатау бірлігін райтын негативтерді клемі беріледі.
Ал «Ескертулер» тармаы сатау бірліктеріні мемлекеттік мрааттан шауы туралы мліметтерді жазу шін пайдаланлады.
Кп млшердегі (200 сатау бірлігінен жоары) фотожаттарды сипаттау кезінде анатациялар фотожаттарды тобына жасалуы ммкін.Олар тематикалы, хронологиялы жне таы да баса белгілері бойынша бірігеді.Тізімдемеге осымша ретінде фотожаттарды ндірістік номерленген тізімі беріледі.
Тізімдемеден фотоальбомны сипатталуы атау трінде крсетіледі.
«Альбом атауы» тамаында альбомны титулды бетінен алынан рбір фотоальбомны атауы кретіледі.Титулды бетте альбом номері, атауы, шектік даталары жазылады.Фотожатты позитивтеріні барлыы фотоальбома кірістірілген жадайда титулды бетте жне фотоальбомны тізімдемесінде тсірілімні авторы мен жері жазылады.Алайда бір фотоальбомдаы жаттарды барлыыны авторы орта болуы тиіс.
«Позитивтер клемі» деген тармаа фотоальбомны орытындылы жазбасыны нтижесі жазылады. Фотоальбомны орытынды жазбаларында оны рамына кіретін позитивтерді жалпы млшері жазылады.р бір фотоальбомда позитивтерді орналасу реті ішкі номерлеумен жреді. Ол номерлеу солдан оа арай, тменнен жоары арай жргізіледі. Реттік номері позитивті астына ойылады, понарамалы тсірілімдерді позитивтерді барлыына орта номер беріледі жне райсысына ріптік белгілеу блінеді.Фотожаттара аннотация жасау арылы біз олармен жмыс жасауды оайлатамыз жне олар жайлы ысаша мліметті кпшілік ауыма таныстыра аламыз.
Мемлекеттік аудиовизуалды мрааттарда каталогтарды келесі трлері жасалады: систематикалы немесе жйелік, пндік (атаулы, географиялы). Кинофотожаттара каталогтарды жасау, жаттарды карточкалы слба бойынша жіктеу жне сипаттау процесі кинофотофоножаттарды каталогтау деп аталады. Жіктеу слбасы кинофотофоножаттар каталогындаы карточкалар жйесін ныайтады. Жіктеу слбасын жалпы ныайту шін индекстеу жйесі пайдаланылады. Мемлекеттік мрааттардаы кинофотофоножаттарды систематикалы каталогынны жіктелуіні негізгі слбасы болып «КСРО мемлекеттік мрааттарында апартты жаттарды систематикалы каталогтарыны жіктелуіні жалпы слбасы» табылады. Бл рдіс жру барысында слба натыланады жне дйектеледі.
Каталогты карточкаларда кинофотофоножаттарды сипатталуы тізімдеме негізінде жреді. Каталогтауды жргізілгені туралы белгілеу тізімдемені рсімдеу параында жасалады.
Ал енді атаулы катологтарды карточкаларыны жасалуына тоталып кетейін. Атаулы каталогтарды карточкалары систематикалы каталогтарды карточкаларыны жасалу лгісінде жргізіледі. «Индекс» тармаы атаулы каталогтарды карточкасында толтырылмайды, «рубрика» тармаында тланы аты–жні толыымен жазылады.
Мемлекеттік аудиовизуалды мрааттарда тлаларды тізімдемесі жасалады, олар жайлы мліметтер атаулы каталога енгізіледі.
Каталог жйесіне ендіру баыты зіне бірнеше міндеттерді осып алады. Е алдымен апаратты іздеу жйесі ретіндегі жмысы, индекстеу жмысы (абылдау, біріктіру, редакциялау, айта басу), дубльдерді индекстеу, каталога айта жіберу аппаратын ру, каталогты жшіктерді рсімдеу, каталогты есептік формаларын енгізу жмыстарын негізге алады.
Егер карточкалар бір жйеде жасалынан болса, онда олар біріктіледі. Сонымен атар жетіспейтін мліметтер бір карточкаа кшіріледі.
Карточкаларды редакциялаанда негізгі назар кинофотофоножатты таырыбына жне аннотациясына аударылады. Ондаы апарытты толытыын жне дрыстыын тексереді, мтіндеге ателіктерді тзейді, оианы уаытын натылайды.
Индекстеу каталогты карточканы мазмнын анализдеу арылы жзеге асады. Жіктеу слбасына сйкес ай блімге жататындыы айындалады.
Дубльдеу шаралары карточканы бірнеше кшірмелерін жасау негізінде жреді. Мндай іс–шаралар кинофотофоножат жіктеу слбасына сйкес бірнеше таырыпа орта болса ана жргізіледі.
Индекстері бірдей карточкаларды жйелеу таы да жіктеу слбасыны негізінде жргізіледі. рбір жеке топты з ішінде карточкаларды жіктелуі рубрика бойынша жне рубрика ішілік негізде жргізіледі. Ол кинофотофоножатты наты мазмнына байланысты болып келеді. Рубрика ішілік негізде карточкаларды блінуі хронологиялы, географиялы жне баса да белгілері бойынша жргізіледі
Атаулы, авторлы жне атарушылы каталогтарды карточкалары алфавиттік ретпен жйеленеді. Дл осындай ретпен инициалдар жазылады. Бір тлаа байланысты мліметтерден тратын карточкалар хронологиялы, алфавиттік ретпен жйеленумен атар логикалы жаласын табады.
Кино, фото жне дыбыс жаттарыны пайдаланылуын жйелі жргізу масатында каталогтардаы карточкаларды реттелуі рдайым жргізіліп трады. Карточкала каталогты жшіктерде клеміне сай орналасады. Жшіктер валды ретпен номерленеді жне каталогты жіктелген блімдеріні атауы мен индексі жазылан этикеткамен амтамасыз етіледі. Жшік ішіндегі жіктелген блімдер блгіштер кмегімен блінеді. р дегейді жеке–жеке блгенде алуан трлі формадаы жне тстегі блгіштер пайдаланылады. Блгіштерде индекс пен жіктеу блімі крсетіледі.
Кинофотофоножаттар каталогына айта жіберу аппаратыны рылу жмыстары систематикалы каталогтарды зге каталогтармен байланысуы шін жргізілетін шаралармен байланысты. Аудиовизуалды жаттар каталогындаы айта жіберу аппараты айта жіберу карточкасынан жне каталог блгіштердегі белгілерден трады. айта жіберу карточкаларында жне каталог блгішерде «сонымен атар араыз» деген жазу жазылады, каталог блгіштерді индексі жне атауы беріледі.
Шыып кеткен кинофотофоножаттарды айындау масатында тізімдемені тексеру арылы каталогтарды тгендігі тексеріледі. Каталогтарды тексеру процесінде жшіктердегі жазу, каталог блгіштердегі жазу карточкалар мен каталог блгіштер арасындаы клем, карточкаларды тгендігі арастырылады. ажетті жадайда редакциялау жне айта жйелеу жмыстары да жргізіледі.
Атарылатын шаралара сйкес кинофотофоно жатты каталогтара келіп тсетін карточкаларды барлыы немі есепке алынады. Мемлекеттік мрааттарда каталогтарды жйелік есепке алынуы жргізіледі. Апаратты іздеуді тиімді жргізу масатында кинофотофоножаттарды каталогтарына карточкалы формада пндік нсаулытар жасалады. Пндік нсаулыты жеке систематикалы каталога немесе бтін бір мраатты каталогына растырады. Мемлекеттік мрааттардаы ылыми–анытамалы аппарат жйесінде нсаулытар кп шыына алып келгендіктен олар систематикалы каталогтара алмастырылды. Карточка нсаулыында географиялы мліметтер, тлаа байланымты мліметтер жіктелген каталогты сілтемесі негізінде беріледі. Пндік нсаулытаы каталогтар алфавиттік ретпен орналасады. Сонымен бірге мндай нсаулытарда пндік блініс басты орында трады, яни таырыбына сйкес жргізіледі, таырып бойынша жат іздеуде кп кмек крсетеді.
Кинофотофоножаттарды тематикалы шолу малматты рамын жне мазмнын жйелеуді зіне осып алады. Тематикалы шолуды негізгі блігі іздеу мліметтері бойынша аудиовизуалды жаттара аннотация жасау болып табылады. Аннотация шолу жргізілуіні слбасына сай растырылады. жат маыздылыыны дегейіне байланысты аннотация хронологиялы жне географиялы белгілері бойынша блінеді. Тематикалы шолуа ылыми–анытамалы аппарат растырылады. Ол шолу растырудаы масаты крсетілген, жаттарды толыты дегейі, рылымы крсетілген, кинофотофоножаттара мінездеме бірілген, библиография жасалан кіріспеден трады.
Талыланып отыран фотожаттарды ылыми–анытамалы аппарат жйесіне жолсеріктерде кіреді. Оны рамына жата байланысты ысаша млімет беретін мраатты анытамалы кіреді. Жолсерікті негізгі блігі – фотожата жасалан аннотация. Фотожатты аннотациясыны ішінде жатты маыздылы ретіне арай хронологиялы, географиялы мліметтер жазылады. Аннотацияда тртілген маызды оиалар мен фактілерді уаыты аныталады.
Фотожаттарды аннотациясы блімдерге жне блімішілік тараулара блінеді. Мемлекеттік мрааттарды кбінде аннотацияны систематикалы каталогтарды жіктелу слбасына сай жасалан трі пайдаланылады. Аннотация блінуіні е кішкетай блігіне жаттарды тріне байланысты блінуі жатады.
Жолсеріктерді зіне ышамды ылыми–анытамалы аппарат рылады. Оны рамына алысз, нсаулы, осымша, таырып кіреді. Жолсерікті алысзінде мемлекеттік мраатты рылуы туралы мліметтер, клемі жайлы мліметтер, аудиовизуалды жаттарды рамы жайлы мліметтер жазылады. Мрааттаы жаттарды толытырылуына жне оларды пайдалану ммкіндіктеріне мінездеме беріледі, жолсерікті масаттары жне рылымы крсетіледі. Атлмыш жолсерікке пндік, атаулы, географиялы жне таыда баса нсаулытар растырылады. Нсаулытарды зі ыса жне толы мазмнды болып келеді. Жолсерікке осымша ретінде мемлекеттік мраатта саталан фотоальбомдарды тізімі алынуы ммкін.
Жоарыда крсетілген ылыми–анытамалы аппарат жйесіні сипатталан жалпы белгілеріні ішінен жйені негізгі тарматарыны ішіне кіретін систематикалы немесе жйелік каталогты рылуына жне пайдаланылуына натыра тоталып кетейін. (азастан республикасыны Орталы мемлекеттік кинофотожаттар жне дыбыс жазбалар мраатыны лгісінде)
Мемлекеттік мрааттардаы каталогтар негізінен ш блімге бліген:
1. Революцияа дейінгі.
2. Кеестік кезеіндегі.
3. Туелсіздік уаытындаы.
Орталы мемлекеттік мрааттарында систематикалы каталог жіктеу слбасыны пндік–тематикалы принципіне сай растырылан. Алайда пндік–тематикалы принцип бгінгі заманны талабына толы жауап бере алмады. Ол рилы фотожаттарды зара байланысын айындап бере алмады. Сонымен бірге каталог біратар кемшіліктерге ие болды, мысала оны рамында дубльдік карточкалар, фотокшірменікарточкалары толы аннотация жазылмаан карточкалар, фотожатты пайда болан уаыты крсетілмеген карточкалар кірді. Кей карточкаларда тіптен аннотация дрыс жазылмады. Каталогты жшіктерде орынны жетіспеуінен карточкаларды кей бліктері блек орналастырылды. Міне, осындай жадайларды барлыы мір сріп отыран систематикалы каталогтарды айта руа мжбрледі.
Осыан байланысты фотожаттарды сала бойынша жіктеу принціпі пайдаланыла бастады. Сала бойынша блінген фотожаттар білім жне ылым, оам айраткерлері, нер мен мдениет, халыты дстр жне таы баса тарматара блінді.
Каталогтарды айта руа байланысты тмендегідей жмыстар атарлды:
- тематикалы карточканы жйеленуі жне индекті айындалуы;
- каталог блгіштерді индексацилау жне олара атаул бліністерді енгізу;
- сараптау;
- карточкаларды редакциялау;
- дубльдеуге карточкалады тадау;
- дубльдік карточкаларды растыру;
- сілтемелік карточкаларды растыру;
- тематиеалы карточкаларды индексациялау (тпнса емес блгіштерге индекс ою);
- каталогты рсімдеу;
- каталогты редакциялау;
Осы аталан жмыстарды брін мемлекеттік мраатта ылыми–анытамалы аппарат бліміні ызметкерлері атарады. Олар – екі жоары ылыми, екі кіші ылыми жне бір мраатты–техникалы ызметкерлер.
Жмыс мраат ызметкерлеріне келесі трде блінеді:
Жйелік тематикалы карточкаларда индексті анытау.Тематикалы карточкаларды мазмнынан шыа отырып мраат ызметкерлері слбаны блінуін жргізеді. Оан индекс міндетті трде атысты болады. Бл шаралармен атар карточкаларды жйелеу жмысы жргізіледі. Революцияа дейінгі кезеге атысты карточкалар слбаа сйкес толыымен жйеленеді. Бл каталогты осы бліміні бірегей топтаы жаттарды амтитындыымен тсіндіріледі.
Кеес кезегіні карточкаларын жйелеу негізінен екі этапта жреді, йткені бл кезеге атысты жаттарда бірегейлік принципі кп сталынбаан. Бірінші этапта карточкалар блім бойынша жне блімішілік тарау бойынша блінсе, екінші этапта рубрика жне рубрикаішілік болып блінеді. айткен кнде де берілген этаптарды айсысы болмаса да мраат ішінде жаттарды дрыс сатауа жне ыайлы пайдалануа кп жрдемін тигізеді. Бан ткен уаытты зі трелік етеді.
Кеес дуірінде негізі аланан фотожаттарды АА жмыс базасыны негізгі жйесі жоарыдаыдай. Мрааттара каталогтарды енгізілуі зілмейтін, рі немі жріп тратын здіксіз жмыс. 60 жылдан аса уаытта азастан Республикасыны орталы кинофотожаттар жне дыбыс жазбаларыны мрааты систематикалы, атаулы, географиялы, авторлы каталогтар жасаумен айналысты. Бл жмыса р трлі дрежедегі ызметкерлер жмылдырылды. Фоно немес дыбыс жаттарыны АА жйесіні рамы мен сапасына сол кездегі бкіл жмыстарды саяси идеялогияа сай жргізілетіндігі сер етті.
Соы жылдары мрааттардаы материалдарды интенсивті пайдалану рдісі ке етек жайды. Елді, лтты тарихына атысты фотожаттарды кпшілік ауыма таныстыру, жай ана таныстырып оймай, материалды объективті жаынан сипаттап беру мраат ызметкерлеріні алдында тран басты міндетке айналды. Тарихи аренада зіндік сипата ие сталиндік уаыта атысты фотоматериалдарды сипаттап саралау уаытында мраат ызметкерлері берілген хронологиялы шебер фотожаттарына ылыми–анытамалы аппарат жйесіні рылмаандыын байады. Длірек айтса фотожатты мазмнына аннотациялар рылмаан, кптеген материалдар бейнеде бейнеленген оианы наты уаытын анытауды талап етті. Дл осы кезде персонаждары тырналан негативтегі фотожаттар табылады. Ал кейбір жатар жоаланымен, оларды мірде жо негативтеріне жасалан карточкалар мемлекеттік мраатты рамында есептелді. Осындай келесіз жадайларды кбеюі фотокаталогтарды апарттыын кбейтуді талап етті. Нтижесінде каталогтарды бірінші дрежелі жне ысырылмас мселелерін брыныа араанда лдеайда жасарта тсу тенденциясы байалды. Бірнеше фотожаттарды мысалында каталогтарды толытыын тексеру методикасыны алай жргендігін крсетіп кетейік.
Каталогтарды толытыын тексеру жмысыны жргізілуі барысында жаттара бес жзден аса карточка жасалынды. Бл карточкалар кбіне атаулы каталогтара жатызылды. Фотожаттардаы сексеннен аса тлаларды аты–жні аныталды. Аныталан материалдарды кп блігі ресми іс–шаралара, мемлекеттік жне оамды йымдара партия съездеріне, конференцияларына арналды.
ХХ–шы асырды 20–30–шы жылдарына атысты электронды тасымалдаушылардаы жаттара АА жйесіні йымдастыруды нтижесінде мірге осы жылдара атысты анытамалы келеді. Бл анытамалы кезіндегі бкіл КСРО клемінде мір срген республикаларды мемлекеттік аудиовизуалды мрааттарында саталан фотожаттар бойнша сілтемелер берді.
Каталогтарды апараттыын жоарлатуды айта отырып бл жмысты негізгі екі баытта орындалатынын ескеруіміз ажет. Біріншісі – материалды іздеп табу болса, екіншісі натылау баыты болып табылады. Натылау баытында каталогты апараттыын лкейту шін фотожаттаы оианы болан жерін, уаытын жне ондаы адамдарды кім екендігін наты айындап алу ажет. Бл жерде зерттеушілерді мраата тигізер пайдасы те зор.
Осы жинаталан фотожаттарды негізінде мемлекеттік мраат арнайы крмелерде йымдастырылады. Бан дейінгі мрааттарда йымдастырылып келе жатан крмелер негізінен хронология бойынша, таырыбына байланысты, фотоорды авторына байланысты йымдастырылады. Бдан зге аза халыны салт–санасына, дстріне байланысты йымдастырылатын крмелер бгінгі кні лкен сраныса ие болып отыр. Бндай рдісті ке етек алуы халыты ружани міріні жаа сатыа ктерілуімен байланыстырылады. рине ызыты крмелерді жиі–жиі йымдастырылып труы аржылы мселелерге де келіп тіріледі [35].
2.2 Апаратты іздестіру жйелерін ру (АІЖ тарихынан, олданылуы, функция, пайдасы)
Апаратты іздестіру жйелесіні (бдан былай – АІЖ) рамына Э тиімді іздеу шін мрааттты анытамаларыны кешені кіреді, ол апаратты–іздеу жйесіні негізінде жасалынады.
Бітіру жмысымны бл тармашасы жоарыда атаан кезедерден, 4 кезеіне тікелей атысты болып табылады.
Іздестіру жйесіні жмысы е алдымен жасы техникамен амтамасыз етілуі тиіс, яни;
– минутына 40 аса беттей млімет енгізе алатын сканнерлермне
– жылдамдыы тез сервер;
– жылдамдыы жасы (100 Мбит/с жне одан да кп) желі;
– іздестіру жйесін жылдамдататын ралдар;
– трлі тасымалдаушылардан баса тасымалдаушылара кшіре алатын ралдар;
– соы модельдегі принтерлер мен модемдермен амтамасыз етілген жадайда АІЖ пайдасы аса байалады [36].
кінішке орай, Р Орталы мемлекеттік мраатында барлыы ескерілмеген, біра оан арамастан лде де жадайды жаман деп айтуа болмайды.
Р ПМ іс жзіне асан тжірибесіне орай іздестіру жйесінде тмендегідей апараттар толтырылады:
1. ор нмірі жне орды аты: №708, «азастан Компартиясыны Орталы Комитеті».
2. Апаратты ресурсты нмірі жне толы атауы (тізімдеме бойынша): «Жоары билік органдарыны шешімдері» апаратты–іздестіру мліметтері базасы.
3. Апаратты ресурсты ысаша атауы: «Шешімдер» (МБ–Мліметтер базасы)
4. жаттарды шектіке мерзімдері: 1921–1946
5. Апаратты ресурсты жасаушы автор: ЖШС «Sofi & Project».
6. жаттарды анытамасы (аннотациясы): жоары билік органдары мжілістеріні хаттамалары, жаттарды жасалан уаыты, аралан мселелер жне іздестіруге ажетті деректер: персоналдар, география, таырыпты пн, мраат орына атыстылыы.
7. жаттар ндылыына жасалан сараптамалар туралы мліметтер.
8. Апаратты ресурсты толытырылуы туралы мліметтер: траты.
9. жаттара ол жеткізу шарттары: Мраатты жмыс істеу ережесіне сйкес.
10. жаттарды пайдалану шарттары: Мраатты жмыс істеу ережесіне сйкес.
олданылуы:Зерттеушілер кез-келген мемлкетттік немесе ведомствалы мраата келгенде, е алдымен жмысын бастамас брын, алай жне нені іздейтігін ойлайды, одан кейін зерттеген таырыбына байланысты апаратты не мліметті тез рі оай табылуын алайды. Бл мселені алай йымдастыруа жне шешімін алай тауба болады деген сраа рынамыз. рине, бл сауалды те дрыс жауабы, АІЖ болып табылады.
Р ОММ-да алдында да айтылып кеткен LOTUS NOTESжйесінде, мына критерилері бойынша іздеу салуа болады:
- Таырып бойынша;
- Уаыт бойынша;
- Рубрика бойынша;
- Жыл (сан) бойынша
- Сз бойынша.
Іздеу дістерін пайдалануа болады. Аталмыш рдіс зерттеушіні жмысын лде айда оайлататынын кресетеді.
Мрааттарда атарылатын жмыстарды бірі «істерді толытылыын тексеру». Тексеру барысында, бір істі жо екені байалды. Сол жадайда;
Мраатты ор аясындаы істерді натылыы мен жай-кйін тексеру барысында оларды наты саны мен физикалы-химиялы жай-кйі аныталады, есепке алудаы кемшіліктері реттеледі, жо істерді іздестіру йымдастырылады. Траты сатаудаы істерді тексеру кем дегенде 5 жылда бір рет, уаытша сатаудаы (10 жылдан жоары) жне жеке рам бойынша істерді тексеру - 10 жылда бір рет, электронды негіздегі жаттарды тексеру - 3 жылда бір рет жргізіледі. Кезектен тыс тексеру істерді баса мраат оймасына ауыстыруа дейін жне одан кейін; оларды ауыстыруа (эвакуациялауа) мжбр еткен ттенше жадайлардан немесе мраат оймасына бтен тланы еніп кетуінен кейін; ведомстволы мраат басшысы ауыстырылан кезде; йым айта йымдастырылан (таратылан) кезде жргізіледі. Тексеру кезінде тізімдемеге енгізілген мліметтер іс мабасындаы млімет-термен салыстырады. Істер тізімдемесіне жне баса да есепке алу жаттарына андай да болмасын белгілер немесе жазбалар жасауа рсат етілмеді. Істерді жетіспейтіні аныталан кезде оларды іздестіру йымдастырылады, істерді беру жніндегі есепке алу жаттары зерттеледі, жанында тран мраатты орлар, саталуа жатпайтын жаттарды жоюа блу туралы актілер, брын жасалан тексеруді актілері тексеріледі. Іздестіру тексеріс аяталаннан кейін жыл бойына жргізіледі. Іздестіруді орытындысы бойынша тиісті укілетті органны СТК-сымен келісе отырып йым басшысы бекітетін анытама жазылады. Бекітілген анытама негізінде табылмаан жаттар есептен шыарылады. Уаытша пайдалануа берілген істер олда бар деп саналады. Тексеру барысында аныталан барлы кемшіліктер актіге енгізіледі. Тексеруді орытындысы бойынша рбір іс тізімдемесіні сонына тексеру жргізген ызметкерлер олын оятын. «Тексерілді» деген жазба мен уаыты ойылатын осымша пара желімделеді. Тексеру аныталан згерістер есепке алу жаттарына енгізілгеннен кейін жне мраатты орда есептелген істерді бар-жоы туралы мліметтер мемлекеттік мраата тапсырыланнан кейін аяталан болып есептеледі [37].
Бізді елімізді тжірибесіне ене бастаан «электронды сайлау» жйесін дл осы іздестіру жйесінде арастыранымыз те орынды болады деген ойдамын, неліктен деген сраа жауап келтіретін болса. Сайлау нтижесінде дауыстарды санау барысында, іздеу жйесі олданылады, сондытан жоарыда аталан жасы техникамен амтамасыз етілуі кп серін тигізеді. Мнда сайлау жйесінен баса да мысалдарды келтіруге болады.
Сайлау жайында айтылан пікірлерге тоталса, онда:
Оппозициялы партиялар кілдері биылы парламенттік сайлауды электронды «Сайлау» аталатын жйе арылы ткізілетініне аладаушылы білдіріп отыр. Электронды сайлауа атысты пікірлер оамда екі дай болып отыр. Бір топ электронды сайлау жйесін ылым мен технологияны азіргі заманы жетістігі ретінде сзсіз олдану ажет десе, екінші топ бл биліктегілерді сайлау нтижесін з пайдасына орай брмалауына жол ашады дейді. Мысалы, Сенат депутаты Мсірлі тебаев сайлауды электрон жйесі негізінде ткізген тиімдірек деп санайды. Оны айтуынша, электронды «Сайлау» жйесі дауыс беру барысында туатын кемістіктерді тмендетеді.
Алайда, Парламент мшелері арасында компьютер арылы дауыс беруге арсы шыып отырандар да аз емес. Соны бірі Мжіліс депутаты Серікбай лібаев болып отыр. Оны айтуынша электронды кйде дауыс беру жйе алы жрта тсініксіз болып отыр. Оны асыпай баршаа тсіндіріп, енгізгенні зінде «кпшілікі басы атып кетеді» дейді депутат Серікбай лібаев.
Парламентті таы бір депутаты Серік бдірахманов та осы айтылан пікірге осылады. бдірахманов мырзаны айтуынша, атарушы билік саласындаы атамінерлер діл сайлау нтижесінде орындарынан айрылып алмауы шін осы компьютермен дауыс беруді енгізу арылы бдан алдын–ала сатанбашы.
бдірахманов мырзаны айтуынша, аталмыш жйе арылы дауыс беру кезінде дауыс беруші трлі сегіз операция жасауы ажет. з кезегінде бл жйені енгізіп жатандар сайлаушыны дауыс беру кезінде шатастыру шін жасап отыр дейді ол.
оамдаы арапайым адамдар арасында да электрон сайлау жйесіне сенімсіздік білдіру ке таралан, дейді леуметтанушылар. Мысалы, белгілі журналист Шріп рабаевты электронды дауыс беруге деген кзарасы келесідей:
– Халыты елу–алпыс пайызыны компьютермен алай жмыс істейтінін білмей жрген кезде, электронды трде дауыс беру жйесін енгізу брмалаушылыа кеп соады. Бл билік орындарыны дейі істеп отыран айласы болып отыр.
Оппозиция кілдері егер кздегі сайлау электрон жйесі арылы ткізілсе, онда ол сайлауа здеріні бойкот жариялауы ытимал екенін млімдеген болатын. Сонымен электрон сайлауын енгізу–енгізбеу туралы шешім ресми орындар тарабынан лі тпкілікті абылданан жо. Дегенмен, осы масата арналан ымбат арнайы жабды лдеашан Беларус елінен сатылып алынып ойылан. Кей айраткерлер, соны ішінде Тлен Тотасынов, бл жйені азіргі билік е рымаанда 2006–шы жылы президент сайлауында олдануы бден ммкін деген ой білдіреді [38].
Осы пікірлерден кейін, «электронды сайлау» жйесіне енді–енді кше бастаан азастанны жадайыны лде–де жаман емес екендігін крсетеді. Алайда р стті жаманы мен жасысы болады. Алашы 2006 жылы сайлау кезінде кемшіліктері брімізге млім, біра алдымызда ткізілетін сайлауларда халы тжірибе жинааннан кейін, артышылытары бірден кзімізге тседі.