Експорт (лат. еxport – вивезення) даних – збереження даних у файлі, призначеному для використання в якій-небудь іншій програмі.

Розглянемо як здійснюються деякі операції імпорту та експорту в прикладних програмах Microsoft Office 2007.

Приклад 1. Імпорт тестових файлів в програми Microsoft Office 2007.

Для імпорту текстових файлів в програму Microsoft Excel 2007потрібно виконати стандарту операцію відкриття файлу, вибравши у списку Тип файлу формат Текстові файли. Імпортуванню підлягають тільки текстові файли формату ТХТ.

Після цього запускається Майстер імпорту текстів(рис. 4.58), виконуючи кроки якого потрібно вказати, чи використовуються розділювачі в початковому документі, який саме символ-розділювач використано, яке кодування символів використане, який тип і формат окремих стовпців даних потрібно встановити тощо. У результаті текст буде конвертовано і вставлено у вигляді таблиці в Excel 2007.

Приблизно так само працює Майстер імпорту текстів і в програмі Access 2007, тільки при його роботі додатково можна вказувати мову і спосіб кодування початкового тексту.

В програму Power Point 2007 імпортувати можна текстові файли різних форматів (ТХТ, RTF, DOCX). В результаті буде створена презентація з деякої кількості слайдів, на кожному з якихяк заголовок буде вставлено текст окремих рядків тексту.

В Publisher 2007 імпортувати текстові дані можна двома способами - відкрити текстовий файл вибраного формату (ТХТ, RTF, DOCX) або імпортувати документ Word.

 

Рис. 4.58. Майстер імпорту тексту в Excel 2007

Приклад 2. Імпорт і експорт файлів в Access 2007

Система управління базами даних Access 2007 надає особливі можливості для обміну даними з програмами Microsoft Office 2007. Усі необхідні для цього інструменти знаходяться на вкладці Зовнішні дані (рис. 4.59).

Рис. 4.59. Вкладка Зовнішні дані

Використовуючи групу елементів керування Імпорт, можна в поточну БД імпортувати дані з іншої бази даних Access 2007 (кнопка ), з електронної таблиці Excel 2007 (кнопка ), з текстового документу формату RTF (кнопка ), або експортувати (групаЕкспорт) дані з поточної БД в електронну таблицю (кнопка ) або до текстового документа формату Word 2007(кнопка ) тощо.

Наприклад, щоб імпортувати в поточну БД Access 2007 дані з книги Excel 2007,потрібно на вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт вибрати кнопку Excel. Далі слідувати вказівкам майстра, який дозволяє імпортувати в Access 2007 вміст вибраного робочого аркуша або іменованого діапазону клітинок (Рис. 4.60).

 

Рис. 4.60. Другий крок Майстра імпорту електронних таблиць

 

Щоб експортувати дані з Access 2007в Excel 2007, у вікні бази даних необхідно вибрати таблицю, запит, форму або звіт, а потім виконати Зовнішні дані Þ Експорт Þ Excel (Рис. 4.61). Програмазбереже об’єкт бази даних у вигляді файлу електронної книги в вибраній папці. Ім'я файлу за замовчуванням буде співпадати з іменем збереженого об'єкта бази даних.

Аналогічним чином відбудеться експортування даних і в текстовий документ.

Рис. 4.61. Вікно Майстра експорту

Приклад 3. Експорт даних в програмі Power Point 2007

Створену презентацію можна експортувати в текстовий документ двома способами (Office Þ Опублікувати Þ Створити супровідні матеріали в Microsoft Office Word):

· у вигляді видач, коли кожен слайд презентації вставляється в текстовий документ у вигляді графічного ескізу слайду, поруч з яким вставляється додаткове місце для нотаток. Кількість слайдів на аркуші, місце розташування нотаток обирається додатково.

· у вигляді структури презентації, коли текстові дані з кожного слайду розміщуються в документі у вигляді послідовного тексту.

Також зручним видом експортування є збереження презентації у вигляді набору графічних зображень, де кожен слайд представлено окремим файлом заданого формату (Office Þ Зберегти як та вибрати тип файлу Малюнок). Всі зображення слайдів будуть зібрані в одну папку, ім’я якої буде співпадати з іменем файлу презентації.

 

Питання 6. Веб-публікація документів

Щоб швидко підготувати дані з програм Microsoft Office для публікації у Web, не обов’язково знати теги мови розмітки HTML, достатньо зберегти створений файл у форматі гіпертекстового документа. Для цього слід скористатися командою Зберегти як і вибрати тип файлу Веб-сторінка.

При збереженні файлу у форматі веб-сторінки неминуче втрачаються деякі елементи форматування. Тому, перш ніж виконувати експорт даних, слід переглянути документ у режимі Веб-документ (кнопка у Рядку стану), щоб з’ясувати його майбутній вигляд.

Слід пам’ятати, що вставлені в початковий документ графічні зображення будуть збережені в окремій папці в окремих файлах, а при збереженні презентації у форматі веб-сторінки кожен слайд буде збережений в окремому файлі.

Отриману в результаті конвертації даних веб-сторінку можна переглядати, використовуючи програму-браузер, і в подальшому її можна буде розмістити в мережі Інтернет.

 

Викладач

Інформатики

БЕНЬ Марія Петрівна _______________

підпис