Інвентаризація основних засобів та інших необоротних матеріальних активів

Лекція 12

Тема: «Інвентарізація в системі бюджетних установ»

Інвентаризація запасів

Інвентаризація запасів

Бюджетні установи й організації зобов’язані регулярно проводити інвентаризацію запасів залежно від їхнього виду в такому порядку:

- готових виробів, сировини, матеріалів, пального, кормів, фуражу та інших матеріалів - не менш як один раз на рік, але не раніш як 1 жовтня;

- продуктів харчування, спирту - не менш як один раз на квартал;

- медикаментів і перев’язувальних засобів - не менш як одни раз на рік;

- МШП - не менш як один раз на 2 роки в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, місцевих державних адміністраціях, їхніх управліннях і не менш як один раз на рік у інших установах.

Інвентаризацію матеріалів, продуктів харчування, палива та інших матеріальних засобів за місцем зберігання і окремо за матеріально відповідальними особами проводять члени інвентаризаційної комісії за допомогою огляду, підрахунку, зважування та інших вимірювань. Підлягають перевірці й запаси, які знаходяться в ній на відповідальному зберіганні.

Записи під час інвентаризації здійснюються в описах за кожним окремим найменуванням із зазначенням номенклатурного номера, субрахунка та одиниць виміру. На виявлені під час інвентаризації зіпсовані матеріальні цінності додатково складаються акти, в яких зазначаються причини, характер та ступінь псування матеріальних цінностей, а також винні в цьому особи. На матеріальні цінності, що перебувають у дорозі, складається окремий акт, в якому за кожним відправленням наводяться такі дані: найменування і кількість (згідно з документами бухгалтерського обліку), дата відвантаження, а також перелік і номери документів на відвантажені цінності. Матеріальні запаси, що надійшли під час проведення інвентаризації, приймають матеріально відповідальні особи у присутності членів інвентаризаційної комісії та оприбутковуються після інвентаризації. Ці матеріальні цінності заносяться в окремий опис під назвою «Матеріальні цінності, що надійшли під час інвентаризації». В опису зазначається, коли, від кого надійшли, дата й номер прибуткового документа, найменування, кількість, ціна і сума. Одночасно на прибутковому документі за підписом голови інвентаризаційної комісії робиться позначка «Після інвентаризації» з наголошенням на даті опису, в якому записано ці цінності.

На великому складі під час пролонгованого проведення інвентаризації у виняткових випадках і тільки з письмового дозволу керівника й головного бухгалтера установи матеріальні цінності можуть відпускатися матеріально відповідальними особами у присутності членів інвентаризаційної комісії. Такі цінності заносяться в окремий опис під найменуванням «Матеріальні цінності, відпущені під час інвентаризації». Опис має оформлюватися за аналогією з документами на матеріальні цінності, що надійшли під час інвентаризації. У видаткових документах робиться позначка за підписом голови інвентаризаційної комісії.

Щодо всіх нестач та лишків, втрат, пов’язаних із псуванням матеріальних цінностей, інвентаризаційна комісія має одержати письмові пояснення відповідних працівників. На підставі цих пояснень та матеріалів інвентаризації комісія встановлює характер виявлених нестач, втрат і псування цінностей, а також їх лишків і відповідно до цього вносить пропозицію з урегулювання різниць між даними інвентаризації та бухгалтерського обліку.

Після закінчення інвентаризації оформлені описи (акти) здаються до бухгалтерії для перевірки, виявлення та відображення в
обліку результатів інвентаризації. При цьому кількісні та вартісні показники за даними бухгалтерського обліку проставляються проти відповідних даних опису і порівнянням виявляються розбіжності між даними інвентаризації та обліку.

Помилки в описах, виявлені бухгалтерією, мають бути виправлені й обумовлені за підписами всіх членів комісії та матеріально відповідальних осіб.

Інвентаризаційна комісія перевіряє правильність результатів інвентаризації та свої висновки та пропозиції відбиває у протоколі, де також наводяться докладні відомості про причини та осіб, винних у нестачах, втратах, лишках, і зазначаються заходи, вжиті щодо цих осіб. Протоколи інвентаризаційної комісії затверджує керівник установи. У централізованій бухгалтерії протоколи центральної інвентаризаційної комісії затверджує керівник установи, при якій створено централізовану бухгалтерію, не пізніш як у десятиденний строк після закінчення інвентаризації. Результати інвентаризації мають бути відображені в бухгалтерському обліку за той місяць, в якому її було закінчено (табл. 1).

Виявлені під час інвентаризації розбіжності між фактичними залишками та даними бухгалтерського обліку регулюються в такому порядку:

- цінності, що виявлені в лишках, підлягають оприбуткуванню з подальшим з’ясуванням причин їх виникнення та винних осіб;

- нестача матеріальних цінностей у межах установлених норм природного збитку списується за розпорядженням керівника установи на зменшення фінансування. Норми природного збитку застосовуються лише в разі виявлення фактичних нестач. Списання матеріальних цінностей у межах норм природного збитку до встановлення факту нестачі забороняється. За відсутності затверджених норм природного збитку всі нестачі розглядаються як нестачі понад норми;

- взаємне зарахування лишків і нестач у результаті пересортування може бути дозволене тільки як виняток за один і той самий період для однієї і тієї самої особи щодо матеріальних цінностей одного і того самого найменування та в тотожних кількостях. Якщо під час заліку нестач і лишків від пересортування вартість матеріальних цінностей, яких бракує, вища за вартість цінностей, виявлених у лишках, різницю у вартості має бути віднесено на винних осіб;

- нестача матеріальних цінностей понад норму природного збитку, а також втрати від псування відносяться на винних осіб і стягуються з них за державними роздрібними цінами, а за відсутності роздрібних цін - у порядку, установленому Державним комітетом із цін України.

Таблиця 1

ОСНОВНІ БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ
З ОБЛІКУ РЕЗУЛЬТАТІВ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ ЗАПАСІВ

№ з/п	Зміст операції	Кореспонденція рахунків
Дебет	Кредит
	Списано та віднесено за рахунок суми збитків матеріалів у межах установлених норм, а також нестач і втрат від псування предметів	681, 701, 702, 711-713	201-202, 204, 231-236, 238-239
	Списано нестачу і втрати матеріалів та окремих продуктів харчування з віднесенням на рахунок винних осіб		231—236 238—239
	Списано суми нестач м’яса, молока, м’ясних та молочних продуктів з віднесенням на рахунок винних осіб і подальшим перерахуванням у дохід відповідного бюджету (облікова ціна коригується на поправний коефіцієнт);
	водночас виконується інший запис на списання з балансу матеріальних цінностей	681, 701, 702
	Списано та віднесено на рахунок установи нестачу МШП, виявлену під час інвентаризації
	Списано та віднесено на винних осіб нестачу МШП	411, 363	221, 642

Збитки, завдані крадіжкою, нестачею або втратою, стягуються з винних осіб відповідно до Порядку визначення розмі-
ру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого Наказом Кабінету Міністрів України від 22.01.96 р. № 116. У разі встановлення нестачі та втрат унаслідок зловживань відповідні матеріали протягом п’яти днів після встановлення факту нестачі підлягають передачі до слідчих органів, а на цю суму подається цивільний позов. Нестачі матеріальних цінностей понад норму природного збитку, втрати від псування, стихійного лиха (повені, пожежі), від нерозкритих крадіжок, у випадках, коли конкретних винуватців не встановлено, списуються з балансів на зменшення фінансування лише після перевірки справжньої відсутності винних осіб та вжиття необхідних заходів до недопущення збитків надалі.

Інвентаризація основних засобів та інших необоротних матеріальних активів

Порядок проведення інвентаризації необоротних активів бюджетних установ регламентується «Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу», затвердженою наказом ГУДКУ від 30 жовтня 1998 р. № 90.

Інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення з фактичною наявністю майна. Інвентаризація с обов'язковим доповненням документування господарських операцій. Тільки спільне використання цих двох елементів методу бухгалтерського обліку забезпечує повне і об'єктивне відображення наявності господарських засобів у балансі. У той же час інвентаризація є одним ізметодів контролю і важливим засобом боротьби за збереження та раціональне використання майна.

Інвентарізації підлягає все майно установи незалежно від його місцезнаходження. Під час інвентаризації в обов'язковому порядку проводиться констатація наявності об'єктів за їх місцезнаходженням та за матеріально відповідальними особами.

У практиці облікове-економічної та контрольно-ревізійної роботи інвентаризації поділяють на види за різними ознаками (часом і способом проведення, повнотою охоплення засобів, порядком проведення і оформлення результатів тощо): повна і часткова, суцільна і вибіркова, планова і раптова, необхідна (обов'язкова), повторна, контрольна) безперервна (перманентна), з оформленням і без оформлення інвентаризаційних описів, з ручною і механізованою (автоматизованою) обробкою результатів та ін. Але за будь-якого способу проведення інвентаризації та оформлення її результатів найважливішим правилом є вимога обов'язкової перевірки фактичної наявності засобів безпосередньо у місцях зберігання, порівняння цих даних з показниками бухгалтерського обліку, виявлення відхилень та їх причин, усунення розбіжностей фактичної наявності засобів з даними обліку.

Установи зобов'язані проводити інвентаризацію необоротних активів, як правило, перед складанням річного звіту, але не раніше першого жовтня:

— будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів - не менше одного разу на три роки;

— музейних цінностей - відповідно до строків, установлених Міністерством культури України;

— бібліотечних фондів - один раз на п'ять років;

— дорослих тварин основного стада - не менше одного разу на квартал;

— інших основних засобів та необоротних активів: у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, місцевих державних адміністраціях, їхніх управліннях (відділах), виконавчих органах місцевих рад - не менше одного разу на два роки, в інших установах - не менше одного разу на рік;

— інвентаризація дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння і виробів з них, а також дорогоцінних металів І дорогоцінного каміння, що містяться у відходах і брухті, здійснюється два рази на рік: станом на перше січня і на перше липня;

— капітальних робіт інвентаризаційного характеру і капітальних ремонтів - не менше одного разу на рік, але не раніше першого грудня.

У ці ж терміни проводиться інвентаризація матеріальних цінностей, які не належать установі - як такі, то перебувають на обліку (в орендному користуванні, па відповідальному зберіганні тощо), так і не враховані з будь-яких причин. Інвентаризація всіх цінностей проводиться в установлені терміни, незалежно від того, коли і скільки разів проводилася позапланова перевірка протягом року. Кількість інвентаризацій у звітному ропі, дати їх проведення й перелік майна, що підлягає інвентаризації під чає кожної з них, визначаються керівником установи - крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим, а саме:

— перед складанням річної бухгалтерської звітності у терміни, вказані вище;

— при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання -передавання справ);

— при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день виявлення таких фактів);

— після пожежі або стихійного лиха (повені, землетрусу та ін.): терміново після ліквідації пожежі або стихійного лиха;

— у випадку ліквідації установи;

— згідно з розпорядженням судових та слідчих органів;

— при передачі майна установи в оренду;

— при передачі підприємств, установ, організацій або їх структурних підрозділів з одного підпорядкування в інше (на встановлену дату передачі).

Відповідальність за організацію інвентаризації, правильне і своєчасне її проведення несе керівник установи. Головний бухгалтер разом з керівниками відповідних підрозділів і служб зобов'язаний контролювати дотримання установлених правил проведення інвентаризації та оформлення й результатів.

Для проведення інвентаризації наказом керівника установи створюється комісія з числа працівників установи за обов'язкової участі головного (старшого) бухгалтера. Очолює інвентаризаційну комісію керівник установи або його заступник. Наказом установлюється також термін і строки проведення інвентаризації та порядок відображення її результатів в обліку. Планова інвентаризація повинна проводитися, як правило, станом на перше число місяця. Якщо вона не може бути закінчена за один день у конкретному місці зберігання цінностей, то її можна почати до першого числа і закінчити після першого числа, але результати треба скоригувати станом на перше число.

Проведення інвентаризації в установах, які обслуговуються централізованого бухгалтерією, оформляється накатом керівника установи, при якій створена централізована бухгалтерія.

Члени інвентаризаційних комісій несуть відповідальність у встановленому законом порядку за внесення в описи неправильних даних про фактичні залишки матеріальних цінностей з метою приховування їх недостач або надлишків.

Забороняється проводити інвентаризацію при неповному складі членів інвентаризаційної комісії. Відсутність хоча б одного члена комісії при проведенні інвентаризації є підставою для визнання результатів такої інвентаризації недійсними.

Результати інвентаризації повинні бути відображені в обліку за той же період, в якому закінчено інвентаризацію. Вартість надлишків і недостач визначають за тими ж цінами, що і в поточному обліку. У всіх випадках виявлення недостач та надлишків інвентаризаційна комісія повинна взяти письмове пояснення матеріальновідповідальних осіб, на підставі якого з урахуванням наявних у й розпорядженні матеріалів та власного спостереження встановлює характер виявлених розходжень зданими обліку (порушення умов зберігання, халатність або зловживання службових осіб, крадіжка, аварія тощо) і відповідно до цього визначає порядок регулювання відхилень. При виявленні зловживань або недостач у великих розмірах керівник підприємства мусить передати справу судово-слідчим органам і не пізніше 5 днів після виявлення недостач або крадіжок пред'явити звинувачуваному цивільний позов.

Усі відхилення, виявлені у процесі інвентаризації, повинні бути відображені в бухгалтерськомуобліку протягом 10 днів після її закінчення. Порядок регулювання інвентаризаційних різниць такий:

— надлишки основних засобів та іншого майна, виявлені при інвентаризації, підлягають оприбуткуваннюз подальшим установленням причин їх виникнення і винних у цьому осіб. Оцінка виявлених в надлишку об'єктів повинна бути проведена за дійсною вартістю, а знос слід визначити за справжнім технічним станом об'єктів з оформленням даних оцінки та зносу відповідними актами. На оприбуткування надлишків основних засобів та інших необоротних матеріальних активів складають бухгалтерські проведення:

а) на дійсну (залишкову) вартість об'єкта

Дт рах. 10, 11 – Кт субрах. 401;

б) на суму зносу об'єкта

Дт рах. 10,11 – Кт субрах. 131, 132;

— у випадках, коли підчас інвентаризації виявлено, що були проведені капітальні роботи з реконструкції або модернізації об'єктів (надбудова поверхів, прибудова нових приміщень та ін.), не відображені в бухгалтерському обліку, комісія повніша за відповідними документами визначити суму збільшення балансової вартості об'єкта і навести в описі дані про проведені зміни. Одночасно комісія повинна встановити винних осіб та причини, яких конструктивні зміни об'єктів не отримали відображення в обліку. На суму збільшення балансової вартості об'єкта складають бухгалтерське проведення:

Дт рах. 10, 11 - Кт субрах. 401;

— втрати цінностей від псування, крадіжок, недогляду, халатного ставлення, аварій з вини окремих осіб відшкодовуються винними особами за цінами, за якими обчислюється розмір шкоди від крадіжок, недостач, знищення і псування матеріальних цінностей відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 22.01.1996 р. № 116 «Про затвердження Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей» та Закону України «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), нестачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей» № 217/95-ВР.

Так, розмір збитків під розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей (крім дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння) визначається : за балансовою вартістю цих цінностей (з вирахуванням амортизаційних відрахувань), але не нижче 50% від балансової вартості на момент установлення такого факту з урахуванням індексів інфляції,відповідної о розміру податку на додану вартість та розміру акцизного збору за формулою:

Рз=[(Бв-А)*Іінф+ПДВ+Азв]*2,

де Рз — розмір збитків, гри;

Бв — балансова вартість на момент установлення факту розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, грн.;

А — амортизаційні відрахування, грн.;

І — загальний індекс інфляції, який розраховується на підставі індексів інфляції,які щомісяця визначають органи статистики;

ПДВ-розмір податку на додану вартість, грн;

Азв - розмір акцизного збору, грн.

Збитки від втрати, розкрадання, нестачі, знищення (псування) алмазних інструментіввизначаються у подвійному розмірі їхньої вартості за відпускними цінами, що діють на день виявлення завданих збитків.

Збитки від нестачі (втрати,псування, знищення тощо) музейних експонатів визначаються за оцінкою, проведеною експертами з урахуванням історик о-художньої цінності експонатів. Якщо ці експонати містять дорогоцінні метали (золото, срібло, платиш га інші метали платинової групи), - за оцінкою експертів і подвійним розміром вартості цих металів у чистому вигляді за відпускними цінами на день виявлення завданих збитків. Музейні експонати, що містять дорогоцінне каміння, ювелірні та побутові вироби, виготовлені з використанням дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, оцінюють у потрійному розмірі їхньої вартості за відпускними цінами, що діють на день виявлення завданих, збитків.

Із загальної суми стягнення з винних відповідальних осіб здійснюється відшкодування збитків, завданих установі, а залишок коштів перераховується до Державного бюджету України.

Ці операції оформляють такими бухгалтерськими записами:

а) на залишкову (балансову) вартість відсутніх, зіпсованих або знищених цінностей

Дтсубрах. 401 – Кт рах. 10, 11;

б) на суму зносу вказаних цінностей за даними обліку

Дтсубрах. 131, 132 – Кт рах. 10, 11;

в) на суму відшкодування, віднесену на винних осіб, яка підлягає перерахуванню до бюджету

Дт субрах, 363 - Кт субрах. 642;

— втрати основних засобів у тих випадках, коли винні не встановлені або у стягненні з винних осіб відмовлено судом, а також втрати від пожежі або стихійного лиха зараховуються на зменшення фінансування (лише після ретельної перевірки дійсної відсутності винних осіб і вжиття потрібних заходів для недопущення фактів втрат у подальшому) у такому порядку:

а) за кошторисами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, місцевих державних адміністрацій, їхніх управлінь і відділів, виконавчих органів місцевих рад, незалежно від суми з кожного випадку недостач або псування матеріальнихцінностей - відповідно з дозволу керівників міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, голів місцевих державних адміністрацій, начальників управлінь (відділів), голів виконавчих органів місцевих рад;

б) за кошторисами установ, що утримуються за рахунок бюджету:

— на суму до 2500 грн включно за кожним випадком недостач або

псування матеріальних цінностей - з дозволу керівника установи;

— на суму від 2500 до 5000 грн включно - І дозволу керівника вищої установи;

на суму понад 5000 грн - з дозволу керівників міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, голів місцевих державних адміністрацій, голів виконавчих органів місцевих рад (за підпорядкуванням).

При списанні основних засобів за рахунок установи складають бухгалтерські проведення:

а) на залишкову вартість

Дт субрах. 401 – Кт рах. 10, 11;

б) на суму зносу

Дт субрах. 131, 132 – Кт рах. 10, 11.