етодика автоматизированного учета материальных ресурсов на

ели и задачи автоматизации бухгалтерского учета

материальных ресурсов на производственном предприятии.

Учет материальных ресурсов на производственном предприятии включает наблюдение за состоянием и движением сырья и материалов, топлива, запасных частей и других материальных ценностей, обеспечивающих функционирование предприятия; сюда также относится учет готовой продукции, товаров и тары.

Основные проблемы бухгалтерского учета материальных ценностей связаны с необходимостью вести объёмный высокодетализированный аналитический учет по многим наименованиям ценностей, что требует организации громоздких картотек. Также для участка учета материальных ресурсов характерно большое количество первичных документов, которые требуется обрабатывать оперативно, в кратчайшие сроки после совершения хозяйственных операций. Ещё больше повышает трудоёмкость этого участка учета многообразие сводной документации (нужны регистры и суммового учета и натурально-стоимостного).

Цель автоматизации учета материальных ресурсов — обеспечить своевременную обработку первичных документов и оперативно сформировать сведения о текущем состоянии и движении материальных ценностей в разрезе наименований, мест хранения и материально-отвественных лиц, достигая при этом усиление контроля сохранности материальных ценностей и повышения рациональности их использования.

Основные задачи автоматизированной системы учета материальных ресурсов:

1. Организация детализированного натурально-стоимостного аналитического учета материальных ресурсов по наименованиям ценностей, местам хранения и материально-отвественным лицам. Обеспечение эффективного и прозрачного складского учета материальных ценностей.

1.1. Ведение электронной картотеки (справочников) наименований материальных ценностей по их видам (сырье, материалы, топливо, готовая продукция, полуфабрикаты, товары, тара), группам и подгруппам.

1.2. Обработка операций поступления, внутреннего перемещения и выбытия материальных ценностей, с формированием соответствующей первичной документации и электронных массивов оперативной информации.

1.3. Автоматизированный контроль количественных остатков материальных ценностей в разрезе их наименований, групп, подгрупп.

1.4. Автоматизированное формирование отчетности материально-ответственных лиц (отчетов по складу).

1.5. Автоматизированная обработка операций переоценки и инвентаризации материальных ценностей.

2. Организация суммового учета материальных ценностей. Обработка проводок по счетам учета материальных ресурсов.

2.1. Ведение справочников материально-ответственных лиц и мест хранения (центров ответственности).

2.2. Контроль остатков материальных ценностей в разрезе материально-ответственных лиц.

2.3. Обработка первичных документов (массивов оперативной информации), отчетности по складу и формирование бухгалтерских записей по учету материальных ресурсов, в том числе в аналитическом разрезе.

2.4. Автоматизированное формирование сводных регистров синтетического и аналитического учета материальных ресурсов (журналов-ордеров, оборотных ведомостей, страниц главной книги по счетам учета материальных ценностей).

3. Автоматизированное формирование показателей для экономического анализа, оперативного управления, бухгалтерской и статистической отчетности.

Перечисленные выше задачи могут быть решены на базе программного средства "1С:Предприятие".

етодика автоматизированного учета материальных ресурсов на

базе программного средства "1С:Предприятие"

Автоматизированная система учета материальных ресурсов на базе программы "1С:Предприятие", как правило, организуется в форме двух взаимосвязанных АРМ-ов бухгалтера:

- АРМ бухгалтера по учету материалов и

- АРМ бухгалтера по учету готовой продукции.

При использовании сетевой версии программы указанные выше АРМы интегрируются с другими АРМ в рамках комплексной системы бухгалтерского учета.

Все АРМ бухгалтера на базе программы "1С:Предприятие" используют ее типовые (универсальные) возможности по ведению синтетического учета (обработка проводок и формирование страниц Главной книги) и по ведению аналитического учета (механизм субконто). Кроме этого в конфигурации "Бухгалтерия для Беларуси" имеются возможности обрабатывать специфичную для производственных предприятий первичную документацию по движению материалов, готовой продукции, полуфабрикатов и формировать сводные регистры, ориентированные на учет в производстве.

АРМ бухгалтера по учету материалов

Методика организации компьютерного учета материалов на базе программы "1С:Предприятие" предусматривает автоматизирование ведение счета 10 "Материалы".

В плане счетов программы с конфигурацией "Бухгалтерия для Беларуси" заведен счет 10 "Материалы", к которому открыты следующие субсчета:

10.1 "Сырье и материалы",

10.2 "Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали",

10.3 "Топливо",

10.4 "Тара и тарные материалы",

10.5 "Запасные части",

10.06 "Прочие материалы",

10.07 "Материалы, переданные в переработку на сторону",

10.08 "Строительные материалы",

10.09 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности",

10.9.1 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности на складе",

10.9.2 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации",

10.10 "Специальная оснастка и специальная одежда на складе",

10.11 "Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации":

10.11.1 "Спецодежда в эксплуатации",

10.11.2 "Спецоснастка в эксплуатации",

10.13 "Лом и отходы, содержащие драгоценные металлы",

10.14 "Временные (нетитульные) сооружения и приспособления".

Работа с планом счетов осуществляется в режиме "Операции" подрежиме "Планы счетов" функция "План счетов бухгалтерского учета".

Особенности настройки счета 10 в программе "1С:Предприятие"

По субсчетам счета 10 "Материалы" в конфигурации "Бухгалтерия для Беларуси" предусмотрено ведение аналитического учета (субконто) в следующих разрезах:

Номенклатура — учет по группам, подгруппам и наименованиям материалов;

Партии — учет материалов в разрезе документов оформляющих партии,

Склады — учет по местам хранения;

дополнительно по отдельным субсчетам:

Контрагенты — учет материалов переданных в переработку по счету 10.07 "Материалы, переданные в переработку на сторону",

Работники организаций — учет в разрезе работников по счетам 10.9.2 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации", 10.11.1 "Спецодежда в эксплуатации",

Подразделения — учет по подразделениям по счету 10.11.2 "Спецоснастка в эксплуатации".

Основные виды работ по настройке АРМ бухгалтера по учету материалов

на базе программы "1С:Предприятие"

1. Настройка системы цен на материалы.

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Предприятие – Товары (материалы,продукция,услуги) – Типы цен номенклатуры

Для организации учета материалов могут использоваться следующие типы цен:

¨ Закупочная цена (вид цены – "Закупочная", округлять – до 10),

¨ Плановая цена (вид цены – "Плановая", округлять – до 10).

2. Настройка разделов и подразделов в справочнике "Номенклатура (Материалы)".

Справочник "Номенклатура" содержит раздел "Материалы" (тип номенклатуры — "Товар"), внутри которого рекомендуется завести подразделы (группы).

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Операции – Справочники – Номенклатура – Материалы – Действия – Новая группа

Группы материалов заводятся в разрезе субсчетов.

Для каждой такой группы с помощью функции "Счета учета номенклатуры" назначаются: счет бухгалтерского учета (устанавливается по соответствующему субсчету к счету 10), счет учета НДС по приобретённым ценностям (18.3) и др.

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Предприятие – Товары (материалы,продукция,услуги) – Счета учета номенклатуры

3.Ввод наименований материалов и их реквизитов.

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Операции – Справочники – Номенклатура – Материалы – < выбор группы > – < вводматериалов - INSERT >

Наименования материалов создаются внутри соответствующих групп материалов. При этом вводится:

- Краткое и Полное наименование материала;

- Вид номенклатуры — "Материалы" (тип — "Товар");

- Единица измерения;

- данные закладки "По умолчанию" (ставка НДС, Статья затрат для списания на производство и др.);

- данные закладки "Цены" (установка уровня цен по типам цен на определённую дату);

- данные закладки "Счета учета" (отражает результаты выполнения функции "Счета учета номенклатуры").

4. На этапе внедрения программы организуются массивы данных о начальных партиях материалов и остатках по ним.

Партионные остатки по всем материалам, кроме учитываемых на счетах 10.9.2, 10.11 и 10.7, вводятся следующим образом.

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Предприятие – Ввод начальных остатков – Ввод начальных остатков по партиям – закладка "Остатки по партиям" – < ввод данных по каждому наименованию материала в остатке отдельной строкой (строка определяет номер партии) >

Партионные остатки по счетам 10.9.2, 10.11 вводятся следующим образом.

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Предприятие – Ввод начальных остатков – Ввод начальных остатков по партиям – закладка "Остатки по партиям в эксплуатации"

Партионные остатки по счету 10.7 вводятся следующим образом.

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Предприятие – Ввод начальных остатков – Ввод начальных остатков по партиям – закладка "Материалы переданные в переработку"

Ввод начальных остатков производится детально, в разрезе наименований материалов и мест хранения (складов). При этом остатки вводятся как по сумме, так и по количеству. Для проверки ввода начального сальдо по материалам в аналитическом разрезе используется машинограмма "Оборотно-сальдовая ведомость по счету 10" (режим "Отчеты").

Методика обработки оперативных данных по движению материалов

После настройки программы, ввода начального сальдо переходят к обработке оперативных данных по движению материалов.

Обработка оперативных данных по движению материаловв программе "1С:Предприятие" организуется методом "от документа". При этом в технологии автоматизированного учета материалов выделяются следующие этапы:

1. Оформление бланка документа (без проведения), печать его на принтере и сохранение в базе данных.

2. Использование бумажной копии документа для сопровождения хозяйственной операции.

3. После совершения хозяйственной операции происходит передача бумажного документа в бухгалтерию. Бухгалтер производит сверку бумажной копии документа с записью в электронной базе данных. При необходимости электронный документ корректируется и затем проводится в бухгалтерском учете. При этом в базе данных "1С:Предприятие" формируются электронные бухгалтерские записи.

4. Сдача бумажной копии документа в архив.

5. Дальнейшая работа с электронной копией документа и его электронными проводками.

Порядок обработки отдельных видов хозяйственных операций

по движению материалов

Функции по обработке документов, связанные с движением материалов, собраны в режимах "Покупка", "Производство". Методом "от документа" в программе могут быть обработаны следующие хозяйственные операции.

· Поступление материалов (проводится).

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Покупка – Поступление товаров и услуг – Insert – < выбор вида операции документа "Покупка, комиссия" > – Цены и валюта – <установка типа цен для оформления документа "Закупочная цена"> – <заполнение закладки "Товары" – цена изготовителя, количество > – <заполнение закладки "Счета учета расчетов" – 60.1 > – ОК – < проведение документа > – Ввести основание для вычета НДС – ОК

При заполнении экранной формы документа на закладке "Товары" в табличной части вводятся наименования, количества и цены поступивших материалов. Закладка "Счета учета расчетов" показывает, какие счета будут использоваться для формирования проводок по поступлению материалов. На закладке "Дополнительно" указываются реквизиты внутреннего приходного ордера склада и ответственное лицо. После проведения документа, через реквизит "Основание для вычета НДС" (под табличной частью) автоматически оформляется счет-фактура по НДС. Неавтоматическое отражение данных для вычета НДС производится на закладке "Вычет НДС".

Оформленный документ проводится по дебету счета 10 и кредиту счетов указанных на закладке "Счета учета расчетов". Дополнительно формируется проводка по НДС (как правило, дебет 18.3 кредит 60.1).

· Отражение дополнительных расходов при поставке материалов (проводится).

Если материалы поступали с транспортными расходами, то в интерфейсе работы с приходным документом "Поступление товаров и услуг" через пункт "Ввести на основании" запускается функция "Поступление доп. расходов" (проводится), где вводятся данные счета на транспортные услуги. Указывается сумма расходов, ставка НДС, а также определяется способ распределения расходов по доставке между материалами (как правило, устанавливается "По сумме"). Через пункт "Распределить" сумма расходов распределяется по наименованиям материалов.

Аналогичный документ может быть введен другим способом.

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Покупка – Поступление доп.расходов – Заполнить – Заполнить по поступлению – <выбрать основной документ поступления> – <в "шапке" ввести сумму дополнительных расходов и способ распределения> – Распределить – ОК – < проведение документа > – Основание для вычета НДС – <оформление счет-фактуры по НДС от суммы транспортных услуг> – ОК

· Отпуск материалов в производство (проводится).

Этап 1.

Отпуск материалов со склада в кладовую цеха (проводится без сумм).

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Склад – Перемещение товаров – Выбор вида операции документа – Товары, продукция– <устанавливается номер документа через "Действия–Редактировать номер"> – реквизит "Отправитель" – реквизит "Получатель" – <заполнить табличную часть на закладке "Товары", ввести: номенклатуру-материал, количество > – Записать – Заполнить партии – ОК – < проведение документа >

При заполнении документа в шапке указывается "Отправитель" и "Получатель" материалов. На закладке "Товары" в табличной части указываются наименования, партии и количества передаваемых материалов, а также счета их учета у отправителя и получателя.

Особенностью проведения данного документа является то, что в проводках нет сумм, а заполнен только реквизит "количество".

Этап 2.

Списание материалов на затраты (проводится).

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Производство – Требование-накладная – Флаг "Счет затрат на закладке Материалы" – Склад <отпустил> – Подразделение <приняло> – < Заполнение табличной части на закладке "Материалы" >– <ввод: номенклатуры-материала, количества, партии (пиктограмма "Заполнить партии"), номенклатурной группы отнесения затрат, статьи затрат, счета затрат (20.1) > – Записать – ОК – < проведение документа >

При заполнении документа в шапке указывается "Склад" (место хранения) с которого идет отпуск на затраты. На закладке "Материалы" в табличной части указываются наименования, коды партий (пиктограмма "Заполнить партии") и количества отпускаемых материалов. На закладке "Счета затрат", если она есть (стоит флаг "Счет затрат на закладке Материалы"), указывается счет отнесения затрат, как правило, "20.1". В аналитике по этому счету:

в реквизите "Подразделение" указывается подразделение, которое получает материалы,

в реквизите "Номенклатурная группа" указывается на производство какой продукции идет отпуск материалов (вид производства),

в реквизите "Статьи затрат" указывается статья материальных затрат.

Документ проводится на суммы отпущенных материалов по учетным ценам, к которым автоматически добавляется пропорциональная сумма дополнительных расходов, если они были по соответствующей партии материала.

· Складское (внутреннее) перемещение материалов (проводится без сумм).

· Отпуск материалов в переработку на сторону (проводится).

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Производство – Передача в переработку (из переработки) – Выбор вида операции документа – Передача сырья в переработку

· Передача со склада в эксплуатацию спецодежды, спецоснастки, инвентаря (проводится).

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Производство – Передача материалов в эксплуатацию

· Списание спецодежды, спецоснастки, инвентаря, временных сооружений (проводится).

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Производство – Списание материалов из эксплуатации

· Внутреннее перемещение в эксплуатации спецодежды, спецоснастки, инвентаря, временных сооружений (проводится).

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Производство – Перемещение материалов в эксплуатации

· Оформление результатов инвентаризации материалов (не проводится).

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Склад – Инвентаризация товаров на складе – Заполнить – Заполнить по остаткам на складе – <откорректировать реквизит "Количество"> – Действия – <Ввести> На основании – Оприходование товаров (если есть излишки) – Списание товаров (если есть недостачи)

При заполнении документа в шапке указывается: дата проведения инвентаризации, место хранения (реквизит "Склад") и "Ответственное лицо", у которого проведена инвентаризация. На закладке "Дополнительно" вводятся данные распоряжения на проведение инвентаризации. Закладка "Товары" заполняется через пункт "Заполнить – Заполнить по остаткам на складе". При этом производится начальное заполнение табличной части документа. В таблице автоматически появляются наименования материалов и остатки по ним (реквизит "Учет.количество") исходя из данных компьютерного учета на день инвентаризации. Фактические остатки по данным инвентаризации вводятся в табличной части в графе "Количество". Графа "Отклонение" рассчитывается автоматически. На основе введенных данных формируются печатные формы инвентаризационной описи, сличительной ведомости и других документов по инвентаризации (пиктограмма "Печать").

Следует заметить, что документ оформляющий результаты инвентаризации, является непроводимым. В бухгалтерском учете результаты инвентаризации отражаются через пиктограмму "Ввести на основании". Там могут быть оформлены и проведены следующие документы:

· Оприходование товаров —для отражения излишков;

· Списание товаров —для отражения недостач;

· Перемещение товаров —для урегулирования путаницы с местами хранения товаров (внутреннее перемещение).

Результаты ввода этих документов могут быть просмотрены в соответствующих подрежимах режима "Склад".

· Оформление результатов инвентаризации спецодежды, спецоснастки, инвентаря, временных сооружений в эксплуатации (не проводится).

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Производство – Инвентаризация материалов в эксплуатации – Заполнить

· Ввод отдельных проводок по движению материалов.

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Операции – Операции, введенные в ручную – Insert – <заполнить шапку документа> – ввести проводки на закладке "Бухгалтерский учет" ("Налоговый учет")

Порядок просмотра, корректировки и использования

результатов обработки хозяйственных операций

Введенные в "1С:Предприятие" оперативные данные сохраняются в электронных журналах оперативной информации: Журнале операций (режим "Операции"), Журнале проводок (режим "Операции"), журналах документов по видам (режим "Операции" подрежим "Документы"), а также в электронных журналах по направлениям учета: Документы поставщиков (режим "Покупка"), Производственные документы (режим "Производство"), Складские документы (режим "Склад"). Электронные журналы оперативной информации позволяют просматривать введенные данные, а при необходимости их корректировать, удалять и пополнять.

После ввода всех данных за отчетный период, их проверки, по участку учета материалов выпускаются сводные машинограммы.

Машинограммы выпускаются в режиме "Отчеты".

По счёту 10 для целей синтетического учета могут быть выпущены:

- Главная книга;

- Анализ счета (аналог главной книги);

- Обороты счета (аналог журнала-ордера и ведомости);

- Карточка счета (аналог журнала регистрации хозяйственных операций).

По счёту 10 для целей аналитического учета могут быть выпущены:

- Оборотно-сальдовая ведомость по счету;

- Карточка субконто.

Оформленные документы используются в бухгалтерском учете и управлении производством.

АРМ бухгалтера по учету готовой продукции

Методика организации компьютерного учета готовой продукции на базе программы "1С:Предприятие" предусматривает автоматизирование ведение счета 43 "Готовая продукция". Для решения задач учета готовой продукции, её выпуска и реализации, кроме счета 43 "Готовая продукция", в плане счетов программы предусмотрены следующие счета (субсчета):

40 "Выпуск продукции (работ, услуг)";

44.1 "Коммерческие расходы в организациях, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность";

45.2 "Готовая продукция отгруженная";

90.1.1 "Выручка от реализации";

90.2.1 "Себестоимость реализации";

90.3 "Налог на добавленную стоимость";

90.7.1 "Расходы по реализации";

90.8.1 "Управленческие расходы по реализации";

90.9 "Прибыль / убыток от реализации";

62 "Расчеты с покупателями и заказчиками".

По счету 43 "Готовая продукция" в конфигурации "Бухгалтерия для Беларуси" предусмотрено ведение аналитического учета (субконто) в следующих разрезах:

Номенклатура (Продукция) — учет по группам, подгруппам и наименованиям продукции;

Склады — учет по местам хранения;

Партии — учет продукции в разрезе документов оформляющих партии.

На этапе внедрения программы по всем используемым направлениям аналитического учета (субконто) формируются соответствующие справочники. Работа со справочниками организована в режиме "Операции" подрежиме "Справочники".

Перед заполнение основных справочников следует настроить вспомогательные, в частности, справочник "Типы цен номенклатуры".

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Предприятие – Товары (материалы,продукция,услуги) – Типы цен номенклатуры

Для организации учета готовой продукции могут использоваться следующие типы цен:

¨ Плановая себестоимость (вид цены – "Плановая", округлять – до 10),

¨ Продажная цена (вид цены – "Оптовая", округлять – до 10).

На этапе внедрения программы определяется тип плановой (учетной) цены на готовую продукцию (режим "Настройка параметров учета").

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Предприятие – Настройка параметров учета – закладка "Производство" – параметр "Тип плановых цен" – < выбор типа цены "Плановая себестоимость" >

В качестве плановой цены, как правило, устанавливается плановая себестоимость.

На этапе внедрения программы определяется также методика отражения в учете себестоимости выпуска продукции:

- С использованием счета 40 (рекомендуется);

- Без использования счета 40.

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Предприятие – Учетная политика – Учётная политика организаций – <выбрать по году текущую запись учетной политики> – Производство – Выпуск продукции, услуг – Способ учёта выпуска – С использованием счета 40

Наиболее важный справочник в учете готовой продукции — Номенклатура. Внутри этого справочника выделен раздел "Продукция".

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Операции – Справочники – Номенклатура – Продукция

Наименования готовой продукции создаются внутри раздела "Продукция". При этом вводится:

- Краткое и Полное наименование продукции;

- Вид номенклатуры — "Продукция" (тип — "Продукция");

- Единица измерения;

- реквизит "Ставка НДС"закладки "По умолчанию" (как правило — 20%);

- реквизит "Номенклатурная группа"закладки "По умолчанию" (указывается вид деятельности, на который будут списываться затраты по производству этой продукции);

- данные закладки "Цены" (установка уровня цен по типам цен на определённую дату);

- данные закладки "Спецификации" (аналог плановой калькуляции по статьям материальных затрат – исходным комплектующим);

- данные закладки "Счета учета" (отражает результаты выполнения функции "Счета учета номенклатуры").

При использовании на предприятии методики списания затрат материалов по нормам по каждому виду продукции в справочнике "Номенклатура" заполняется закладка "Спецификации", где разрабатывается калькуляция затрат на продукцию по материальным статьям.

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Операции – Справочник – Номенклатура – Продукция – закладка "Спецификации" – <создать спецификацию> – таблица "Исходные комплектующие"

На этапе внедрения программы организуются массивы данных о начальных партиях готовой продукции и остатках по ним.

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Предприятие – Ввод начальных остатков – Ввод начальных остатков по партиям – закладка "Остатки по партиям" – < ввод данных по каждому наименованию продукции в остатке отдельной строкой (строка определяет номер партии) >

Ввод начальных остатков производится детально, в разрезе наименований продукции и мест хранения (складов). При этом остатки вводятся как по сумме, так и по количеству. Для проверки ввода начального сальдо по готовой продукции в аналитическом разрезе используется машинограмма "Оборотно-сальдовая ведомость по счету 43" (режим "Отчеты").

После настройки программы, ввода начального сальдо переходят к обработке оперативных данных по движению готовой продукции.

Оперативные данные по готовой продукции на производственных предприятиях связаны, как правило, с операциями двух основных типов:

1. Оприходование готовой продукции из производства на склад готовой продукции.

2. Отпуск и реализация готовой продукции покупателям.

Методика обработки хозяйственных операций по