Об организации отдела информационных технологий
В связи с решением общего собрания акционеров от 01.09.2005 «Об организации отдела информационных технологий»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Директору по кадрам Смирновой Н.Н. в срок до 30.09.2005 сформировать кадровый состав отдела информационных технологий.
2. Директору по административно-хозяйственной части Егорову В.П. в срок до 15.10.2005 выделить помещение для работы отдела информационных технологий и оснастить его необходимым оборудованием.
3. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора Баранова С.П.
Генеральный директор Подпись С.С. Михайлов
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях коллектива организации, рабочих совещаниях и др. Ведется протокол во время заседания обычно секретарем. Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.
Протокол печатается на чистом листе бумаги, где воспроизводятся реквизиты общего бланка, далее указываются вид документа – ПРОТОКОЛ, дата, номер. Датой протокола является день заседания. В заголовке указывается вид коллегиальной деятельности, в результате которой он создается. В тексте выделяются две части. Первая содержит строго определенную информацию, располагаемую всегда в одинаковом порядке: председатель – фамилия и инициалы; секретарь – фамилия и инициалы; присутствовали – перечисляется состав присутствующих постоянно действующего коллегиального органа (их фамилии располагаются в алфавитном порядке), затем указываются должности и фамилии приглашенных. На крупных собраниях указывается количество присутствующих, а список прилагается.
Повестка дня – указываются вопросы, предлагаемые для обсуждения. Каждый вопрос начинается с предлога «о» («об») и помещается с новой строки.
Вторая часть протокола является основной. В ней записываются все выступления. Строится она по разделам в соответствии с порядком обсуждения повестки дня.
Каждый раздел имеет три части – слушатели, выступали, постановили, которые и начинаются с этих слов, пишущихся прописными буквами. Протокол подписывается председателем и секретарем.
Пример
Открытое акционерное общество
«Аптека у моста»
ПРОТОКОЛ № 23
заседания правления от 15.11.2005
Председатель Михайлов С.С.
Секретарь Маслова Н.Н.
Присутствовали: Баранов С.П., Егоров В.П., Кислюк Е.С., Смирнова Н.Н., Тихонов М.Н.
Повестка дня:
1. О ликвидации группы фармацевтической информации.
СЛУШАЛИ: Смирнову Н.Н. о ликвидации группы фармацевтической информации (текст доклада прилагается).
ВЫСТУПИЛИ: Баранов С.П. Считаю, что функции группы фармацевтической информации может взять на себя вновь организуемый отдел информационных технологий.
ПОСТАНОВИЛИ: ликвидировать в структуре ОАО «Аптека у моста» группу фармацевтической информации.
Председатель Подпись С.С. Михайлов
Секретарь Подпись Н.Н. Маслова
Организация документооборота
Документооборот – движение документов в учреждении (организации) с момента их создания или получения до завершения работы с ними. Целенаправленное движение документов объективно сопровождает любую управленческую деятельность. Перемещение документов в учреждении не может быть хаотичным, оно должно быть управляемым.
Документооборот – это регламентированная технологическая схема движения документов по установленным пунктам обработки для выполнения необходимых творческих, формально-логических и технических операций с документами.
К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, обязательных для соблюдения во всех учреждениях:
· прямоточность течения документов, прохождение документов кратчайшим путем через наименьшее количество инстанций, исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документов;
· избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с функциональными обязанностями;
· обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий;
· единообразие маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов, однократность выполнения каждой операции.
Документооборот как технологический процесс делится на несколько составляющих его частей – документопотоков: входящий – входной документопоток; выходящий – выходной документопоток; внутренний документопоток.
В технологическом процессе обработки и движения поступивших документов выделяются следующие последовательно выполняемые типовые этапы:
· прием и первичная обработка документов;
· предварительное рассмотрение и распределение документов;
· регистрация документов и ведение справочно-информационной системы;
· рассмотрение руководством и направление документов в структурные подразделения;
· исполнение документа.
Деятельность организации (предприятия, учреждения) требует оформления большого количества документов. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать.
Простейшей классификацией документов является их группировка в дела. Теорией и практикой делопроизводства выделено несколько признаков группировки документов в дела.
1. Номинальный признак предполагает группировку в одно дело документов одного вида – приказов, протоколов, актов и др.
2. Предметно-вопросный признак – объединение в одну папку документов по одному вопросу (план работы на год).
3. Авторский признак берется за основу, когда в дело собираются документы одного автора (комиссии, учреждения, лица).
4. Корреспондентский признак ярко выражен, когда формируется переписка с определенным корреспондентом, например с ПО «Фармация».
5. Географический признак берется в основу тогда, когда необходимо сгруппировать в дело документы корреспондентов, находящихся на определенной территории.
6. Хронологический признак выступает на первый план, когда важно указать на временные параметры документов в деле.
7. Экспертный признак учитывает сроки хранения документов.
При хранении документов используют несколько признаков и всегда учитывают экспертный.
Специальным классификационным справочником, закрепляющим заголовки дел и определяющим порядок раскладки документов в дела, является номенклатура дел. Основное требование, предъявляемое к номенклатуре, - охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации. Номенклатура дел бывает трех видов: конкретная (номенклатура дел организации), примерная, типовая. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января каждого года. В таблице представлена примерная номенклатура для аптеки.
Примерная номенклатура дел аптеки
| № п/п | Наименование дел | Срок хранения |
| Приказы и распоряжения вышестоящих организаций. Контроль их исполнения | Постоянно (до отмены или замены новыми) | |
| Переписка с вышестоящими организациями | 5 лет | |
| Акты обследования вышестоящими организациями | 5 лет | |
| Информационные материалы | 5 лет | |
| Справочные материалы | До замены новыми | |
| Планы организационных мероприятий. Отчеты об их исполнении | Постоянно | |
| Протоколы производственных совещаний | 5 лет | |
| Техучеба работников | 3 года | |
| Копии заказов поставщиков | 3 года | |
| Положения о подразделениях аптеки | До замены новыми | |
| Должностные инструкции работников | До замены новыми | |
| Клеймение весо-измерительных приборов | 10 лет | |
| Журнал регистрации входящих документов | 3 года | |
| Журнал регистрации исходящих документов | 3 года | |
| Материалы по охране труда, технике безопасности, противопожарной безопасности | 10 лет | |
| Книга приказов по основной деятельности аптеки | 75 лет | |
| Книга приказов по личному составу | 75 лет | |
| Журнал учета движения трудовых книжек | 75 лет | |
| Книга жалоб и предложений | 5 лет | |
| Кассовая книга | Постоянно | |
| Журналы контроля качества лекарств | 5 лет | |
| Книга учета ядовитых веществ и этилового спирта | 5 лет | |
| Журнал регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ | 10 лет | |
| Лабораторный журнал | 5 лет | |
| Фасовочный журнал | 5 лет | |
| Вспомогательные книги и картотеки системного учета | 5 лет |
Правильное и своевременное включение документов в дело обеспечивает быстроту поиска документа и его сохранность. Поэтому формирование дел является очень важным моментом делопроизводства. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года заводится папка, на которую переносится заголовок. На обложке также указываются название организации (предприятия, учреждения), структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре и срок хранения. По мере исполнения документы раскладываются только в те дела, которые заранее намечены для них номенклатурой дел. Документы включаются в дело в одном экземпляре. Толщина дела не должна превышать 250 листов (30–40 мм). Если документов набирается больше, формируются новые тома. Дела должны храниться в запирающихся шкафах в вертикальном положении. На корешке дела указывается его номер по номенклатуре, а на внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. Дела хранятся по месту их формирования до передачи в архив.
Подготовка дел к сдаче в архив – завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве. Он включает в себя несколько стадий: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянными и долговременными сроками хранения.
Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Начинается экспертиза в текущем делопроизводстве, заканчивается – в государственном архиве. На первой стадии определения ценности составляется номенклатура дел и устанавливаются сроки хранения документов. Вторая стадия экспертизы ценности самих документов проводится экспертной комиссией, которая постоянно действует в организации. На третьей – уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение их архива организации (предприятия, учреждения) в государственный архив.
Уточнив сроки хранения документов, приступают к оформлению дел. На дела с истекшим сроком годности, отобранные к уничтожению, составляют акт. Оформление дела зависит от сроков хранения собранных в нем документов. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат упрощенному оформлению: проверяется как наличие по номенклатуре, они сдаются в архив (на скоросшивателях и без нумерации). Дела постоянного срока хранения, срока временного хранения более 10 лет, а также по личному составу подлежат полному оформлению, которое включает в себя: переплет, нумерацию листов, оформление всех реквизитов обложки. На оформление и подготовленные к сдаче в ведомственный архив дела составляют опись – систематизируемый справочник, содержащий в перечень единиц хранения.